INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Levering og montering av Møbler Eget design Side 1 av 11
1 Generelt om oppdraget... 3 1.1 Invitasjon og orientering... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår... 3 1.4 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring... 3 1.5 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget... 3 2 Orientering om prosjektet og oppdraget... 4 2.1 Generelt... 4 2.2 Responstid... 4 2.3 Fremdrift... 4 2.4 Kontraktsbestemmelser... 4 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere (tillegg til NS 3430 pkt 6)... 5 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen... 6 3.1 Lov om offentlige anskaffelser... 6 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen... 6 3.3 Offentlighet... 6 3.4 Entreprenør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner... 7 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud... 7 4 Evaluering av tilbudet... 7 4.1 Kvalifisering - Tildeling... 7 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen... 7 4.3 Skatteopplysninger... 8 4.4 HMS-egenerklæring... 8 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen... 9 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget... 9 5.1 Generelt om forbehold... 9 5.2 Forbehold om forskudd... 9 5.3 Alternative tilbud... 10 5.4 Tilbud på deler av oppdraget... 10 6 Krav til tilbudet... 10 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse... 10 6.2 Vedståelsesfrist... 10 6.3 Tilbudets språk... 10 6.4 Hva skal leveres?... 11 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist... 11 7 Oppdragsgivers underskrift... 11 8 Vedlegg... 11 Side 2 av 11
1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Askim Kommune inviterer med dette til konkurranse om levering og montering av løse møbler standard katalogprodukter- til Ny ungdomsskole. Konkurransegrunnlaget består av: Denne innbydelse Beskrivelse av mengde og type produkter Arkitekt tegninger av produktene Avtaledokument Levering av inventar og utstyr HMS-egenerklæringsskjema Konkurransegrunnlaget er kun tilgjengelig i elektronisk format på DOFFIN/TED. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN/TED. 1.3 Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. 1.4 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.5 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Svein Vikhals, e post svein.vikhals@askim.kommune.no. Kopi av spørsmålene og Askim Kommune sitt svar vil bli sendt samtlige tilbydere via DOFFIN/TED. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Side 3 av 11
2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Arbeidene omfatter både innvendige og utvendige møbler. Innvendige skal klasserom, kontorer og spesialrom møbleres. Leveransen vil i hovedsak bestå av bord og stoler, med noe innslag av skap og reoler. Leveransen skal leveres og plasseres i respektive rom som er angitt i beskrivelsen. Leveransen skal være sluttført innen 20. juni 2013. 2.2 Responstid Leveranse kan ikke skje før avrop er gitt av kommunens prosjektleder eller prosjektets byggeleder. Planlagt leveringstid April/Juni 2013. 2.3 Fremdrift Etter at arbeidene er igangsatt i henhold til pkt. 2.2 ovenfor, skal de fullføres uten ugrunnet opphold. Nødvendig FDV-dokumentasjon skal oversendes senest samtidig med faktura for arbeidene. 2.4 Kontraktsbestemmelser Generelt Oppdrag skal utføres i henhold til vedlagte avtaledokument. Alle produkter som inngår i leveransen skal være lavemitterende. Det kreves at dette dokumenteres. Følgende bestemmelser om avfallshåndtering og gjengs lønn og arbeidsvilkår gjelder for alle tilsvarende oppdrag for Askim Kommune. Miljøskadelige stoffer og kjemikalier, avfallsregnskap Byggherren kan kreve dagmulkt av entreprenøren dersom han ikke a) Sikrer miljøskadelige stoffer og kjemikalier. Side 4 av 11
Dagmulkt vil først være aktuelt dersom forholdet ikke er rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten per hverdag skal utgjøre én promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn NOK 1.500. Mulkten skal betales i tillegg til eventuell dagmulkt for forsinkelse. Unnlatelse av å rette forholdet innen fristens utløp anses som vesentlig mislighold og kan påberopes av byggherren som grunnlag for heving i en periode på 1 måned etter fristens utløp. For mislighold av ovennevnte plikter der misligholdet ikke kan rettes, påløper en bot på NOK 10.000 per mislighold. Mangelfull avfallshåndtering Dersom myndighetenes krav til avfallshåndtering ikke nås, kan byggherren fastsette en mulkt oppad begrenset til NOK 150.000, som fordeles på entreprenørene i prosjektet etter byggherrens skjønn. Medfører ikke-oppfyllelse av kravene at Askim Kommune ilegges tvangsmulkt, jf. avfallsforskriften 17-6, vil differansen mellom tvangsmulkten og NOK 150.000 også fordeles på entreprenørene etter byggherrens skjønn. Pliktig medlemskap i returordning for emballasje En norsk entreprenør (merverdiavgiftsregistrert i Norge) skal senest ved kontraktsinngåelsen fremlegge dokumentasjon (medlemsbevis fra Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning) for at han er medlem i en miljømessig forsvarlig returordning for sluttbehandling av emballasje eller oppfyller forpliktelsen gjennom tilsvarende egen returordning. Dersom entreprenøren er av den oppfatning at han ikke kommer til å benytte emballasje, skal han senest ved kontraktsinngåelsen sende en skriftlig erklæring til byggherren om dette Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere (tillegg til NS 3430 pkt 6) Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold. Entreprenøren skal sørge for at de ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale (se bl.a. http://www.lovdata.no/for/sf/index.html og allmenngjørings-forskriftene av 06.10.2008 nr 1121 og 1122), regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Side 5 av 11
Alle avtaler entreprenøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom entreprenøren ikke etterlever klausulen, har byggherren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Byggherren kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Entreprenøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Entreprenøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underentreprenørene. 2.5 Språk All kommunikasjon og dokumentasjon i oppdraget skal være på norsk. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften) med senere revisjoner. For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. Tilbudsåpningen vil finne sted den 18. oktober 2012. Side 6 av 11
3.4 Entreprenør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Askim kommune skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Askim Kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Askim Kommune kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Side 7 av 11
Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon I. Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert. II. Økonomisk/finansiell kapasitet God soliditet og finansiell gjennomføringsevne. Siste årsregnskap med revisorberetning. III. Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdragsmengden. Oversikt over foretakets bemanning og personellets kompetanse. Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Referanseprosjekter fra de siste tre år med angivelse av oppdrages størrelse i kroner, tidsrom og kontaktperson hos oppdragsgiver. 4.3 Skatteopplysninger Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften 20-12 (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. Side 8 av 11
4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Priorit Kriterier Dokumentasjon et/vekt 60 % Pris. Undertegnet tilbudsbrev med pristilbud.. 40 % Kvalitet, samsvar mellom beskrevet og tilbudt produkt Dokumentasjon som viser at tilbudt produkt har tilsvarende utførelse og funksjonalitet som beskrevet i vedlagte beskrivelse. (eks. at produktet er laget av massivt tre.) 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold Askim kommune oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold tas, skal forbehold klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige, slik at Askim Kommune kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke kan prises av Askim Kommune, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. 5.2 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. Side 9 av 11
5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger. 5.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet Generelt. Leveransen skal gi mulighet for å velge blant ulike standard farger uten tillegg i pris. Oppgitte priser skal være i norske kroner, fratrukket rabatt og eks. mva. Prisene skal ikke være gjenstand for regulering. Oppgitte priser skal være ferdig levert og montert på Ny ungdomsskole, Løkenveien 30, Askim. Leverandøren er ansvarlig for bortkjøring av tom emballasje. Det må påregnes noen justeringer av oppgitte mengder ifm leveransen. Slik justering skal skje i hht oppgitte enhetspriser. Enhetspriser skal angis i kravspesifikasjonen/skjema. Betalingsbetingelser pr 30 dager etter godkjent leveranse/delleveranse. 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel (telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet).. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Sammen med tilbudet skal det leveres en elektronisk versjon av kalkylen på excel-format. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 tre måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. Side 10 av 11
6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev, med angivelse priser m.v., og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.5 4. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4.3. 5. HMS-egenerklæringsskjema Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «Finsnekker arbeider Ny ungdomsskole», til: Askim Kommune Eiendom & Intern Service Eventyrveien 2 1807 Askim Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Askim Kommune, Postboks C, 1801 Askim. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Askim Kommune sine lokaler innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er Tirsdag 16. oktober 2012 kl. 12.00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted:..Askim..., den...22.aug 2012... For Askim Kommune...Svein Vikhals... 8 Vedlegg Som angitt i pkt 1.1. Side 11 av 11