INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Nytt produksjonskjøkken ved Helsehuset leveranse av storkjøkkenutstyr

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) ved Helsehuset leveranse av storkjøkkenutstyr Askim kommune ved Service, teknikk og eiendom Dokumentdato: Generelle opplysninger om Askim Beliggenhet: Sentralt i Østfold fylke, langs Glomma. 50 km fra Oslo Innbyggere: Ca Hovedtyngde av befolkning og bebyggelse i en radius av ca. 2,5 km fra sentrum Bygningsmassen består av ca. 40 bygg og 300 kommunale leiligheter Bruttoareal ca m2 Rev. nr Dato Hva er revidert side 1

2 INNHOLD; 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Fremdrift HMS Kontraktsbestemmelser Språk Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Entreprenør/leverandør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Rett til innsyn i tilbudet Skatteopplysninger HMS-egenerklæring Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold Forbehold om forskudd Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres? Innleveringssted og tilbudsfrist Vedlegg side 2

3 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Askim kommune ved Service, teknikk og eiendom inviterer med dette til konkurranse om levering og montering av produksjonsutstyr til nytt produksjonskjøkken ved Askim helsehus, tidligere Askim sykehus. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Denne innbydelsen Tilbudsskjemaer Utstyrsspesifikasjon for storkjøkken Posisjonsliste Tegning av storkjøkken NS 8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt av 2009 Konkurransegrunnlaget er til orientering kun tilgjengelig i elektronisk format på DOFFIN. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. 1.3 Krav om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår Tilbyder skal ved tilbudsregningen ta hensyn til de krav som etter norsk rett stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. 1.4 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring onsdag den kl , med oppmøte i Eventyrveien Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Bjørn Lyngstad pr. epost; bjorn.oswald.lyngstad@askim.kommune.no Kopi av spørsmålene (anonymisert) og Askim kommune sitt svar vil bli sendt samtlige tilbydere via DOFFIN. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget via DOFFIN. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Bakgrunnen for relokalisering av et nytt produksjonskjøkken ved Helsehuset er basert på at det nåværende kjøkkenet ved Løkentunet har begrenset størrelse og kapasitet. Kapasitetsgrensen for side 3

4 produksjonen er sprengt i forhold til dagens behov, hvilket er en utfordring når behovet for mat- og serveringstjenester er økende. I den nåværende situasjonen er det iflg. kommunens kjøkkensjef dessuten svært utfordrende å opprettholde den næringsmiddeltekniske standarden som kreves. Av disse årsakene har Askim bystyre vedtatt å bygge et nytt produksjonskjøkken i de gamle kjøkkenarealene for Askim helsehus, tidl. Askim sykehus. 2.2 Fremdrift Følgende tentative framdriftsplan legges til grunn for prosjektet; Konkurransegrunnlaget på Doffin Anbudsregning Tilbudsfrist Evaluering av tilbud Karenstid Kontraktsignering Levering og montering Ferdigstillelse HMS HMS skal ivaretas iht. krav i lover, forskrift og regelverk forøvrig. 2.4 Kontraktsbestemmelser Norsk standard NS 8406:2009; Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt 2.5 Språk All kommunikasjon og dokumentasjon i oppdraget skal være på norsk. 2.6 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: 1. Krav til leverandør og eventuelle underleverandører a) På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldene forskrifter. b) På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal leverandøren sørge for at de samme ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. c) Leverandøren skal ha samme forpliktelser avtalefestet i alle avtaler som omfatter ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle denne kontrakten. side 4

5 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelse gjelder forskriftens del I og II samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelse som gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige når valg av leverandør har funnet sted. Jfr. Lov om rett til innsyn i offentlig verksemd (offentleglova) Tilbudsåpningen vil finne sted i lokalene til Askim kommune v/service, teknikk og eiendom i Eventyrveien 2, 1807 Askim. 3.4 Entreprenør/leverandør som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner Askim kommune skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Askim kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Askim kommune kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. (eks. dersom tilbudet er utenfor økonomiske rammer og avhengig av politisk godkjenning) Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. side 5

6 4 Evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil i begge faser ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon både i dette dokumentet og i beskrivelsen over produksjonsutstyret utarbeidet av Norsk Storkjøkken AS. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon I. Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Firmaattest. For utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert. Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Norsk firma: skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner /kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( II. Økonomisk/finansiell kapasitet God soliditet og finansiell gjennomføringsevne. Kredittvurdering som viser kredittverdighet» (tilsvarende side 6

7 AA) som er maks 3 mnd. gammel. Utstedt fra anerkjent kredittinstitusjon. III. Tekniske/faglige kvalifikasjoner Erfaring fra oppdrag av tilsvarende art når det gjelder størrelse/omfang og vanskelighetsgrad. En oversikt over relevante oppdrag som er utført i løpet av de siste 5 år, med angivelse av verdi, tidspunkt og mottaker. Referansepersoner skal oppgis og oppdragsgiver gis fullmakt til å kontakte vedkommende. Tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne til å gjennomføre oppdraget Kompetanse for nøkkelpersonell som skal oppfylle kontrakten. Nøkkelpersonell skal snakke og skrive godt norsk. Oversikt over foretakets bemanning Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner (CV) for tilbudt prosjektorganisasjon, d.v.s prosjektleder/ oppdragsansvarlig. Foretaket/leverandøren skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner CV for tilbudt nøkkelpersonell med referanser på oppdrag med tilsvarende størrelse og kompleksitet. Av CV skal det som minimum framgå erfaring, alder, utdannelse, språkkunnskaper, relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet side 7

8 Leverandøren skal dokumentere sin gjennomføringskompetanse Redegjørelse for følgende forhold skal leveres; - Garantibetingelser - Serviceapparat i form av tilgjengelighet, responstid, vaktordninger og priser. - Kvalifikasjoner hos servicepersonalet - Tilgang på reservedeler - Opplæringsprogram som beskriver prosedyrer for opplæring. Oppplæringsprogrammet skal gi brukerne nødvendig informasjon om bruk og vedlikehold av utstyret. Gjennomført opplæringsprogram skal kvitteres ut av begge parter Rett til innsyn i tilbudet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5.Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentlighetsloven 11.Tilbyder skal i tilbudsbrevet med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, angi hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det sammen med tilbudet leveres en digital kopi (pdf format) av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). 4.4 Skatteopplysninger Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen side 8

9 Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht. anskaffelsesforskriften (3). 4.5 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. 4.6 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har laveste pris. 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold Askim kommune oppfordrer til å gi et tilbud uten forbehold, og ved å unngå presiseringer og forutsetninger i tilbudet som kan tolkes som forbehold. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold tas, skal forbehold klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige, slik at Askim kommune kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke kan prises av Askim kommune, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende, vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5.2 Forbehold om forskudd Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger og/eller på produkter som reduserer kvalitet og funksjonalitet beskrevet i utstyrsspesifikasjonen. 5.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Telefaks/e-post/elektronisk lagringsenhet godtas ikke som tilbud. Det samme gjelder for endring av tilbudene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 tre måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. side 9

10 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev (undertegnet av ansvarlig for foretaket) 2. Utfylte tilbudssskjemaer i h.t. vedlegg 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jfr. pkt Attester for skatt og merverdiavgift, jfr. pkt HMS-egenerklæringsskjema Komplett tilbud vedlegges i tillegg til papirformater på CD/ minnepenn. Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Tilbudet skal leveres i lukket og nøytral konvolutt merket «Løkenenga bokollektiv». Leveres til: Askim Kommune Service, teknikk og eiendom Eventyrveien Askim (tidl. Askim sykehus) Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Askim Kommune, Postboks 2003, 1802 Askim. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Askim kommune sine lokaler innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er onsdag kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. side 10

11 7 Vedlegg TILBUDSSKJEMA, SAMMENDRAG 1 TILBUD Komplett tilbud på levering og montering av produksjonsutstyr til nytt produksjonskjøkken ved Helsehuset; HOVEDOVERSIKTER KOSTNADER NOK EKS. MVA SUM UTSTYR MONTERING MILJØAVGIFTER DELTAGELSE I NØDVENDIGE MØTER (VEDR. FRAMDRIFT, BEFARINGER, KONTROLLMÅLING, FERDIGBEFARING M.V) 30 ARBEIDSTIMER UT OVER DET SOM ER PRISET I POSTEN FOR MONTASJE TIMEPRIS KR. SERVICEAVTALE (SOM GIR 3 ÅRS GARANTI) EVT. ANDRE KOSTNADER (SPESIFISERES) TILBUDSSUM EKSKL. MVA + 25% MVA TILBUDSSUM INKL. MVA side 11

12 1.2 Regulering av kontraktssummen (må fylles ut) Prisstigning i byggeperioden tilbys som fastpris for kr.... ekskl.. mva 2. Leverings- og monteringstid Leveringstid oppgis i antall uker etter at bestilling/signert kontrakt foreligger. Leveringstid: uker Monteringstid:.. uker side 12

13 3. VEDLEGG TIL TILBUDSKJEMA (Kryss av) Har levert all dokumentasjon som fremgår av kapittelet; Hva skal leveres? i tilbudsinvitasjonen 4. ANDRE OPPLYSNINGER TILBYDERS UNDERSKRIFT Firma: Kontaktperson: Adresse: Telefon: E-post: Sted... Dato Tilbyders underskrift side 13

14 Vedlegg: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. side 14