Vedlegg 5: Oppdragsgivers Ytelsesspesifikasjon Rammeavtaler - leveranse av rådgivende ingeniørtjenester til vei-, vann- og avløpsprosjekter (RIVVA). Sak nr: 13/01561
1 Innhold 1 Ytelsesspesifikasjon... 3 1.1 Avtalens formål... 3 1.2 Informasjon om oppdragsgiver... 3 1.3 Generelle krav til ytelsen... 3 1.4 Kvalitetskriterier for ytelsen... 4 Sarpsborg kommune Side 2 av 6
1 Ytelsesspesifikasjon Alle punktene nedenfor skal besvares som en del av tilbudet. 1.1 Avtalens formål Avtalens formål er å sikre oppdragsgiver god kvalitet på rådgivende ingeniørtjenester innenfor følgende områder, når oppdragsgiver ikke kan dekke behovet i egenregi: - Detaljprosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag med tekniske spesifikasjoner i forbindelse med ulike vei-, vann- og avløpsprosjekter i kommunens regi, samt prosjekt- og byggeledelse i samme type prosjekter, og - utredningsarbeid i forbindelse med planarbeider utført i kommunens regi innenfor vei-, vann- og avløpsområdet samt rådgivingsoppgaver knyttet til VVA. Tilbyder skal bekrefte at punktet er forstått. 1.2 Informasjon om oppdragsgiver Data Sarpsborg Antall innbyggere i Sarpsborg kommune pr. 1. januar 2012 53 333 Totalt kjøp av produkter innen avtaleområdet i 2011 / 2012 eks. MVA Ca. 3 millioner kroner* Anslått volum på VVA-anleggsaktivitet de neste 3 år (totalt) 100-120 millioner kroner* *Historiske tall og budsjett- tall indikerer kun et mulig volum og gir ingen forpliktelse for oppdrag i avtaleperioden. Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for tjenester i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. 1.3 Generelle krav til ytelsen a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. b) Dersom leverandør har til hensikt å benytte underleverandører i avtalen, skal det oppgis hvor stor andel som planlegges satt ut til underleverandører. Underleverandørens navn og organisasjonsnummer skal i såfall oppgis. c) Alle som utfører tjenester eller arbeid for kommunen er bundet av Forvaltningsloven ( 13), og etter personvernlovgivningens regler om taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten eller på vilkår etter Forvaltningslovens 13 d annet ledd, straffes etter straffelovens 121. Medarbeidere hos leverandør som blir engasjert i arbeid for oppdragsgiver vil måtte signere taushetserklæring. Leverandør skal bekrefte at punktet er forstått og akseptert. d) For oppdrag som involverer tegninger skal disse distribueres i papirformat, samt leveres som DAK filer i DXF eller DWG-format til SK. Filene skal være lesbare lagvis. I tillegg Sarpsborg kommune Side 3 av 6
skal filene oversendes i PDF-format. SK oversender kart i DWG-format til tilbydere som velges. e) Beskrivelser skal utarbeides etter NS 3420 siste utgave og skal leveres både elektronisk og i papirformat. 1.4 Kvalitetskriterier for ytelsen Leverandørens besvarelse i forhold til punkter nedenfor legges til grunn for evaluering av tildelingskriteriet kvalitet. Med kvalitet mener vi helheten av de egenskaper den tilbudte tjeneste har og dens evne til å tilfredsstille oppdragsbehovet. Vesentlige avvik eller forbehold til oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon kan innebære at tilbudet avvises fra konkurransen. Behovsbeskrivelse Kommunen vil ha følgende behov: - sivilingeniør (VVA) - ingeniør (VVA) - teknisk tegning (VVA) - prosjekt- og byggeledelse (VVA) - prosjektassistent Innenfor følgende områder: - Detaljprosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag med tekniske spesifikasjoner i forbindelse med ulike VVA-prosjekter i kommunens regi. Det vil også kunne være behov for bistand i forbindelse med evalueringsarbeid. - Byggeledelse og prosjektledelse i samme VVA- prosjekter. Behovet for byggeledelse / prosjektledelse vil bli angitt i det enkelte oppdrag. - Utredningsarbeid i forbindelse med planarbeider utført i kommunens regi innenfor VVA- området. - Rådgivning innen eksempelvis materialvalg, tekniske løsninger, konseptvalg og utførelsesmetodikk for ulike VVA-prosjekter - Informasjonsarbeid, samt kontakt og avklaringer mot berørte parter som oppsittere, grunneier, konservator og andre relevante myndigheter - Forestå samordningstiltak, kontakt og avklaringer mot kabeletater I gitte tilfeller kan det være behov for å anskaffe en kombinasjon av tjenester fra områdene ovenfor. Dersom det vil være nødvendig med justeringer, tilpasninger og rådgivning i forbindelse med endelig utarbeidelse av entreprisegrunnlaget / planarbeidet, evaluering av entreprisetilbudene og oppstart av entreprisen, vil dette bli bestilt som en tilleggstjeneste på time- eller dagsbasis. Dersom leverandør har relevant spisskompetanse innenfor områdene nevnt ovenfor, vil det kunne bli tillagt vekt i evaluering av tilbudene. a) Kapasitet og kompetanse Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren stiller med dedikert(e) person(er) i kontraktsperioden, og har en fast kontaktperson for oppdragsgiver. Ved hendelser som gjør bytte av personer aktuelt, skal det være en gjensidig varslingsplikt på 2 uker. Sarpsborg kommune skal godkjenne bytte av kontaktperson. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvilken kompetanse og kapasitet leverandøren vil dedikere til bruk i avtalen for å oppfylle oppdragsgivers behov beskrevet ovenfor. Denne beskrivelsen skal redegjøre for leverandørens arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Sarpsborg kommune Side 4 av 6
Det skal dokumenteres kompetanse og faglige kvalifikasjoner gjennom å vedlegge CV på de dedikerte personene som vil bli benyttet til oppdrag for kommunen. Leverandøren skal angi hvilken av disse personene som vil bli oppdragsgivers faste kontaktperson i kontraktsperioden. Dersom leverandør benytter underleverandører skal tilsvarende leveres for disse. CV en(e) skal også inneholde anleggsreferanser fra tidligere arbeider disse personene har utført. Tilbudet skal også inneholde en beskrivelse av hvor stor andel kapasitet er satt av til avtalen opp mot leverandørens totale tilgjengelige kapasitet i området. Tilbudet skal også inneholde en beskrivelse av hvordan de dedikerte personer hos leverandøren holdes ajour med den faglige og tekniske utviklingen i bransjen. b) Kvalitetssikringsrutiner Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av de rutiner leverandøren følger for å opprettholde en meget god forsvarlig kvalitet på tjenestene og god oppdragsoppfyllelse. Tilbudet skal inneholde en kvalitetsplan for oppfyllelse av oppdragsgivers behov beskrevet ovenfor. Planen skal som minimum inneholde eksempel på: - Beskrivelse av hvordan oppdrag gjennomføres med tanke på et godt resultat - Organisasjonsplan - Fremdrifts- og ressursplaner for gjennomføring - Beskrivelser som viser hvordan de enkelte arbeidsoppgaver/ aktiviteter vil bli styrt, utført og kontrollert c) Oppdragets sluttprodukt detaljprosjekt / konkurransegrunnlag / planarbeid Tilbudet skal inneholde beskrivelse av hva som leveres når et detaljprosjekt, et konkurransegrunnlag og et planarbeid bestilles hos leverandøren d) Samarbeid Leverandøren skal beskrive hvordan oppdragsgiver vil bli fulgt opp i avtaleperioden og hvordan leverandøren ser for seg et praktisk samarbeid. Dette gjelder gjennomføring av, og innholdet i statusmøter, hva leverandøren mener er nødvendige for å sikre leveringsdyktighet og nødvendig kapasitet og kvalitet i avtaleperioden, og hva leverandøren ser for seg av praktisk samarbeid i forbindelse med større prosjekter. Leverandøren skal også beskrive hva som tilbys av statistikk på planlagte og gjennomførte oppdrag. Det forutsettes at den faste kontaktpersonen deltar på minimum 2 statusmøter i året vederlagsfritt. e) Opplevd kvalitet Leverandøren skal oppgi minimum 2 relevante referanser. De oppgitte referanser vil bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd kvalitet, service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilte oppdrag levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid b) Leveransekvalitet Kvaliteten på gjennomførte oppdrag c) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med leveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? d) Faktureringsrutiner, inkludert underdokumentasjon til faktura. Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. f) Avvikling av kontrakt Tilbyder skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten. Det gjelder blant annet å avgi alle dokumenter, tegninger, byggemøtereferater, Sarpsborg kommune Side 5 av 6
prosjektgrunnlag, beregninger, opplysninger om avklaringer med evt tredjeparter m.v. som naturlig hører til de oppdrag som er gjennomført eller er under gjennomføring for oppdragsgiver til oppdragsgivers kontaktperson(er). Sarpsborg kommune Side 6 av 6