Fredrikstad kommune, Teknisk drift, Bygg og Eiendom Postboks 1405 1602 Fredrikstad Gressvik u skole TILBUDSKONKURRANSE - ANSKAFFELSE AV ARKITEKT FREDRIKSTAD KOMMUNE RTD, Bygg og Eiendomsavdelingen, April 2016. Tilbudskonkurranse vedrørende: Kontrahering av arkitekt tjenester for utarbeidelse Av skisseprosjekt og eventuelt en videreføring for detaljprosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag. Kai Johan Kristiansen Moen
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse: 1 INTRODUKSJON 4 2 TILBUDSINNBYDELSE 4 2.1 INNBYDELSE 4 3 ORGANISERING 5 3.1 BYGGHERRE ORGANISASJON 5 3.2 PROSJEKTERINGS ORGANISASJON 5 4 KONKURRANSEGRUNNLAG 5 4.1 KUNNGJØRING 5 4.2 KRAV TIL LEVERANDØR 5 4.3 KVALIFIKASJONSKRAV 5 4.4 TILDELINGEN 6 4.5 GJENNOMFØRING 6 4.5.1 Forespørsler 6 4.5.2 Befaring 6 4.5.3 Elektroniske avgitte tilbud 6 4.5.4 Alternative tilbud 6 4.6 TILBUDET 6 4.7 INNLEVERINGSSTED 6 4.8 INNLEVERINGSFRIST 7 4.9 TILBUDSÅPNING 7 4.10 VEDSTÅELSESFRIST 7 5 YTELSESBESKRIVELSE 7 5.1 GENERELT 7 5.1.1 Følgende generelle ytelser skal være inkludert i honoraret fra prosjekteringsgruppa 7
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 3 av 10 5.2 Skisseprosjekt med kostnadskalkyle 8 5.2.1 Skisseprosjekt 8 5.3 FREMDRIFT (NS 8401 PKT 9) 9 5.3.1 Prosjekteringen 9 6 KONTRAKTSBESTEMMELSER 9 VEDLEGG 6.1 GENERELLE OG SPESIELLE KONTRAKTSBESTEMMELSER 9 6.1.1 Kontakt med media og innsynsrett (tillegg til NS 8401 pkt 3) 9 6.1.2 Personell for utføring av oppdrag (tillegg til NS 8401 pkt 5) 9 6.1.3 Lover, forskrifter og andre offentlige vedtak (NS 8401 pkt 8.1) 9-10
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 4 av 10 1 Introduksjon Fredrikstad kommune inviterer med dette til arkitektkonkurranse for nytt tilbygg Gressvik u skole og rehabillitering av eksisterende bygg som vil bli fysisk knyttet med det nye tilbygget. Tilbygget skal inneholde to klasserom, auditorium,korridor,vestebyle,garderobe og wc+hk wc. Bygget skal være en etage. Ca BYA areal 400 m2 Eksisternde bygg inneholder 4 stk garderober og to stk gymsaler som skal rehabilliteres. Nytt ventilasjonsanlegg sees i forbindelse med eksisterende bygg. 2 Tilbudsinnbydelse 2.1 Innbydelse Med forbehold om administrativ og politisk godkjennelse av prosjektet og finansiering inviterer Fredrikstad kommune med dette til å gi arkitekt tilbud på utarbeidelse av skisseprosjekt for de planlagte tiltak ved Gressvik u skole. Totalkostnad for prosjektet er ca 20 mill. Prosjektet skal gjennomføres som en totalentreprise. Om prosjektet godkjennes etter skisseprosjektfasen vil det innhentes tilbud på de tekniske fagene via rammeavtaler :RIV, RIE. Det skal gis tilbud på skisseprosjekt med utarbeidelse av kostnadskalkyle, og fakturering skal være i henhold til denne plan: Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med regler i Forskrift om offentlige anskaffelser åpen anbudskonkurranse og på det anbudsgrunnlag som framgår av dette dokument. Som generelle konkurransebestemmelser gjelder NS 8401 Alminnelige kontraktbestemmelser for prosjekteringsoppdrag, med de justeringer og suppleringer som framgår i pkt.6. Om det etter administrativ og politisk behandling av skisseprosjekt vinteren 2016/2017 ikke vedtas videre fremdrift vil oppgjøret med prosjektering skje i forhold til utført produksjon, og i henhold til tilbudssum. Alt utarbeidet materiale overtas da av Fredrikstad kommune. 3 Organisering 3.1 Byggherre organisasjon Oppdragsgiver: Fredrikstad kommune,rtd Formålsbygg ved Erik Ramberg, postboks 1405. 1602 Fredrikstad tlf: 95729677
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 5 av 10 Mail adresse: eriram@fredrikstad.kommune.no Prosjektansvarlig: Fredrikstad kommune, Bygge og Eiendom v/ Kai Krisriansen Moen, postboks 1405, 1602 Fredrikstad tlf: 69 36 13 58 mobil: 48212958 Mail adresse kaim@fredrikstad.kommune.no 3.2 Prosjekterings organisasjon Etter skisseprosjektfasen vil det innhentes tilbud på de øvrige fagene som skal dekkes. Etter kontraktinngåelse vil gruppa styres av prosjektansvarlig. Eventuelt ved behov vil grunnundersøkelser av tomten bli gjennomført av byggherren. Prosjekteringspruppa får sine instrukser fra og rapporterer til kommunens prosjektansvarlig. Ark sitt samarbeid med brukergruppen skal skje gjennom prosjekteringsmøter som innkalles og ledes av kommunens prosjeketansvarlig. Prosjekteringsmøter skal gjennomføres med 14 dagers intervaller i skisseprosjektfasen. Referat skives av ARK. 4 Konkurransegrunnlag 4.1 Kunngjøring Konkurransen og konkurransegrunnlaget er offentliggjort på DOFFIN database. 4.2 Krav til leverandør Arkitekt må ha godkjenning i tiltaksklasse 1 4.3 Kvalifikasjonskrav For å komme i betraktning ved tilbudsvurderingen skal det med henvisning til Forskrift om offentlig anskaffelser Kap. 8, fremlegges følgende dokumentasjon: Attester for innbetalt skatter og avgifter (NB! Fylke og kommune Egenerklæring for Helse, Miljø og Sikkerhet Fremleggelse av de siste to års revidert regnskap eller utdrag fra dette. Det kreves økonomisk forsvarlig drift. Leverandøren skal vise til forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet. Kredittvurdering fra anerkjent kreditt rating selskap, som ikke er mer enn 4 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det kreves at tilbyder skal ha rating som kredittverdig. Det stilles krav om at firmaet innehar dokumenter erfaring fra relevant oppdrag. Det skal derfor legges ved en oversikt over firmaets relevante faglig oppdrag utført i løpet av de siste 5 år. Det skal legges ved en oversikt over firmaets saksbehandler, type oppdrag, oppdragets verdi, tidspunkt og navn på oppdragsgiver med tlf nr. til referanseperson. Det stilles krav om at engasjerte ARK (saksbehandler) kan dokumentere kompetanse for prosjektering av tilbygg/rehab skole.
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 6 av 10. 4.4 Tildeling Pris legges til grunn for tildeling av kontrakt 4.5 Gjennomføring 4.5.1 Forespørsler Kunngjøringen og konkurransegrunnlaget med vedlegg er tilgjengelig på Doffin. Henvendelser rettes skriftlig til: Fredrikstad kommune, Bygg- og eiendom v/ Utbyggingsavdelingen Postboks 1405, 1602 Fredrikstad. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om tilleggsopplysninger fra prosjektansvarlig: Kai Kristiansen Moen. Slike opplysninger vil bli medelt samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilleggsopplysninger kan gis inntil 4 dager før utløpet av tilbudsfrist. 4.5.3 Befaring Tilbudsbefaring vil bli avholdt fredag 12.04.2016 kl 0900 Fremmøte på tomteområdet. Kostnader/utgifter deltagelse på befaring må bæres av den enkelte. Påmelding til tilbudsbefaring er 08.04.2016 kl 15.00 på mail til Kai Kristiansen Moen kaim@fredrikstad.kommune.no 4.5.3 Elektronisk avgitt tilbud Tilbud mottatt som telegram, telex, telefaks, e-post eller diskett godtas ikke som tilbud og vil bli avvist. 4.5.4 Alternative tilbud Det gis ikke anledning til å inngi alternative tilbud, og tilbudet skal være satt opp i henhold til denne tilbudsforespørsel. Tilbud som kompliserer sammenligningen vil bli forkastet. 4.6 Tilbud Tilbud skal være skrevet på norsk og bestå av følgende dokumenter: Tilbudsskjema, komplett utfylt All nødvendig dokumentasjon iht. krav satt i pkt 4.3 (vedlegg 2 legges ferdig utfylt med) Tilbud skal sendes/leveres i lukket konvolutt, tydelig merket Gressvik skole arkitekt. 4.7 Innleveringssted Tilbud skal sendes i post og stilles til: Fredrikstad kommune, Bygg og eiendom v/ Utbygningsavdelingen Postboks 1405, 1602 Fredrikstad. Tilbud kan også leveres ved Servicekont skranken til teknisk drift i Tomteveien 30. 4.8 Innleveringsfrist Tilbudet skal være mottatt og stemplet inn av Fredrikstad kommune innen: 22.04.2016 kl 12.00
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 7 av 10 4.9 Tilbudsåpning Åpning av innkomne tilbud vil finne sted hos Fredrikstad kommune, Bygg og eiendom mandag 25.04.2016. Tilbudsåpning er ikke offentlig. 4.10 Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist for tilbud skal være 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 5 Ytelsesbeskrivelse 5.1 Generelt Skisseprosjekt med kostnadskalkyle skal ferdigstilles innen april 2016..Prosjekteriende og entreprenør plikter derfor å følge de til enhver tid gjeldende føringer ihht Tek 10 Det forutsettes at Ark er kjent med og opptrer i overensstemmelse med Lov om offentlige anskaffelser, samt forskriftene til loven. Ark skal i forbindelse med sine arbeider, overholde forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, fastsatt i byggherreforskriften, for derigjennom å bidra til og sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Skiftlig avtalt vil bli opprettet. Videre skal alle ytelser som er nødvendig i henhold til gjeldede plan og bygningslov og elektroforskriften være inkludert i tilbudet. Ark skal være ansvarlig søker, og rammesøknad skal innsendes etter skisseprosjektfasen. 5.1.1 Følgende generelle ytelser skal være inkludert i honoraret fra arkitekt: RIBR;RIB ARK plikter å møte på brukermøte. Det er medregnet ca 6 møter til dette i løpet av prosjekteringsperioden. Møtene avholdes i Fredrikstad. Møtene vil bli honorert etter faktisk antall. Alt tegningsmateriale skal baseres på DAK, dwg - format, tegneprogram AUTOCAD av nyere dato, eller programvare som dokumentert er 100 % kompatibelt med ovenstående programvare. Fredrikstad kommune sin DAK-manual for byggtegninger skal legges til grunn. Det forusettes videre at dokumenter kan sendes ut i pdf. format. Bedriftsintern kopiering og plot for DAK, telefon, telefax, porto og andre biutgifter skal være inkludert i honoraret. Koordinering av egne arbeider mot de øvrige prosjekterende. Ved evt. Uoverensstemmelser i ytelsesbeskrivelse i henvisninger/vedlegg og i tilbudsforespørsel gjelder tilbudsforespørsel foran. 5.2 Skisseprosjekt 5.2.1: Skisseprosjekt Ytelser beskrevet i kapitel 6, Konseptutvikling i Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse, utgave 2, medtas. Følgende punkter ligger ikke innenfor oppdraget.
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 8 av 10 Pkt. 6.2.1.5 Fremskaffe terrengmodell, Pkt. 6.4.1.6 Lage modell og Pkt. 6.4.1.7 Fotomontasje. Når det gjelder utenomhusplan og møblering skal dette ses på kun i kostnadssammenheng, og lages på et grovt overordnet nivå. Oppdraget skal ellers ses på som et normalt oppdrag for ARK skal tas med i tilbudet. Det vises til vedlagt byggehånbok til Fredrikstad kommune som skal følges i hele planleggingsprossesen. Det skal utarbeides en kostnadskalkyle etter skisseprosjektfasen. Denne vil bli behandlet og skal godkjennes før prosjektet går over i neste fase. Om det etter administrativ og politisk behandling av skisseprosjekt januar/februar 2016 ikke vedtas videre fremdrift vil oppgjøret skje i forhold til utført produksjon, og i henhold til tilbudssum. Arkitekt skal ha all FDV dokumentasjon for gjennomsyn før ferdigbefaring/overtagelsesforretning, og skal delta på befaring samt føre referat for egne fagområder. I tillegg må det påregnes en kontrollbefaring. Timehonorar/tilleggsarbeider Eventuell tillegg- og fradragsarbeider honoreres etter medgått tid. Tilleggsarbeid skal ikke påbegynnes før tilleggsarbeidets omfang og pris er avklart og godkjent av kommunens prosjektansvarlig. Tilleggskrav som skyldes andre skal også avklares og godkjennes før tilleggsarbeidet påbegynnes. Det vil ikke bli honorert særskilt for arbeid i forbindelse med omarbeidelse av tegninger m.m på grunn av kollisjon mellom tekniske anlegg, mellom tekniske anlegg og bygningskonstruksjoner, eller annen mangelfull planlegging og eventuelt møter/avklaringer i den forbindelse. 5.3 Fremdrift (NS 8401 pkt 9) 5.3.1 Prosjekteringen Oppstart umiddelbart Ferdigstille skisseprosjekt m/kostnadsoverslag og årskostnadsberegning etter nærmere avtale Den videre planlegging vil kunne medføre mindre endringer i fremdriften. Dette skal ikke ha noen konsekvenser for byggherren.
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 9 av 10 6 Kontraktbestemmelser 6.1 Generelle og spesielle kontraktbestemmelser Som generell kontraktbestemmelse gjelder NS- 8401 Alminnelige kontraktbestemmelser for prosjekteringsoppdrag 1. utgave mars 2000, med følgende endringer, tilføyninger og presiseringer. 6.1.1 Kontrakt med media og innsynsrett (tillegg til NS 8401 pkt 3) Kontakt med media All kontakt med media skal håndteres av oppdragsgiver, dersom det skulle komme henvendelser fra media (avis, fjernsyn, radio, fagtisskrifter m.m). Kontraktsmessige forhold eller forhold i tilknytning til kontrakt, plikter den prosjekterende å henvise til oppdragsgiver. Innsynsrett: Oppdragsgiver, eller den som er bemyndiget av oppdragsgiver, skal ha rett til innsyn i. a) Den prosjekterendes kvalitetssystem b) Utførsel av oppdraget c) Produksjonsprossesen d) De deler av den prosjekterendes styringssystemer for øvrig (f.eks, for økonomi, HMS) og regnskap, som kan ha betydning for den prosjekterendes oppfyllelse av kontrakt. 6.1.2 personell for utførelse av oppdrag(tillegg til NS 8401 pkt 5) Oppdraget skal utføres av den eller de som er angitt i kontrakten. Den eller de personer som utfører oppdraget skal ha nødvendige kvalifikasjoner og erfaring og for øvrig tilfredsstille de krav oppdragsgiver har stilt i kontrakten. Oppgaver av rent rutinemessig karakter og støttefunksjoner kan utføres av andre innenfor firmaet enn de som er angitt i kontrakten. Den prosjekterende kan ikke uten oppdragsgiverens skriftlige samtykke skifte ut personer som i henhold til kontrakten eller senere avtale skal utføre oppdraget. 6.1.3 Lover, forskrifter og andre offentlige vedtak (NS 8401 pkt. 8.1) Regelverket for offentlig anskaffelser. Den prosjekterende skal være kjent med og i alle henseende opprette i overensstemmelse med regelverket for offentlig anskaffelser ved gjennomføring av prosjekteringsoppdraget. Forhold til plan- og bygningsloven (PBL) Oppdraget krever ansvarsrett som ansvarlig prosjekterende og ansvarlig kontrollerende for prosjektering etter PBL. Den prosjekterende skal ha ansvarsrett for den oppgaven og den del av tiltaket kontrakten omfatter i den tiltaklassen som prosjektet/ tiltaket krever. Den prosjekterende plikter å bidra til at søknad om ansvarsrett blir sendt så snart som mulig etter at kontrakt er inngått. Manglende ansvarsrett betraktes som et vesentlig kontraktbrudd som gir oppdragsgiver rett til å heve og kreve erstatning. Det som er sagt om ansvarlig prosjekterende og ansvarlig kontrollerende for prosjekteringen gjelder tilsvarende for annen ansvarsrett som blir avtalt. Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere. Den prosjekterende skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underprosjekterende ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke.
Tilbudskonkurranse anskaffelse av arkitekt Side 10 av 10 Det gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler den prosjekterende inngår for utføring av arbeidet under kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom den prosjekterende ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssumen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdraggiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Den prosjekterende skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Vedlegg 1. Tilbudsskjema 2. Dokumentasjonskontroll 3. Situasjonskart 4. FDV oppbygging CD 5. FDV dokumentasjon 6. FDV manual Fredrikstad kommune 7. Fredrikstad kommune byggehåndbok generell kravspesifikasjon for nybygg