Mandal kommune KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE OM AVTALE FOR RYDDING OG DIGITALISERING AV GNR/BNR-ARKIV

Mandal kommune 1 Mandal kommune KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE OM AVTALE FOR RYDDING OG DIGITALISERING AV GNR/BNR-ARKIV Juni 2014 Saksnr. 2013/2225

Mandal kommune 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Kontaktpersoner... 3 1.3. Konkurransen gjelder... 3 1.4. Omfang av kontrakten... 4 1.5. Avtalens varighet... 4 1.6. Anskaffelsesprosedyre... 4 1.7. Avtaletype... 4 1.8. Kunngjøring... 5 1.9. Innlevering av tilbud... 5 1.9.1. Tilbudsfrist... 5 1.9.2. Krav til tilbudets utforming... 5 1.9.3. Informasjon om tilbyder... 6 1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen... 6 1.11. Konfidensialitet... 6 1.12. Tilbudsåpning... 6 1.13. Avvisning... 6 1.14. Vedståelsesfrist... 6 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget.... 6 1.16. Presentasjon / demonstrasjon... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.17. Anbudsbefaring... 7 1.18. Avlysning/forkastelse... 7 1.19. Kvalifikasjonskrav... 7 1.20. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)... 9 2. BAKGRUNN OG BESKRIVELSE AV OPPDRAGET... 10 2.1. Beskrivelse av behovet... 10 2.2. Ønsket system... 10 2.3 Format og oppløsning... 10 3. VÅRE ARKIVER... 11 4. KONKRETISERING AV OPPDRAGET... 12 5. UTDYPNING AV TILDELINGSKRITERIENE... 18 6. SJEKKLISTE... 21 7. OVERSIKT OVER VEDLEGG... 22

Mandal kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Mandal kommune, heretter kalt oppdragsgiver. 1.2. Kontaktpersoner All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til disse kontaktpersonene. Spørsmål om tjenesten: Navn: Åse Wetrhus Telefon: ase.wetrhus@mandal.kommune.no E-post: 38 27 30 64 / 979 78 377 Innkjøpsfaglige spørsmål: Navn: Jonas Leyre Amstrup Telefon: 97 51 29 29 E-post: jonas@mandal.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av tjeneste i forbindelse med rydding og digitalisering av gnr/bnr-arkiv, som i hovedsak består av: Leverandøren skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjøre for avlevering til depot, samt etablere en struktur/innsynsløsning som er til god hjelp for kommunens ansatte. På sikt kan det tenkes at innsyn i arkivet skal tilbys kommunens innbyggere. Den utvalgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Rydding og digitalisering skal skje hos leverandør. Det forutsettes at saksmapper som er tatt ut av arkivet gjøres digitalt tilgjengelig gjennom den webbaserte løsningen innen 24 timer (virkedager, ikke lørdag) etter meldt behov. Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere omfanget av kontrakten dersom prisen overstiger bevilgete midler avsatt til dette oppdraget.

Mandal kommune 4 1.4. Omfang av kontrakten Omfanget av arkivet som skal digitaliseres bygger på grove estimater. Arkivet er plassert i bokser i et arkiv i Mandal kommunes lokaler. Papirarkivet utgjør 125 hyllemeter arkiv og inneholder ca. 25.000 byggesaksmapper. Gjennomsnittlig er det ca. 30 sider pr. mappe med en overvekt av ensidige dokumenter. Beregninger indikerer at dette tilsvarer rundt 750.000 dokumenter. I de aller fleste mapper er det forekomst av både A4, A3 og større formater. For nærings- og offentlige bygg er det høy grad av storformattegninger. Oppdraget omfatter digitalisering av saksmapper frem til november 2007. Alt arkivverdig materiale skal digitaliseres. Mandal kommune vil for sin del stille med personell som kan gi råd der leverandøren er usikker på tolkningen av arkivmaterialet. Seksjoneringsdokumenter kommer i tillegg, disse utgjør 1 hyllemeter. I tillegg ønskes opsjon på skanning og digitalisering av målebrev. Dette utgjør 5 hyllemeter, hvorav hvert målebrev er i A3-format, og tosidig. En separat pris bes oppgitt i tilbudsbeskrivelsen for denne tjenesten, se vedlegg 7 Prisskjema, Opsjon 1. De fleste målebrevene er i dag elektronisk lagret. Dersom ønskelig kan det tas kontakt med Mandal kommune i anbudsperioden for å høre om dette kan gjøres på en enklere måte enn å sende de fysiske dokumentene til leverandøren. Se nærmere beskrivelse av tjenesten i del 2. Ovennevnte omfang medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver, eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte omfang av arkivet er beheftet med usikkerhet. Det er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. 1.5. Avtalens varighet Arkivet er klart til henting. Det er ønskelig at arkivmappene hentes fra Mandal kommunes lokaler i løpet av september 2014. Forespeilet avslutningsdato av hele oppdraget bes opplyst. 1.6. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse med forhandlinger under terskelverdi, etter forskriftenes del I og III iht. regelverk for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må leverandøren oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav. 1.7. Avtaletype Avtalen gjelder et engangskjøp av tjenester i tilknytning til rydding og digitalisering av gnr/bnr- arkiv.

Mandal kommune 5 1.8. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser 1.9. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i én original og 2 komplette kopier, samt en elektronisk kopi(cd eller minnepenn), i lukket forsendelse merket: Konkurranse rydding og digitalisering av gnr/bnr-arkiv til følgende adresse: Mandal kommune v/åse Wetrhus Serviceboks 905, 4509 Mandal Gateadresse/leveringsadresse: Rådhuset/Ytre Sandgate 25A, 4514 Mandal 1.9.1. Tilbudsfrist Tilbudet må være ovennevnte person i hende på ovennevnte adresse, senest: onsdag, 20/08, kl 12.00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Mandal kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer i rett tid til rett sted, jfr. forskriftens 8-10. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke og kan medføre forkastelse. 1.9.2. Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet ønskes utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 2 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i pdf-format (ett samlet dokument) og brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn som starter med leverandørs navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Dersom det er misforhold mellom versjonene så er det papirversjonen som gjelder. Papirformatet bes levert i ringperm eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjon som gjelder.

Mandal kommune 6 Tilbudet skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal være undertegnet. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 1.9.3. Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 5 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. 1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. 1.11. Konfidensialitet Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anbudsprosessen. 1.12. Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.13. Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.14. Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 6 måneder fra tilbudsfristen. 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget. Tilbyderen skal i eget vedlegg (Vedlegg 6 Avviksskjema) liste alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg 1.

Mandal kommune 7 1.16. Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med de inviterte leverandørene og det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Det kan forventes forhandlinger i uke 36. 1.17. Anbudsbefaring Det vil bli mulighet for anbudsbefaring på Rådhuset, Ytre Sandgate 25, 4514 Mandal på forespørsel Mandal kommune forbeholder seg retten til å gjøre avtaler med interesserte leverandører uten å informere konkurrerende tilbydere. Påmelding skjer via e-post til kontaktperson Åse Wetrhus, med kopi til Jonas Leyre Amstrup, se punkt 1.2, innen 11/07-14. 1.18. Avlysning/forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 1.19. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, får få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN:

Mandal kommune 8 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene. Tilbyder og evt. underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften. Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Det kreves at tilbyder har god soliditet. Det kreves at tilbyder har god gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem. Det kreves at tilbyder sikrer Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (mva-attest). (Skatteattest for mva skrives ut av skattefogden i det fylket som leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Må ikke være eldre enn 6 måneder ved tilbudsåpning. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 3 - HMSegenerklæring. Firmaattest (Norske firmaer). (Fås i Brønnøysundregistrene.) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer). Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Eventuelle stiftelsesdokument medåpningsbalanse for nystartet selskap. Oversikt over foretakets totale bemanning. Foretakets viktigste leveranser de siste 2 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Redegjørelse vedrørende foretakts kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssyst em. Dokumentasjon som bekrefter at

Mandal kommune 9 arbeidstakere normale lønns- og arbeidsvilkår. Gjelder også underleverandører. arbeidstakere er sikret normale lønns- og arbeidsvilkår, se eget dokument, vedlegg 4. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å sjekke at Tilbyderen er ajour med betaling av skatter og avgifter, til enhver tid i avtaleperioden. 1.20. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier vektet slik tabell nedenfor viser: Tildelingskriterier Totalvekt 1 Priser 50 2 Oppgaveforståelse 30 3 Dokumentert kompetanse og erfaring relevant for oppdraget 20 4 SUM 100 Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene framgår av beskrivelse i del 2.

Mandal kommune 10 2. BAKGRUNN OG BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 2.1. Beskrivelse av behovet Mandal kommune ønsker å gi et best mulig tilbud og god service når det gjelder tilgang på informasjon til sine innbyggere. Ved å gjøre arkivene våre digitalt tilgjengelige kan prosesser rettet mot kommunens innbyggere forenkles og forbedres. Informasjonsnivået vil bli bedre og høyere, noe som igjen sikrer at man kan treffe raskere og bedre beslutninger i den offentlige saksbehandlingen. Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning. 2.2. Ønsket system Mandal kommune benytter ephorte saks-/arkivsystem, basert på Noark4. I løpet av 2014 vil dette sannsynligvis bli oppgradert til Noark5. Det historiske arkivet forutsettes i første omgang lagret i et eget system som er webbasert. Vi ønsker at oppslag i arkivet skal kunne skje ved inntasting av nøkkelopplysninger, f.eks. gnr/bnr eller journalnummer. Arkivet må i nødvendig grad være klargjort etter Geointegrasjonsstandarden (http://geointegrasjon.no/) slik at man for eksempel skal kunne koble det historiske arkivet mot kommunens kartløsning. Både saker og enkeltdokumenter i det historiske arkivet forutsettes kategorisert på en slik måte at det blant sakene vil være mulig å bestemme sakstyper innenfor sakene, og at det blant dokumentene innenfor en sak skal være enkelt å finne fram til spesifikke dokumenter. Videre skal det være mulig å søke på forhåndsdefinerte sakstyper slik at man kan søke opp alle søknader på svømmebasseng, garasjer, eneboliger tomannsboliger etc. Se tabell i kapittel 4.5. 2.3 Format og oppløsning Dokumentene skal lagres i pdf/a Noark-4 godkjent lagringsformat med en oppløsning på minimum 300 dpi. Flere oppløsningsversjoner av dokumentet skal beskrives fra leverandøren. Dokumenter i farger skal skannes i farger, sort/hvitt skal skannes i sort/hvitt. Skanningen av dokumentene må utføres med oppløsning og eventuell fargegjengivelse som sikrer at informasjon i originaldokumentet ikke går tapt i prosessen frem til elektronisk dokument. Tekstdokumenter skal skannes i et format og oppløsning som tillater OCRbehandling. 2.4 Tilgjengelighet Mandal kommunes ansatte skal fortløpende ha tilgang til saksarkivet under rydde/skanne-prosessen. Det forutsettes at saksmapper tatt ut av arkivet raskt (24 timer) kan returneres i elektronisk format etter meldt behov. Det forutsettes at kommunen har tilgang til webbasert historiske arkiv fra dag én (hentedag fra Mandal

Mandal kommune 11 kommunes lokaler) og at bestilte hastesaker skannes og tilgjengeliggjøres gjennom denne løsningen. 2.5 Om prosessen Den utvalgte leverandøren skal ha et totalansvar for oppdraget, dvs. for alle oppgaver knyttet til prosessen fra dagens arkiv til arkivet er digitalisert, elektronisk tilgjengelig via valgt løsning og fysisk klart for avlevering. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Utstyr og programvare for import mot valgt løsning skal godkjennes av og skje i samarbeid med IKT-tjenesten i Mandal kommune. Da det ikke er plass til å drive med skanning i kommunens lokaler forutsettes det at alt arkivmateriell må flyttes til tilbyders lokaler. Arkivmaterialet må oppbevares i godkjente lokaler jfr. Arkivforskriften 4, under hele prosessen og tilbyder er ansvarlig for sikkerheten. Etter at arkivet er ferdig skannet skal det pakkes og klargjøres for avlevering til depot. Vi forutsetter at leverandør følger arkivloven med tilhørende forskrifter i dette arbeidet. 3. VÅRE ARKIVER Omfanget av arkivet som skal digitaliseres bygger på grove estimater. Arkivet er plassert i bokser i et arkiv i Mandal kommunes lokaler. Papirarkivet utgjør 125 hyllemeter arkiv og inneholder ca. 25.000 byggesaksmapper. Gjennomsnittlig er det ca. 30 sider pr. mappe med en overvekt av ensidige dokumenter. Beregninger indikerer at dette tilsvarer rundt 750.000 dokumenter. I de aller fleste mapper er det forekomst av både A4, A3 og større formater. For nærings- og offentlige bygg er det høy grad av storformattegninger. Oppdraget omfatter digitalisering av saksmapper frem til november 2007. Alt arkivverdig materiale skal digitaliseres. Mandal kommune vil for sin del stille med personell som kan gi råd der leverandøren er usikker på tolkningen av arkivmaterialet. Seksjoneringsdokumenter kommer i tillegg, disse utgjør 1 hyllemeter. I tillegg ønskes opsjon på skanning og digitalisering av målebrev. Dette utgjør 5 hyllemeter, hvorav hvert målebrev er i A3-format, og tosidig. En separat pris bes oppgitt i tilbudsbeskrivelsen for denne tjenesten. De fleste målebrevene er i dag elektronisk lagret. Dersom ønskelig kan det tas kontakt med Mandal kommune i anbudsperioden for å høre om dette kan gjøres på en enklere måte enn å sende de fysiske dokumentene til leverandøren.

Mandal kommune 12 4. KONKRETISERING AV OPPDRAGET 4.1. Henting og frakt av arkivene Vi forutsetter at alt arkivmateriell må flyttes til tilbyders lokaler. Tilbyder må beskrive hvordan den fysiske flyttingen av arkivet skal foregå. 4.2. Rydding av arkivet Da arkivet ikke nødvendigvis er enhetlig sortert må dette ryddes og sorteres som en del av skanningsprosessen. 4.2.1. Fjerne stifter, binders, tape og liknende Stifter, binders, tape, plast og annet fjernes. Det må påses at det ikke er partikler eller annet rusk på storformatdokumenter. Doble eller tredoble skjemaer "beskjæres" til A4-format og sorteres i riktig rekkefølge. 4.2.2. Sortere ut feilarkiverte dokumenter Feilarkiverte dokumenter for eksempel tilhørende andre eiendommer, flyttes og arkiveres på aktuell eiendom. Doble dokumenter fjernes og makuleres, ikke arkivverdige dokumenter, dvs. rundskriv, kurs, reklame og lignende, fjernes og makuleres. 4.3. Tilrettelegging og verifisering av eiendom og bygning Adresse, gårds-/bruksnummer og bygningsidentitet fra mappen skal verifiseres mot matrikkelen og flyttes til korrekt GID. Dersom det finnes flere mapper for samme eiendom skal mappene samles før rydding. 4.4. Registrere nøkkelinformasjon Med nøkkelopplysninger menes opplysninger som identifiserer den enkelte sak og som kan benyttes for å koble saken til andre systemer. Enkelte store kompliserte saker behandles spesielt. Oppdragsgivers representant vil bistå i disse sakene. Følgende nøkkelopplysninger knyttet til den enkelte sak skal registreres ved skanning:

Mandal kommune 13 Nøkkelopplysning Beskrivelse Kilde/kommentar Saksdato Fastsettes iht. standard Saksnummer Arkivdel Sakstittel Sakskategori GID Saker uten saksdato gis saksdato iht. første dokument i saken. De fleste saker har saksnummer som skal benyttes. Gnr/bnr-arkiv Standard sakstittel: Tiltak gnr. tall bnr. tall Adresse Der hvor det er flere tiltak skrives alle tiltakene med bindestrek mellom 100 Byggesak 200 Delingssak 300 Oppmåling 400 Seksjonering 500 Forurensning 600 Vann/avløp 700 Vei 800 Dispensasjoner 900 Eiendomsbrev 1000 Kommunale avtaler 1100 Alle sakstyper Gnr/bnr som saken er registrert på. Sjekkes mot godkjent veinavn og matrikkel. 200 består av sakspapirene jfr. Pbl. 300 består av oppmålingsprotokoll, beregninger, målebrev mm. Sjekkes mot Matrikkelen. Enkelte saker kan ha flere gnr/bnr AID Adresseidentitet Sjekkes mot Matrikkelen. Enkelte saker (eiendommer) kan ha endret adresse. BID GID/R Bygningsidentitet (bygningsnummer) Gnr/bnr som saken opprinnelig er registrert på. Kan avvike fra faktisk GID i dag pga. senere endringer i eiendomssituasjonen. Sjekkes mot Matrikkelen. Enkelte saker kan ha flere BID

Mandal kommune 14 4.5 Sakstyper Sakskategori Sakstyper Kommentar 100 - Byggesak Enebolig Under sakstyper skal Tomannsbolig det fremgå om det Flermannsbolig gjelder: Leilighetsbygg inkl. Nybygg, tilbygg, kontor/næring påbygg, underbygg Fritidsbolig eller fasadeendring. Garasje/uthus Landbruksbygg/ driftsbygning Barnehage Skole Andre offentlig bygg Forretning Kontor Industri Lager Veganlegg Skilt Vesentlig terrenginngrep/ fylling Støttemur Svømmebasseng Midlertidig tiltak Andre byggetiltak Avkjørsel til riks-/fylkesvei Annet 200 - Delingssak Fradeling av tomt i regulert område Fradeling i uregulert område Annet 300 - Oppmåling Ny grunneiendom Anleggseiendom Festegrunn Arealoverføring Tilleggsareal Grensejustering Uteareal til eierseksjon Klargjøring av eksisterende grense Sammenslåing Målebrev Annet

Mandal kommune 15 400 - Seksjonering Seksjonering Reseksjonering Opphevelse av sameie Annet 500 - Forurensning Minirenseanlegg Infiltrasjonsanlegg Sandfilter Tette tanker Konstruert våtmarksfilter Slamavskiller Biologisk toalett Nedgravde oljetanker Forurenset grunn Støy Minirenseanlegg (avløp) Infiltrasjonsanlegg (avløp) Tett tank (avløp) Konstruert våtmarksfilter (avløp) Slamavskiller (avløp) Oljeutskiller (som ikke går til offentlig avløpsnett) Forsøpling Annet 600 - Vann/avløp Avløp Rørleggermelding Vannmåler Varerør Avstand til ledninger Oljeutskiller Fettutskiller Annet 700 - Vei Avkjørsel Byggegrense Annet 800 - Dispensasjoner Fra plan- og bygningsloven Kommuneplan Reguleringsplan Bebyggelsesplan Tekniske bestemmelser Annet 900 Eiendomsbrev Målebrev Registreringsbrev

Mandal kommune 16 Skylddeling Kartforretningsprotokoll Statskonduktørprotokoll Grunnbrev Annet 1000 Kommunale avtaler 1100 Alle sakstyper Diverse avtaler 4.6. Kategorisering av dokumenter Dokumentene kategoriseres, dvs. grupperes på en måte som gjør det enkelt å finne rett dokument i en dokumentliste. Hvert dokument skal tilordnes en kategori i henhold til følgende oppsett: Kategori Søknad Ansvar/kontroll Kart Målebrev Tegninger/bilder/skisser Korrespondanse Vedtak Klage Fylkesmannsavgjørelse Unntatt offentlighet Pålegg Ferdigattest/brukstillatelse 4.7. GID/R Gnr/bnr som saken opprinnelig er registrert på. Kan avvike fra faktisk GID i dag pga. senere endringer i eiendomssituasjonen, dette bes korrigert slik at det blir riktig iht. dagens situasjon. 4.8. Skanning Dokumenter med smuss og støv må skannes slik at det elektroniske dokumentet lagres uten prikker/flekker som kan danne grunnlag for misforståelser. Skjøre dokumenter må behandles med stor forsiktighet. Kopiering før skanning må fortløpende vurderes. Leverandør bes komme med forslag til hvordan selve skanneprosessen skal foregå og vise en modell for produksjonslinja. Byggtegninger skal skannes med en kvalitet som gjør at informasjon til nytte for beregning av sidelengder og bygningsareal ikke reduseres. Sidelengder med liten og/eller svak skrift, aksenummer og/eller akselengder i ytterkant av tegningen, er

Mandal kommune 17 eksempler på tilfeller som krever kvalitet i skanneprosessen. Der målestokktallet på tegningen er den eneste opplysningen i tegningen som gir grunnlag for arealberegning, må det sikres at ulike framtidige brukere kan vite hvilken målestokk dokumentet har, enten det vises på skjermen eller fremstilles via utskrift. For eksempel kan dette sikres ved å skanne tegninger med målestokklinjal. 4.9. Oppslagsverk/søkemotor Det ferdige skannede materialet skal leveres i et webbasert søkesystem. Systemet skal være tilgjengeliggjort via kommunens intranettside. Systemet skal ha to hovedsøkefunksjoner knyttet til henholdsvis saks- og dokumentnivå i arkivet. Dette vil si at man skal kunne søke på kun saker med relevant nøkkelinformasjon, og man skal også kunne søke frem alle relevante dokumenter. Viser til vedlegg 8 - Modellering av søkemotorens funksjoner - eksempler. 4.9.1. Minivindu for forhåndsvisning av dokumenter (Opsjon 2) Vi ønsker at man skal kunne få en rask oversikt over dokumentene i en liste og tror dette kan løses med en forhåndsvining av dokumentets forside i form av for eksempel tooltip når man drar musepekeren over objektet i søkemotoren. Denne funksjonen skal prises separat og tas med som en opsjon. 4.10. Kobling mot kart Kravet til integrasjon mellom ulike fagsystemer er økende. Kobling mellom kart og sakssystem er noe som er på full fart inn i det offentlige. En slik kobling sees på som meget relevant for våre saksbehandlere og vil være til stor hjelp i det daglige arbeidet. Systemet skal være tilrettelagt for Geointegrasjonsstandarden. 4.11. Kvalitetssikring I tillegg til leverandørens egen kvalitetssjekk vil Mandal kommune foreta stikkprøver av det digitaliserte materialet, som for eksempel vil bli sjekket mot det fysiske materialet. Sjekk av skannede dokumenter vil bl.a. inkludere orientering av dokumentene, skjevheter, oppløsning, kontrast og lignende. Det vil også bli foretatt sjekk av eventuelle feilregistrere nøkkelopplysninger og om dokumenter er knyttet til feil sak eller kategori. Feil som oppdages under kvalitetsjekk formidles til leverandør som retter opp feilen. 4.12. Lagring og overføring Prosedyre for lagring og overføring gjøres i samråd med IKT-avdelingen i Mandal kommune. 4.13. Pakking for bortsetting Etter at mappene er ferdig ryddet og skannet skal de tilbakeføres til papirarkivet og klargjøres for bortsetting. Den indre orden og sammenheng i arkivet skal opprettholdes. Det skal benyttes syrefrie mapper og godkjente arkivbokser. Boksene skal nummereres og etiketteres i henhold til arkivforskriftens 3-14 og IKAVAs krav (http://www.ikava.no). Det skal i tillegg lages avleveringsliste jfr. IKAVAs krav. Leverandør skal sørge for sikker og forsvarlig frakt og lagring av arkivmaterialet, så som pakking i godkjente mapper/bokser etc. Det understrekes at dersom

Mandal kommune 18 mapper/omslag kasseres eller byttes ut så må alle påtegninger m.m. overføres til ny mappe. 4.14. Årlig lisens/abonnement (Opsjon 3) Vi ønsker å få oppgitt pris på lagring av det webbaserte systemet eksternt hos oppdragstaker/underleverandør. Denne opsjonen prises separat. 4.15. Integrasjon mot saksbehandlingssystem (Opsjon 4) På sikt vil det være aktuelt å integrere eller importere arkivet i andre eksisterende arkiv som er i drift. Mest aktuelt vil være å få dette som en del av eksisterende sak-/arkivsystem. Tilbyder kan foreslå en løsning for hvordan dette kan gjennomføres på en enklest og rimeligst mulig måte. Det er bl.a. viktig at data har en form og struktur som gjør en slik prosess gjennomførbar på en enkel måte. Tilbyder kan også vurdere om database kan lagres direkte i Noark5-database. Avklaring knyttet til dette tas direkte med leverandør av ephorte som er Evry. Det er ikke et absolutt krav at tilbyder tilbyr denne opsjonen. Denne opsjonen kan prises separat. 4.16. Én søkefunksjon for drift og historisk arkiv (Opsjon 5) Det er ønskelig at søkefunksjonen skal kunne håndtere søk både i driftsarkiv (ephorte) og historisk arkiv, slik at man kan søke på ett sted og få ut alle relevante opplysninger i dette søket. Dette vil være med på å lette arbeidet med å søke opp de opplysningene man er på jakt etter. Det er ikke et absolutt krav at tilbyder tilbyr denne opsjonen. Denne opsjonen kan prises separat. 5. UTDYPNING AV TILDELINGSKRITERIENE 5.1. Priser Tilbudet skal baseres og evalueres på fastpris (totalpris for hele oppdraget). Prisen skal inneholde eventuelle reise-, kontor- og oppholdsutgifter og/eller andre relevante kostnader. Det skal oppgis timepris for løpende tjenester, fordelt på personellkategori for evt. tilleggsbestillinger. Viser til vedlegg 7 - Prisskjema. Alle punkter i prisskjemaet skal fylles inn, ufullstendig utfylling kan føre til avvisning av tilbudet. Tilbyder må spesifisere eventuelle priskonsekvenser dersom det er avvik, eller det tas forbehold til konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg.

Mandal kommune 19 Kostnader som ikke er spesifisert av oppdragsgiver, men som tilbyder vet vil tilkomme, oppfattes som inkludert i de oppgitte priser hvis ikke annet spesifiseres av tilbyder. 5.2. Oppgaveforståelse Oppgaveforståelsen vil bli evaluert i forhold til leverandørens beskrivelse av hvordan oppdraget skal gjennomføres. Som en del av oppgaveforståelsen skal leverandøren beskrive tilgjengelige ressurser og kapasitet relevant for dette oppdraget. Leverandøren skal beskrive sin prosjektorganisasjon for dette oppdraget med hensyn til nøkkelpersonell, organisering og kompetanse, og dokumentere dette med organisasjonsplan. Det skal redegjøres for hvordan tilgjengeligheten for kommunens saksbehandlere, samt krav til forsvarlig frakt og lagring av arkivmaterialet, blir ivaretatt. Det skal fremgå av planen hvilke ressurser som er tilknyttet hovedleverandør og eventuell underleverandør. Leverandør skal garantere for at tilbudt personell som inngår i tilbudsleveransen virkelig kommer til å følge leveransen med tiltenkte oppgaver. Spesielt viktig er det at prosjektleder følger leveransen helt ut. Det skal derfor være med en løsning med assisterende prosjektleder i prosjektteamet som eventuelt kan overta som prosjektleder. Dette for å sikre fremdrift og leveranse i tilfelle ekstraordinære situasjoner oppstår. I oppgaveforståelsen skal det også fremgå en fremdriftsplan for oppdragsgjennomføringen, en beskrivelse av anbefalt metodikk og hvilke faktorer som vil være avgjørende for å sikre gjennomføringen. Noen av punktene som vil bli vektlagt ved evaluering av kriteriet oppgaveforståelse, er: Gjennomføringsbeskrivelse, herunder redegjørelse i fht. krav om tilgjengelighet for kommunens saksbehandlere, krav til forsvarlig frakt og lagring av arkivmaterialet. Prosjekt- og ressursplan inkl. estimert ressursbehov (timeverk) Fremdriftsplan Metodebeskrivelse herunder KS-system og løsning for nøkkelopplysninger og indeksering Redegjørelse for kritiske suksessfaktorer med tilhørende tiltak. 5.3. Dokumentert kompetanse og relevant erfaring fra oppdraget 5.3.1. Dokumentert kompetanse hos tilbudt nøkkelpersonell Kompetanse hos tilbudt nøkkelpersonell skal dokumenteres med CV og kontaktinformasjon til oppdragsgivers representant.

Mandal kommune 20 Tilbyder skal dokumentere at tilbudt personell har tilstrekkelig kompetanse på arkivloven til å utføre oppdraget som etterspurt. 5.3.2. Referanser Kriteriet dokumentert erfaring relevant for oppdraget vil bli evaluert på grunnlag av tilbudt personells erfaring fra tilsvarende oppdrag, basert på innlevert dokumentasjon og referansesjekk. Tilbyder bes oppgi referanseprosjekter utført av tilbudt nøkkelpersonell. Utvalgte referanseprosjekter skal være fra tilsvarende oppdrag som det her etterspørres. Referansene skal være skriftlige og leveres som en del av tilbudet. Ut fra disse skal tilbyder oppgi de tre mest relevante referansene. De tre referansene skal inneha firmanavn, navn på kontaktperson med telefonnr. og e-postadresse.

Mandal kommune 21 6. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og oppdragsgiver. Dersom det svares NEI i 2. kolonne vil dette kunne medføre at tilbyder avvises. Enkelte punkter er kvalifikasjonskrav og må foreligge for ikke å bli avvist. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt: Dokumentasjon: 3 stk. eksemplarer av tilbudet (1 original og 2 kopier) 1 kopi av tilbudet i e-format Skatteattest for merverdiavgift (MVA-attest) Skatteattest for skatt (Skatteattest) HMS - egenerklæring Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige registre som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Foretakets 2 siste årsregnskap eller relevant utdrag fra dette. Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Oversikt over foretakets totale bemanning Foretakets viktigste leveranser de siste 2 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem Dokumentasjon som bekrefter at arbeidstakere er sikret normale lønns- og arbeidsvilkår Prisskjema jfr. Pkt 5.1 Oppgaveforståelse jfr. pkt 5.2 Kompetanse og erfaring, jfr pkt 5.3 Tilbyderopplysningsskjema Vedlagt: JA/NEI Vedlegg nr.: Eventuelt andre vedlegg:

Mandal kommune 22 7. OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Generelle avtalevilkår tjenester Avtaledokument Egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet Egenerklæring sosial dumping Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Prisskjema Modellering av søkemotorens funksjoner Jonas Leyre Amstrup Mandal 05/06-2014