Kategori: Informasjonsteknologi Gyldig fra: 15.08.2017 Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Prosedyre Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Øygunn Kallevik Bakgrunn Rutinen skal beskrive skanning av henvisninger i DIPS. Formål Sikre at alle henvisninger som mottas i papirform, skannes korrekt etter samme rutiner og med god kvalitet inn i pasientens elektroniske journal. Forutsetter at registrering av henvisningen er gjort i henhold til gjeldende rutine. Begreper F7 bildet Oversiktsbilde i DIPS over pasientens henvisninger der en også registrerer nye Ansvar Alle som mottar og registrer henvisninger, har ansvar for å følge gjeldende prosedyre for skanning av henvisning Gjennomføring Hurtigtaster er beskrevet i parentes Prosedyren er inndelt i: Forarbeid til skanning Skanning av henvisninger Skanning av enkeltdokumenter Skanningsprosessen Kontrollrutiner Oppbevaring/makulering Forarbeid til skanning Slå på skanner og PC, og gjør eventuelle lokale innstillinger Velg riktig brukerrolle for skanning Pasienten hentes frem i DIPS tast F11, klikk eller velg meny Pasient Hent pasient Skanning av henvisninger Alle nye henvisninger skal skannes fra henvisningsbildet (F7). Både henvisningen og vedleggene skal knyttes til henvisningen som er registrert. Vedlegg til henvisningen skal skannes som enkeltdokumenter under riktig dokumenttype. Er det flere sider som hører til samme dokumenttype, må disse samles og skannes samtidig. Purring på henvisning skal ikke registreres som ny henvisning, men knyttes til tidligere registrert henvisning. Tilleggsopplysninger til henvisning må også knyttes til eksisterende henvisning. Evt skannes dette som dokumenttype Brev fra SO (sk) og sendes i arbeidsflyt. Dokumenttypebetegnelsen endres til for eksempel Brev fra dr.larsen Hvis henvisning tilhører oppholdsmappe (pasienten er ferdig behandlet) skal verken henvisningen eller vedleggene sendes til arbeidsgruppe for Ref. nr.: 02.1.5.5.3.13-09 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 6 Bedriftsnavn: Helse Bergen
vurdering. Henvisningen kan skannes via F7 bildet eller ved enkeltdokumentskanning. I henvisningsbildet vil lenker til henvisningen og vedleggene vises øverst til høyre, og dokumentene forhåndsvises i skjermbildet. Disse er også tilgjengelig i dokumentoversikten, klikk (Ctrl+ O) og i utforskeren, klikk (F12). Fremgangsmåte: Hent fram F7 bildet og klikk Ny p. Henv. Registrer henvisningen manuelt etter gjeldende rutiner (link nr 1) og klikk Lagre Hvis aktuell henvisning allerede er registrert, markeres og velges denne. Klikk på knappen Dokumenter nederst i bildet Klikk Skann henvisning/dokument Videre følges fremgangsmåte for skanning av enkeltdokumenter (link nr 2) Side 2 av 6 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.13-09
Skanning av enkeltdokumenter Følgende bilde kommer opp: Finn riktig dokumenttype! De 10 siste brukte dokumenttypene kommer automatisk opp. NB! Det er her avgjørende viktig at riktig dokumenttype velges for at dokumentet skal havne i riktig journalgruppe og senere være gjenfinnbart i Utforskeren/F12. Bruk ryddemalen (Link nr. 3). Føy til en beskrivende dokumentbetegnelse etter malen i arkivnøkkelen, der det er behov for en mer forklarende tekst. Pass på å beholde hovednavnet på dokumenttypen, i dette tilfellet: Epikrise (Ekstern) slik at det i ettertid blir søkbart. Dersom det står SO, PS, BU og/el Skan i dokumentbetegnelsen bør dette fjernes/erstattes med annen beskrivende tekst, f. eks dato fra- til på flersidige dokumenter som strekker seg over flere dager. I feltet forfatter, bruk [SKAN]. Dette kommer opp automatisk om du logger deg på med skannerrollen. Sjekk at riktig henvisning er knyttet til Sjekk at hendelsesdato er riktig. Se rutine (link nr.4). Klikk Ok Ref. nr.: 02.1.5.5.3.13-09 Side 3 av 6
Skanningsprosessen Bildet Skanning av journal kommer fram: Vanligvis skannes det i Svart/hvitt. Velg dobbeltsidig når det er aktuelt. Der farger på dokumentet har betydning for tolkningen skannes dette i 16 mill farger. KUN unntaksvis med farger, da dette krever stor lagringsplass og er tregere å åpne for brukeren. Sterkt fargede ark kan skannes gråtoner, eller de kan kopieres og justeres lysere før skanning. Oppløsning under arkfanen Kvalitet er vanligvis 100-200 dpi. Skannerne må testes før oppstart for hver enkelt bruker. Hvis spesielle dokumenter skal skannes, må det testes for å finne best mulig innstilling. Juster gjerne på lyshet for optimal kvalitet Klikk Start for å starte skanningen. Etter at dokumentet er skannet vil resultatet av skanningen komme opp på skjermen. Øverst på skjermen finnes knapper for godkjenning/forkasting, eller redigering av skanningsresultat. Utsnitt fra skjermbildet av skannet dokument Gir flere valg for redigering på valgt side. Godkjenn (F5) Forkast (Esc/F4) Side 4 av 6 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.13-09
Ved å klikke på ikonet for redigering av valgt side (eller dobbeltklikke på aktuell side) får en disse valgene: Utsnitt (menylinjen) av visning av en enkelt side fra skjermbildet Bildevisning Ved å holde markøren (pila) over de enkelte ikonene over, kommer det opp i klartekst hva som kan gjøres i/med dokumentet. Når det skannede bildet ansees bra, lukkes siden med å klikke (Alt+F4), og en kommer tilbake til skjermbildet av skannet dokument. Dersom det er skannet dobbeltsidig og det finnes flere blanke sider som skal fjernes, kan en merke flere sider ved å holde Ctrl-tasten nede samtidig som en klikker på de blanke sidene. Trykk Delete for å fjerne merkede sider (el bruk knappen med minustegnet på menylinjen). For å fortsette skanning i samme dokument, velg knappen med plusstegn på menylinjen. Når alle sidene er tilfredsstillende, godkjennes resultatet ved å klikke på den grønne haken eller trykk F5. Godkjenning betyr at dokumentet ligger som pregodkjent i 12 dager før det automatisk godkjennes. I pregodkjenningsperioden kan dokumentet slettes/redigeres. Etter pregodkjenningsperioden er passert, kan det endres kun av den som har skannet det, eller av en som har mottatt dokumentet i Mine arbeidsoppgaver. Ønskes reskanning av et dokument, klikk på ikonet (F4) og dokumentet kan skannes på nytt. For å fortsette innskanning av flere dokumenter på samme pasient, klikk avkrysningsboks Skann inn nytt dokument. Du kommer da direkte tilbake til innskanningsbildet når du godkjenner den skanningen du holder på med. På menylinjen finnes også knapper som muliggjør forskjellige visninger av skannede dokumenter (fra 1 8 sider i samme visning) og mulighet for å bla mellom flere sider i et større dokument. Hvilken side som er i fokus og størrelsen på hele dokumentet framkommer også på menylinjen. Det skannede dokumentet finnes igjen i oversikten Alle journaldokumenter klikk (Ctrl+O) og i aktuell journalgruppe i Utforskeren, klikk (F12). Kontrollpunkter Den som skanner må sjekke følgende under skanning: Korrekt pasient Korrekt dokumenttype Hendelsesdato Tell antall ark og sjekk at dette stemmer med antall ark innskannet Ved flere ark innen samme dokument, sjekk at alle tilhører samme pasient Sjekk at det er valgt dobbeltsidig i de tilfeller der det forekommer Tilstrekkelig kvalitet mht lesbarhet Ref. nr.: 02.1.5.5.3.13-09 Side 5 av 6
Hvis ikke all informasjon/tekst er kommet med ved skanning, sjekk i Avansert oppsett for skanner at Autodetection er valgt for Page Size. Oppbevaring/makulering Ferdig skannede dokumenter samles i esker eller mapper som merkes med datoen de er skannet inn, samt navn på skanneroperatør. Ansvarlig for kvalitetskontroll vil gjennomgå de skannede dokumentene før de blir satt til oppbevaring før makulering. Skannede dokumenter har fire ukers karantenetid før makulering. Kryssreferanser Henvisning (ekstern) - registrere primærhenvisning (0608) Skanning av enkeltdokument (1001) Hendelsesdato - retningslinjer for registrering (1007) Intern melding (Gul lapp) (1106) Side 6 av 6 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.13-09