Del 2 Kundens kravspesifikasjon

Transkript

1 Anskaffelse av forhandler for Fjellinjen AS Del 2 Kundens kravspesifikasjon INNHOLD INTRODUKSJON Veiledning til utfylling av tabeller ARBEIDSOMFANG... 3 OVERORDNEDE KRAV (Avtalens punkt 1.2)... 4

2 Side 2 av 6 INTRODUKSJON Dette dokumentet har som hensikt å gi en beskrivelse av de behov som Oppdragsgiver ønsker å dekke gjennom tjenestene som skal anskaffes og hvilke krav som stilles til Leverandør og tjenestene. 1.1 Veiledning til utfylling av tabeller Kravene til tjenestene som skal tilbys er gitt på tabellform. Forklaring på hvordan tabellene skal leses er gitt i Tabell 1. Er det ett eller flere "skal-krav som ikke oppfylles, kan det lede til avvisning, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1) bokstav d). Se for øvrig konkurransegrunnlagets pkt. 4. Oppfyllelse av bør-krav vil honoreres positivt under tildelingskriteriet Tabell 1 Eksempel på tabell: 1 <TYPE KRAV> 1.1 <KATEGORI> <BESKRIVELSE AV BEHOV> <BESKRIVELSE AV KRAV>

3 Side 3 av 6 2 ARBEIDSOMFANG Overordnede tjenester som skal tilbys: 1) Motta utfylt avtalekjema fra kunde, og verifisere at alle felter er korrekt utfylt, og leselig for OCR scanning. Feil utfylt eller ikke leselig OCR fører til ingen godtgjørelse for leverandør. 2) Motta kontant betaling for etterbetaling av passeringsavgift, via såkalt servicegiro. Feil utfylt eller ikke leselig OCR fører til ingen godtgjørelse for leverandør. 3) Assistere og veilede oppdragsgivers kunder ved utfylling av skjema, samt informere om oppdragsgivers tjenester. 4) Leverandør stiller til rådighet område sentralt plassert i lokalene, der oppdragsgivers kunder kan få utført tjenester knyttet til sin avtale og etterbetaling av serviceavgift. Fjellinjen gjør oppmerksom på det jobbes med automatisering av tegning/endring av avtaler, samt etterbetaling av servicegiro.

4 Side 4 av 6 OVERORDNEDE KRAV (Avtalens punkt 1.2) En overordnet kravspesifikasjon fremkommer av tabellene nedenfor. Se del 0 for veiledning til utfylling og tolkning av tabellene. Tabell 2 Generelle krav til tjenestene: GENERELLE KRAV TIL TJENESTENE K-1.1 Krav til plassering av forhandlere Oppdragsgiver er avhengig av at forhandlere er plassert slik at våre kunder har tilgang til etterbetaling av passeringsavgift for våre bomstasjoner, uten å måtte kjøre lange avstander. K Leverandør skal ha et godt utbygd nettverk av forhandlere i Oslo. Minimum 10 forhandlere skal være plassert i umiddelbar nærhet av Fjellinjens bomstasjoner ved alle hovedinnfartsveier inn til Oslo, dvs. E6, E18, RV 4, RV 190 samt Ring 3 i Oslo. K Leverandør skal ha forhandlere som er lett tilgjengelig med bil, gode parkeringsmuligheter i umiddelbar nærhet til hoved innfartsårene til Oslo. K Leverandør skal ha godt utbygd nettverk av forhandlere i Oslo og Akershus, slik at vi ved eventuelt fremtidig behov kan utvide antall forhandlere. K Leverandør skal ha område utenfor hver forhandler som har plass nok til at minimum 2 lastebil/trailer i tillegg til personbiler har plass for parkering mens kunde benytter våre tjenester. K-1.2 Krav til tilgjengelighet Våre kunder må blant annet ha mulighet til å etterbetale passeringsavgift kontant etter passering, denne løsningen må være tilgjengelig 24 timer i døgnet, alle dager. K Leverandør skal ha 24 timers åpningstid 7 dager i uken for alle sine forhandlere tilknyttet oppdragsgiver. K Leverandør skal ha lokaler ved hoved innfartsårene der kunden fysisk har tilgang til disse lokalene, og får assistanse av betjening. K Leverandør skal ha avsatt plass der oppdragsgivers kunder kan fylle ut avtaleskjema og servicegiro. K-1.3 Krav til avtaleskjema

5 Side 5 av 6 Oppdragsgiver har et ferdig utarbeidet avtaleskjema som benyttes til å tegne avtale, endre allerede inngått avtale, samt si opp avtale. K Leverandør skal hjelpe kunder med å fylle ut oppdragsgivers avtaleskjema, og dette arbeid skal prioriteres, for å unngå ventetid for våre kunder. Leverandør skal sikre at all informasjon er skrevet på avtaleskjema, verifisere at all informasjon er korrekt, og at håndskrift er av slik kvalitet at innskanning kan finne sted. K Dette innbefatter korrekt vektklasse/registreringsnummer kjøretøy/bileier/post-/fakturaadresse. Legitimasjon på privatpersoner eller firmaattest for firmaer må verifiseres. Kopi av disse må vedlegges avtaleskjema før oversending til Fjellinjen. K-1.4 Krav til servicegiro For å tilfredsstille datatilsynets krav om kontant etterbetaling av passeringsavgift, har Fjellinjen utarbeidet en såkalt Servicegiro blankett. Leverandør mottar kontant betaling for passeringen, og kunde mottar kvittering på betalt beløp. Oppdragsgiver mottar deretter oversikt fra den enkelte forhandler på antall betalinger og det utarbeides et oppgjør mot forhandlerne. K Leverandør skal gi kunde kvittering for innbetalt beløp K Leverandør skal ha kontroll og oversikt over innbetalte beløp, og data om passeringsted-/tid. Tid/sted vil fremkomme på utfylt servicegiro. K Leverandør skal verifisere at korrekt tid/sted, registreringsnummer og navn/adresse på fører er korrekt. Legitimasjon på privatpersoner og firmaattest på firmakunder må vedlegges hver servicegiro som sendes Fjellinjen. K-1.4 Krav til daglige rutiner Oppdragsgiver er avhengig av å få inn avtaleskjema og servicegiro så snart som mulig disse er innlevert hos leverandør, for å sikre at avtale og innbetaling blir registrert i kundedatabasen K Leverandør skal daglig framsende utfylte skjema og Servicegiroer til oppdragsgiver K Leverandør skal ha kontroll og oversikt over innbetalte beløp, og data om passeringsted-/tid. Tid/sted vil fremkomme på utfylt Servicegiro. K Leverandør besørger og betaler all transport til/fra Fjellinjen på alt nødvendig materiale og skjemaer. K Leverandør er ansvarlig for alt lagerhold av skjemaer/rekvisita, og skal selv besørge bestilling/betaling og henting av dette.

6 Side 6 av 6 K-1.5 Krav til oppgjør K Leverandør skal månedlig oversende oppgjørsskjema til oppdragsgiver. K Leverandør er ansvarlig for alle avvik på oppgjørsskjema K-1.6 Krav til opplæring og kompetanse K Leverandør besørger opplæring av alle ansatte slik at disse er i stand til å assistere kunder og verifisere informasjon. K Det skal gjennomføres interne kurs på fire timer for alle ansatte minimum 2 ganger pr år. Innhold i kurset bestemmes av oppdragsgiver. K Det skal være en kontaktperson hos hver enkelt forhandler. Kontaktpersonen skal til enhver tid ha full oversikt over oppdragsgivers krav og behov. K-1.7 Krav til informasjon K Leverandør skal sette av plass til informasjonsmateriale og skjemaer fra Fjellinjen K Oppdragsgiver skal kunne benytte vegger og vinduer for å sette opp plakater og annen relevant informasjon. K Oppdragsgiver gis anledning til å benytte leverandørs uteområde for å sette opp bukker med plakater og lignende ved kampanjer. K Leverandør skal aktivt benytte sine web sider for å informere om at de er forhandler for oppdragsgiver