Vedlegg til 3. kvartalsrapport 2013

Vedlegg til 3. kvartalsrapport 2013 Driftsenhetene Grimstad kommune

1. HR-avdelingen... 4 2. Økonomiavdelingen... 6 3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen... 8 4. Sosial- og barnevernstjenesten... 11 5. NAV Grimstad... 14 6. Boveiledertjenesten... 17 7. Helsetjenesten... 20 8. Hjemmetjenesten... 24 9. Hjemmetjenesten Berge Gård... 29 10. Frivolltun... 32 11. Feviktun... 35 12. Bestillerenheten... 38 13. Kjøkkentjenesten... 41 14. Kulturtjenesten... 43 15. Bibliotektjenesten... 46 16. Kvalifiseringstjenesten... 48 17. Veilednings- og utviklingstjenesten... 51 18. Eide barnehage... 54 19. Tønnevoldskogen barnehage... 56 20. Storgaten barnehage... 58 21. Hausland barnehage... 60 22. Grimstad barnehage... 62 23. Fevik skole... 65 24. Holviga skole... 67 25. Landvik skole... 69 26. Eide skole... 71 27. Grimstad ungdomsskole... 73 28. Fjære ungdomsskole... 75 29. Fjære Barneskole... 77 30. Frivoll skole... 80 31. Jappa skole... 82 32. Langemyr skole... 85 33. Plan, miljø og landbruksenheten... 87 34. Byggesaksenheten... 89 35. Oppmålingstjenesten... 92 36. Bygg- og eiendomstjenesten... 94 2

37. Brann- og feiertjenesten... 96 38. Kommunaltekniske tjenester... 98 39. Grimstad havn... 100 40. Vann-, avløps- og renovasjonstjenester... 102 41. Feiertjenesten... 104 3

1. HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 10 427 9 854 574 5,8 10 765 337 3,1 14 776 Inntekter -2 507-2 113-394 18,6-2 412 95-3,9-3 384 Andre utgifter 895 829 66 7,9 509-386 -76,0 657 Netto utgift 8 816 8 570 246 2,9 8 861 45 0,5 12 049 Personaldata Faste årsverk 10,0 10,0 0,0 0,0 Brutto årsverk 28,1 28,8-0,7-2,4 Nærværs- % 93,8 94,1-0,4 - Kommentarer Det vises til tidligere kvartalsrapporter for alle kommentarer som gjelder forhold utenom dette kvartalet. Gitt forutsetningene er det et lavt avvik i netto utgift per 3. kvartal. Brutto årsverk varierer noe på grunn av lærlingsituasjonen. Sykefraværet er noe høyere av samme grunn. Dette kvartalet er preget av nøktern drift. Tiltak Det arbeides med flere IKT-prosjekter både for Grimstad kommune og for IKT-samarbeidet for å forbedre og utvikle lønns- og personalsystemer for kommunen. Hensikten er en bedre styring av personellressursen. Effekten vil blant annet bli synlig ved rapporteringene i 2014. Enheten er involvert i alt av vanskelige personalsaker, arbeidsmiljøarbeid i enhetene, organisasjonsendringer og utviklingsarbeid som har konsekvens for medarbeiderne. Det er ingen tiltak for å komme i økonomisk balanse i 2013, men det arbeides med budsjett 2014. Resultat- og måloppnåelse Beslutninger er foretatt som endrer på noen av forutsetningene bak avdelingens mål. Det arbeides med arbeidsgiverstrategi, men tidshorisonten er endret. Lederutvikling er i gang med rådmannens ledergruppe, og lederutviklingsprogram for andre ledere vil følge som en konsekvens. nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. Drifte avdelingen i henhold til avtalte mål og forventninger. Sørge for at avdelingens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. 4

2 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid, bokførings- og avstemmingsarbeid. Ajourhold av pliktige offentlige registre. 3 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 4 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. 5 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 6 Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 7 Ha fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha det laveste sykefraværet av kommunene i Agder gjennom aktive tiltak som forebygger sykefravær, og tiltak for rask tilbakeføring ved sykdom. 8 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. 9 Implementere kompetanseplan i løpet av høsten 2013. Opparbeide rekrutteringskompetanse og kartlegge fremtidige kompetansebehov innen juni 2013. 10 Revidere Lønnspolitisk plan og Arbeidsgiverstrategi klar for politisk behandling i april 2013. 11 Arbeide for å minske andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. 12 Oppstart av utviklingsprogram for ledere, inkludert etikkprogram innen juni 2013. Fortsatt kompetanseutvikling av lønningskontorets ansatte og fortsatt omlegging av rutiner. De tre HR-rådgiverne skal i sin sektor gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HR-utfordringer. Oppgjør i 2013 skal håndteres for berørte kapitler innen fristene i avtaleverket. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2013, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreutvikle arbeidet med bedriftshelsetjenesten og NAV. Opprettholde Dialogplassen som en sentral arena for sykefraværsoppfølging. Innføring av IKTsystem for sykefraværsoppfølging. Innføring av forsystemene RS og Extence til Agresso. Vurdere stillingene ut fra kriterier på Personell, Økonomi, Fag og Informasjon (PØFI). Utarbeide kompetanseplan basert på strategiske valg, utledede behov i enhetene og analyse, hvor Dossier tas i bruk for konkrete tiltak. Vurdere innføring av rekrutteringsverktøy for nøkkelstillinger. Gjennomføres i henhold til planstrategi. Samkjøre ulike dokumenter til en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere insentivordninger og prosjekter for økt helgearbeid. Gjennomføre ulike moduler. Arbeid med Transparency International for å bevisstgjøre antikorrupsjonsarbeidet, også i våre planprosesser hvor store verdier er under behandling. 5

2. Økonomiavdelingen Enhetsleder: Helge Moen Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 11 046 9 379 1 667 17,8 11 282 236 2,1 15 098 Inntekter -941-998 57-5,7-965 -23 2,4-3 448 Andre utgifter 1 971 2 477-506 20,4 1 902-69 -3,6 2 694 Netto utgift 12 076 10 858 1 219 11,2 12 220 143 1,2 14 344 Personaldata Faste årsverk 21,9 21,9 0,0 0,0 Brutto årsverk 24,3 22,6 1,7 7,6 Nærværs- % 98,1 93,9 4,2 - Kommentarer Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 1,2 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Dette er knyttet til eiendomsskatteprosjektet som startet opp i 1. kvartal 2013. Eiendomsskatteprosjektets oppgave er en ny alminnelig taksering av alle eiendommer i kommunen. Det er mer enn 10 000 eiendommer som skal besiktiges og takseres. Dette skal gjøres innenfor en økonomisk ramme på 3,0 mill. kroner i 2013. Dette budsjettet er usedvanlig lavt og kommunen driver etter beste kommunal praksis innenfor dette området. Prosjektet drives av økonomiavdelingen og rådmannen leder styringsgruppen. Det er verd å merke seg at Skatteoppkreveren i Grimstad er kåret til beste skatteinnkreving for kommuner med over 20 000 innbyggere i sør. Det var to priser i hver kommunegruppe og Grimstad kommune vant begge. Skatt Sør sto for kåringen. Årsmeldingen til Grimstad kommune ble nominert til beste kommunale/fylkeskommunale årsmelding av Farmandprisen. Det var 5 kommuner som var nominert og førstepremien gikk til Molde kommune. Farmandprisen (Beste årsrapport) er Norges mest prestisjefylte årsrapportpris, og har vært delt ut hvert år siden etableringen i 1955. 6

Økonomiavdelingen drives i henhold til budsjett, og det forventes at økonomiavdelingen går i balanse ved årets slutt. Bemanningen er stabil med 21,9 årsverk og det innleies ekstrapersonell i forbindelse med eiendomsskatteprosjektet, dette er årsaken til økningen i bruttoårsverk på 1,7. Avdelingen har en vakant stilling. Dette er nødvendige ressurser å ha og skal benyttes i skatteoppkreverkontoret. Det blir løpende vurdert om det skal utlyses i stillingen. Sykefraværet er 1,9 % per 3. kvartal og er redusert i forhold til samme periode i fjor. Avdelingen har et lavt langtidsfravær og det forventes at fraværet vil være øke noe fremover pga langtidssykdom. Resultat- og måloppnåelse nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Revidering av kommunenes økonomireglement 2 Revidering av rutiner og arbeidsprosesser for inngående og utgående fakturering 3 Redusere sykefravær og oppfølging av sykemeldte. Revidere kommunens økonomireglement i løpet av 2013. Reglementet skal behandles politisk. Revidere arbeidsprosesser og rutiner innenfor inngående og utgående fakturering samt hovedbok. Dokumentere rutinene i ansatteportalen. Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til fravær i 2012. Oppfølging av sykemeldte gjennom dialogplassen. 4 To årlige driftsgjennomganger på enhetsnivå Ta initiativ til to driftsgjennomganger på enhetsnivå for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. Vurdere driften opp mot beste praksis 5 Forenkle utgående fakturering Forenkle utgående fakturering gjennom sentralisering av ansvar foranalyse starter i 2013. Målet er at økonomiavdelingen tar helhetlig prosessansvar. 6 Utvikling av kvartalsrapporteringen Videreutvikle kvartalsrapporteringen for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. Skjer gjennom spørreundersøkelse til politikerne i 2013. 7

3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 6 750 6 325 425 6,7 7 075 325 4,6 9 676 Inntekter -575-666 91-13,6-370 205-55,4-703 Andre utgifter 1 744 2 103-359 -17,1 1 085-659 -60,8 1 446 Netto utgift 7 918 7 761 157 2,0 7 790-129 -1,7 10 419 Personaldata Faste årsverk 14,2 13,6 0,6 4,6 Brutto årsverk 15,5 15,8-0,3-1,7 Nærværs- % 96,1 94,2 4,2 - Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) har en fast stillingsramme på 1520 % (15,2). Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 365 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 200 %, IKT-leder 100 % og kommunikasjonssjef 100 %. Lederstøttestøttefunksjonen, som tiltrådte 1. november 2012, er blitt plassert i avdelingen. AKA har ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, dokumenthåndtering (post- og arkivtjenester), kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomheten, innkjøpsavtaler, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. Tradisjonelle administrasjons- og informasjonsprinsipper endres gradvis. Brukere og innbyggere er i større grad aktive deltakere i det digitale offentlige rom, og forventer på en enkel måte å finne riktig tilstrekkelig og oppdatert informasjon på nett og via sosiale medier. Kommunen jobber for å møte forventningene om økt åpenhet, deltakelse, samarbeid og deling/tilgjengeliggjøring. I DIFIs (Direktoratet for Forvaltning og IKT) måling av kvaliteten på kommuners nettsider, får kommunen 5 stjerner av 6 mulige. Grimstad er i følge denne målingen, som ble offentliggjort siste uke i september 2013, blant Norges 25 beste kommuner på nett. Kommentarer Halvårsregnskapet viser at avdelingen ligger litt etter budsjett, og underskuddet for hele året forventes å bli omtrent som dette. Arbeidsmengden i løpet av høsten har vært krevende for avdelingen, som tar et stort ansvar for gjennomføring av stortingsvalget. Avdelingen har i 2013 gjennomført en rekke tiltak for å redusere kostnader. Blant annet har resepsjonens åpningstid blitt redusert, og man jobber med å ta ut gevinstrealisering blant annet ved å sende ut mer digital post og lønnslipper der dette er mulig, og 8

la nettsidene erstatte annonser på betalte steder på nettet. Selv om avdelingen har blitt tillagt kostnadene til topplederstøtte (som i hovedsak assisterer ordfører, rådmann og kommunalsjefer) i 100 % stilling, har AKA redusert antall brutto årsverk sammenlignet med 2012. Det kan også påpekes at sykefraværet er svært lavt; 3,9 %. Tiltak Ut over daglig drift kan det nevnes at det i perioden ble gjennomført stortingsvalg. Arbeidet ble administrert av politisk sekretariat, men i månedene rundt valget krever dette stor innsats fra mange flere, spesielt medarbeidere i AKA. Blant annet har det blitt innført et nytt elektronisk valgadministrasjonssystem, EVA, som var krevende i forhold til rapportering. Det har vært jobbet målrettet i avdelingen for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for Universitetet i Agder (UIA) og det har blitt gjennomført en rekke velkomstarrangementer for studenter i samarbeid med fadderstyret. Like før sommerferien ble det ferdigstilt en reklamefinansiert brosjyre for kommunen som også finnes i digitale utgaver. 2012 ble en helhetlig kommunal facebookside lansert. Den har i 2013 blitt etablert som en av kommunens faste kommunikasjonskanaler. Det jobbes for å øke bruken av denne, i tillegg til Grimstad kommunes nettsider. Man jobber med å gi direkte tilgang til offentlige dokumenter fra postlistene. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene deltar i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. Resultat- og måloppnåelse nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Gjøre kommunen enda lettere tilgjengelig Innføre merinnsyn i arkiv- for ikke sensitive dokumenter 2 Bedre utnyttelse av digitale tjenester i kommunens kommunikasjonsarbeid Får en økning på 50 % likere av Grimstad s kommunale Facebookside (i løpet av året). 3 Øke besøket på innbyggerportalen med 10 % i forhold til 2012 4 Bidra til å sikre demokratiet gjennom en høyest mulig valgdeltakelse 5 Tilrettelegge for å få flere studenter til bruke sentrum. 6 Redusere sårbarhet for at kunnskap forsvinner og øke kompetansen til de ansatte ved å gjennomgå og skriftliggjøre rutiner. 7 Kvalitetsforbedring av rutiner ved ansettelser og avslutting av arbeidsforhold. Gjennomføring av Stortingsvalg 2013 på en forsvarlig måte i henhold til valglovens bestemmelser Utrede muligheten for trådløst nett i deler av Grimstad sentrum; tekniske muligheter, dekning og investerings- og driftskostnader. Skriftliggjøre minst 5 flere av avdelingens rutiner og publisering av disse på ansattportalen. Kvalitetsforbedring av rutine når en person begynner og slutter som omfatter HR-lønn-arkiv. 9

8 Oppnå en nærværsprosent på minst 95 Fokus på trivsel, fellesskap, humor og god oppfølging. 9 Reduksjon av kommunens portoutgifter og postforsendelser med 10 % i forhold til 2012. Være vaktbikkjer og motivatorer for at ansatte sender så mye post som mulig elektronisk. 10 Få en større andel av henvendelser via e-post og portalene. Legge ut ytterligere 12 skjema for kommunale tjenester på innbyggerportalen. 10

4. Sosial- og barnevernstjenesten Konst. enhetsleder: Tina Njerve Fabricius Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 35 158 28 992 6 166 21,3 32 695-2 463-7,5 44 581 Inntekter -16 590-15 548-1 043 6,7-12 995 3 596-27,7-18 393 Andre utgifter 22 124 20 093 2 031 10,1 15 926-6 198-38,9 20 432 Netto utgift 40 692 33 537 7 155 21,3 35 626-5 066-14,2 46 620 Personaldata Faste årsverk 46,7 41,2 5,5 13,3 Brutto årsverk 61,0 53,4 7,6 14,3 Nærværs- % 94,9 97,3-2,4 - Aktivitetsdata Barnevern Antall tiltak 204 196 8 4 Omsorgsovert. 0 2-2 - Antall i FH* 69 63 6 9,5 *) Vi tar også med barn i institusjon. per dato har vi fire barn i slikt tiltak. Kommentarer Netto lønn viser en økning på 6,2 mill. Dette fordeler seg med 1 mill. på sosial, 3,2 mill. på barnevern og 2 mill. på enslige mindreårige asylsøkere. Enkeltposter viser at godtgjørelse til fosterhjem står for ca 2 mill. mer utbetalt i år, sammenlignet med i fjor, mens lønnsoppgjøret er en annen faktor. Inntektene viser i år en merinntekt på ca 1 mill, sammenlignet med i fjor, dette er i hovedsak merinntekter i barnevernet på 1,6 mill, noe som likevel faktisk er i underkant i forhold til budsjetterte inntekter. Inntektene som vi tidligere har hatt opp mot prosjekter har ikke kommet i år, fordi blant annet Bli med har gått inn i den vanlige driften. De økonomiske avvikene første halvår har delvis vært knyttet til en stor økning i antall omsorgsovertakelser i 2012 og 2013 (netto 19-20 overtakelser) som det ikke fullt ut var budsjettert med, noe som utgjør ca 3,6 mill. kroner (inklusive merkostnader til juridisk bistand). Disse midlene ble konsekvensjustert inn i budsjettet ved behandling av 2. kvartalsrapport. I tillegg er store deler av 11

avviket relatert til at det er kjøpt omsorgsplasser til rusmiddelmisbrukere, samt kjøp av tjenester i barnevernet. Avviket på ca 5 mill. kroner per 3. kvartal forklares med følgende: Ca 2,5 mill. til kjøp av omsorgsplasser til rusmiddelmisbrukere i påvente av statlig behandling. Dette området håndteres nå i rådmannens forslag til budsjett for 2014. Enheten har en utgift til en ressurskrevende tjeneste i institusjon til 0,8 mill. kroner. Er lagt inn i forslag til budsjett for 2014. Inntektsbortfall for Jobbsentralen på grunn av at brukere benyttes til arbeidsoppgaver på Dømmesmoen på 0,25 mill. kroner. Er lagt inn i forslag til budsjett for 2014. Økte kostnader til varige tilrettelagte arbeidsplasser (VTA) på 0,2 mill. kroner. Er lagt inn i forslag til budsjett for 2014. Feilføring av refusjoner på ca 0,2 mill. kroner som skal inn som inntekt i regnskapet til enheten. Kostnader til tiltak/aktivitet som det ikke var tatt høyde for i budsjettet (Charlottenlund, ACTteam etc), ca 0,2 mill. kroner. Påløpte utgifter på ca 1 mill. kroner, blant annet kjøp av tjenester i barnevernet. Det er forventet betydelige inntekter til ressurskrevende tjenester på ca 2,5 mill. kroner som det ikke er budsjettert med. Prognosen ved årets slutt er i overkant av 5 mill. kroner. Aktivitetsdata barnevern: Aktivitetstabellen over viser at vi i 3. kvartal har hatt en økning i tiltak på 8. Antall omsorgsovertakelser viser ingen nye barn, mot 2 på samme tid i fjor. Antall barn i fosterhjem og institusjon har økt med 6 i 3. kvartal. Her har vi også tatt med 4 barn på institusjon. Det blir riktig å telle med alle barn som bor utenfor hjemmet. Barn i institusjon var ikke med i beregningen for 2012. (Funk 252). Vi hadde et reelt merforbruk i regnskapet for 2012 på kr 4,9 mill. Aktivitetsnivået i år, opp mot 3. kvartal 2013 er ulikt 2012. Grunnen til det er at vi første halvår i fjor ikke hadde oppbemannet miljøtjenesten og at Bli med prosjektet fremdeles var et prosjekt med eget tilskudd. I tillegg har vi meldt om ytterligere økning av utgiftene i barnvernet relatert til 6 nye barn. For 4 av disse vil vi få tilnærmet helårseffekt på utgiftssiden. Avviket mellom regnskap og budsjett hittil i år, viser ca 5 mill. i merforbruk. Barnevernet har hatt økte inntekter i år, noe som det også er budsjettert med og som igjen er en konsekvens av økte utgifter. Kjøp av private tjenester i rustjenesten viser et merforbruk på kr 2.6 mill. Merforbruket skyldes en enkelt bruker som har kostet ca 3,6 mill. til nå i år. Vi venter her en refusjon fra staten på ca 3 mill. for hele 2013. Årsverk: Det er en økning på 5,5 faste årsverk i forhold til tredje kvartal 2012. Denne økningen skyldes at kommunestyret vedtok at rustjenesten skulle restartes i annet halvår 2012. Dette utgjør 3 stillinger. Videre ble EM oppbemannet i 2012, noe som først gir en helårsvirkning i 2013. Barnevernet har fått tilskudd til statlig styrking av kommunalt barnevern med 1 stilling fra 01.06.13. Denne stillingen er fast og refunderes av staten. 12

Nærvær: Nærværsprosenten er gått ned med 2,4 %. Dette har trolig sammenheng med at vi har fått inn et betydelig antall turnusstillinger i EM-arbeidet. Vi har hatt en medarbeider som har vært langtidssykemeldt (ikke arbeidsrelatert). Tiltak: Barnevernet har redusert antall sakkyndige uttalelser i saker for fylkesnemnda. Videre har vi redusert på de forebyggende tiltakene. Totalt kan dette gi en årlig innsparing på kr. 200 000. Det er likevel stor usikkerhet hvorvidt dette vil gi en langsiktig innsparing. En stilling i det som var Bli med prosjektet er nå holdt vakant. Dette vil gi en innsparing på lønn med virkning ut året. Alle kjøp av private tjenester skal godkjennes av enhetsleder. nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Opprettholde fokus på å få folk i arbeid og utdanning. Jobbsentralen har det som sin hovedsatsning å klare dette innenfor de rammene de har. 2 Større grad av differensiert Det er store utfordringer med gruppen av boligtilbud, følge opp Boligsosial handlingsplan. bostedsløse med rus og /eller psykiske lidelser. Vi jobber med å skaffe flere boliger, gjennom privat innleie, og planlegge boligbygging sammen med bygg og eiendomstjenesten, men det er ikke vedtatt 3 Styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet ved å legge vekt på tidlig innsats. 4 Større sirkulasjon når det gjelder beboerne i midlertidige boliger ved å bruke miljøtjenesten mer målrettet til dette. 5 Gjennomføre brukerundersøkelse i barnevernet i 2.halvår i 2013 6 Gjennomføre utredning av et interkommunalt samarbeid i barnevernet med våre nabokommuner. 7 Overholde de gitte fristene for meldinger og undersøkelser som er nedfelt i Lov om barneverntjenester konkrete utbygginger. Dette arbeides det kontinuerlig med gjennom PMTO og MOT-arbeidet. Sosialtjenesten har dette oppe som tema jevnlig, dvs. på fagmøter, boligmøter og i samtaler om konkrete brukere. Det er bare to av beboerne som per nå er aktuelle for bolig i det private markedet, og det er også begrenset hvor og til hvilken type bolig de kan flytte. På grunn av oppdrag fra Rådmannen for å se på organisering av enheten vil denne brukerundersøkelsen flyttes til 1. halvår 2014. Søke statlige midler til utredningen. Tilrettelegge for utredningen. Utredningen har inntil videre stoppet opp grunnet samarbeidet i Knutepunkt Sør. Følge opp rutinebeskrivelsene og raskt melde fra om avvik. Det har vært to fristoverskridelser på undersøkelser i første halvår. 13

5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 12 183 11 131 1 052 9,4 13 604 1 421 10,4 18 273 Inntekter -14 862-10 892-3 970 36,4-12 765 2 105-16,5-17 160 Andre utgifter 19 032 16 111 2 921 18,1 17 229-1 803-10,5 22 789 Netto utgift 16 353 16 350 3 0,0 18 077 1 724 9,5 23 9,2 Personaldata Faste årsverk 7,8 7,8 0,0 0,0 Brutto årsverk 9,2 8,8 0,4 4,7 Nærværs- % 86,6 92,8-6,2 - Antall søknader Innkomne 1263 1285-22 -1,8 Behandlede 1247 1229 18 1,2 Ferdig behand 1243 1220 23 1,8 Ventetid aktive 16,59 17,50-0,91-5,8 Ventetid ferdige 13,50 14,95-1,45-9,7 Ansvar 8600 og kommentarer: Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet «Velferd». 14

Nav Grimstad sitt resultat viser er underforbruk på kroner 1.724 000,- per tredje kvartal 2013. Selv ved redusert budsjett for 2013 har vi oppnådd et underforbruk. Til tross for dette mener vi at bruker får den ytelse de har krav på. NAV Grimstad har nå 8,0 faste årsverk og det er ingen endring fra 2012. I tillegg har vi 0,5 midlertidig årsverk gitt i forbindelse med introduksjonsprogrammet og er en midlertidig stilling vi har hatt siden oppstart av NAV-kontoret i 2009. Antall innkomne saker er 1263 i tredje kvartal 2013. Sammenligner vi dette med 2012 er det en reduksjon på 22 saker. Utviklingen er derfor positiv. Saksbehandlingstiden er redusert i 2013 sammenlignet med 2012 til tross for høyt sykefravær fra sentrale personer som fatter «sosial» vedtak. I tredje kvartal 2013 er nærværsprosenten 86,6 %, noe som er en økning på 6,2 % sett i forhold til 2012. Sykefraværet er høyt og i hovedsak knytta til en langtidssykemeldt. Noe av fraværet skyldes også planlagt fravær. Arbeidsmiljøet ved kontoret er meget bra. NAV Grimstad har 8,0 faste årsverk på kommunal side og det medfører at vi er meget sårbare ved fravær. Tiltak Tiltak Effekt Behov for hjelp fra kommunen Arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder Avklare «tunge» rusmisbrukere Krav om nøkternt forbruk av strøm. Beløpsfastsettelse i hvert enkelt vedtak, alt utover dette beløpet må dekkes av livsoppholdet. Stort fokus på at alle utlendinger må ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp Brukere i jobb. De som ikke ønsker arbeidsplikt velger å ikke søke om sosialhjelp. Reduksjon av sosialhjelpsutbetaling. Reduksjon i sosialhjelp fordi de går over på statlig ytelse. Intern kontroll på utgifter til strøm. Reduksjon av sosialhjelp Utvidelse av Jobbsentralen med en arbeidsleder. Kommunale tiltaksplasser. 15

Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Ulike tiltak er: Arbeidspraksis ved: Jobbsentralen, kommunen og ekstern arbeidsgiver Lønnstilskudd Arbeidsmarkedskurs Øvrige statlige rammestyrte tiltak 2 Bedre levekårene for de vanskeligst stilte brukere Det jobbes daglig med dette. Vi jobber også nå med å innføre Standard for brukerrettet oppfølging. Det er et stort fokus på å veilede og vurdere arbeidsrettede tiltak for arbeidssøkende brukere. Prioritert gruppe i forhold til ovennevnte tiltak og kvalifiseringsprogrammet. Det jobbes daglig med dette. I kvalifiseringsprogrammet jobbes det spesielt med de vanskeligst stilte brukerne. I tillegg har alle ansatte et stort fokus på å hjelpe de vanskeligst stilte brukere over på tiltak eller trygdeytelse som kan hjelpe dem til å bli selvforsørget. 1 Godt arbeidsmiljø Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Snakk til og ikke om Pluss runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontorog avdelingsmøter Den årlige medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført høsten 2012 og NAV Grimstad sitt resultat var 27,5 av 30 poeng. 16

6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 55 901 47 036 8 865 18,8 52 765-3 136-5,9 72 200 Inntekter -1 053-266 -787-296 -275-275 -283-21 100 Andre utgifter 14 188 14 838-650 -4,4 12 384-1 804-14,6 16 751 Netto utgift 69 036 61 608 7 429 12,1 64 874-4 162-6,4 67 851 Personaldata Faste årsverk 88,1 76,6 11,5 15,0 Brutto årsverk 126,5 110,7 15,8 14,3 Nærværs- % 84,1 91,5-7,3 - Aktivitetsdata Antall brukere Under 16 år 22 22 0 0 Over 16 år 73 67 0 0 2013 har vært og er fortsatt et svært krevende år for boveiledertjenesten. Store endringer i tjenestene, flere negative medieoppslag og flere tilsyns- og klagesaker har krevd fokus og ressurser. To av sakene er nå avsluttet fra fylkesmannens side. Fortsatt ligger to saker til behandling og er per i dag uavklarte. Kommentarer Det er ingen store endringer i driften dette kvartalet i forhold til 2. kvartal. Staten har varslet endringer i refusjonsordningen for ressurskrevende tjenester noe som forverrer det økonomiske resultatet betydelig for boveiledertjenesten. Det er ikke mulig per i dag å beregne fullt ut konsekvensen, men den blir så langt vi kan beregne på et sted mellom kr. 0,8 og 1 mill. i 2013. Det betyr at prognosen for året blir rundt minus 3,3 mill. Det vises til 2. kvartalsrapport for ytterligere informasjon om årsakene til det økonomiske avviket. 17

Avviket i årsverk gir ikke et korrekt bilde av utviklingen i 3. kvartal.. Isolert sett så har 3. kvartal 2013 i forhold til 3. kvartal 2012 har en økning på 4 årsverk. Dette igjen er en reduksjon på 11 årsverk sett i forhold til differansen for 2. kvartal. Sykefraværstallet er usikkert, men uansett er det en betydelig økning både i 3 kvartal og gjennom året. Sykefraværet har i stor grad sin årsak i en svært krevende situasjon i 2 (berører 3) av enhetene. Det jobbes systematisk med oppfølging og tiltak for å bedre situasjonen både på systemnivå og individnivå. Tiltak Boveiledertjenesten er en stor enhet. Antall medarbeidere, døgndrift og en sammensatt brukergruppe gir en svært kompleks drift Deloitte sin beskrivelse av Boveiledertjenesten. Deloitte mener deres funn understøtter rapporten fra Devold som konkluderte med at driften er effektiv og svært produktiv når den analyseres på systemnivå. Fokuset på effektiv drift og reduserte kostnader er stort. De medieoppslagene som har vært har i stor grad handlet om pårørende som mener det er for lite bemanning i boligen. Den krevende situasjonen som har vært/er får betydning for det økonomiske resultatet gjennom økt sykefravær og blant annet bruk av overtid i noen av enhetene. Samtidig er det stort fokus på å redusere kostnadene. Resultat- og måloppnåelse Boveiledertjensten har mange dyktige medarbeidere med mye kompetanse og stor omsorg. De fleste pårørende og brukere er godt fornøyd med tjenestene som gis. Vi her et godt samarbeid med UIA om studentpraksis og med videregående skole om læringer innen flere relevante fagområder. Mål Strategier og tiltak Status 1 Alle voksne utviklingshemmede har en dagaktivitet en eller flere dager i uka Sørge for at vi har et allsidig dagsenter. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så selvstendig funksjonsnivå som mulig skoletilbud Ha kompetente medarbeidere Ha turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet Fokus på brukers egenmestring 3 Lavest mulig sykefravær- max 9% Ha fokus på nærvær Følge opp sykemeldte Ha gode turnuser Ha dyktige leder Ha fokus på positive tilbakemeldinger 4 Kildesortering i alle boligene så langt det lar seg gjennomføre Boligene er fritatt for kildesortering fordi det er vanskelig å gjennomføre for flere av brukerne. Målet er at det kildesorteres så langt det lar seg gjennomføre. Og som et minimum for de ansatte. 5 Ha internkontrollsystemer som fungerer Ha gode rutiner og oppfølging 6 Satsing på brukermedvirkning og mangfold Tildeling/omgjøring av tilgjengelige 18

gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud/ gruppeaktiviteter Rekruttere flere støttekontakter. 7 Utarbeide opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid ressurser. Tverrfaglig samarbeid hvor ulike enheter er involvert, f.eks. kulturenheten. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Lønnsnivået i Grimstad er en utfordring i forhold til å skaffe nok støttekontakter. Det er også nødvendig å gjøre systemet for rekruttering bedre. Kursopplegget er ferdig og snart klar til å settes i drift. 19

7. Helsetjenesten Enhetsleder: Bente Somdal Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 20 266 18 715 1 552 8,3 20 897 630 3,0 28 644 Inntekter -4 214-3 264-950 29,1-3 955 259-6,6-5 819 Andre utgifter 17 602 17 336 266 1,5 17 026-576 -3,4 21 525 Netto utgift 33 654 32 786 868 2,6 33 967 313-0,9 44 350 Personaldata Faste årsverk 41,3 40,7 0,6 1,5 Brutto årsverk 47,1 45,7 1,4 3,0 Nærværs- % 94,4 97,0-2,6 - Aktivitetsdata Psykisk helse 2488 3379-891 -26 Legesenteret 5573 4975 598 12 Helsesøstertjenesten 698 0 0 0 Jordmortjenesten 675 0 0 0 Fysioterapi 2620 2226 394 18 Ergoterapi 463 404 59 14 Familiesenteret 335 354-19 -5 Helsetjenesten består av helsesøster- og jordmortjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, familiesenteret, psykisk helsetjeneste, Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har hovedarbeidsområder innen helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. 20

Kommentarer Det er et mindreforbruk på lønn pga vakante stillingsressurser. Økte utgifter i forhold til budsjett er engangsutbetalinger til lisenser, smittevern og kjøp av helsetjenester i EØS-land. Det er betydelige utgifter i forbindelse med konvertering til nyere versjon av dataprogrammer for tilpasning til Norsk helsenett. Økt inntekt er tilførte prosjektmidler til flere prosjekter. Det er også økte inntekter ved Brannstasjonen legesenter da nytilsatt lege ble ferdig spesialist i allmennmedisin tidligere enn forventet og dermed får høyere refusjonstakst enn budsjettert. Det er en økning i faste årsverk hovedsakelig fordi det ble vedtatt i Budsjett- og handlingsplan 2012-2015 ett årsverk for lege og 0,5 årsverk for helsesekretær ved Brannstasjonen legesenter fra 01.09.12. Disse ble besatt 01.10.12. Økning i brutto årsverk er i tillegg vikarer i forbindelse med foreldrepermisjoner og vikar i noe av de ledige ressursene i forbindelse med sykemeldinger. I tillegg ble ett årsverk for fagleder psykisk helse holdt vakant i 2012, til 19.09.12, og er nå besatt. Det er økt sykefravær sammenliknet med 3. kvartal 2012, men samme nivå som 2. kvartal 2013. Sykefraværet er hovedsakelig alvorlig sykdom og langtidssykemeldinger hos få personer. Oppfølging av sykemeldte gjøres i samarbeid med NAV og sykemeldte er nå tilbake i redusert stilling. Aktivitetsdataene beskriver en del av aktiviteten i enheten. Nedgang i tildelte timer for psykisk helsetjeneste forklares med omdisponering av stillingsressurs til forebyggende arbeid og økt fokus på tidlig innsats til barn, ungdom og familier. Det fattes ikke vedtak på forebyggende tiltak og tid brukt til dette registreres derfor ikke. Opprydding i gamle vedtak pågår fortsatt. Brukere som har hatt tjenester i flere år uten endring i helsetilstand avsluttes. Dette er en bevisst omlegging i tråd med nasjonale anbefalinger gjennom samhandlingsreformen, og støttes også av Deloitte-rapporten. De registrerte tallene for helsesøstertjenesten kan ikke sammenliknes med fjorårets tall. Fagsystemet er oppgradert og det er ikke mulig å hente ut sammenliknbare tall. Registreringen startet på nytt med 2. kvartal 2013 og sammenliknbare tall vil bli hentet ut i kommende rapporter. Oppgitt tall er kun for 2. og 3. kvartal 2013. Det vil bli rapportert på antall hjemmebesøk, 6 ukers konsultasjoner, 2 års konsultasjoner, 4 års synskontroll (lege), 4 års konsultasjoner, skolestartkonsultasjoner og antall konsultasjoner på helsestasjon for ungdom. Det er mange konsultasjoner i tillegg, men det er denne aktiviteten det kan hentes ut rapporter på. I 2012 ble konsultasjoner for helsesøstertjenesten og jordmortjenesten registrert samlet, men i 2013 velger vi å skille ut jordmorkonsultasjonene. Aktiviteten i fysioterapitjenesten viser en kraftig økning sammenliknet med 3. kvartal 2012. Spesialist innen barnefysioterapi og psykomotorikk i privat praksis tar inn færre barn. Det er derfor kraftig økning i henvendelser til kommunalt ansatte barnefysioterapeuter i 2013. Ergoterapitjenesten har en økning i aktivitet. Det er ingen opplagt forklaring utover en viss normalvariasjon. Antall konsultasjoner på Familiesenteret er litt redusert i forhold til 3. kvartal 2012. Det kan være normal variasjon, men hovedårsaken er nok flytting til Dømmesmoen og redusert aktivitet i flytteprosessen. Brannstasjonen legesenter har økning i sin aktivitet. Ansettelse av ny lege 01.10.12 forklarer økningen. Det tar tid å bygge opp ny fastlegeliste, men den fylles gradvis opp. Det er viktig å understreke at varigheten av konsultasjonene ikke fremgår i registreringen, unntatt for vedtak innen psykisk helse. Heller ikke kompleksiteten i sakene og antall involverte personer fremgår. Arbeidsbelastningen i enheten er jevnt stor og aktiviteten oppleves som høy innen alle tjenestene. Tiltak Arbeidet med internkontroll og prosedyrer pågår. 0,6 årsverk for psykisk helsearbeider holdes vakant for å spare inn de 0,5 mill. som enheten fikk redusert budsjettet med i 2013. Det gir en innsparing på kr 355 000 på årsbasis. Det er også sykemeldinger i andre tjenester, og stillinger har blitt holdt midlertidig vakant. Det gjelder spesielt husmorvikar/hjemmekonsulent på helsestasjonen. I noen grad har stillinger blitt holdt vakant fordi vi ikke har visst varighet av sykemeldinger samt at ledig 21

stillingsressurs har vært så pass liten at vi ikke har hatt kandidater. Hensikten har også vært å redusere utgifter fordi sektoren har et merforbruk. Å holde stillinger ledig medfører redusert tjenestetilbud til brukerne og økt arbeidsbelastning for ansatte. Dette er ikke gunstig over tid, men i avgrensede perioder kan det forsvares. Det har vært stor aktivitet i Frisklivssentralen og med gruppetilbud generelt for både voksne og barn. Barn og hund gruppe er startet opp igjen med 7-8 frivillige hundeeiere som bidragsytere. Aktiv på dagtid som er et samarbeid mellom Arendal og Grimstad kommuner, NAV, idrettskretsen og fylkeskommunen er i gangsatt med aktiviteter på låven i Frisklivssentralens lokaler, Grimstadhallen, Levermyr og på Fevik. Tidlig innsats med innføring av Kvellomodellen og arbeidet i Ressursgruppen for barn som bekymrer er målrettet mot barnehagene. Flere barnehager har hatt besøk og andre står for tur. SMIL gruppe (tilbud til barn av foreldre med rus og/eller psykisk helseproblem) har ikke kommet i gang pga vanskeligheter med rekrutteringen. Det arbeides med dette og oppstart er igjen forskjøvet. Gruppetilbud for barn med overvekt videreføres. ICDP-opplæring er gjennomført og ny PMTO-foreldregruppe er igangsatt. Arbeidet med innføring av modell for Familiens hus pågår med kompetansetiltak og felles arenaer for de involverte tjenestene. Samlokalisering på Dømmesmoen var et faktum 01.10.13 og dette har nødvendigvis hatt høyeste prioritet i september. 45 personer i helsetjenesten er samlet på Dømmesmoen i Familiens hus. Enheten har hatt god hjelp av Jobbsentralen og vaktmesterne i flytteprosessen. Det har også vært et godt samarbeid med prosjektledelsen. Tjenestene er strålende fornøyd med å være lokalisert på Dømmesmoen. Det er fortsatt en del gjøremål som gjenstår i forbindelse med flyttingen. Resultat- og måloppnåelse: Nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Sikre Rorevannet som drikkevannskilde Samarbeide med Mattilsynet. Starte arbeid med prosedyre for å involvere kommuneoverlegen i kommunale prosesser som angår Rorevannet og dets hensynssone. Kommuneoverlegen har sluttet og dette arbeidet vil ikke bli prioritert nå. 2 Økt deltakelse i Frisklivssentralen (FLS) Flere gruppetilbud som imøtegår behov. SMIL, Lyst på livet, Full rulle. Samarbeid med Lærings- og mestringssenteret om mestringsgrupper. Kompetanseheving av gruppeledere. Grupper som drives av brukere 3 Innføre modell for Familiens hus Etablere lederteam og utvidet lederforum. Avklare forhold rundt taushetsplikt. Utarbeide rutiner for mottak av brukere. Arbeid med felles 4 Bidra til å bedre relasjonskompetansen i barnehagene og bidra til å styrke foreldre/foresatte i omsorgsrollen tilbud, felles arena og med felles tema. Tilby opplæring i foreldreveiledningsprogrammer til flere barnehager og til foreldre. Gjennomføre PMTO foreldregruppe og ICDP-gruppe 5 Økt fokus på tidlig innsats Opplæring og oppfølging av Kvellomodellen etter oppsatt plan. Implementere arbeidet med Barn i 22

6 Styrke rehabiliteringstilbudet til personer som har rehabiliteringsbehov rusfamilier i barnehager og skoler (ikke påbegynt i skoler), LEVEL 0 (innføring i samlivsspørsmål) i vgs, oppfølging av deprimerte mødre. Avslutte tilbud til brukere innen psykisk helse der det ikke har vært endring i helsetilstand for å frigjøre tid til forebyggende arbeid. Iverksette hverdagsrehabilitering med deltagelse fra fysio- og ergoterapitjenesten, rehab avdeling og hjemmetjenesten. Utarbeide fysio- og ergoterapiplan for å sikre samarbeid med fysioterapeuter i privat praksis. Fokus på nysykemeldte og hjemmeboende 23

8. Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari-Anne Johnsen Budsjett hittil i år per 3. kvartal 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 36 893 31 274 5 619 18,0 35 230-1 663-4,7 47 974 Inntekter -358-1 235 877-71,0 0 358-0 Andre utgifter 4 562 5 519-957 -17,3 2 615-1 947-74,5 3 486 Netto utgift 41 097 35 558 5 539 15,6 37 845-3 252-8,6 51 460 Personaldata Faste årsverk 61,1 51,6 9,5 18,4 Brutto årsverk 98,3 83,2 15,1 18,1 Nærværs- % 91,8 92,8-1,0 - Aktivitetsdata Budsjett hittil i år per 3. kvartal Hjemmetj. 2013 2012 endring % periodisert avvik % hele året Brukerrettet tid 47 076 43 504 3 572 8,2 46 233 843 1,8 61 644 Antall brukere 420 390 30 7,7 412 8 1,9 412 Hjemmetjenesten på Fevik HBT og Frivoll ute driver fortsatt nøkternt. Det ble innført nye turnuser i hjemmesykepleien fra 21. januar 2013, ingen endringer på Frivoll, men økning i årsverk på Fevik. Fra slutten av mars 2013 har det vært overtidstopp, innleiestopp og innkjøpsstopp. Enheten består nå fra 21.januar av: Økning fra 4 til 5 hjemmesykepleiegrupper, hjemmehjelpere, brukerstyrte personlige assistenter og ressurskrevende brukere med en til en bemanning i leilighet. Pr.3 kvartal er ikke medarbeidersamtaler gjennomført grunnet for lav fast lederkapasitet. Det ble 17. juni vedtatt politisk at Fevik og Frivoll hjemmebaserte tjenester har blitt tildelt 3,2 millioner grunnet økt volum på aktivitetstimer. Arbeidet med å lage nye turnusplaner og sette inn flere faste årsverk er igangsatt fra september 2013. Nye turnuser og nye faste årsverk vil tre i kraft fra januar 2014. 24

Kommentarer Det er ingen salgsinntekter i hjemmetjenesten, kun praktisk bistand gis mot betaling, men inntektene føres ikke inn i hjemmetjenestens regnskap, ei heller i budsjett. Det er kun refusjonsinntekter som er i regnskap og som også er ført i budsjett. Fra HELFO har den største Multidose-refusjon kommet i 2. kvartal og ressurskrevende bruker-refusjon vil først komme i 4. kvartal. Merforbruk skyldes hovedsakelig lønnsutgifter til innleide årsverk av vikarer på grunn av aktivitetsøkningen på hittil 8,2 % i år. Merforbruket på lønn er på 2 500 000,- kr per 3. kvartal, inkludert overtidsutbetalinger på 1,2 millioner kroner. Da det ikke var nok faste ledere våren 2013 til å leie inn vikarer og rekruttere vikarbasen, ansatte måtte trå til å gjøre innleie selv. Det ble i løpet av 1. og delvis 2. kvartal brukt 1,1 million kroner på overtidsutbetalinger. Fra 2. kvartal ble det satt inn sykevikar for 1 fagleder fast, samt satt i ekstra støttefunksjoner fast og fram til og med 3. kvartal er det kun brukt 128 000,- i overtidsutbetaling i enheten. I merforbruk lønn ligger det da inne utgifter til ekstra innleie til ekstra arbeidslister utover grunnbemanning, timeinnleie praktisk bistand som også har hatt en økning fra 3. kvartal 2012, samt innleie av administrativ arbeidskraft på grunn av manglende ledelse til å organisere denne komplekse driften. Kun i deler av 2. kvartal har det vært nødvendig å bruke privat vikarbyrå for å dekke opp behovet for sykepleiere. Det er heller ikke full dekning i budsjett 2013 for lønn til brukerstyrte personlige assistenter på Frivoll og Fevik. Diverse kampanjer og prosjekter som pasientsikkerhetskampanjen og demenspakken har medført økt behov for økt innleie og økte merutgifter på lønn. Demenspakken innebærer blant annet at personalet må sitte sammen med dement bruker gjennom et helt måltid. Innkjøring av utvida bruk av vårt datasystem Gerica, hvor medisinmodul er tatt i bruk, samt oppstart av bruk av meldingsløftet ved e-link, har dette medført innleie av personell for å få data lagt inn i systemet, samt til opplæring av ansatte som skal bruke systemet. KØH-prosjekt har medført at enheten må forskuttere lønn ut til en sykepleier som har hospitert på sykehuset i Arendal i 8 uker i mai og juni 2013, samt enheten har betalt ut lønn til vikar for denne sykepleieren. Lønnsmidlene som er forskuttert i 2. kvartal vil bli refundert forhåpentligvis i løpet av 4. kvartal. Fastvakter til terminale kreftpasienter som plutselig meldes hjem i helg, følge av demente til spesialisthelsetjenesten, tilordning av medikamenter og endringer i medikamenter, faste avlastningsoppdrag som må utføres utenom faste arbeidslister på gruppene, uttrykning på trygghetsalarmer, kjøreoppdrag av enkeltbrukere som er demente og ikke kan ta dagsenterbuss og venting på biler på verksted er noe av det som det må brukes variabel lønn til (som kan gi mertid og overtidslønn). Økte aktivitetstall i hjemmetjeneste, samt praktisk bistand gir mer utgifter til leasingbiler og reisegodgjøring, det er fra samme kvartal i fjor vært en økning i hjemmesykepleien med 5 biler. Det er nå per 3. kvartal et merforbruk på leasing av bil, skader og drivstoff, samt avregninger på skader, kilometer og forsikring på innleverte biler fra gammel leasingperiode på ca. kr.600 000,-. Det er ikke beregnet inni budsjett midler til overgangskostnader ved innlevering av biler etter utgått leasingbilperiode. Det er et merforbruk på 84 000,- kr i reisegodtgjøring i tredje kvartal. Det grunnet fortsatt noe mangel på leasingbiler i perioder og jobbmobiler at ansatte må bruke private biler og private mobiler, men privat mobilbruk refunderes ikke. Lærlinger per 3. kvartal har gitt 240 000,- kr. i lønnsutgifter som det ikke er dekning for i budsjett. Ansattes sine PDA og mobiler i tillegg gir et merforbruk på 75 000 kr per dette kvartal. PDA ble tatt i bruk igjen fra medio juni. Men tjenesten var fortsatt ustabil, slik at PDA igjen er tatt i av drift og står 25

nå på vent igjen fra september 2013. PDA sto også på vent helt siden juni 2012 grunnet tekniske problemer. Samhandlingsreformen har medført at pasientene hjemmesykepleien mottar ikke lenger er ferdigbehandlet, men kun påbegynt behandling som skal fullføres av hjemmesykepleien. Dette medfører økt behov for sykepleiekompetanse, da hjemmesykepleien arbeider alene hjemme hos bruker. Dette har også medført større kostnader til innkjøp av medisinske forbruksvarer. Det er også et økt behov for kompetanseøkning og vedlikehold i hjemmesykepleien, det forsøkes derfor internundervisning for å gjøre dette så billig som mulig. Nå ser det ut til at den gjennomgående mangel på ledelse og pågående sterk aktivitetsvekst med stor grad av vikarinnleie på timebasis, gir tretthetsutslag hos fast ansatte medarbeidere og ledere. Fra 2. kvartal har fraværet økt både på langtid og korttid, det er en økning i 3. kvartal 2013 på? % i forhold til 3. kvartal i 2012. Det er jevnlig kontakt med de sykemeldte, oppfølgingssamtaler gjøres og dialogplassen benyttes. Fra 4. kvartal vil faglederne som ansattes nærmeste leder ta over sykefraværsoppfølgingen som enhetsleder gjør i dag. Økning i faste årsverk stemmer ikke i tabellen, det har ikke skjedd en økning på 9,5 faste årsverk fra 2012 til 2013. I hjemmesykepleien er det tilført 4,45 faste årsverk i ny turnus fra 21.01.13 for hjemmesykepleien på Fevik som skal tilsvare økte budsjettmidler på 3,1 millioner. Økte budsjettmidler på bakgrunn av økte aktivitetstall i begynnelsen av 2012. totalt har HBT 68,5 faste årsverk. På grunn av stadige turnusendringer, har faste stillinger blitt holdt vakante for å ha spillerom når nye turnusplaner legges. Ved sykefravær i faste stillinger, har det innimellom blitt leid inn på timer istedenfor å ansette fast vikar, da det har vært forsøkt de dagene det har vært mulig å unngå innleie. Det er meget krevende for marginal ledelse å leie inn midletidige og vikarer på timebasis i ca.30 årsverk. På grunn av for lav faglederressurs, etter kutt på 2 årsverk per 1.01.2012, er det leid inn administrativ hjelp i 2013 i delvis 2 årsverk og også delvis i 3. kvartal er det leid inn 1,2 årsverk, fordelt på Fevik og Frivoll. Det har vært stabilt forhøyede aktivitetstall fra 3. kvartal 2012 til 3. kvartal 2013, det har derfor vært leid inn delvis ekstra på dag, kveld og helg på Fevik og delvis på dag og kveld på Frivoll, dette på bakgrunn av at midler ikke er tildelt enda til faste årsverk for 3. kvartal 2013. Det har også vært en aktivitetsøkning i praktisk bistand, slik at det er også leid inn ekstra gjennom hele 3. kvartal i denne tjenesten. Økt sykefravær har også medført økt behov for innleie. Resultat- og måloppnåelse nr Målsetninger for budsjett 2013 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fortsette å holde sykefravær innenfor 6 % Gjennomføre medarbeidersamtaler med alle Gjennomføre myndiggjorte medarbeidere og ha ressurspersoner med ulikt ansvar. Primæransvar for de enkelte brukerne, lettere å gjennomføre med faste ansatte på jobb. Sosiale felles samlinger x4. Flere ansatte som sykler og går til og fra jobb. På grunn av mangel på lederressurser har det ikke vært prioritert tid til annet en drift. Medarbeidersamtaler har ledelsen 26

2 Fortsette å ha god og riktig kvalifisert rekruttering for å sikre god kvalitet på tjenesten ut til brukerne 3 Fortsette å ha kompetansehevende tiltak for å komme i møte med samhandlingsreformen og ny velferdsteknologi. Dette vil gi god kvalitet på tjenesten ut til brukerne ikke hatt tid til å prioritere i løpet av 3. kvartal. På grunn av driftstilpasninger og volumøkning, har enheten ikke lenger stabile fraværstall. På grunn av mangel på ledelse har enhetsleder hatt ansvaret for oppfølging av langtidsfraværet. Fra 4. kvartal vil ansvaret for oppfølging gå over igjen til ansattes nærmeste fagleder. Faglederne har fått opplæring gjennom kommunen og arbeidslivssenteret i sykefraværsoppfølging. Være en attraktiv enhet med lavt fravær innen 6% og turnover skal være minimal. Ta godt vare på nyansatte, studenter, elever og lærlinger. Gi disse infohefter og god opplæring. Bruke ansatte som veiledere, kontaktpersoner, faddere og bruker-koordinatorer. Det er fortsatt i 3. kvartal god søknad på vakante stillinger og god tilgang på nye vikarer. Har besatt alle vakante stillinger. Lav turnover. 27 Være med i prosjekter som utviklingshjemmetjeneste og samarbeide med FOU, UIA og sykehuset. Ha intern undervisningsdrift. La ressurspersonene øke sin kompetanse og undervise kollegaer. Fagutviklingssykepleier har laget en internundervisningsplan som legges til arbeidstiden. PDA hadde stått på vent på grunn av tekniske problemer som var landsdekkende fra juni 2012 og ble tatt i bruk igjen i juni 2013, men ble avsluttet i september 2013 på grunn av fortsatt tekniske problemer og ustabilitet blant annet på telefonfunksjonen. Mobiler brukes nå.. 4 Fortsette å ha økonomisk balanse Lage ny turnus med ressurstilpasninger og innovativ drift. Ha nøktern drift med overtidsstopp, innkjøpsstopp og forsiktig vikarinnleie. Enheten har per 3. kvartal største merutgifter på lønn til hjemmetjenesten og brukerstyrte personlige assistenter. Det er innført pr.1 april overtidsstopp, innkjøpsstopp og innleiestopp i den grad det er mulig å gjennomføre, dette grunnet volumøking i aktivitetstimer. Fra andre kvartal og i 3. kvartal er det brukt minimalt med overtid, men enheten bærer med seg overtidsforbruket fra 1. kvartal. Aktivitetsøkning i hjemmesykepleiens grupper har gått ned