Økonomistyring i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune

Økonomistyring i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune LEVANGER KOMMUNE VERDAL KOMMUNE N R. 1719-4 /2006 N R. 1721-3 /2006 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i Levanger sak xx/xx Behandlet i kontrollutvalget i Verdal sak xx/xx

INNHOLDSREGISTER SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 5 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 5 2.1 Formål... 5 2.3 Problemstillinger... 5 2.2 Avgrensing av prosjektet... 5 3. REVISJONSKRITERIER... 6 3.1 Overordnet økonomisk styring... 6 3.2 Budsjettets realisme... 6 3.3 Budsjettoppfølging... 6 4. METODE... 8 5. DATA... 9 5.1 Overordnet økonomisk styring... 9 5.1.1 Beskrivelse av budsjettprosessen... 9 5.1.2 Tildelingen av rammer til hver enkelt enhet... 11 5.1.3 Enhetsledernes økonomiansvar... 12 5.1.4 Økonomienheten som støttefunksjon... 14 5.2 Budsjettets realisme... 15 5.2.1 Synspunkter fra spørreundersøkelser og intervjuer... 15 5.2.2 Avvik økonomisk oversikt drift... 17 5.3 Budsjettoppfølging... 19 5.3.1 Økonomisk rapportering... 19 5.3.2 Periodisering... 20 5.3.3 Prognoser for mer- mindreforbruk... 21 5.3.4 Oppfølging av avvik. Innsparingstiltak og regulering av budsjett... 21 5.3.5 Økonomisk utvikling på enhetsnivå Levanger... 22 5.3.6 Økonomisk utvikling på enhetsnivå Verdal... 24 5.3.7 Økonomisk utvikling på enhetsnivå ISK... 26 6. VURDERINGER... 28 6.1 Overordnet økonomisk styring... 28 6.2 Budsjettets realisme... 29 6.3 Budsjettoppfølgingen... 30 7. KONKLUSJON... 32 8. HØRING... 33 9. OVERSIKT OVER SENTRALE DOKUMENTER OG LITTERATUR... 33 KomRev Trøndelag IKS 2 av 33

FORORD KomRev Trøndelag IKS har på vegne av kontrollutvalget i Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune utarbeidet en rapport som omhandler overordnet økonomistyring i Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune. Rapporten berører også hvordan morkommunene og samkommunen er avgrenset regnskapsog budsjettmessig. Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført av Terje Wist, Marit Ingunn Holmvik og Sigrid Hynne. Oppdragsansvarlig revisor er Tove Melgård. Rapporten ble sendt på høring til administrasjonen både i Levanger og Verdal 21.05.2007. I tilbakemelding per e-post 05.06.2007 fremgår det at rådmannen i Levanger ikke har merknader til rapporten. Videre har vi mottatt noen kommentarer fra enhetsleder for økonomi. Disse kommentarene er innarbeidet i rapporten der det er relevant. Vi vil benytte anledningen til å takke de vi har intervjuet. Samtidig vil vi takke for meget høy deltakelse i vår spørreundersøkelse som gikk ut til alle enhetslederne. Tove Melgård Oppdragsansvarlig revisor Terje Wist Prosjektansvarlig KomRev Trøndelag IKS 3 av 33

SAMMENDRAG Dette prosjektet i forvaltningsrevisjon omhandler økonomistyringen i Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune. Vi har kartlagt og vurdert økonomistyrningen fra enhetsnivå og oppover. Dette er belyst ved først å vurdere realismen i budsjettene. Deretter har vi vurdert om oppfølgingen av driftsbudsjettene for 2005 og 2006 har vært tilfredsstillende. Som metode for datainnhenting har vi gjennomgått relevante dokumenter, hatt intervjuer med rådmennene og økonomiansvarlige, samt gjennomført spørreundersøkelse blant enhetslederne. Økonomienheten vil få tilgang til hele denne spørreundersøkelsen, slik at de eventuelt kan bruke denne informasjonen i sitt videre arbeid. Basert på vårt datamateriale er hovedkonklusjonen at økonomistyringen på overordnet nivå i kommunene er tilfredsstillende. Det er etablert faste rutiner for utarbeiding av budsjett og oppfølging gjennom året. Kommunene har lagt opp til gode prosesser som er med på å sikre realistiske budsjetter. Samkommuneforsøket har skapt noen budsjettekniske utfordringer for morkommunene for å tilfredsstille budsjett- og regnskapsforskriften (årsregnskapsrapporteringen på økonomisk oversikt drift). Forskriftskravene er per dags dato ikke tilfredstilt. Uavhengig av dette mener vi at økonomistyring og oppfølging mellom har blitt tilfredsstillende ivaretatt gjennom den løpende rapporteringen. Vi konkluderer videre med at politikerne i har fått tidsaktuell, relevant og tilgjengelig informasjon om den økonomiske utviklingen i driften i løpet av regnskapsårene 2005 og 2006. Det er likevel rom for forbedringer. Prognosene for budsjettavvik for enkelte enheter synes å ha vært for optimistiske i 2005, men vi ser ikke samme tendensen i 2006. Her vil det pågående arbeidet med å oppnå bedre grunnlag for periodisering kunne bidra til mer nøyaktige prognoser. Kommunene kan bli bedre på å gjennomføre budsjettkorrigeringer når det blir kjent at det foreligger endringer i inntekter eller utgifter. Revisjonen mener også det er viktig at Levanger og Verdal lykkes i å bygge opp reserver for å takle eventuelle uforutsette utgifter. Våre vurderinger blir presentert i kapittel 6. KomRev Trøndelag IKS 4 av 33

1. INNLEDNING Prosjektet omhandler overordnet økonomistyring i Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune. Heretter omtales kommunene som. Bakgrunnen for prosjektet er flere. Levanger og Verdal over lang tid har hatt anstrengt økonomi. Den siste 10-årsperioden opparbeidet både Levanger og Verdal et betydelige akkumulert underskudd. Denne situasjonen er imidlertid nå endret og underskuddene er nedbetalt. 2006 blir betegnet som et godt år som følge av økning i de frie inntekter. Begge kommunene endte med betydelig regnskapsmessig mindreforbruk. Begge kommunene har vært gjennom omfattende omorganiseringer som har påvirket hvordan økonomisk styring blir utført. Enhetslederne har fått økt økonomisk ansvar. Gjennom etableringen av Innherred samkommune har Levanger og Verdal nå felles økonomienhet. Som en del av prosjektets problemstillinger berører vi hvordan morkommunene og samkommunen er avgrenset regnskapsmessig. Prosjektet er bestilt av kontrollutvalgene i Levanger og Verdal. 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 Formål Formålet har vært å vurdere hvordan kommunene jobber med økonomisk styring og eventuelt identifisere områder der det er potensial for forbedring. 2.3 Problemstillinger I kommunal sammenheng er styring gjennom budsjett den viktigste formen for økonomistyring. For å vurdere hvordan økonomistyringen har fungert, velger vi å se dette fra to innfallsvinkler. For det første ser vi på realismen i budsjettene, dvs. om budsjettene fungerer som et godt verktøy å styre etter. Det neste steget er å vurdere om selve budsjettoppfølgingen har vært tilfredsstillende. Prosjektet belyser følgende problemstillinger: 1. Hvordan utøves overordnet økonomisk styring? 2. Var driftsbudsjettene for 2005 og 2006 realistiske? 3. Var oppfølgingen av driftsbudsjettene for 2005 og 2006 tilfredsstillende? 2.2 Avgrensing av prosjektet Økonomistyring er et vidt tema og det har vært nødvendig å gjøre en rekke avgrensinger. Prosjektet er avgrenset til å gjelde regnskapsårene 2005 og 2006 og fokuserer på vanlig drift, KomRev Trøndelag IKS 5 av 33

ikke investeringer. Revisjonen har registrert at det i høringsperioden til denne rapporten har vært en del debatt angående investeringsregnskap og rapportering gjennom året. Kommunestyret i Verdal vedtok 22.05.2007 en gjennomgang av økonomireglementet med bakgrunn i merforbruk på investeringsområdet. Dette er en problemstilling som ikke blir berørt i dette prosjektet. Videre er prosjektet avgrenset til å se på økonomistyringen på overordnet nivå i kommunene. Det vil si at vi har kartlagt og vurdert økonomistyringen fra enhetsledernivå og oppover, og ikke gått inn på økonomistyringen innad i hver enkelt enhet. 3. REVISJONSKRITERIER Prosjektet er gjennomført som en forvaltningsrevisjon, og utført i samsvar med Norges Kommunerevisorsforbund sin standard for forvaltningsrevisjon. I tråd med denne standarden blir problemstillingene i prosjektet belyst ved at vi vurderer innhentet datamateriale opp mot et sett av revisjonskriterier. 3.1 Overordnet økonomisk styring Problemstilling 1, Hvordan utøves overordnet økonomisk styring? er en beskrivende problemstilling. Formålet her er å kartlegge hvordan økonomiplan- og budsjettprosessen foregår samt beskrive hvilke rutiner som eksisterer når det gjelder budsjettoppfølgingen gjennom året. Siden denne problemstillingen er av beskrivende karakter, er det ikke utledet revisjonskriterier knyttet til denne problemstillingen. 3.2 Budsjettets realisme Problemstilling 2, Er budsjettene for 2005 og 2006 realistiske?, blir vurdert etter følgende kriterier: Budsjettet skal være basert på forventet utvikling, det skal være fullstendig og det skal dekke ressursbehovet Kriteriene er utledet fra kommuneloven 46. 3, som sier at: Årsbudsjettet skal være realistisk. 1 Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. Videre går det fram av budsjettforskriften at årsbudsjettet skal være fullstendig. Det vil si at alle kjente inntekter og utgifter skal være med. 3.3 Budsjettoppfølging Problemstilling 3: Er budsjettoppfølgingen i 2005 og 2006 tilfredsstillende? Dette blir vurdert etter følgende kriterier: 1 I Ot.prp. nr 43 (1999-2000) er dette utdypet på følgende måte: Nr. 3 fastsetter at årsbudsjettet skal være realistisk. Dette gjelder både ved fastsettelse og gjennom budsjettåret. At budsjettet skal være realistisk innebærer at de enkelte bevilgninger og de inntektsrammer budsjettet bygger på, skal være ført opp ut fra hva som kan påregnes. En rekke av de inntekter som innarbeides i budsjettet og de bevilgninger som er ført opp, vil være anslag for året. Det er et krav at både anslag over inntekter og utgifter er realistiske. KomRev Trøndelag IKS 6 av 33

Økonomirapporteringen skal være tidsriktig God budsjettoppfølging forutsetter at overordnet administrativt nivå og politisk nivå løpende får informasjon om den økonomiske utviklingen. At rapporteringen er tidsriktig, vil blant annet si at de oppfyller kravene i økonomireglementet til kommunene, der det fremgår at rådmannen tre ganger per år skal legge fram økonomirapporter. Med tidsriktighet mener vi at det ikke skal gå unødvendig lang tid før administrativ ledelse og politikerne får tilgjengelig informasjon om den økonomiske situasjonen. Videre heter det i forskriften for årsbudsjettet for kommuner og fylkeskommuner: 10. Budsjettstyring Adminstrasjonssjefen, eventuelt kommune- eller fylkesrådet, skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestingen som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Relevant og tilgjengelig informasjon skal komme fram i den økonomiske rapporteringen Budsjettrapporteringen til overordnet administrativt nivå og politisk nivå må gi tilgang til nøyaktig styringsinformasjon. Her ser vi nærmere på innholdet og kvaliteten i den økonomiske rapporteringen, om prognosene for avvik er realistiske, hvilke forklaringer som blir gitt til avvik og om årsrapporteringen gir en konsistent beskrivelse av årsak til merforbruk. Kvaliteten på prognoser er avhengig av god periodisering. Feil grunnlag når det gjelder periodisering av budsjett og regnskap, kan medføre at man styrer mot feil aktivitetsnivå. Verdal kommunes styringskort for 2006 har god periodisering som en av de overordnede suksessfaktorene for 2006. At avvik blir fulgt opp Vesentlige endringer i forhold til opprinnelige budsjetterte inntekter og utgifter, skal bli innarbeidet i budsjettet. Dette er utledet fra Kommuneloven 47, punkt 2 og 3, der det heter: Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Videre heter det i forskriften for årsbudsjettet for kommuner og fylkeskommuner: 10. Budsjettstyring Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestingen foreslås nødvendige tiltak. 11. Endringer i årsbudsjettet Det skal foretas endringer i årsbudsjettet når det må anses påkrevd. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv foreta de nødvendige endringer i årsbudsjettet. KomRev Trøndelag IKS 7 av 33

Ifølge kommuneloven kan ikke kommuner budsjettere med underskudd. Dette betyr at dersom enheter/områder ligger an til underskudd må det settes i verk tiltak som bringer økonomien i balanse. Dersom det aktuelle området/enheten ikke gis ekstra rammer, må det settes i verk tiltak som begrenser utgiftene. 4. METODE Prosjektet er gjennomført som en forvaltningsrevisjon, og utført i samsvar med Norges Kommunerevisorsforbund sin standard for forvaltningsrevisjon. I tråd med denne standarden blir problemstillingene i prosjektet belyst ved at vi vurderer innhentet datamateriale opp mot et sett av revisjonskriterier. Denne standarden krever også at vi klart skiller mellom det som er beskrivelse av data og revisors vurderinger. Kapittel 5 inneholder en beskrivelse av relevante data, mens vi gjør våre vurderinger i kapittel 6. Som metode for datainnhenting har vi gjennomgått relevante dokumenter, hatt intervjuer med rådmennene og økonomiansvarlige samt gjennomført spørreundersøkelse blant enhetslederne. Vi har gjennomgått følgende dokumenter: Kvartalsrapporter, aktuelle politiske vedtak, årsregnskap, årsrapporter, budsjett og økonomiplan for årene 2005, 2006 og 2007 (budsjett). Tidligere regnskapsrevisjoner (revisjonsnotater) ligger også til grunn for våre vurderinger. I våre samtaler med rådmennene og økonomiansvarlige har det vært to revisorer til stede. Alle intervjuene er gjennomført etter intervjuguide og referat fra møtet er kvalitetssikret av intervjuobjekt. Det er sendt ut spørreskjema til alle enhetslederne i. Enhetslederne er resultatansvarlige for enhetene og har dermed en sentral posisjon i forhold til økonomistyring i kommunene. Vi ønsket derfor å innhente informasjon fra denne gruppen ledere. Spørreskjema er valgt da dette ga alle muligheter til å komme med sine synspunkter, samtidig som det var mindre ressurskrevende enn å intervjue samtlige enhetslederne, som til sammen utgjør omlag 40 personer. Spørsmålene i undersøkelsen var en kombinasjon av spørsmål med svarkategorier og åpne spørsmål. Spørreskjemaet ga også respondentene mulighet til å komme med forslag til forbedringer når det gjelder økonomisk styring. I rapporten har vi gjengitt kun et utvalg av de kommentarene som har kommet inn. Økonomienheten har imidlertid fått tilgang på alle svarene i undersøkelsen, slik at de eventuelt kan bruke denne informasjonen i sitt videre arbeid. Alle svar i spørreundersøkelsen er anonymisert. Svarprosenten på spørreundersøkelsen var på 95 prosent. Med en så høy svarprosent må svarene sies å være representative for alle enhetslederne. Undersøkelsen bygger på flere informasjonskilder og ulike metoder for informasjonsinnhenting, noe som har gitt oss et bredt informasjonsgrunnlag. Samlet sett mener vi vår beskrivelse av økonomistyringen har en gyldighet og relevans som gjør det egnet til å besvare prosjektets problemstillinger. KomRev Trøndelag IKS 8 av 33

5. DATA Dette kapittelet er basert på informasjon innhentet fra kommunens egne dokumenter, fra intervjuer og spørreundersøkelse. 5.1 Overordnet økonomisk styring 5.1.1 Beskrivelse av budsjettprosessen Figur 1. Årshjulet for økonomiarbeid (2006-versjon) Des Jan Nov 3. KVARTALSRAPPORT REGNSKAP 15. februar ÅRSMELDING Feb Okt BUDSJETT 2007 inkl. styringskort 1. KVARTALSRAPPORT Mars ØKONOMIPLAN inkl. styringskort Sept April Aug 2. KVARTALSRAPPORT Mai Juli Juni Kilde: Økonomienheten. En del tekst er tatt bort i forhold til opprinnelig illustrasjon. Samkommunen ivaretar en rekke felles oppgaver for Levanger og Verdal. I dag er består samkommunen av følgende enheter: landbruk/naturforvaltning, orgasnisasjon, IKT, servicekontor, dokumentsenter, plan/byggesak/oppmåling/miljø, økonomi og kemner. 2 Videre var enhetene barn/familie og helse/rehabilitering lagt under samkommunen fram til 1.10 2006. Økonomienheten, som er lagt til samkommunen, ivaretar arbeidsoppgaver innenfor fagfeltene: Innfordring/faktureringen, regnskap og budsjett/analyse. 2 For nærmere informasjon om Innherred samkommune henviser vi til deres internettsider: innherredsamkommune.no KomRev Trøndelag IKS 9 av 33

har en noenlunde lik framgangsmåte når det gjelder arbeidet med økonomiplan og budsjett. Økonomienheten har illustrert økonomiarbeidet ved hjelp av et årshjul i figuren overfor. Tidlig på året starter arbeidet med å utarbeide et en økonomiplan for kommende fire år. Økonomiplanen er et rullerende overordna dokument som ser på behovet framover, og som legger føringer for budsjettet. Ifølge kommuneloven, 44 punkt 3, skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. I forbindelse med utarbeidelsen av økonomiplan arrangeres dialogseminarer/ økonomiplanseminar. Både i 2005 og 2006 ble det arrangert et felles dialogseminar der formannskapspolitikerne (samkommunestyret), alle enhetsledere og ansatte fra rådmannsnivå, tillitsvalgte og økonomienheten deltok. Det ble også arrangert et separat økonomiseminar for hver av kommunene, der kommunestyrerepresentantene, enhetsledere/virksomhetslederne og hovedtillitsvalgte deltok. På disse seminarene informerer enhetslederne og administrasjonen om aktivitetsnivå og utfordringer framover. Seminarene gir dessuten politikerne anledning til å gi føringer på hva de vil prioritere framover. Videre i arbeidet med økonomiplanen melder enhetslederne/virksomhetslederne om nye tiltak/aktivitet og beskriver bemanningen, arbeidsområder og utfordringer for den neste fireårsperioden. Dette blir lagt til grunn for økonomienhetens beregninger av investeringer og driftsrammer til de ulike områdene. Administrasjonen tar sikte på å være ferdig med forslag til økonomiplan før sommerferien, men har enkelte år blitt noe forsinket. Politisk behandling av økonomiplanen skjer som regel i september, og helst i god tid før budsjettbehandlingen. De vi har intervjuet gir uttrykk for at det er uheldig dersom behandlingen av økonomiplanene kommer for tett inn på behandlingen av budsjettet. Behandling av økonomiplanen i forkant av budsjettet gir mulighet for å ta prioriteringsdiskusjoner i forbindelse med økonomiplanen. Dette gjør at de store linjene allerede er lagt når budsjettet skal behandles. Arbeidet med budsjettet starter etter sommerferien. Budsjettet er bygd opp omkring de føringer og vedtak som kommunestyret fattet i forbindelse med økonomiplanen. Ifølge økonomienheten skal budsjettet være klart for behandling i formannskap innen 1. november og for behandling i kommunestyret 10.-15. desember. Økonomireglementene i Verdal og Levanger har en nokså sammenfallenfallende ordlyd: Bruken av midler i kommunen er fastlagt i budsjettet. Endringer innenfor det vedtatte budsjett kan foretas av den som har slik rett ifølge gjeldende reglement. Det er kommunestyret som vedtar driftsbudsjettene i kommunene. Når det gjelder ISK, er det først en runde med beregning av rammebehov som blir presentert morkommunestyrene. Etter budsjettvedtak i morkommunestyrene, behandles ISK-budsjettet formelt i samkommunestyret. KomRev Trøndelag IKS 10 av 33

5.1.2 Tildelingen av rammer til hver enkelt enhet Kommunene er organisert i selvstendige resultatenheter. Levanger har i dag totalt 21 resultatenheter, Verdal 16 resultatenheter (virksomhetsområder), og ISK 8 resultatenheter. 3 Tildeling av rammer til enhetene er basert på erfaringstall og vurderinger om fremtidig utvikling. Økonomienheten utarbeider beregningsmåter for lønnsbudsjett. Enhetslederne må forholde seg til enhetens tildelte budsjettramme, men har mulighet til å i forkant komme med innspill om bemanning og fremtidig behov. Videre er det enhetslederne som er ansvarlige for å utarbeide et detaljert budsjett for enheten ut fra den tildelte rammen. Dette blir som regel gjort i samråd med økonomienheten og eventuelt i samråd med enhetens ledergruppe. I vår spørreundersøkelse stilte vi spørsmål om i hvor stor grad de er involvert i arbeidet med å utforme enhetens budsjett. Svarene er presentert i figuren under. Her fremgår det at flertallet av enhetslederne mener de er mye involvert i budsjettarbeidet. Figur 2. Spørsmål: I hvor stor grad er du som enhetsleder involvert i arbeidet med å utforme enhetens budsjett? Fra en skala fra 1-6, der 6 er sterkt involvert 60 50 Prosent 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 Har du eventuelle forslag til endringer til hvordan enhetens budsjett blir utarbeidet? Her fikk vi inn totalt 18 kommentarer. 6-7 av disse omhandler ønske om større innvirkning på rammetildelingen/mer involvering i forkant med rådmannsnivå. Noen få kommentarer, som gjelder enhetslederne i Verdal kommune, går ut på at avdelingslederne også bør få mer forpliktende budsjettansvar og mer opplæring. Videre er det noen kommentarer om at enhetene innen samme sektor bør samhandle mer i budsjettprosessen. 3 Det har skjedd en del endringer i organisasjonskartet i perioden 2005-2006. Fra 01.04.2005 var enhetene barn/familie og helse/rehabilitering lagt under samkommunen, men disse ble tilbakeført til morkommunene 1.10.2006. Videre ble Dokumentsenteret og Servicekontoret innlemmet i samkommunen 15.08.2005. KomRev Trøndelag IKS 11 av 33

Kommentarer fra enhetslederne om budsjett og budsjettprosess Målsettingen må være å bruke forrige års regnskap ved oppsetting av neste års budsjett Budsjetteringsmodeller Større innvirkning på prosessen som fører fram til fastlegging av rammer Større grad av samhandling mellom økonomienheten og den enkelte enhet allerede ved oppstart behandling av økonomiplan. Gjennomgang med rådmannen i forkant Bedre oversikter over den enkelte enhet mht. rammefaktor Mer involvering i forkant fra rådmannsnivå/øk. støtte, jf. drøfting av realistiske rammer. Vanskelig når det skjer i etterkant. Ønsker en prosess der den enkelte enhet involveres mer i hele prosessen og har påvirkningsmuligheter på rammen i forhold til utfordringer enheten står overfor. Alle virksomhetsledere i oppvekst må legge budsjettene i lag med totalrammen som utgangspunkt. Mye tettere samarbeid slik at vi unngår kampen om kronene Regnskapsstatus året før er viktig Sterkere kvalitetssikring av endelige, tildelte budsjettall fra rådmannen Se på hvordan man budsjetterer ressurskrevende brukere Trenger reserver for å møte uventede behov Ha en buffer i forhold til uventede hendelser Ønsker bedre romslighet slik at enheter unngår å kjøre med vakanser/ledige stillinger for å holde øk rammen Bedre periodisering Lønnsbudsjetteringa må være viktig, da lønn utgjør så stor del av kommunebudsjettet Periodisering av budsjett er for dårlig. Et eksempel er skoleskyss. Periodisering av budsjett i forhold til planlagt aktivitet (to skoleår med forskjellig driftsnivå) gjennom budsjettåret Legge mer vekt på ressursbehov i forhold til brukere Ressursfordelingen har langt på vei vært historisk basert ved at man justerer ut fra fjorårets budsjett. I Levanger har de imidlertid utarbeidet en budsjettmodell for oppvekstsektoren der ressursene fordels etter bestemte kriterier. Modellen tar hensyn til sammensetning av ansatte (ansiennitet/kompetanse), skolestørrelse, antall elever og lignende. Rådmannen i Levanger mener liknende modeller også kan bli utviklet på andre områder, og at dette kan gi bedre budsjettgrunnlag på sikt. Også Verdal har sett nærmere på en modell for ressursfordelingen i oppvekstsektoren. På bakgrunn av antagelser om at enhetene trolig har hatt ulik mulighet til å kunne gi spesialtilpasset opplæring, har de utarbeidet et forslag til fordelingsnøkkel basert på en rekke fastsatte kriterier. Kriterier for fordeling av ressurser for grunnskolen er nå ute på høring. 5.1.3 Enhetsledernes økonomiansvar Omorganiseringen i både Verdal og Levanger medførte at enhetslederne fikk større økonomisk ansvar. Det har også kommet til mange nye enhetsledere de siste årene, blant annet viser svarene fra spørreundersøkelsen at kun 26 prosent av enhetslederne har sittet i stillingen i mer enn 5 år. 4 Fra intervjurunden har vi fått tilbakemeldinger om enhetslederne har opparbeidet seg god økonomisk forståelse og at den økonomiske kompetansen til enhetslederne jevnt over er bra. 4 Vi stilte følgende spørsmål: Hvor lenge har du vært ansatt i din nåværende stilling som enhetsleder? Vi har fått tilbakemeldinger om det har vært noe usikkerhet om man her skal skrive inn antallet år man har vært enhetsleder eller antallet år man har sittet i nåværende stilling som enhetsleder. Det er derfor knyttet usikkerhet om andelen på 26 prosent er korrekt. KomRev Trøndelag IKS 12 av 33

I hovedtrekk mener enhetslederne selv at de er godt kjent med sitt ansvar innen budsjett/økonomi. I spørreundersøkelsen ble de bedt om svare på følgende spørsmål: I hvilken grad er du kjent med ditt ansvar innen budsjett og økonomi? Fra en skala fra 1-6, der 6 er meget godt kjent, er om lag 92 prosent av svarene i kategoriene fra 4,5, og 6. Videre stilte vi spørsmål om hvordan de opplever å ha ansvaret for eget budsjett/økonomi? Fra en skala fra 1-6, der 6 er behersker det meget godt, er om lag 92 prosent av svarene i kategoriene fra 4,5, og 6. Svarene spriker imidlertid noe mer når de blir spurt om egen kompetanse til å bruke økonomisystemet Unique, se figuren nedenfor. Figur 3. Mener du at du har tilfredstillende kompetanse til å bruke økonomisystemet Unique? Skala fra 1-6, der 6 er meget bra kompetanse prosent 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 Videre stilte vi spørsmål om hva de eventuelt ønsker mer opplæring på når det gjelder Unique (økonomisystemet). Opplæring til å kjøre ut rapporter, var det svaret som ble hyppigst gitt. Videre mener noen enhetsledere at de først og fremst trenger mer tid til å bruke programmet. Det blir også foreslått korte opplæringsmoduler med arbeidsoppgaver mellom hver modul. Spørreundersøkelsen inneholdt også følgende spørsmål: Er det spesielle områder innen økonomi du ønsker ytterligere opplæring kursing? En stor del av svarene viser at enhetslederne ønsker generell opplæring i økonomi. KomRev Trøndelag IKS 13 av 33

Ønsker om opplæring: Unique: Tid til å bruke systemet Generell opplæring i Unique Bedre kunne gå i detaljene ved spørring Korte opplæringsmoduler med oppgaver Opplæring i å ta ut rapporter og oversikter Kanskje mer drøfting med økonomienheten for å ta del i deres kunnskap Andre områder: Grunnleggende forståelse for budsjett, periodisering, konsekvenser av ulike svingninger/inntekter Utarbeiding av budsjett Beregning av statsstøtte Lønnsberegninger og rapportkjøringer Oppsetting av ulike typer rapporter. Kurs med KomRev angående prosjektbudsjett/regnskap Kommentarer om mellomledere/avdelingsledernes rolle Forståelse også ute i organisasjonen om økonomisk styring Mellomledere/avdelingsledere større økonomisk ansvar og mer opplæring Alle mellomledere bør få grunnleggende kunnskaper om budsjett, regnskap og bruken av Unique God økonomisk styring avhenger også av informasjon og forståelse nedover i systemet/enheten både blant mellomledere tillitsvalgt og ansatte. Holdningsarbeid til forbruk/budsjettstyring Alle avdelingsledere bør få mer forpliktende budsjettansvar for sin avdeling 5.1.4 Økonomienheten som støttefunksjon Økonomienheten er lagt til samkommunen og ivaretar arbeidsoppgaver innenfor fagfeltene: Innfordring/faktureringen, regnskap og budsjett/analyse. Økonomienheten tilbyr sin kompetanse til enhetslederne. Ansatte innen fagområdet for budsjett har sine spesialfelt og er kontaktpersoner for bestemte enheter/områder. De vi har intervjuet sier at økonomienheten i større grad framover vil fordele arbeidsoppgaver etter fagområde, og i mindre grad etter kommunegrenser. Ifølge dem vi har intervjuet, får enhetene spesielt tett oppfølging fra økonomienheten i forbindelse med kvartalsrapportene. Kontaktpersonene er også en del ute i enhetene. Enheter som har store utfordringer på økonomiområdet får ekstra oppfølging. Spørreundersøkelsen til enhetslederne innholdt følgende spørsmål: Hvordan oppleves tilgangen på støtte fra økonomienheten i kommunen? Svarene er presentert i figuren under. Her fremgår det at flertallet av enhetslederne mener tilgangen på støtte fra økonomienheten er jevnt over er god. KomRev Trøndelag IKS 14 av 33

Figur 4. Hvordan opplever du tilgangen på støtte fra økonomienheten i kommunen? Skala 1-6, der 6 er meget god tilgang prosent 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 5.2 Budsjettets realisme Kommuneloven, 46 sier at. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Fra økonomireglementet i Levanger kommune sies det at driftsbudsjettet skal stilles opp på artsgruppenivå tilsvarende hovedoversikt driftsregnskap, og for de enkelte driftsenheter. For Verdal kommune vedtas driftsbudsjettet på virksomhetsområder, og det vedtas som netto driftsutgifter (utgifter inntekter) Videre vedtas utgifter og inntekter for følgende tjenesteområder: Skatter og rammetilskudd Eiendomsskatt Generelle tilskudd flyktninger Avskrivninger Renter og avdrag Interne finanstransaksjoner Regnskapsmessig resultat 5.2.1 Synspunkter fra spørreundersøkelser og intervjuer Ifølge økonomienheten er det vanskelig å vurdere om budsjettene er realistiske eller ikke. Det er også vanskelig å vurdere om rammene er rettferdig fordelt på enheter/områder/sektorer. En enhetsleder formulerer det slik i en kommentar angående budsjettrealisme i spørreundersøkelsen: Dette er et spørsmål om høna eller egget kom først. Forventingene til oppgaveløsning er større enn det de økonomiske rammene er, men aktiviteten må avpasses etter de rammene som legges. KomRev Trøndelag IKS 15 av 33

I spørreundersøkelsen stilte vi spørsmål om enhetens tildelte budsjettramme for henholdsvis 2005, 2006 og 2007, var realistisk i forhold til enhetens oppgaver. Som det fremgår i figur 5 ligger nei-prosenten på litt over 20 prosent. Det er ikke store endringer i hvordan de vurderer realismen i budsjettrammene de ulike årene og mellom kommunene. De enhetslederne som opplevde urealistiske rammer, oppgir at de varslet om dette på ulike måter. Det ble blant annet belyst gjennom kvartalsrapporteringen, og i uformell og formell kontakt med rådmannsnivå og økonomienhet. Flere enhetsledere sier også de har omtalt dette i budsjettkommentaren. Figur 5. Vurderte du på det tidspunktet budsjettet ble vedtatt, at enhetens tildelte budsjettramme var realistisk i forhold til enhetens oppgaver? prosent 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2005 2006 2007 ja delvis nei ikke relevant I tilknytning til spørsmålet om budsjettenes realisme, fikk enhetslederne også anledning til å komme med utfyllende kommentarer. Noen etterlyser større involvering når budsjettrammene legges. Andre etterlyser at rammetildelingen skal skjer etter fordelingsnøkkel/modeller. Mange kommentarer går også ut på at rammene oppleves som trange. Videre stilte vi spørsmål om hva som ble gjort av enhetsleder for å gi uttrykk for at rammene eventuelt ikke var realistiske. I svarene som kom inn her, pekes det på at dette ble varslet på flere måter. Blant annet ble det kommentert i kvartalsrapportene og i budsjettkommentarene. Det ble også tatt opp muntlig i møter med rådmann og økonomienheten samt i e-post med rådmann og økonomienhet. KomRev Trøndelag IKS 16 av 33

Kommentarer om budsjettets realisme Vi hadde møter/drøftinger med rådmann/økonomisjefen tett inn på dato for endelig budsjett. Vurderer at dette må endres, jf. bedre dialog i forkant Har innrettet drifta i forhold til budsjettet Har omtalt konsekvensene i regnskapsrapportene. Både politisk og administrativ ledelse er klar over konsekvensene av de stramme rammene Må ha bedre dialog før budsjettrammene legges Behov for å vurdere likeverdig fordelingsnøkkel Får ikke realisme i dette før vi får modeller som styrer pengene Når budsjettrammene legges, er det vanskelig å forutse hva som vil påvirke driften. Denne uforutsigbarheten er kjent for de bevilgende instanser og jeg opplever at det er forståelse for dette i budsjettprosessen. Vi har flere lønn/stillingshjemler enn hva fastlønnsbudsjettet. På tross av dette har vi klart gjennom mindre innleie å kompensere for dette innenfor totalbudsjettet Kommentarer om at rammene oppleves som trange (i stikkordsform) Rammene har vært trange/lite å gå på/ikke rom for langsiktig tenkning, utvikling, men kun til å videreføre basisaktivitet /ønsker bedre romslighet/bør settes av midler til drift og vedlikehold av menneskelige ressurs/har holdt stillinger vakante og begrenset inneleie for å holde rammen 5.2.2 Avvik økonomisk oversikt drift Et av kravene som må tilfredsstilles for at et budsjett skal være realistisk, er at det er fullstendig. Det innebærer at alle kjente utgifter og inntekter må innarbeides og at minstekravet er at ingen større budsjettposter er utelatt. Det er ikke gitt unntak for kommunene i samkommuneforsøket. Budsjettet for enhetene som tilhører samkommunen står oppført i samkommunens budsjett, men ikke i morkommunene. På slutten av året blir regnskapet for disse enhetene tilbakeført til morkommunene på postene kjøp av tjenester. Hovedårsaken til tilbakeføringen er at KOSTRA- rapportering skjer kun på kommunenivå. I noter til regnskapene for både Verdal og Levanger for 2005 og 2006 blir dette omtalt. Vi har sett nærmere på de økonomiske oversiktene som er obligatoriske i henhold til budsjett og regnskapsforskriftene for kommunene. Tabellen viser avvik mellom regnskap og budsjett for driftsinntekter på henholdsvis 133 millioner for Levanger og 58 millioner for Verdal i 2006. Tilsvarende for driftsutgifter er 112 millioner for Levanger og 49 millioner i Verdal. I revisjonsnotatene for de to siste årene har revisor noen kommentarer til hvordan budsjettet fremstår for. Revisor sier i revisjonsnotatet for morkommunene: Vi har registrert relativt store differanser mellom regulert budsjett og regnskapstall. Hovedårsaken er at kommunens andel av samkommunen er regnskapsført i morkommunen, mens de er budsjettert i samkommunen. Revisor skriver videre at det er viktig at senere budsjett og regnskap blir satt opp etter samme prinsipp. KomRev Trøndelag IKS 17 av 33

Tabell 1. Tall fra økonomisk oversikt drift Levanger Regnskap 2005 2006 Reg budsj Avvik Regnskap Reg budsj Avvik Sum driftsinntekter 733 810 741 660 270 484 73 540 257 868 715 401 735 710 061 133 005 340 Sum driftsutgifter 702 584 708 627 245 684 75 339 024 808 431 410 696 610 596 111 820 814 Brutto driftsresultat 31 226 033 28 765 000 2 461 033 60 283 990 39 099 465 21 184 525 Sum finansinnt 3 184 449 3 213 000-28 551 8 154 610 4 123 000 4 031 610 Sum finansutg 40 817 291 54 210 000-13 392 709 40 797 886 53 939 314-13 141 428 Res eksterne finanstrans -37 632 842-50 997 000 13 364 158-32 643 275-49 816 314 17 170 039 Netto driftsresultat 19 758 484 3 801 400 15 957 084 55 674 480 8 791 151 46 883 329 Sum bruk av avsetninger 7 284 927 9 487 500-2 202 573 15 218 401 13 638 206 1 580 195 Sum avsetninger 21 182 806 13 288 900 7 893 906 36 156 897 22 429 355 13 727 542 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 5 860 606 0 5 860 606 34 735 984 2 34 735 982 Verdal Regnskap 2005 2006 Reg budsj Avvik Regnskap Reg budsj Avvik Sum driftsinntekter 555 014 700 502 493 074 51 521 626 607 110 824 548 989 275 58 121 549 Sum driftsutgifter 532 309 660 479 442 719 52 866 941 576 016 157 527 061 483 48 954 674 Brutto driftsresultat 22 705 040 23 050 355-345 315 31 094 667 21 927 792 9 166 875 Sum finansinnt 4 307 182 4 080 000 227 182 5 529 415 5 014 488 514 927 Sum finansutg 36 923 510 39 615 510-2 692 000 42 569 170 44 745 000-2 175 830 Res eksterne finanstrans -32 616 327-35 535 510 2 919 183-37 039 755-39 730 512 2 690 757 Netto driftsresultat 10 991 680 8 417 814 2 573 866 14 908 123 4 072 505 10 835 618 Sum bruk av avsetninger 16 858 625 13 991 805 2 866 820 14 433 115 11 218 990 3 214 125 Sum avsetninger 25 519 811 22 409 621 3 110 190 22 109 107 15 291 495 6 817 642 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 2 330 494-2 2 330 496 7 232 132 0 7 232 132 ISK Regnskap 2005 2006 Reg budsj Avvik Regnskap Reg budsj Avvik Sum driftsinntekter 186 448 473 163 683 072 22 765 401 147 416 822 139 047 092 8 369 730 Sum driftsutgifter 186 585 458 164 993 461 21 591 997 147 623 268 139 147 092 8 476 176 Brutto driftsresultat -136 984-1 310 389 1 173 405-206 446-100 000-106 446 Sum finansinnt 156 899 300 000-143 101 208 273 100 000 108 273 Sum finansutg 19 915 150 000-130 085 1 827 0 1 827 Res eksterne finanstrans 136 984 150 000-13 016 206 446 100 000 106 446 Netto driftsresultat 0-1 080 389 1 080 389 0 0 0 Sum bruk av avsetninger 0 1 180 389-1 180 389 0 0 0 Sum avsetninger 0 100 000-100 000 0 0 0 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Som tabellen viser er avvikene store både for sum driftsinntekter og sum driftsutgifter for begge årene, - og i tillegg viser den at avviket er voksende for Levanger kommune, og at ISK har en positiv utvikling. KomRev Trøndelag IKS 18 av 33

Tabell 2 viser budsjettavvik på tjenestenivå. Tallene er hentet fra regnskapsskjema 1B drift Her er det foretatt reguleringer, og avvikene er på et annet nivå. Tabell 2. Regnskapsskjema 1B drift Regnskap Reg budsj Avvik Regnskap Reg budsj Avvik Levanger 460 859 335 450 657 600 10 201 735 490 043 035 495 590 330-5 547 295 Verdal 344 131 029 331 591 676 12 539 353 399 567 515 390 001 936 9 565 579 ISK 140 726 930 136 969 729 3 757 201 111 692 339 112 518 888-826 549 5.3 Budsjettoppfølging 5.3.1 Økonomisk rapportering Økonomisk rapportering er en viktig del av budsjettoppfølgingen. Både i Levanger og Verdal er det faste økonomimøter hver måned mellom rådmann, assisterende rådmenn/kommunalsjefer og enhetslederne (virksomhetsledere). I samkommunen blir det avholdt tilsvarende møter, men ikke like hyppig. I tråd med økonomireglementet til Levanger og Verdal utarbeides det en økonomisk rapport til formannskap/kommunestyre hvert kvartal. Rapportene omfatter en kort kommentardel fra hver resultatenhet. Vår gjennomgang av kvartalsrapportene viser at det tar ca. 1 ½ måned fra periodens slutt til kvartalsrapportene blir behandlet i formannskapet. Det er ikke store forskjeller mellom kommunene og over tid. De vi har intervjuet mener at de har oppnådd god kvalitet og nøyaktighet i den kvartalsvise rapporteringen. Økonomienheten er opptatt av at rapportene viser et korrekt øyeblikksbilde samt en vurdering av forventet årsresultat. Det er i tillegg innført tilnærmet månedlig økonomisk orientering i formannskapsmøtene i de månedene det ikke avlegges kvartalsrapporter. Dette ble innført i 2005. Som regel er det her snakk om en verbal framstilling i møte med politikerne. Ifølge enhetsleder for økonomi har økonomienheten et kontinuerlig fokus på at regnskapene skal være à jour. De jobber med å få ansatte til å attestere og anvise fakturaer i tide, og har som følge av forsinkelser hatt mye ekstraarbeid (behandling av purringer/rentekrav). Det har ført til etterslep og behov for å bruke mer tid enn ønskelig for å ferdigstille kvartalsrapporter. I spørreundersøkelsen hadde vi følgende spørsmål: Har du eventuelt forslag til hva som kan bidra til å bedre den økonomiske rapporteringen? Her gjengir vi noen kommentarer: KomRev Trøndelag IKS 19 av 33

Forslag fra enhetslederne om hva som kan bidra til bedre rapportering Avdelingslederne bør få tydeligere ansvar Det er komplisert å ha total oversikt når det er mange avdelinger Blir bedre når vi får bedre oversikt over pensjonsutgiftene. Det har vært store svingninger på grunn av dette Bedre oversikt på inntektssiden ang. refusjoner på sykelønn, statsstøtte og lignende Rapporteringsrutinene underveis oppleves som gode, men at utfordringene oppstår ved regnskapsavsluntingen. Da kan det dukke opp momenter som det har vært vanskelig å få øye på i løpet av året For dårlig periodisering. Et eksempel er skoleskyss Etterlyser enda større samhandling med økonomienheten. Rapportere i større grad opp mot enhetens aktivitetsnivå og målsettinger Legge ut avvik mellom budsjett og regnskapstall på Intranettet via en innsynsmodul Få tilbakemelding fra økonomienheten i forhold til forbedringspotensial hos enhetsleder Det er vanskelig etter 1. kvartal å skulle vurdere resultatet 31.12. Skal ha møte med regnskapsavdelingen for å kvalitetssikre prognosene Forhåpentligvis bedre nå når vi har fått oversikt over pensjonsutgiftene Gjøre det i lag med andre innenfor samme fagfelt Synes ikke regnskapssystemet er à jour raskt nok til at jeg kan stole på det, spesielt i perioden rundt årsavslutning Mer sammenheng mellom mål- og styringsdokumenter, tildelte rammer og de rapporter vi blir avkrevd Kvalitetssikring. Økt kunnskap om budsjett Periodisering av budsjett i forhold til planlagt aktivitet (to skoleår med forskjellig driftsnivå) gjennom budsjettåret 5.3.2 Periodisering For at rapporteringen gjennom året skal gitt et mest mulig realistisk bilde av den økonomiske situasjonen krever dette god periodisering av budsjett og regnskap. En enhetsleder formulerer det slik i et svar i spørreundersøkelsen: Periodisering skal gi retningslinjer på hvor vi hele tida er, og evt. justere aktivitetsnivået. Meget viktig at periodiseringen gir et realistisk bilde av situasjonen Ledelsen i økonomienheten forteller at det er en utfordring å legge inn tilfredsstillende periodisering. Rådmennene i de to kommunene peker også på et forbedringspotensial her. Periodisert budsjett er beregnet ut fra erfaringstall tidligere år og etter en skjønnsmessig vurdering gjort i fellesskap av enhetene og økonomiavdelingen. En deling i 1/12 og fjorårets tall blir brukt som sammenligningsgrunnlag, men dette er ikke nødvendigvis godt nok i alle situasjoner. Enhetslederne har blitt gjort oppmerksomme på dette. Siden lønn utgjør om lag 70 prosent av totale kostnader, er det ifølge økonomienheten, spesielt viktig at periodiseringen av lønn blir mest mulig korrekt. Økonomienheten er nå i ferd med å utarbeide nøkler for periodisering og enhetene vil få beskjed om å legge inn disse. Enhetslederne vil videre få mer opplæring når det gjelder periodebudsjett. Vi stilte også spørsmål om kvaliteten på periodiseringen. Som det fremgår av tabellen er flertallet av enhetslederne fornøyd med periodiseringen, men det er også en del svar som plasserer seg i kategoriene 2 og 3. KomRev Trøndelag IKS 20 av 33

Figur 6. Hva mener du om periodiseringen av budsjett og regnskap? Fra en skal fra 1-6, der 6 er meget godt fornøyd. 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 Vi fikk inn en del kommentarer i spørreundersøkelsen angående periodisering. En del av kommentarene går ut på at periodisering ikke passer for alle aktiviteter, spesielt på det som ikke er lønn. Flere fremhever dessuten at enheten får hjelp av økonomienheten for å oppnå bedre periodisering. 5.3.3 Prognoser for mer- mindreforbruk I kvartalsrapportene gir enhetslederne prognoser for avvik fra budsjett ved årets slutt. Ledelsen i økonomienheten mener at det ikke mulig å treffe 100 prosent, men at prognosene for avvik stort sett viser bra retning. De mener budsjettavvik fanges opp relativt tidlig. De forteller at for å ha kontroll med økonomien, må en først og fremst ha god kontroll på lønnskostnadene fordi lønn utgjør så stor del av totale kostnader. Det er dermed viktig at enhetene ikke har flere stillinger enn hva det er budsjettert for. Både i intervjuene og i spørreundersøkelsen har det kommet fram at det har vært vanskelig å gi riktig prognose når det gjelder innbetalinger til pensjon/premieavvik. Økonomienhetene har også fått en del kritikk fra politisk hold om nettopp dette. Ledelsen i økonomienheten forteller at årsaken er at de overordnete forutsetninger flere ganger har blitt endret. Budsjettavvik innrapporteres i form av bekymringsmeldinger fra enhetslederne. Videre diskuteres budsjettavvik i møter mellom rådmann/budsjettgruppa og enhetslederne i ledermøter samt ad-hoc-møter i løpet av året. 5.3.4 Oppfølging av avvik. Innsparingstiltak og regulering av budsjett Ifølge kommuneloven kan ikke kommuner budsjettere med underskudd (krav til budsjettbalanse). Dette betyr at dersom det ligger an til avvik må det settes i verk tiltak som bringer økonomien i balanse. Ifølge økonomienheten er hovedregelen at enhetene må klare KomRev Trøndelag IKS 21 av 33

seg innenfor opprinnelig budsjett. Som et ledd for å holde budsjettene, har begge kommuner gjennomført flere innsparingstiltak i 2005 og 2006. Kommuneloven 47 stiller også krav om at det skal foretas nødvendige endringer i budsjettet, når det skjer endringer i løpet av året, som kan få betydning for inntekter og utgifter. Budsjettene ble for begge kommunene i liten grad justert i løpet av 2005, mens det ble vedtatt flere budsjettreguleringer etter 2. og 3. kvartalsrapportering i 2006. Rådmannen i Levanger uttrykker det slik i sak 116/06 for formannskapet: Kommunens budsjettsituasjon har vært slik de siste årene at kommunelovens bestemmelser om endringer i budsjettet ikke har vært mulig da det ikke har eksistert tilstrekkelig reserver i budsjettene for å kunne foreta nødvendige budsjettendringer. For 2006 er denne situasjonen en annen. Rådmannen foreslår derfor en del budsjettjusteringer. Det er viktig at disse ikke fører til økt aktivitet, men benyttes til å unngå oppbygging av nye underskudd. I slutten av april 2005 var det kjent at Levanger skulle benytte seg av muligheten for minimumsavdrag, dvs. en reduksjon på finansutgiftene på ca. 12 millioner kroner. Dette ble ikke innarbeidet i 2005-budsjettet. Verdal rapporterte for 3. kvartal et overforbruk på 8,2 millioner på enhetsnivå, men at merforbruket ved årets slutt skulle dekkes ved ubenyttet avsetning til underskuddsdekning, samt bruk av forventet merinntekt fra momskompensasjon og skatt. Ingen budsjettreguleringer ble foretatt. Når det gjelder budsjettreguleringer i løpet av året, kommer det fram i høringssvaret at økonomienheten og rådmannen har lagt betydelig vekt på at det fra enhetsledernes side skal være fokus på bunnlinja og netto lønnskostnader for hver enhet. Dette betyr at det legges mindre vekt på å foreta budsjettjusteringer mellom arter innenfor det enkelte ansvarsområde. 5.3.5 Økonomisk utvikling på enhetsnivå Levanger For enhetene tilhørende Levanger gjennomførte samtlige enheter innsparingstiltak i 2005 og/eller 2006, ifølge svarene fra spørreundersøkelsen. Rådmannen i Levanger forteller at de budsjetterte med en produktivitetsvekst på 2 prosent for hele kommunen både i 2005 og 2006. Spørreundersøkelse inneholdt også spørsmål om innsparingstiltak hadde effekt. Svarene viser at enhetslederne i Levanger mener at innsparingstiltakene hadde effekt, men at innsparingstiltakene ikke nødvendigvis var tilstrekkelig for å kunne holde seg innenfor budsjettrammen. Flere peker dessuten på at innsparingstiltakene også ga en del uheldige effekter i form av mer press på ansatte, tjenestene ble dårligere, eller at de kan gå ut over framtidige behov. Ifølge rådmannen i Levanger kan det ta det tid før sparetiltak får full virkning innenfor budsjettåret. Det gjelder blant annet vedtak om ressursbruk/ansettelser i forhold til vedtak og lignende. KomRev Trøndelag IKS 22 av 33

Figur 7. Prognoser for avvik avgitt i kvartalsrapportene og endelig avvik. Utvalgt enheter Levanger kommune. 2005 5000000 4500000 4000000 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 31.03.2005 30.06.2005 30.09.2005 Årsregnskap Distrikt Nord Distrikt Sør Festiviteten Levanger skole Nesset ung. skole 2005 I figur 7 har vi tatt utgangspunkt i resultatenhetene i Levanger kommune som endte med et merforbruk i forhold til budsjett på over 5 prosent i 2005. Tallene er basert på kvartalsrapportene og årsrapport. Av figuren fremgår det at distrikt nord varslet et årlig merforbruk på om lag 3 millioner kroner både i 1., 2. og 3. kvartal i 2005. Årsrapporten viser at de endte med et merforbruk på 4,6 millioner kroner, noe som utgjør 5,6 prosent av enhetens totale budsjett. I årsrapporten for 2005 fremgår det at avviket er knyttet til høyere lønn til sykevikarer, ekstrainnleie og høyere pensjonspremier enn forutsatt. Ifølge rådmannen i Levanger var det nødvendig å foreta noen grep for å snu den negative økonomiske utviklingen innen pleie og omsorg. På oppdrag fra kommunen foretok et konsulentfirma en gjennomgang av pleie- og omsorgstjenesten i kommunen. I 2006 ble pleie og omsorg delt i tre områder. Rådmannen i Levanger forteller at han har brukt mye tid på denne omorganiseringen og at rammen for pleie og omsorg for 2007 er lagt opp etter tett dialog med enhetslederne. Pleie og omsorg hadde samlet sett ikke overforbruk i 2006. Pleie og omsorg hadde høyere rammer i 2006 samt at budsjettene ble regulert opp i løpet av året. Det ble det i 2004-2005 gjort en del grep av betydning for ressurssituasjonen i skolen. 17.11.2004 kom enhetslederne for skole i Levanger kom med følgende uttalelse: Arbeidet med budsjettet for 2005 har vist at innsparinger etter ostehøvelprinsippet ikke lenger er gjennomførbart. Vi ber derfor om at det i det videre budsjettarbeidet gjøres andre grep. KomRev Trøndelag IKS 23 av 33

Andre grep kan være å endre struktur, øke rammen eller gjøre en omfordeling i totalbudsjettet. Kommunestyret vedtok å legge ned Levanger skole uten å ta bort ressurser fra sektoren i kommunestyremøtet 15.12.2004. Blant skolene var det Levanger skole og Nesset ungdomskole som endte med et prosentvis avvik på mer enn 5 prosent i forhold til budsjettert i 2005. Levanger skole hadde et merforbruk på 607 000 kroner i forhold til budsjettert, noe som utgjorde 9,7 prosent av enhetens budsjett. Det ble signalisert om forventet merforbruk allerede i 1. kvartal. Ifølge årsrapporten for 2005 skyldes underskuddet høyere aktivitet våren 2005 enn budsjettert. For Nesset ungdomskole ble det gitt signaler om budsjettavvik i 3. kvartalsrapportering. Avvik et utgjorde 5,3 prosent av enhetens budsjett. 2006 Enhetene hadde jevnt over romsligere rammer i 2006 i forhold til året før, og kun noen få enheter hadde merforbruk i 2006. Når vi ser bort fra enhetene barn/familie og helse/rehabilitering, var det kun Festiviteten og drift anlegg som hadde merforbruk som utgjorde mer enn 5 prosent av budsjettet. Selv om det prosentvise avviket i forhold til budsjett var relativt høyt for disse enhetene, var budsjettrammene lave, henholdsvis 1,45 og 0,8 millioner kroner. Vi har derfor valgt å ikke presentere prognoser og endelig avvik grafisk for 2006. Enhetene barn/familie og helse/rehabilitering blir omtalt i kapittel 5.3.7, siden disse enhetene hørte inn under samkommunen fram til 1.10.2006. Etter framlegg av 2. kvartalsrapport fikk distrikt nord økt sin ramme med 3 millioner kroner. I tillegg til at det ble gitt ekstra midler til spesialundervisning. Også etter framlegg av 3. kvartalsrapport ble det vedtatt en rekke budsjettreguleringer, herunder ekstra midler til Frol oppvekstområde og Nesset ungdomskole. I tillegg ble underskuddet for Barn/familie og Helse/rehabilitering, som 1.10 ble overført fra samkommunen til morkommunene, dekt med henholdsvis 1,8 millioner kroner og 500 000 kroner. Samtidig ble budsjettets inntektsside regulert opp gjennom økt skatt og rammetilskudd. 5.3.6 Økonomisk utvikling på enhetsnivå Verdal Over 80 prosent av enhetslederne svarer at de gjennomførte innsparingstiltak i 2005 og/eller 2006. Ifølge økonomienheten er erfaringen er at det tar tid å omstille seg slik at innsparingstiltak får ønsket effekt raskt nok. Dette gjaldt blant annet krav om reduksjoner i antallet stillinger innen oppvektsektoren i Verdal i 2005. Sektoren greide ikke å innfri innsparingskravet før året etter. 2005 I 1. kvartalsrapportering i 2005 for Verdal kommune ble det anslått en samlet merforbruk på om lag 5 millioner kroner for resultatenhetene sett under ett. Prognosene for merforbruk økte i de neste to kvartalsrapportene. Virksomhetsområdene endte til slutt opp med et samlet merforbruk på 9,1 millioner kroner. I figur 8 har vi tatt utgangspunkt i resultatenhetene som endte med et negativt prosentvis avvik fra budsjett på over 5 prosent. Av figuren fremgår det at Vinne PLO varslet et årlig merforbruk på om 1,8 millioner kroner de to første kvartalene og 2,4 millioner kroner i 3. KomRev Trøndelag IKS 24 av 33