Kategori: Informasjonsteknologi Gyldig fra: 25.04.2017 Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Prosedyre Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Øygunn Kallevik Bakgrunn Denne rutinen skal beskrive tilgangsstyring i DIPS. Formål Tilganger i DIPS settes opp ut fra rollen til brukeren, og hvilke funksjoner brukeren har overfor pasienten. Overordnet gis det tilgang til den enheten brukeren jobber på. I det daglige arbeidet vil ikke brukeren merke noe til dette da de får tilgang til de pasientene brukeren har pleie-/behandlingsansvar for. I noen tilfeller vil det imidlertid være nødvendig å gi seg selv eller andre tilgang ut fra uforutsette situasjoner som oppstår. Denne prosedyren skal sikre at alle kjenner til hvordan begrunnelser for åpning av pasientens journal registreres i DIPS. Alt innsyn i journalen blir loggført. Begreper Rolle En rolle sier noe om hvilken funksjon en bruker har. Tilganger tildeles i henhold til rolle. En bruker kan ha flere roller. Implisitt tilgang/beslutning Implisitt tilgang betyr at det finnes registreringer i DIPS som gjør at systemet oppfatter at brukeren har behov for pasientinformasjon. Det kan for eksempel være at pasienten er innlagt på den posten brukeren jobber på, eller at pasienten skal på et poliklinisk besøk. Eksplisitt tilgang I noen tilfeller er det behov for å gå inn i pasientens journal når det ikke finnes registreringer i DIPS som tilsier at brukeren skal ha tilgang til pasientinformasjon. Et eksempel kan være at pasienten ringer for å høre når neste kontrolltime er, eller at pasientens fastlege ringer og etterspør en epikrise. Det kan også være tilfeller hvor det skal gjøres kvalitetssikring, kodekontroll, ITsystemarbeid m.m. Ansvar Alle brukere som har tilgang til pasientjournal/pasientinformasjon i DIPS. Gjennomføring Alle hurtigtaster er beskrevet i parentes. Rutinen inneholder Generelt om tilgang Manglende tilgang Manuell registrering av beslutning for åpning av journal Tildele andre tilgang Slette tilgang Aktuelle eksplisitte beslutningsmaler Tilgang til annen virksomhets journal Generelt om tilgang Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 9 Bedriftsnavn: Helse Bergen
Når journalen åpnes, gjør systemet en innebygd prioritering ved valg av begrunnelse for innsyn i journal. Det vil si at hvis en bruker har tilgang til flere beslutningsmaler som for eksempel innleggelse og poliklinisk oppmøte, velger systemet den som er nærmest i tid. Dette er haket av som default. Hvis brukeren selv ønsker å velge begrunnelse, kan denne haken fjernes av brukeren selv. Dette kan velges ved menysti Bruker Innstillinger. All innsyn i journal blir loggført. For å hindre uvedkommende å gå inn i journaler når du selv er pålogget, er det viktig å låse DIPS når PCen forlates. Det kan enkelt gjøres ved å klikke på hengelåsen i menylinjen Bruker Lås DIPS (Ctrl+Alt+L)., eller velg menysti Når brukeren har vært inne i pasientens journal, vil det dukke opp en mappe nederst til høyre i skjermbildet når aktuell pasient er aktiv. Side 2 av 9 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17
Ved å dobbeltklikke på dette ikonet, er det mulig å se hvilken begrunnelse som er valgt. Det er også mulig å endre begrunnelse, og legge til en kommentar. Hvis brukeren ikke har tilgang til å gi seg selv eller andre tilgang til en journal, men prøver å åpne en journal til en pasient brukeren ikke har tilgang til, vil det komme opp en melding. Det kan være at pasienten er registrert på en enhet brukeren ikke har tilgang til, eller at pasienten for eksempel ikke lenger er innlagt på sykehuset. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17 Side 3 av 9
Manglende tilgang Det kan være data som er filtrert bort i skjermbildet. Det vil i så tilfelle vises nederst til venstre i skjermbildet. Manuell registrering av beslutning for åpning av journal Hvis det ikke finnes implisitte begrunnelser / registreringer i DIPS som brukeren vil lese journalen til, vil følgende skjermbilde dukke opp (Det forutsetter at brukeren har tilgang til eksplisitte begrunnelser på brukerrollen sin). Brukeren må da aktivt angi en begrunnelse for åpning av journalen. Bildet under viser grunnlag for tilgang, med liste over de eksplisitte beslutningsmalene en bruker har tilgang til. Marker aktuell begrunnelse, og klikke på Beslutt tilgang. Journalen vil da åpne seg. Et annet alternativ er å klikke direkte på Grønnlys. Denne metoden er spesielt aktuell der hvor brukeren ikke nødvendigvis skal lese journal, men for eksempel lese pasientens henvisninger eller laboratoriesvar. Den er også aktuell når en skal gi andre tilgang, for eksempel ved å åpne sperret journal i nødssituasjon. Side 4 av 9 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17
Når en har klikket på Grønnlys, vises bildet Velg pasient. Søk frem aktuell pasient. Dersom aktuell pasient er aktiv klikk Bruk aktiv. Følgende skjermbilde dukker opp. Velg aktuell mal, og klikk på Beslutt tilgang. Her vises tidligere tildelte tilganger, enten til brukeren eller gitt til andre Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17 Side 5 av 9
Tildele andre tilgang Fortsett fra punktet over. Søk frem aktuell person du vil gi tilgang. I dette skjermbildet kan du velge om tilgangen skal tildeles deg selv eller andre. Skal den tildeles andre, kan den gis til en enkeltperson private arbeidsgruppe. Som default blir tilgangen gitt et døgn, men det er mulig å forlenge tilgangen. Aktuelle eksplisitte beslutningsmaler Når en velger en eksplisitt beslutningsmal, åpnes et nytt skjermbilde. Utseende på dette, avhenger av hvilken mal som velges. Side 6 av 9 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17
Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17 Side 7 av 9
Nedenfor vises de ulike skjermbilder avhengig av beslutningsmal: Henvendelse fra pasientens pårørende I denne beslutningsmalen kan pårørende søkes fram fra det lokale pasient/folkeregisteret. Henvendelse fra pasientens behandler I denne beslutningsmalen kan pasientens behandler eller pasientens legekontor hentes fram fra rekvirentregisteret eller organisasjonsregisteret. Bestilling av dokumenter fra offentlige og juridiske instanser og forsikringsselskap I denne beslutningsmalen registreres hvilken organisasjon som sender henvendelsen. Organisasjonen hentes fra organisasjonsregisteret. Meldt pasient I denne beslutningsmalen registreres hvem som melder pasienten til mottagelsen. Dette gjøres ved å hente fram rekvirent fra rekvirentregisteret eller organisasjonen fra organisasjonsregisteret. Side 8 av 9 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17
I denne beslutningsmalen registreres hvilken organisasjon/rekvirent som har sendt prøvesvaret/notatet. Eksplisitte beslutningsmaler som ikke krever ekstra begrunnelse: Henvendelse fra pasienten Pasientinnsyn Tilsyn med helsepersonellets virksomhet Internkontroll/kvalitetssikring Åpne sperret journal i nødverge se rutine Åpne sperret journal i nødssituasjoner Tilgang til annen virksomhets journal Det er inngått avtale mellom Haraldsplass Diakonale Sykehus og Helse Bergen HF som muliggjør tilgang på tvers til pasientjournaler. Kryssreferanser: Åpne sperret journal i nødssituasjoner (0228) Tilgang til annen virksomhets journal (1119) Ref. nr.: 02.1.5.5.3.14-17 Side 9 av 9