Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Valgstyre Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedato: 16.04.2013 Tid: Ca Kl. 10.45 (i forlengelsen av formannskapsmøtet) Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: 611 26 410 snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 1/13 12/544 STORTINGSVALGET 2013 - GJENNOMGANG AV AKTUELLE ENDRINGER I VALGLOVEN - OPPLEGG OG GJENNOMFØRING - FORDELING AV ANSVAR 2/13 12/544 STORTINGSVALGET 2013 - FASTSETTING AV STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTID FOR VALGLOKALENE 3/13 12/544 STORTINGSVALGET OG SAMETINGSVALGET 2013 - GJENNOMFØRING AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN Hov, den 09.04.2013 Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: 61 12 64 10 2860 HOV HOV Telefaks: 61 12 64 20

Sak 1/13 STORTINGSVALGET 2013 - GJENNOMGANG AV AKTUELLE ENDRINGER I VALGLOVEN - OPPLEGG OG GJENNOMFØRING - FORDELING AV ANSVAR Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 12/544 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/13 Valgstyre 16.04.2013 Innstilling: Valgstyret tar redegjørelsen om aktuelle endringer i valgloven og forslag på opplegg for gjennomføring av stortingsvalget til orientering. Vedlegg: Brev av 15.03.2013 fra Kommunal- og regionaldepartementet vedr. orientering om endringer i valgloven og valgforskriften Bakgrunn: Valgdagen for stortings- og sametingsvalget for 2013 er fastsatt til mandag 9. september. Hvert enkelt kommunestyre kan bestemme at det i vedkommende kommune også skal holdes valg søndag 8. september. Kommunestyret i Søndre Land gjorde i møte 19.11.2012 som sak 84/12, vedtak om at det også gjennomføres stortingsvalg og sametingsvalg søndag 8. september for alle kommunens stemmesteder. I det fastsatte delegeringsreglementet som trådte i kraft 01.01.2013, har kommunestyret delegert den videre gjennomføringen av valgene til valgstyret, jfr. valglovens 4.1 (dog med unntak av å fastsette antall/inndeling av stemmekretser i kommunen). Det er i gjeldende delegeringsreglement videre fastsatt at det er formannskapet som utgjør kommunens valgstyre. I forbindelse med stortingsvalg, er valgstyrets/kommunens ansvar avgrenset til å sørge for nødvendige forberedelser for at selve valget blir gjennomført, herunder ansvar for utlegging av manntall som viser hvem som er stemmeberettighet og sørge for utsending av valgkort. Videre har kommunen ansvaret for den praktiske gjennomføringen av valget og at valgstyret/kommunen sørger for gjennomføring av forhåndsstemmegivningen, samt sørger for å stille til disposisjon tilfredsstillende valglokaler og annonsering om tid og sted for både forhåndsstemmegivningen og selve valgdagene. Side 2 av 10

Sak 1/13 I gjeldende delegeringsreglement er rådmannen delegert følgende myndighet i forbindelse med gjennomføring av valg: Oppnevning av stemmemottakere ved forhåndsstemming Foreta den nødvendige organiseringen og oppnevningen av hjelpepersonell i forbindelse med gjennomføringen av opptellingen Oversending av materiell ved stortingsvalg og fylkestingsvalg Valgstyret har ansvaret for å fastsette stemmesteder/valglokaler og fastsette tiden for stemmegivningen, samt oppnevning av stemmestyrer. Sak om fastsetting av stemmesteder/valglokaler og tiden for stemmegivningen fremmes nå som egen sak i det samme møtet, mens sak om oppnevning av stemmestyrer fremmes på et senere tidpunkt før sommerferien. Med dette fremmes det sak som gjør rede for hvilke endringer som er gjort gjeldende i valgloven med tilhørende forskrift, og hvordan administrasjonen (valgsekretaritet) ser for seg opplegg og gjennomføring av stortingsvalget. Vurdering: I forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011, ble det vedtatt en endring i valgloven som trådte i kraft per 01.01.2012. Denne lovendringen går ut på at kandidater som er ført opp på en valgliste er utelukket fra å være stemmemottaker og valgfunksjonær i valglokalene i den enkelte kommunene i vedkommende fylke. I kommunestyre- og fylkestingsvalget for 2011 ble det også gjennomført forsøk i utvalgte kommuner/fylker vedr. stemmerett for 16-åringer og elektronisk valg/stemmegivning. I 2012 sendte Kommunal- og regionaldepartementet ut et høringsnotat om evaluering av valget i 2011 og forslag til nye endringer i valgloven og valgforskriften. Evalueringen av forsøket med stemmerett for 16-åringer vil først foreligge i november 2013. Når det gjelder forsøket med elektronisk stemmegivning (e-valg), vil dette bli videreført som forsøk i utvalgte kommuner også ved det kommende stortingsvalget. I forbindelse med gjennomføringen av stortingsvalget, har kommunal- og regionaldepartementet bestemt at det skal innføres et felles elektronisk valgdatasystem for alle kommunene. Det er i den forbindelse opprettet en egen internettbasert valgportal som kommunene skal benytte til å fremskaffe manntall, utsteding av valgkort og registrering av selve valgresultatet, både relatert til forhåndsstemmegivningen og valgtingsstemmegivningen. Side 3 av 10

Sak 1/13 Dette valgdatasystemet kan også benyttes til å skanne de avgitte stemmesedlene slik at det stemmeresultatet fremkommer automatisk. Departementet har lagt til grunn at denne skannemodulen kun er aktuell for kommuner som har over 10.000 stemmeberettigede, slik at denne modulen er ikke aktuell for Søndre Land kommune. Når det gjelder forslag på nye endringer i valgloven og valgforskriften, har da departementet med bakgrunn i høringsnotatet fra 2012, fremmet følgende forslag om endringer i valgloven og valgforskriften (se vedlegg): Nye regler for forhåndsstemming som omfatter at forhåndsstemmegivningen skal skje på samme måte som på valgtinget, dvs. stemmesedlene skal stemples og legges direkte i valgurne uten bruk av særskilt stemmeseddelkonvolutt. Videre skal det alltid være minst to stemmemottakere ved forhåndsstemmegivningen. Endringer i reglene for manntall som bl.a. innebærer at kommunen som hovedregel må sørge for å ha elektronisk tilgang på manntallet, også i forbindelse med forhåndsstemmegivningen. Men det er åpnet for unntak dersom online manntall ikke er tilgjengelig med beskrivelse av beredskapsprosedyre for håndteringen av stemmegivningen i så fall. Videre er det foreslått at ansvaret for å utarbeide manntallet overføres til staten, men at kommunene fortsatt skal ha ansvaret for å oppdatere manntallet der dette er nødvendig pga feil eller endringer. Presisering av kommunens plikt til å vurdere egnethet og tilgjengelighet til valglokaler (plikten innarbeides i selve valgloven og ikke som tidligere kun i valgforskriften) Fristen for innlevering av listeforslag endres fra midnatt til kl 1200 den 31. mars i valgåret (foreslås å tre i kraft fra 2015). Konsekvensene av de foreslåtte lovendringene vil bl.a. innebære at det må være flere stemmemottakere tilgjengelig i forbindelse med forhåndsstemmegivningen. Tidligere har kommunen praktisert at de som bemanner og er avløsere i servicetorget er blitt oppnevnt som stemmemottakere, og at det vanligvis har vært kun en person som har mottatt forhåndsstemmene. Heretter må en altså sørge for at det til enhver tid er minst to til stede i servicetorget i forbindelse med mottak av forhåndsstemmer. Når det gjelder muligheten for å ha elektronisk tilgang på manntallet og direkte registreringer av forhåndsstemmene, kan dette bli en utfordring i valglokalene utenfor rådhuset spesielt i forbindelse med ambulerende forhåndsstemmemottak. Rådmannen vil sørge for at dette blir testet ut før forhåndsstemmeperioden, men legger til grunn at valggjennomføringen uansett kan sikres ved i unntakstilfelle benytte seg av den foreslåtte beredskapsprosedyren. For øvrig vises det til egen sak om gjennnomføring av forhåndsstemmegivningen. Når det gjelder det nye elektroniske valgdatasystemet, vil det bli gjennoført opplæring av valgsekretariaet i regi av departementet. Kommunen vil få tilgang til manntallet 2. april 2013, og vil da starte det forberedende arbeidet med å produsere valgkort. Videre vil det bli bestilt stemmesedler fra fylkesvalgstyret så snart valglistene er godkjent og stemmesedlene er trykket. Fylkesvalgstyret vil sende nærmere underretning om dette. Når det gjelder annonsering, så har KS Hedmark og Oppland tidligere samordnet fellesannonsering for kommunene i begge Side 4 av 10

Sak 1/13 fylkene. Vi har fått melding om at fylkevalgstyret i Oppland vil sørge for at dette blir ivaretatt også denne gangen. Manntallet skal legges ut til offentlig ettersyn per 30.06.2013, og som tidligere vil det være anledning til å foreta tidlig forhåndsstemming per 01.07.2013 og frem til 09.08.2013. Den ordinære forhåndsstemmegivningen starter 12.08.2013 frem til 06.09.2013. Når det gjelder sametingsvalget, utarbeides det et særskilt manntall for dette. For kommuner som har færre enn 30 manntallsførte for sametingsvalget, vil det kun være aktuelt å motta forhåndsstemmer. Dersom det er over 30 manntallsførte til sametingsvalget i den enkelte kommune, plikter kommunen å sørge for at det blir avholdt ordinært valgting. Rådmannen foreslår at valgstyret tar ovennevnte redegjørelse vedr. aktuelle endringer i valgloven og opplegget for gjennomføringen av stortingsvalget og sametingsvalget til orientering. Side 5 av 10

Sak 2/13 STORTINGSVALGET 2013 - FASTSETTING AV STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTID FOR VALGLOKALENE Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 12/544 Saksnr.: Utvalg Møtedato 84/12 Kommunestyret 19.11.2012 2/13 Valgstyre 16.04.2013 Innstilling: 1. Det benyttes følgende valglokaler for de respektive stemmekretsene: a) For Vestsida krets oppvekstsenteret b) For Odnes krets Gymnastikksalen ved Odnes skole c) For Hov krets Vestibylen og Bodega i Rådhuset 2. Åpningstiden for gjennomføring av valget fastsettes fra kl 1400 1800 søndag 8. september og fra kl 1000 1800 mandag 9. september. Behandling/vedtak i Kommunestyret den 19.11.2012 sak 84/12 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Det gjennomføres stortingsvalg og sametingsvalg søndag 8. september for alle kommunens stemmesteder i tilknytning til selve valgdagen den 9. september 2013. Valgstyret bestemmer nærmere tidspunkt for stemmestedenes åpningstid i samsvar med valglovens 9 3 nr. 2. Vedlegg: Ingen Side 6 av 10

Sak 2/13 Bakgrunn: Det vises til vedtak i kommunestyrets møte 19.11.2012, sak 84/12 om fastsetting av to dagers valg i forbindelse med høstens stortingsvalg, og at valgstyret bestemmer nærmere tidspunkt for stemmestedenes åpningstid i samsvar med valglovens 9 3 nr. 2. Videre vises det til kommunestyrets vedtak i forbindelse med gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget for 2011, hvor kommunestyret i møte den 14.03.2011 som sak 7/11 gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar at det benyttes 3 stemmesteder ved kommune- og fylkestingsvalget for 2011. Dette betyr følgende endringer i forhold til dagens inndeling av 8 stemmekretser: a) Bjørnerud/Ringlia/Ligarda utgjør Vestsida krets. b) Nes/ Prestegard/Bergegarda, Sedal/Odnes og Landås inngår i en krets for Odnes med omegn. c) Holmen/N.Østbygda/Halmrast, S.Østbygda, Lausgarda og Grime inngår i en krets for Hov med omegn. 2. Valgstyret delegeres myndighet til å fastsette benevnelse på stemmekretsene og bestemme valglokaler for stemmestedene. Valgstyret gjorde i sitt møte 13.04.2011, som sak 4/11 følgende vedtak vedr. benevnelse på stemmekretsene og fastsetting av valglokaler og åpningstid: 1. Det fastsettes følgende benevnelse for de nye stemmekretsene: a) Vestsida som erstatning for Bjørnerud/Ringlia/Ligarda b) Odnes som erstatning for Nes/Prestegard/Bergegarda, Sedal/Odnes og Landås c) Hov som erstatning for Holmen/N.Østbygda/Halmrast, S.Østbygda, Lausgarda og Grime 2. Det benyttes følgende valglokaler for de respektive stemmekretsene: d) For Vestsida krets Lidarheim e) For Odnes krets Gymnastikksalen ved Odnes skole f) For Hov krets Vestibylen og Bodega i Rådhuset 3. Åpningstiden for gjennomføring av valget fastsettes fra kl 1400 1800 søndag 11. september og fra kl 1000 1800 mandag 12. september. Side 7 av 10

Sak 2/13 Vurdering: Rådmannen ser ingen grunn til å fremme noen ny sak vedr. stemmekretsinndelingen i kommunen, men kan opplyse om at valgtilslutningen i kommunestyrevalget økte fra 53% i 2007 til 57% i 2011. Rådmannen ser heller ingen grunn til å fremme forslag på endringer på benevnelsen på stemmestedene. Når det gjelder valglokaler, så foreslår rådmannen en endring vedr. Vestsida stemmekrets, og finner det da naturlig at det nye oppvekstsenteret blir nytt valglokale i stedet for Lidarheim. Dette med bakgrunn i at det nye oppvekstsenteret forutsettes være ferdig til skolestart høsten 2013. Når det gjelder konkret hvilke lokale som egner seg best som valglokale på det nye oppvekstsenteret, vil en måtte avvente med å ta stilling til dette til oppvekstsenteret er ferdig. På bakgrunn av kun positive erfaringer fra siste kommunestyrevalg, så foreslår rådmannen at valglokalene for de to øvrige stemmekretsene blir de samme som den gang. Kommunestyret har i sak 84/12 gjort vedtak om at det også denne gangen gjennomføres valg for alle stemmestedene på søndagen i tilknytning til selve valgdagen, dvs. søndag 8. september. Både ved siste kommunestyre- og fylkestingsvalg, samt forrige stortingsvalg ble det bestemt å ha åpningstid fra kl 1400 1800 på søndagen, og fra kl 1000 1800 på selve valgdagen. Etter valglovens bestemmelser kan åpningstiden være frem til kl 2100. Etter det rådmannen er kjent med, er det ikke noe som tilsier at det er behov for eller ønskelig med å endre tidligere praksis med tanke på åpningstiden og foreslår at åpningstiden fastsettes i samsvar med det som ble bestemt både ved siste stortingsvalg og kommunestyrefylkestingsvalg. Side 8 av 10

Sak 3/13 STORTINGSVALGET OG SAMETINGSVALGET 2013 - GJENNOMFØRING AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNINGEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 12/544 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/13 Valgstyre 16.04.2013 Innstilling: 1. Valgstyret vedtar at tidligstemmegivningen i perioden 1. juli frem til 9. august, samt den ordinære forhåndsstemmegivningen i perioden fom 12. august til og med 6. september foregår ved servicetorget på Rådhuset. 2. Valgstyret vedtar at det avholdes ambulerende forhåndsstemmegivning ved følgende steder: Hovli sykehjem og eldresenter Landaasen Rehabiliteringssenter Riisby Behandlingssenter Adminstrasjonen gis fullmakt til å avtale nærmere tidspunkt for gjennomføring av forhåndsstemmeavgivningen med den enkelte institusjon mellom perioden 3. 6. september. 3. Frist for søknad om å avgi forhåndsstemme der en oppholder seg, jfr. valglovens 8-3, nr. 6, fastsettes til 4. september. 4. Kunngjøringen av forhåndsstemmegivningen skjer i forbindelse med felles valgannonsering i regi av fylkesvalgstyret i Oppland. Vedlegg: Kapittel 8 i valgloven om Forhåndsstemmegivningen Bakgrunn: Det vises til vedlagte utdrag av valglovens kap. 8 om Forhåndsstemmegivningen. Som det fremgår av valglovens 8-1, starter den ordinære forhåndsstemmegivningen den 10. august i valgåret. Iht valglovens 8-1, nr. 4, kan velgere som ikke kan avgi stemme på valgdagen eller i den ordinære forhåndsstemmeperioden henvende seg til kommunen og avgi tidlig stemme fra Side 9 av 10

Sak 3/13 1. juli. Slik tidlig stemmegivning vil bli mottatt og registrert på en forenklet måte. Videre fremgår det at forhåndsstemmegivning må ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen, dvs. fredag 6. september. Valglovens 8-2 regulerer hvem som kan motta forhåndsstemmer. Valglovens 8-3 regulerer hvilke steder som forhåndsstemmegivningen kan foregå. Som det fremgår av disse bestemmelsene, er kommune pliktig til å sørge for ambulerende mottak av forhåndsstemmer på helse- og sosialinsitusjoner som befinner seg i kommunen. For Søndre Land vil dette dreie seg om Hovli sykehjem og eldresenter, Landaasen Rehabiliteringssenter og Riisby Behandlingssenter. Videre fremgår det av valglovens 8-5, nr. 6, at velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der kommunen ellers gjennomfører forhåndssstemmegivning eller ordinært valg, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemmer der de oppholder seg. Fristen for spesielt tilrettelagt/ambulerende forhåndsstemmegivning må fastsettes til et tidpunkt innenfor perioden mellom tirsdag og fredag siste uke før selve valget, dvs. mellom 3. 6. september. Kommunen plikter å kunngjøre denne fristen. For øvrig vises det til valglovens 8-4 om fremgangsmåten ved forhåndsstemmegivningen. Vurdering: Rådmannen anbefaler at gjennomføringen av forhåndsstemmegivningen skjer i tråd med tidligere etablerte praksis ved at både tidlig stemmegivningen og den ordinære forhåndsstemmegivningen skjer i servicetorget på Rådhuset. Videre at det gjennomføres ambulerende forhåndsstemmegivning på Hovli sykehjem og eldresenter, Landaasen Rehabiliteringssenter og Riisby Behandlingssenter. Da dette vil kreve noe forberedelser og avtale med de enkelte institsjonene, foreslår rådmannen at aministrasjonen delegeres fullmakt til å avtale nærmere om tidspunkt innenfor den perioden som fremgår av valglovens bestemmelser. Rådmannen viser for øvrig til redegjørelsen i sak om gjennomføring av stortinsvalget vedr. endringer i mottak og registrering av forhåndsstemmer, og at kravet om elektronisk forhåndsstemming kan by på tekniske utfordringer i forbindelse med mottak utenfor Rådhuset. Når det gjelder kunngjøringen av forhåndsstemmegivningen, foreslår rådmannen som nevnt i saken om gjennomføring av stortingsvalget at kommunen deltar i den felles valgannonsseringen som er tilbydt i regi av fylkesvalgstyret i Oppland. I henhold til gjeldende delegeringsreglement, er rådmannen delegert myndighet til å oppnevne stemmemottakere ved forhåndsstemmegivningen. Side 10 av 10