Brukerveiledning DIPS rapport 6813 og 7221

Transkript

1 Brukerveiledning DIPS rapport 6813 og 7221 Målgruppe og omfang Hensikten med brukerveiledningen er at ledere og brukere som daglig arbeider med ajourhold av venteliste og aktivitetsdata skal kunne hente fram data i form av rapporter fra DIPS for kvalitetssikring, oppretting og forbedring av registreringspraksis. På den måten ivaretas pasientsikkerhet og klinikkene sikrer at interne styringsdata og rapporter er gjenkjennbare og riktige. Retningslinjen omhandler kvalitetssikring av mål og indikatorer som knytter seg til oppdrag og bestiller dokument (pasientforløpet; vurderingsperioden, ventetid og behandlingsperioden), og myndighetens krav til registrering. DIPS-rapport 7221 benyttes for å finne alle åpne henvisningsperioder uten avtalt ny kontakt i DIPS på en avdeling for valgt tidsrom. DIPS-rapport 6813 benyttes for å finne oversikt over avviste henvisninger, truende fristbrudd som fortsatt står på venteliste, henvisninger fra annet helseforetak, langtidsventende, bruk av utsettelseskoder og pasienter henvist til behandling i pakkeforløp for kreft. Denne rapporten inneholder kun elektive henvisninger. Merk at pasienter som har fått tildelt tid etter passert dato for frist start helsehjelp (ref. Brukerrettighetsloven og helsepersonell-loven) eller etter planlagt tentativ dato (nasjonal kvalitetsindikator) avviker fra planlagt medisinsk forsvarlig tid i pasientforløpet. Arbeid med henvisninger, ventelister og truende fristbrudd eller fristbrudd For å sikre at pasienter får oppfylt sin rett til nødvendig helsehjelp, og at medisinsk faglig forsvarlighet oppfylles i hele pasientforløpet, må personell som tildeler timer og/eller følger opp ventelister og fristbrudd ha et tett samarbeid, og utføre arbeidet i henhold til styrende dokumenter. For å sikre at nyhenviste pasienter, og pasienter som skal tildeles tid for videre utredning, behandling eller kontroll får den oppfølging og innkalling de skal ha, må følgende hensyn tas og sees i sammenheng: Oppgavetype "Henvisninger til oppfølging": Dette er henvisninger som skal følges opp og pasienter skal tildeles tid. Det er viktig at disse pasientene alltid sees i sammenheng med pasientene som står på Vis Venteliste Venteliste. Vis Venteliste Venteliste: Ventelisten brukes for å gi time til pasienter som har en ferdig vurdert henvisning, og for å sikre at pasienter som allerede er i et pasientforløp, og som skal til videre utredning, behandling eller kontroll, får tildelt time. Rapport Henvisninger mottatt i perioden: Dette er en stor rapport som kan sorteres til mange formål. Her finnes alle opplysninger om pasienter som står på venteliste (inkludert 1

2 de som har fått time)det er spesielt viktig å følge opp langtidsventende og kommende fristbrudd i samarbeid med personell som tildeler timer og ansvarlig behandler. Det er gitt en anbefalt rekkefølge på rydding/gjennomgang av ventelister i DIPS fordi rydding i første rapport vil redusere ryddebehov i påfølgende rapporter. Start først med rapport 7221 "Ventende uten kontakt", deretter 6813 "Henvisninger mottatt i perioden". Rydding av venteliste bør utføres ukentlig. For å sikre riktig rapportering til NPR hver måned bør den også utføres siste virkedag hver måned. Rapport 7221 Ventende uten kontakt Rapporten viser alle åpne henvisningsperioder uten avtalt ny kontakt i DIPS på en avdeling for valgt tidsrom. Vær oppmerksom på at denne rapporten kun henter frem primærhenvisninger, og at den ikke viser eventuelle sekundærhenvisninger som mangler ny kontakt. Kriterieutvalg 7221: Fyll inn fra og til dato under periode. Det anbefales å bruke Fra og med dato til og med 7 dager tilbake i tiden for å få med data fra oppstart av DIPS. Velg aktuell avdeling under er Kryss av for "Ta med ø-hjelpshenvisninger" Velg Tabellvisning Sortering og kvalitetssikring av rapporten. Huk av for bruk autofilter når rapporten åpnes. Velg kolonne «Siste oppmøte» og Tilpass filter. Velg «er mindre enn» og dato 7 dager fra rapporteringsdato (den dagen rapporten kjøres). For eksempel hvis rapporten tas ut i filteret settes dato Start øverst i listen som fremkommer, og fortsett til hele listen er kvalitetssikret: Marker aktuell linje. Merk deg datoen i kolonnen mottattdato før du trykker Alt+k for å aktivere pasienten. Åpne pasientens henvisninger med F7. Finn henvisningen med samme mottattdato på aktuell avdeling, marker ved å trykke en gang på venstre museknapp. Sjekk følgende: Se på planlagte kontakter Se om det mangler dato for nytt oppmøte. Dersom nytt oppmøte ikke er satt opp må det gjøres oppslag i journal, se neste kulepunkt. 2

3 Se siste aktuelle journaldokumenter, se etter opplysninger som indikerer videre forløp. Ut i fra opplysningene utføres aktuelle tiltak: Sette opp ny kontakt eller avslutte henvisningen korrekt, husk ventetidsluttdato. Dersom det ikke fremkommer tydelige opplysninger i journal om videre forløp, må det tas kontakt med siste ansvarlige behandler for avklaring, og dette må dokumenteres i journal. Skriv en kommentar i "adm merknad" eller "ventelisteinfo" i henvisningen. I denne rapporten, og i alle andre rapporter, kan man se på felter som er tomme, f. eks manglende lokalisering, fagområde, diagnosegruppe og lignende. Rapport 6813 Oversikt: Henvisninger mottatt i perioden Rapport 6813 er et verktøy for forebygging av fristbrudd og oppfølging av henvisninger og ventetid. Rapporten viser elektive primær- og sekundærhenvisninger mottatt i en periode. For øyeblikkelig hjelp-henvisninger, bruk rapport Rapporten viser henvisninger mottatt i perioden basert på mottatt dato. Dette betyr at man av og til bør velge en dato langt tilbake i tid ( ) for å få med alle henvisninger og eventuelle feilrettinger som er avsluttet i perioden. Ved ukentlig kjøring kan man bruke en nyere dato. Kriterieutvalg For alle rapportutvalgene under "6813 Henvisninger mottatt i periode" skal følgende kriterieutvalg brukes: Velg aktuell avdeling Fyll inn fra og til dato under periode Det anbefales å bruke "Fra og med-dato" o Denne kjøringen kan deles dersom den blir for stor Velg "Tabellvisning" for å kjøre rapporten Hak av "Bruk autofilter" når rapporten fremkommer Sortering av rapportlisten I Rapport Henvisninger mottatt i perioden kan man ved hjelp av sortering og filtrering finne de fleste administrative opplysninger knyttet til en henvisingsperiode. Nedenfor presenteres oversikt over muligheter for hva rapporten kan vise: 1. Antall mottatte elektive henvisninger i perioden 2. Oversikt over avviste henvisninger i perioden 3. Time innen frist for start helsehjelp 4. Pasienter med fristbrudd som fortsatt står på venteliste 3

4 5. Pasienter med truende fristbrudd 6. Oversikt over pasienter henvist fra andre sykehus hvor ansiennitetsdato mangler- og hvor det ikke er registrert ventetid slutt 7. Langtidsventende 8. Oversikt over utsettelseskoder 9. Pasienter henvist til behandling i pakkeforløp for kreft 1. Antall mottatte elektive henvisninger i perioden Rapporten må sorteres på «primær henvisning» for å få et riktig bilde av antall nyhenviste i valgt periode. Tallet nederst på venstre side under kolonnene viser antall mottatte elektive henvisninger. Tallet vises ved å huke av «Bruk autofilter». 2. Oversikt over avviste henvisninger i perioden Rapporten må sorteres på «primærhenvisning» og «ekstern henvisning» for å få et riktig bilde av antall avviste i perioden. Det anbefales at alle kolonner tas med for å kunne finne flere potensielle feil når man kvalitetssikrer dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må minimum følgende kolonner være med: Lokalisering Avvistkode Primærhenvisning Post 4 Avvist For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor. Primærhenvisning filtrer på 1 Avviste filtrer på 1 For å kvalitetssikre at eventuelle avviste sekundærhenvisninger er riktig ivaretatt kan "Primærhenvisning" filtreres på 0. Antall avviste henvisninger i perioden vises nå nede til venstre i skjermbildet. Kvalitetssikring av rapportlisten Hold musepeker over overskriften "Avvistkode" i kolonneoverskriften, trykk ned og hold venstre museknapp, dra kolonneoverskriften opp i det mørkegrå feltet. Oppsummeringen av avvistkodene finnes nå helt til venstre i bildet

5 Åpne +-tegnet til venstre for avvistkode, marker linjen du vil se på, trykk "alt + K" (aktiver pasient), trykk F7. Kan også ha «Vis Planlagt behandling (alltid fremst) Gå inn i journal der årsak til avvisning står beskrevet og undersøk om lege/psykolog/behandler har håndtert avvisning korrekt og sendt denne videre til rett arbeidsgruppe Kvalitetssikre at tilbakemelding er gitt til pasient og henvisende instans og at riktig brev er fylt ut 3. Fristbrudd forebygging og oppfølgning Rapporten brukes for å forebygge fristbrudd og sikre at pasienter får time før frist for start helsehjelp og for å følge opp pasienter hvor frist start helsehjelp eller tentativ dato er passert. Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Lokalisering Mottattdato Rett til helsehjelp Ventelisteavklart Periode Slutt Frist start behandling Utsettelse Primærhenvisning Tildelt tid er Neste tildelte time Siste registrerte oppmøte Dager til frist Henvisningsty For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor. Rett til helsehjelp Filtrer på variabelen "1" Ventelisteavklart Filtrer på variabelen "0" Periode slutttid Frist start behandling Filtrer på variabelen "ikke utfylte" Velg "tilpasset" i kolonnens nedtrekksmeny og velg "er mindre enn eller lik" den dato som er ønsket Kvalitetssikring av rapportlisten Det anbefales ukentlig gjennomgang av rapportlisten for å sikre forebygging av fristbrudd og ha kontroll på at time er gitt innen fristen utløper. Sett kolonnene "Frist start behandling","neste tildelte time" og "Dager til frist" ved siden av hverandre. Klikk på kolonneoverskriften "Dager til frist" slik at antall dager sorteres kronologisk fra lav til høy. Dersom fristen er overskredet vil det være minustegn foran antall dager. Andre momenter som kan følges opp i rapporten er: 5

6 Få oversikt over hvor mange pasienter som venter på time før frist start helsehjelp Få oversikt over når pasienten har fått time i forhold til "frist start helsehjelp" Følge opp at pasienter som har fått utsattkode får time innen forsvarlig tid Fange opp pasienter hvor lokalisasjon ikke er registrert Finne henvisninger som er vurdert med tentativ oppmøtetid 4. Pasienter med fristbrudd som står på venteliste Velg aktuell avdeling og fyll inn datoer for ønsket periode (minst 18 måned tilbake i tid for å få med alle henvisninger med frist i periode). Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Lokalisering Mottattdato Rett til helsehjelp Fristbrudd Ventelisteavklart Periode Sluttid Primærhenvisning Utsettelse Siste registrerte oppmøte Tildelt tid er Neste tildelte tim For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor. Primærhenvisning Filtrer på variabelen "1" Rett til helsehjelp Filtrer på variabelen "1" Ventelisteavklart Filtrer på variabelen "0" Fristbrudd Filtrer på variabelen "1" Periode sluttid Filtrer på variabelen "Ikke utfylte" Antall ikke-ventelisteavklarte pasienter med fristbrudd vises nederst til venstre i skjermbildet. Kvalitetssikring av rapportlisten Minimum ukentlig kvalitetssikring av ikke-ventelisteavklarte henvisninger bør gjennomføres, hyppigere gjennomgang gjøres avhengig av antall henvisninger som mottas: Sorter kolonnen «Tildelt tid er» slik at denne kun inneholder "Ikke utfylte", "Tentativ dato" og "Tentativ måned", aktiver pasienten (alt + K) og sjekk i F7 (Pasientens henvisninger) om det har vært oppmøte, eller om det foreligger en planlagt kontakt. 6

7 Dersom feltet «ventetid» sluttdato ikke er utfylt i F7-bildet/henvisningsbildet: Har helsehjelpen startet? Kontroller om pasienten har møtt til avtale og om det mangler registrering av ventetid sluttdato. Dersom pasient ikke har vært til avtale må det tas kontakt med ansvarlig behandler for videre oppfølging av fristbrudd slik at pasienten blir ivaretatt innenfor medisinsk forsvarlighet. 5. Pasienter med truende fristbrudd Man må verifisere når 'frist for helsehjelp' utgår og finne pasienter som allerede er i fristbrudd: Disse fremstår med "minusdager". Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Post Lokalisering Mottattdato Rett Til Helsehjelp Frist Start Behandling Ventelisteavklart Periode Sluttid Primærhenvisning Tildelt tid Er Dager til frist Utsettelse For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor. Rett til helsehjelp Filtrer på variabelen "1" Ventelisteavklart Filtrer på variabelen "0" Primærhenvisning Filtrer på variabelen "1" Periode sluttid: Filtrer på "Ikke utfylte" Velg "tilpasset", fyll inn datoer for ønsket periode. Eksempelet under viser hvordan man velger hele april måned. Frist Start behandling "Tildelt tid er" Sorteres på tre forskjellige måter: "Ikke utfylte" "Tentativ dato" "Tentativ måned" 7

8 Kvalitetssikring av rapportlisten Aktiver pasienten og sjekk i F7 (Pasientens henvisninger) om det foreligger en planlagt kontakt. Dersom det ikke foreligger en planlagt kontakt må pasienten tildeles time. 6. Pasienter henvist fra andre sykehus - hvor ansiennitetsdato mangler og/eller ventetid slutt ikke er registrert Velg aktuell avdeling og fyll inn datoer for ønsket periode (minst 18 måneder tilbake i tid for å få med alle henvisninger med frist i periode). Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Behandles Ventetid sluttdato Avsluttkode Ansiennitetsdato Annet Sykehus Fra annet Sykehus Tildelt tid er Lokalisering For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor: Behandles Filtrer på variabel 1 Ventetid sluttdato Avsluttkode Fra Annet Sykehus Klikk tilpass filter Filtrer på ikke fylt ut Filtrer på ikke fylt ut Filtrer på Utfylt Klikk knappen "Filter" Velg "legg til gruppe" Endre AND til OR i den gruppen som la seg til nederst Klikk på den grønne teksten og velg "Ventetid sluttdato" Klikk på den røde teksten og velg "er ikke fylt ut" Klikk på knappen med prikker under linjen du nå la til og velg "legg til betingelse" Klikk på den grønne teksten og velg "Ans. dato Annet Sykehus" Klikk på den røde teksten og velg "er ikke fylt ut" Klikk deretter OK 8

9 Filteret skal nå se slik ut: Kvalitetssikring av rapportlisten Rapportlisten viser nå viderehenvisninger fra andre sykehus. Aktiver pasient og kontroller i F7 pasientens henvisning. Dersom opplysninger mangler skal disse innhentes fra henvisende sykehus. Dersom data er mottatt skal disse registreres. Vurderingsansvarlig lege må informeres. Sjekk F7 Pasientens henvisninger. Sjekk feltet Ventetid slutt og feltet "Ansiennitetsdato fra annet sykehus". Dersom dette ikke er registrert, se etter om det finnes informasjon i henvisningens skannede dokumenter. Finnes opplysninger om ventetid slutt/ansiennitetsdato skal disse registreres inn i feltet Ventetid slutt og "Ansiennitetsdato fra annet sykehus". Dato for ansiennitet skal også settes inn i feltene "Ansiennitetsdato" og "Start dato" i Henvisningsperiode-delen av henvisningen Sjekk feltet Henvisningsårsak : Finnes opplysninger om ventetid slutt/ansiennitetsdato skal disse registreres inn i feltet Ventetid slutt og "Ansiennitetsdato fra annet sykehus". Dato for ansiennitet skal også settes inn i feltene "Ansiennitetsdato" og "Start dato" i henvisningsperiode-delen av henvisningen Dersom ingen opplysninger finnes må disse innhentes fra henvisende sykehus Unntak: Dersom henvisningen ved en feiltakelse er rettighetsvurdert i stedet for at tilsendte opplysninger fra annet sykehus er registrert, må du sjekke om brev med ny frist er utarbeidet: Dersom dette er sendt til pasient er det juridisk bindende, men det er også et avvik som meldes til avdelingsleder. Vurderingsansvarlig lege må informeres. Dersom dette ikke er sendt til pasient, skal rettighetsvurderingen fra henvisende sykehus registreres. Vurderingsansvarlig lege må informeres. Avvik bør meldes til avdelingsleder. 7. Langtidsventende Velg aktuell avdeling og fyll inn datoer for ønsket periode (minst 18 måneder tilbake i tid for å få med alle henvisninger med frist i periode). 9

10 Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Mottattdato Ventelisteavklart Primærhenvisning Periode slutt-tid Antall ventedager Lokalisering. Post Fra annet sykehus Utsettelse Tildelt Tid Er Neste Tildelte Time For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor. Ventelisteavklart Filtrer på 0 Primærhenvisning Filtrer på 1 Periode slutt-tid Filtrer på ikke utfylte Antall ventedager Velg tilpasset: Antall ventedager er større enn eller lik 270 (9 måneder) Kvalitetssikring av rapportlisten Start øverst i rapportlisten: Aktiver pasient (alt + K) Åpne F7 - pasientens henvisning Marker korrekt henvisning (se etter mottatt-dato), dobbeltklikk for å åpne Dersom pasienten ikke er viderehenvist fra annet sykehus: Kontroller konsultasjonsbilder og planlagte kontakter, og om det finnes opplysninger i pasientens journal som tilsier at helsehjelpen er startet Dersom opplysninger tilsier det, skal Ventetid sluttdato registreres Dersom pasienten ikke er tildelt en time, må dette tilstrebes Dersom pasienten er viderehenvist fra annet sykehus: Dersom dette ikke er registrert, se etter om det finnes informasjon i henvisningens skannede dokumenter. Finnes opplysninger om ventetid slutt skal disse registreres inn i feltet Ventetid slutt. Sjekk feltet Henvisningsårsak. Finnes opplysninger om ventetid slutt skal disse registreres inn i feltet Ventetid slutt. Dersom ingen opplysninger finnes må disse innhentes hos henvisende sykehus. 8. Oversikt over utsettelseskoder Dette oppsettets viser en oversikt over årsaker til at planlagte kontakter er utsatt. 10

11 Utsettelseskoder i DIPS Kapasitetsårsaker (Rapporteres som fristbrudd) Pasientbestemt utsettelse (velferdsgrunner) (Rapporteres ikke som fristbrudd) Medisinske årsaker (Rapporteres ikke som fristbrudd) Institusjonen/sykehuset har bestemt utsettelse av kapasitetsgrunner Oppstart av helsehjelp er utsatt grunnet manglende kapasitet ved påfølgende behandlingsted Pasienten har selv bestemt utsettelse av velferdsgrunner Pasienten har ikke møtt opp Pasienten har takket nei til tilbud om helsehjelp ved annet behandlingssted enn sitt primære ønske Medisinske årsaker hos pasient til utsettelsen Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Post Lokalisering Mottattdato Utsettelse Primærhenvisning For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor: Primærhenvisning Filtrer på variabelen "1" Utsettelse Filtrer på variabelen "Utfylte" Antall pasienter med utsettelseskode i perioden vises nå nede til venstre i skjermbildet. 9. Pasienter henvist til behandling i pakkeforløp for kreft Denne gjennomgangen bør gjøres minst 2 ganger ukentlig. Velg aktuell avdeling og fyll inn datoer for ønsket periode. Kolonneutvalg dataene i rapportlisten. Dersom det ønskes et begrenset kolonneutvalg må følgende kolonner være med: Mottattdato Behandles Vurdert annet sykehus Vurderingsdato 11

12 Lokalisering Ans.dato annet sykehus Henvisers hastegrad NPR-id Ans.dato For å få frem ønsket data må kolonnene filtreres i rekkefølgen som er satt opp nedenfor. Behandles Filtrer på variabel 1 Henvisers hastegrad Trykk på pilen ned i høyre hjørne av tekstfeltet, kryss der av for alle valg med unntak «Pakkeforløp» Kvalitetssikring av rapporten Rapportlisten inneholder nå alle pasienter som ikke er merket med pakkeforløp i kolonnen «Henvisers Hastegrad». Dette er pasienter som legen ikke har merket med pakkeforløp når den er vurdert. Aktiver pasient (alt + k) og finn frem henvisningen (F7). Hvis henvisningen er merket med pakkeforløp må legen kontaktes for å avklare om pasienten skal inn i pakkeforløp eller ikke. Hvis pasienten skal inn i pakkeforløp, registrer dette i feltet «Henvisers hastegrad». Definisjoner Referanser Dokument om regional standard av avsluttkoder, utsettelseskoder og koblinger mellom dem 12