Anskaffelse av elektroniske faktureringstjenester
Endringslogg Dokumentnavn Versjon Opprettet Siste endret Status Fjellinjen Revisjonshistorikk - Spørsmål og svar v1.0 1.0 10.06.2011 10.06.2011 Godkjent Dato: Versjon Beskrivelser Forfatter 10.06.2011 1.0 Dokument opprettet Svar på spørsmål mottatt 10. juni Martin N. Hjelle
Innhold 1. Introduksjon 2. Spørsmål og svar mottatt før 10. juni
1 Introduksjon - Formålet med dokumentet
Formålet med dokumentet Dette dokumentet har som hensikt å besvare spørsmål fra Leverandører. Dersom besvarelsen ikke er dekkende i forhold til hva Leverandør har ment i spørsmålet ber vi om at det blir stilt et nytt og utdypende spørsmål. Merk følgende: Om det er avvik mellom svar på spørsmål og konkurransegrunnlaget, er det konkurransegrunnlaget som vil være gjeldene. Er det behov for presiseringer til konkurransegrunnlaget vil ny versjon bli publisert på Doffin. For at Fjellinjen skal ha mulighet til å besvare henvendelser vedrørende konkurransen settes frist for å sende inn spørsmål til tirsdag 12. juli klokken 12.00. Det vil være mulig å sende inn spørsmål etter dette, men Fjellinjen kan da ikke garantere at det blir tid til å finne svar. Side 5
2 Svar på spørsmål mottatt før 10. juni 2011
Hvilket printformat skal valgt leverandør sende printleverandør? Ferdig print format eller er råformat ok? Leverandør skal ved oppstart levere på råformat (samme som mottatt format). Angående kravet om at leverandøren skal ha ansvar for oppdatering av kunderegister hvordan skal dette gjøres i praksis? Fjellinjen ser for seg at Leverandør mottar informasjon om Fjellinjens register gjennom flatfil som importeres jevnlig eller gjennom webservices og bygger et eksternt register med de felter som er nødvendige for å levere tjenestene. Fjellinjen mener ikke at Leverandør skal oppdatere Fjellinjens interne register. Kan dette punkt utdypes nærmere? Punkt 5 i Overordnet prosessbeskrivelse i Kapittel 3 utdypes nærmere: Oppdragsgiver laster ned fakturafiler med metadata fra Leverandørens server for langvarig lagring. Med fakturafiler menes her pdf-filer. En fil for hver faktura. Med metadata menes her informasjon som beskrevet i kravet: K-2.3.2 koblet opp mot fakturafil. Dette kan være lagret i en tekstfil. Hensikten er at Fjellinjen ved å benytte metadatafilen enkelt skal kunne plassere filene i et internt arkiv dersom dette på et senere tidspunkt skulle bli aktuelt. Side 7
Skal retur fra elektronisk faktura og som da skal printes sendes printleverandøren direkte? Ja. Kan punkt K-2.1.3, K-2.1.6 og k-2.2.5 i Overordnet krav i tabell 2 utdypes nærmere? K-2.1.3: Leverandør skal håndtere all datakommunikasjon som er nødvendig for å levere de forespurte tjenestene. K-2.1.6 og K-2.2.5: Kampanjer - <SVAR KOMMER VED PUBLISERING I DOFFIN> I punkt K-2.3.2 står det at output fra fakturhotell skal kunne printes. Hvor skal printen rutes og med hvilken layout skal denne ha printlayout eller web layout? Hensikten med kravet er at Fjellinjens kundebehandlere skal kunne skrive ut faktura og sende til kunde manuelt dersom det skulle bli behov. Det er derfor snakk om printlayout. Punkt 2.3.3 står det at alle fakturaer skal lagres som PDF-filer - skal det denne PDF ha printlayout være identisk med det som går til print? Det er ønskelig at denne filen blir mest mulig lik fakturaen som har blitt sendt til kunde. Faktura som sendes som efaktura kan naturligvis se annerledes ut. Side 8
Prising hvordan priser vi tjenester i tilbudet? Det er behov for flere priselementer enn det som er satt opp i prisbilaget. Fjellinjen mener at det skal være mulig å prise tjenestene for seg slik som forespurt i tilbudet. Skal langtidsarkiv inngå som en del av tilbudet? Nei, Fjellinjen tar selv vare på pdf-filene for langtidslagring. Se 3.3 Bilag 7. Beskrivelse av oppdragsgivers tekniske plattform ønskes. Klienter: Kjører en MS desktop, låst ned med Powerfuse, på Citrix-servere, stort sett v.h.a. Wyse tynnklienter. Båndbredde ut: 100 Mb/s. Milepæler: Er det krav til at også løsninger tilbudt som opsjoner skal leveres innen tentative datoer? Nei, dette er ikke et krav. Dersom opsjonene utløses avklares tider for oppstart etter kontraktssignering. Side 9
Vil Fjellinjen tillate bruk av det andre formatet (kalt B2B i CSN) som finnes for generering av fakturafiler i sentralsystemet? Nei, Fjellinjen vil per i dag benytte ebrevformatet som beskrevet i konkurransegrunnlaget. Vil filene fra Fjellinjen kunne utvides til også å inneholde organisasjonsnummer til firmakunder? Evt fødselsdato på privatkunder der dette finnes? Det er ønskelig med en slik oppdatering på sikt, men Fjellinjen kan ikke garantere at dette lar seg gjøre. Slik informasjon må derfor på forhånd overføres til kunderegisteret hos Leverandør. Vil en kunde i systemet ha samme kundenummer på alle fakturaer som sendes? Nei. En bedriftskunde vil kunne ha flere kundenummer. Kunder som ikke har avtale med Fjellinjen vil også kunne få flere kundenummer (passeringer uten Autopass brikke). Skal purringer sendes som efaktura eller epostfaktura? Purringer skal sendes som papirfaktura. Side 10
Vil Fjellinjen ha i sine systemer indikasjon på om mottaker ønsker/vil motta faktura elektronisk B2B? Nei. Fjellinjen ønsker å kunne gjøre oppslag for å se hvilke kunder som er registrert for å motta efaktura (B2C og B2B). Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon vil bli oppdatert. Og hvis det finnes en slik mulighet vil da Fjellinjen kunne oversende slik informasjon videre til meldingsformidler i fakturafilen? Det finnes ikke en slik mulighet. Hvordan skal vi gå frem dersom vi ønsker å benytte underleverandører? Ved bruk av underleverandører er det tilstrekkelig at Leverandør oppgir navn og rolle i Bilag 5. Det skal tydelig fremkomme hvordan underleverandør skal brukes. Leverandør vil være ansvarlig for at underleverandør oppfyller de krav som stilles etter kontrakten. Side 11