Anskaffelse av forhandler for Fjellinjen AS

Transkript

1 Anskaffelse av forhandler for Fjellinjen AS Konkurransegrunnlag

2 INNHOLD 1. INNLEDNING GENERELT ANSKAFFELSESPROSEDYRE VIKTIGE DATOER KONTRAKTSTYPE INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING TILBUDSKONFERANSE TILBUDSKOSTNADER AVLYSNING/FORKASTELSE DELTILBUD TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL TILBUDETS INNHOLD... 7 KONKURRANSEGRUNNLAGET FØLGENDE DOKUMENTER UTGJØR TIL SAMMEN KONKURRANSEGRUNNLAGET FORESPØRSLER OM KONKURRANSEGRUNNLAGET BESKRIVELSE AV TJENESTEN OPPGJØR AVTALEPERIODE KVALIFIKASJONSKRAV VEDLEGG A EGENERKLÆRING HMS VEDLEGG B MENGDESKJEMA VEDLEGG C PRISSKJEMA VEDLEGG D, EKSEMPEL PÅ OPPGJØRSSKJEMA /17

3 1. INNLEDNING Fjellinjen AS (oppdragsgiver) inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse på forhandlertjenester for Fjellinjen AS. Avtalen gjelder for 1 år fra kontraktsinngåelse. Om Oppdragsgiver Oppdragsgiver ble etablert med formål å fullfinansiere E-18 gjennom Oslo sentrum (Festningstunellen) med Oslo kommune som eneaksjonær. Ved Stortingsvedtak av , ble selskapets ansvarsområde utvidet til å omfatte delfinansiering av hovedveiutbyggingen i Oslo og Akershus, (Oslopakke 1). Samtidig ble det vedtatt en bompengering som grunnlag for finansieringen. Akershus fylkeskommune kom inn som aksjonær i 1990 og eier i dag 40 % av aksjene, Oslo kommune eier de øvrige 60 %. I 2008 kom Oslopakke 3, en finansieringspakke for å finansiere utbygging av hovedveinettet og kollektivnettet i Oslo og Akershus. Pakken ble i 2012 forlenget med 5 år til 2032 med 56,4 mrd. kroner i bompengefinansiering. Oppdragsgiver ble etablert Akershus fylkeskommune kom inn som aksjonær i 1990 og eier i dag 40 % av aksjene. Oslo kommune eier de øvrige 60 %. Selskapet satte i drift bompengebetalingen i Oslo i februar Selskapet har stått for delfinansiering av Oslopakke 1 og 2. For mer informasjon om Oppdragsgiver, se 3/17

4 TILBUDSREGLER 1.2 GENERELT Tilbudet skal være skrevet på norsk. Alle priser angis i norske kroner eks. mva. 1.3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen vil skje som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA), 16. juli 1999, nr 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 20. desember 2006, nr 1504, del l og II. Bare tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene og som ikke blir avvist, vil få sine tilbud evaluert. 1.4 VIKTIGE DATOER Konkurransen ble kunngjort i DOFFIN- basen Se Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for den videre prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud kl. 12:00 Tilbudsåpning kl. 12:30 Tilbudets vedståelsesfrist Evaluering Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.5 KONTRAKTSTYPE Bindende avtale. Prisene er faste i hele avtaleperioden. Utkast til avtale vedlagt konkurransegrunnlaget. 4/17

5 1.6 INNLEVERING AV TILBUD Tilbud skal være Fjellinjen AS i hende innen onsdag kl Senere ankomne tilbud vil bli forkastet. Innlevering skal skje til: Fjellinjen AS Att.: Terje Lunde Kværhellen St. Olavsgt. 28, 0166 Oslo Tilbudsdokumentene skal leveres i lukket konvolutt merket: "Forhandler bomringene Oslo og Bærum. Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm med skillekort. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. Ved avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon vil skriftlig versjon være gjeldende. Tilbudet skal være levert til Fjellinjen senest innen tilbudsfrist. Leverandør må selv ta høyde for eventuelle forsinkelser ved postutsending. Tilbud mottatt etter tilbudsfrist vil bli avvist 1.7 TILBUDSÅPNING Det vil bli foretatt åpning i Fjellinjen AS onsdag kl Åpningen er ikke offentlig. Innkomne tilbud vil ikke bli returnert. 1.8 TILBUDSKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.9 TILBUDSKOSTNADER Alle kostnader ved utarbeidelsen av tilbudet må bæres av tilbyderen AVLYSNING/FORKASTELSE Fjellinjen AS forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette DELTILBUD Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 5/17

6 1.12 TILDELINGSKRITERIER Fjellinjen AS betinger seg rett til å velge det tilbudet som selskapet finner mest gunstig ut fra en totalbetraktning av pris og tilgjengelighet. Selskapet betinger seg også rett til å kunne forkaste alle innkomne tilbud. Selskapet har et krav om enkel tilgjengelighet for våre kunder, dette tilsier har leverandør må ha minimum 10 utsalgsteder som dekker det aktuelle område. Forhandler må derfor ha et godt utbygd nett av flere utsalgssteder i Oslo/Akershus, og et flertall av disse må ligge i tilknytning til Europa-/Riksveier, samt ha døgnkontinuerlige åpningstider hele året. Det må være parkeringsmuligheter for kunder, i umiddelbar nærhet til utsalgsstedene. Også for kunder med tunge kjøretøyer som lastebiler, busser og lignende. Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Tilgjengelighet 50% Tilgjengelighet vil bli vurdert utfra følgende kriterier: Beliggenhet forhandlernettverk Antall utsalgssteder Beskrivelse av drift/aktiviteter for oppnåelse av kvalitet på tjenesten Pris 40 % Pris vil bli vurdert på grunnlag av: Pris gitt i prisskjema vedlegg C SLA krav 10 % Vil bli vurdert på grunnlag av: Kompensasjon i henhold til Del 3. 6/17

7 KRAV TIL TILBUDETS INNHOLD Følgende dokumenter skal leveres: 1. Tilbudsbrev: Brevet skal i det minste inkludere: De delene av forespørselen som det gis tilbud på; adresseinformasjon for videre kontakt; eventuelle forbehold i forhold til forespørselen. 2. Tilbudsbeskrivelse: Dokument som viser at leveransen oppfyller de fastsatte funksjons- og kvalitetskrav (se spesifikasjon nedenfor) 3. Prisskjema: Vedlagt skjema fylles ut 4. SLA krav: Vedlagt skjema fylles ut Spesifikasjon av pkt. 1. «Tilgjengelighet» Tilbudsbeskrivelsen skal utdype: Hvordan løse opplæring av ansatte og forespørsler/kontakt med Fjellinjen AS Viktige milepæler. Beskriv forhandlernettverk Oslo og Akershus, dette inkluderer åpningstider og beliggenhet. Opplæringsplan for ansatte. Annet etter tilbyders vurdering. Tilbudet skal være basis for en plan som utarbeides for fasen frem til oppstart, og deretter for den daglige driften. Tilbudet skal redegjøre for de driftsmessige teknikker og aktiviteter som benyttes for å sikre god kvalitet. Tilbudet skal beskrive et opplegg for hvordan avvik skal håndteres. Praktisk samarbeid mellom leverandør og Fjellinjen skal beskrives. Det skal beskrives hvilke interne rutiner for dokumentstyring som skal anvendes i leveransen. 7/17

8 Spesifikasjon av pkt. 2. «Pris» Pristilbudet skal inkludere alle kostnader tilknyttet leveransen så sant ikke annet fremgår direkte av teksten. Mer spesifikt skal følgende betingelser legges til grunn for prisinformasjonen: Leverandøren skal fylle inn priser i prisskjema. Endringer i prisnivå etter tilbudsfristens utløp, gir ikke rett til tillegg til eller fradrag fra kontraktens priser. Prisene skal inkludere alle kostnader som f.eks. dokumentasjon etc. Prisene skal inkludere alle møter med tilrettelegging/saksforberedelser/innkallinger/protokoll med Fjellinjen AS, rapporter og kvalitetssikring. 8/17

9 KONKURRANSEGRUNNLAGET 1.14 FØLGENDE DOKUMENTER UTGJØR TIL SAMMEN KONKURRANSEGRUNNLAGET Del 1: Innbydelse til konkurranse,- dette dokumentet med vedleggene A til E Vedlegg A: Egenerklæring HMS Vedlegg B: Mengdeskjema Vedlegg C: Prisskjema Vedlegg D: Oppgjørsskjema Vedlegg E: Utkast til avtale Del 2: Kravspesifikasjon Del 3: Tjenestenivå med prisavslag 1.15 FORESPØRSLER OM KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Fjellinjen AS Att.: Terje Lunde Kværhellen Postboks 459 Sentrum 0105 Oslo E-post : [email protected] Siste frist for forespørsler er 10 virkedager før frist for innlevering av tilbud. 9/17

10 1.16 BESKRIVELSE AV TJENESTEN FORHANDLERS OPPGAVER.Mot Kunde Informere om AutoPASS, AutoPASS EasyGo og veilede kunder om utfylling av avtale vedr. dette. Forhandleren skal besørge at kunden får tegnet avtale/endring/opphør, herunder utlevering av brosjyrer med takster og annen informasjon Forhandler skal utlevere servicegirogiro for betaling av passeringsavgift, samt motta betaling for disse giroene. Forhandler skal via betjeningen veilede og være behjelpelig med utfylling av avtaleformularet og servicegiroen, og kontrollere riktig utfylling. Mot Fjellinjen Forhandleren skal hver dag sende inn til Fjellinjen AS inngåtte avtaler, endrings- og opphørsmeldinger, samt girodelen av betalte giroer. Ferdigfrankerte konvolutter vil distribueres av Fjellinjen AS for dette. Forhandler er ansvarlig for til enhver tid å ha nødvendig beholdning av, blanketter og informasjonsmateriale. Dette bestilles og hentes hos Fjellinjen AS etter behov. Forhandler forestår intern distribusjon av materiell som omfattes av ordningen, det vil si avtaleformularer, giroer, brosjyrer, plakater og annet nødvendig materiell, og sørger for lagerhold av slikt materiell. På utsalgssted Forhandler besørger opplæring av eget personale. Det forutsettes grunnopplæring samt senere vedlikehold av denne opplæringen. Forhandler skal stille plakatplass til disposisjon i lokalene for plakater som settes opp av Fjellinjen AS. Dette innebærer plass ved inngangsdør og plakat(-er) på vegg innvendig. FJELLINJENS OPPGAVER Fjellinjen AS skal i samarbeid med forhandler sørge for at publikum gis orientering om ordningen med AutoPASS avtaler m.m. 10/17

11 Fjellinjen AS utformer og bekoster nødvendig materiell for forhandlerens utførelse av tjenesten, det vil si produksjon av avtaleformular, brosjyrer, servicegiroer samt forhåndsfrankerte returkonvolutter. Fjellinjen AS bidrar til opplæring av inntil tre av forhandlers sentrale medarbeidere, i Fjellinjens lokaler, vedrørende tegning, endring og opphør av avtale, håndtering av giroer samt generell informasjon. Disse er da ansvarlige for å videreformidle denne opplæringen internt hos forhandler OPPGJØR Forhandler skal levere et oppgjør i samsvar med oppgjørsskjema. Oppgjørsskjema sendes ut fra Fjellinjen AS ved hver månedsslutt. Oppgjøret settes opp på skjemaet hver siste dag i måneden og skjema og pengene sendes til Fjellinjen AS senest den 5. påfølgende måned. Fra oppgjøret trekkes avtalt pris pr. mottatte servicegiroblanketter og mottatt avtaleskjemaer. Nettobeløpet settes inn på senere oppgitt konto. Etter forfall påløper vanlig morarente, p.t. 12,25% p.a. Forhandlerkopi av AutoPASS avtalene sendes Fjellinjen AS sammen med oppgjør til Fjellinjen AS. Der hvor Fjellinjen skal godtgjøre forhandler vil beløpet bli betalt Forhandler per 30 dager etter at samtlige oppgjørsskjema er mottatt fra Forhandler for den aktuelle periode 1.18 AVTALEPERIODE Avtalen skal ha en varighet på ett år. Kontraktens varighet er fra 1. september 2014 til og med 31.august KVALIFIKASJONSKRAV De opplysninger som etterspørres her er knyttet til leverandørens personlige stilling samt opplysninger og formaliteter som er nødvendig for å kunne evaluere minimumskrav knyttet til finansiell og teknisk kapasitet. Kravene skal sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil avvise tilbud som er mangelfulle i henhold til FoA, 8-4og 8-5. Tilbyders eventuelle forbehold kan også medføre avvisning. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Tilbyderen. 11/17

12 Kvalifikasjonskrav 1. Skatter og avgifter Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumenteres med henvisning til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser 5-15: Attest utstedt av den kompetente myndighet som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser mht. betaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelsene. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Tilbyderne skal fremlegge: a) Skatteattest for merverdiavgift (RF-1244) 2. HMS Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften. 3. Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyder og eventuelle underleverandører må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering. 4. Økonomisk og finansiell kapasitet Tilbyder skal ha den nødvendige økonomiske og finansielle kapasitet til å utføre oppdraget b) Skatteattest for skatt (RF-1244) 5-16: HMS-erklæring i henhold til forskriften (Vedlegg) Redegjørelse for firmaets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy Tilbyderne skal fremlegge: Firmaattest fra Foretaksregisteret Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Regnskap og årsberetning for 2011, 2012 og 2013 Kvalifikasjonskrav 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder må kunne dokumentere relevant kapasitet. Dokumenteres med henvisning til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Oversikt over firmaets bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år. 12/17

13 Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/styringssystem 13/17

14 VEDLEGG A EGENERKLÆRING HMS Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted Land Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato:

15 VEDLEGG B MENGDESKJEMA Servicegiro behandlet hos våre forhandlere 2013/2014 Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Antall giro Endring/opphør avtaler mottatt hos våre forhandlere i 2013/2014 Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Antall Fra oktober 2013 ble antall forhandlere redusert fra 27 til 7 Esso-stasjoner i Oslo og Akershus. Oppgitte antall er fordelt på disse 7. Gjennom økt automatisering og innføring av obligatorisk bruk av brikke i tunge kjøretøyer, forventes antallene å bli vesentlig reduserte. 15/17

16 VEDLEGG C PRISSKJEMA FORHANDLER FJELLINJEN AS Beskrivelse Pris ekskl. mva. (NOK) Godtgjørelse for behandling av avtaler, herunder tegning/nytegning/opphør. Pris angitt pr. avtale Godtgjørelse for behandling av servicegiro. Pris angitt pr. servicegiro. Annen godtgjørelse Total pris Dette tilbud er supplert med forpliktende tilbudsbrev og vedlagt dokumentasjon. 16/17

17 VEDLEGG D, EKSEMPEL PÅ OPPGJØRSSKJEMA. Dette kan endres/optimaliseres i samråd med forhandler NAVN SERVICESTASJON OPPGJØR FOR TEGNING AV ABONNEMENT, OG INNBETALTE SERVICEGIRO +Mottatte servicegiro, lett bil Oslo stk. a kr 31,00 = Kr... +Mottatt servicegiro, tung bil Oslo... stk. a kr 93,00 = Kr... +Mottatt servicegiro, lett bil Bærum... stk. a kr 15,50,- = Kr... +Mottatt servicegiro, tung bil Bærum... stk. a kr 46,50,- = Kr... =Kr... Provisjon for nytegning/endring/opphør... stk. a kr.xx,- = Kr... Provisjon for servicegiro... stk. a kr.xx,- = Kr. Sum provisjon Kr. 25% merverdiavgift + Kr. -Kr Netto til utbetaling =Kr. NETTOBELØPET SETTES INN PÅ BANKKONTONR. xxxxxxxxxxxxx, REFERER TIL KIDNR. xxxxxxxxxxx Forhandler: Forhandlernr: Adresse: Navn servicestasjon... Dato... Underskrift og stempel 17/17