RUTINER FOR SYKEFRAVÆR FORMÅL Sikre en forsvarlig oppfølging av sykemeldte i h.h.t. IA-avtale, arbeidsmiljøloven og arbeidsreglement. Det skal legges opp til dialog og aktive tiltak i sykemeldingsperioden, oppfølging og ansvar skal være tydelig og forpliktende for alle parter. I virksomhetene foregår dette i dialog mellom leder og den sykemeldte. Rett behandling av sykefravær med registrering og håndtering av sykepenger. HENVISNING Samarbeidsavtale inngått med NAV som gjør at Vadsø kommune er en inkluderende arbeidslivsvirksomhet (IA-virksomhet) Avtalen skal fremme samarbeid for å skape helsefremmende arbeidsplasser og hindre utstøting på grunn av helseforhold eller alder. Avtalen skal bl.a. bidra til: - At en får et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og for samfunnet - Reduksjon i sykefraværet og i bruken av uføretrygd - Bruke eldre arbeidstakeres ressurser og arbeidskraft på en bedre måte Arbeidsmiljølovens 4-6 Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. 1. Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakeren skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått attføring eller lignende. 2. Dersom det i medhold av første ledd er aktuelt å overføre en arbeidstaker til annet arbeid, skal arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte tas med på råd før saken avgjøres. 3. Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i seks uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal også inneholde aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging.
MELDING OM SYKEFRAVÆR Første melding egenmelding/sykemelding: Når sykdom medfører at man ikke kan møte på arbeid skal arbeidstaker gi beskjed til/orientere arbeidsgiver (hovedsakelig virksomhetsleder) første fraværsdag, så tidlig som mulig. Sykemelding leveres umiddelbart når den foreligger Legen skal løpende vurdere gradert sykemelding (delvis sykemelding) eventuelt aktiv sykemelding. Egenmeldingsskjema finnes på arbeidsplassen og fylles ut av den som tar imot beskjed om sykefravær. Skjemaet leveres til arbeidstaker første arbeidsdag etter sykefraværet. Arbeidstaker fyller ut sin del av skjemaet og leverer det umiddelbart til arbeidsgiver for registrering. Egenmelding kan benyttes fra 1-8 dager ved evt. sykdom, med i alt 24 dager i løpet av en 12 måneders periode Varer sykefraværet over 8 dager må sykemelding leveres. Oppfølging Senest innen 6 uker skal det utarbeides oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker. Oppfølgingsarbeidet skal dokumenteres i en konkret plan/oppfølgingsplan som skal vise: - Arbeidsoppgaver - Funksjonsevne - Aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi - Hva er vi enig om Standard oppfølgingsplan (skjema) finnes på NAV sine hjemmesider. Forhold som må diskuteres/informeres om: Kan fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen. Om det er forhold på arbeidsplassen, kan noe gjøres for å endre på dette og dermed få den sykemeldte tilbake på jobb Det gis informasjon til arbeidstaker om sykefraværsrutiner - Oppfølgingsplan som skal foreligge innen 6 uker - Aktivitetskrav - Tilretteleggingsplikt - Medvirkningsplikt Arbeidsgiver og arbeidstaker gjør noen vurderinger av om det er grunnlag for å tilrettelegge arbeidet fysisk eller psykisk.
Arbeidstaker må informere om egen funksjonsevne og et eventuelt perspektiv på fraværet. Er det for eksempel igangsatt behandling som kan gjøre arbeidstaker i stand til å tiltre jobben igjen. Gi arbeidstaker en tom oppfølgingsplan slik at vedkommende kan tenke over muligheter og løsninger på arbeidsplassen i god tid før planen settes opp og undertegnes. Arbeidstaker bevisstgjøres på egen situasjon for hva som eventuelt kan gjøres/tilrettelegges for at det skal være muligheter for å komme tilbake i jobb igjen. Arbeidstaker må bidra til å finne løsninger som gjør at det er mulig å komme tilbake i arbeid. Man må også være innstilt på å gjøre andre arbeidsoppgaver hvis det kan føre til en raskere tilbakevending. Har arbeidstaker selv forslag til tilrettelegging på arbeidsplassen som kan fungere? Oppfølgingsplanen skal sendes til NAV-Vadsø. Arbeidsgiver og arbeidstaker beholder en kopi hver av planen. Personalenheten kontaktes/tas med i arbeidet dersom en arbeidstaker signaliserer at det er ønskelig å prøve seg med helt andre arbeidsoppgaver enn det som utføres i egen virksomhet. TILRETTELEGGINGSTILSKUDD Kan det være aktuelt å søke NAV om tilretteleggingstilskudd? Intensjonen: - Redusere og forebygge sykefravær - Kompensere for arbeidsplassens merinnsats/merutgift i forbindelse med tilretteleggingstiltak Kan gis til: - Arbeidstakere med arbeidsforhold - Arbeidstakere som står i fare for å bli sykemeldt - Arbeidstakere som mottar syke- eller rehabiliteringspenger - Kan også gis til grupper av arbeidstakere med behov for samme tiltak Tidsrom: - Kan gis for opptil 12 uker - Kan forlenges ytterligere 12 uker og 12 uker (maks. 36 uker) - Ved søknad sendes skjema sammen med individuell oppfølgingsplan til rådgiver ved arbeidslivssenteret før tiltak iverksettes - Det kan også søkes om tilretteleggingstilskudd for tiltak til grupper Kan bl.a. benyttes til: - Kjøp av gjenstander/arbeidsplasshjelpemidler
- Vikar/ekstrashjelp ved forebygging og gradert friskemelding - Tilrettelegging - Arbeidsutprøving - Fritak for arbeidsoppgaver - Transport til annet arbeidssted - Opplæring/kurs - Funksjonsvurdering i attføringsbedrift - Forebyggende tiltak - Tiltak for grupper - Hjelpemidler som kan benyttes av flere VED FORTSATT SYKEMELDING. Etter 8 uker: Aktivitetsplikt fra første dag, dvs. at man er helt eller delvis tilbake i jobb Unntak fra aktivitetsplikt: - Sengeliggende - Smittefare - Blir verre ved å være i aktivitet Med bakgrunn i folketrygdloven 8-7 skal legen alltid vurdere om det er tungtveiende medisinske grunner for at medlemmet bør være borte fra arbeidet. Dersom legen finner at sykemelding er nødvendig, skal gradert sykemelding være første alternativ, deretter aktiv sykemelding. Funksjonsvurderingen må ta utgangspunkt i situasjonen på arbeidsplassen. Dersom arbeidsrelaterte aktiviteter ikke er iverksatt innen 8 uker må legen sende NAV en utvidet legeerklæring. I denne må legen dokumentere at medisinske grunner er til hinder for aktivitet. Legen må dokumentere at passivitet er en nødvendig del av behandlingen. NAV avgjør om det fortsatt er grunnlag for rett til sykepenger evt. stopp i sykepenger NAV vurderer kravet om arbeidsrelatert aktivitet Kan det være aktuelt å benytte ordningen med kjøp av helse- og rehabiliteringstjenester. Kan dekkes av NAV. Etter 12 uker: Etter 12 uker gjennomføres dialogmøte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, evt. lege/sykemelder Arbeidsgiver ved virksomhetsleder innkaller til dialogmøte. Møtet skal fortrinnsvis avholdes på arbeidsplassen. Lege har møteplikt om arbeidsgiver og arbeidstaker, eller bare arbeidstaker ber om det
Status nå, hva har skjedd i perioden. Er det behov for revurdering og oppdatering av oppfølgingsplanen. Har det skjedd endringer i funksjonsevnen. I forhold til innholdet i oppfølgingsplanen, må det avklares om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. Vurdere om annet arbeid skal utprøves. Bedriftsintern utprøving (Aktiv sykemelding) Er det tidligere fremkommet at arbeidstaker vil måtte prøve andre arbeidsoppgaver enn de som finnes i egen virksomhet for om mulig å komme tilbake i jobb, så kan personalenheten kontaktes og delta på møter tidlig i planleggingsprosessen. Det er møteplikt for arbeidstaker på dialogmøte med mindre det er medisinske grunner som forhindrer det. NAV skal ha skriftlig referat/melding om utfallet fra møtet. Etter 6 måneder: NAV arrangerer og innkaller til dialogmøte nr. 2 - senest etter 6 måneder. Arbeidsgiver med virksomhetsleder og personalenheten deltar sammen med arbeidstaker. Arbeidsgiver og arbeidstaker har møteplikt. Dersom arbeidstaker ikke deltar på dialogmøte må det være medisinske grunner som forhindrer det. Lege evt. annen behandler skal være til stede, hvis det er hensiktsmessig. Tema på dialogmøte er oppfølgingsplanen. Er det vurdert muligheter og løsning på arbeidsplassen. Har noen av de tiltakene som er vurder vist seg å være umulig å gjennomføre. Hva er resultatet av bedriftsinterne tiltak er det behov for nye. Er det behov for rehabilitering eller yrkesrettet attføring. Før yrkesrettet attføring vurderes, må det foreligge god dokumentasjon på at bedriftsinterne tiltak ikke har ført frem. Det er her viktig å ha gode oppfølgingsplaner som dokumenterer hva som faktisk er foreslått og utprøvd i de 6 månedene som er gått og hva er resultatet av dette. Innen 1 år: Lønn må stoppes når maks datoen for refusjon av sykepenger er nådd. I rimelig tid før en arbeidstaker har vært sykemeldt i et år, bør arbeidsgiver ta en samtale for å avklare om arbeidstakeren kan komme tilbake på jobb, skal det gjennomføres operasjon/ behandling som kan føre til at arbeidstakeren blir arbeidsfør igjen, skal det søkes om uførepensjon eller foreligger det avtale med NAV om rehabilitering, attføring eller andre trygdeordninger. Dersom det skal søkes om uførepensjon:
Ca 3 måneder før maks datoen for sykepenger er nådd skal virksomhetsleder informere arbeidstakere om at de må ta kontakt med personalenheten for å få sendt Melding fra forsikringstaker til kommunens pensjonskasse. Personalenheten fyller ut skjema og søker om uførepensjon gjennom Vadsø kommunes pensjonsordning. Søknadsskjema sendes når personalenheten er gjort oppmerksom på at det ikke er muligheter for at vedkommende tiltrer i jobb før maks dato for sykepenger. Kommunens pensjonsforsikring har gitt melding om at det kan ta inntil 3 måneder å få behandlet søknad om uførepensjon. Det kan derfor være greit for arbeidstaker at saken er sendt for behandling før sykepengene opphører. I en del tilfeller innvilges uførepensjon/attføringspensjon for en tidsperiode, med forbehold om revisjon eller lignende. I slike tilfeller bør stillingen holdes åpen for arbeidstakeren i et år fra sykepengeperiodens utløp. Det bør, etter søknad fra arbeidstaker, innvilges permisjon uten lønn i et år. Før utløpet av ettårs perioden bør arbeidsgiver ta opp spørsmålet om arbeidsforholdet på ny og eventuelt få opplysninger fra arbeidstaker om situasjonen videre. Unntaksvis kan permisjon uten lønn forlenges for ytterligere ett år (til sammen 2 år), etter søknad fra arbeidstaker. Forlengelse kan innvilges dersom uførepensjonen skyldes venting for operasjon/behandling eller rekreasjon etter operasjon og dersom prognosene tilsier at arbeidstaker senere vil bli arbeidsfør igjen. Er ikke noen av disse momentene til stede, vil ikke forlengelse av permisjon bli innvilget. Arbeidsgiver må da sørge for at arbeidsforholdet opphører enten ved at arbeidstakeren sier opp sitt arbeidsforhold eller ved oppsigelse fra arbeidsgiver. Når arbeidstakere har fått innvilget varig uførepensjon, skal arbeidsforholdet avvikles. Arbeidstaker kan da sende en skriftlig oppsigelse eller arbeidsgiver kan be om en skriftlig bekreftelse på at stillingen er fratrådt med pensjon. Dersom oppsigelse eller bekreftelse ikke mottas skal arbeidsgiver sende en skriftlig oppsigelse til arbeidstakeren. Vadsø, 25.03.08 Personalenheten
SJEKKLISTE OPPFØLGING AV SYKEMELDTE Sykemeldt: F.nr... Virksomhet/virksomhetsleder: Når sykefravær oppstår: Arbeidstaker har gitt beskjed til arbeidsgiver første fraværsdag Arbeidstaker har opplyst om hvor lenge sykefraværet forventes å vare Arbeidstaker har levert egenmelding fylles ut og undertegnes senest første dag etter at vedk. er på jobb igjen Sykemelding levert - leveres umiddelbart når den foreligger/så snart som mulig Sykefraværet er registrert på Unique ansatt Det er gjort avtale om kontakt/samtale etter ca. en uke dersom sykefraværet vil vare lenger enn 8 dager Senest innen 6 uker: Sykefraværet fortsetter. Sykemelding er levert Kan fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen Antatt fraværslengde Om det er forhold på arbeidsplassen, kan noe gjøres/tilrettelegges for å få den sykemeldte tilbake på jobb Arbeidsgiver og arbeidstaker har gjort noen vurderinger av om det er grunnlag for å tilrettelegge arbeidet fysisk eller psykisk Det er gitt informasjon til arbeidstaker om sykefraværsrutiner Oppfølgingsarbeide er igangsatt Arbeidstaker har fått utlevert en tom oppfølgingsplan for å gjennomgå/tenke over
muligheter/løsninger Har arbeidsgiver og arbeidstaker begynt å utarbeide en oppfølgingsplan for tilbakeføring Trenger arbeidstaker spesielle hjelpemidler Er det aktuelt med kjøp av helse- eller rehabiliteringstjenester Er det aktuelt å søke om reisetilskudd Er det vurdert å søke om tilretteleggings-tilskudd for praktisk tilrettelegging Fravær i forbindelse med svangerskap er det søkt om refusjon fra 1. fraværsdag Er det behov for å utprøve andre arbeids-oppgaver/arbeidsplasser er det tatt kontakt med personalavdelingen Oppfølgingsplan er skrevet og undertegnet Det skal utarbeides oppfølgingsplan for hver enkelt innen 6 uker av sykefraværet Oppfølgingsplanen er sendt NAV, trygd og Personalenheten Etter 8 uker: Utvidet legeerklæring til NAV etter 8 uker evt. stopp i sykepenger Aktivitetsplikt Er den sykemeldte delvis på jobb Er sykemeldingen sjekket spesielt pkt. 2.11.1 Om det er tungtveiende medisinske eller behandlingsmessige årsaker til at personen ikke kan være i arbeidsrelatert aktivitet? Har legen krysset Nei arbeidstakeren må kontaktes/vurderes hva kan arbeidstaker utføre av arbeid. Ta kontakt med personalenheten for om mulig å finne annet arbeid. Stopp lønn om NAV stopper sykepengene
Etter 12 uker: Virksomhetsleder innkaller til dialogmøte mellom virksomhetsleder, personalenheten og arbeidstaker Lege har møteplikt om arbeidsgiver og arbeidstaker ber om det, eller bare arbeidstaker ber om det Fungerer oppfølgingsplanen er det aktuelt med tiltak på arbeidsplassen Referat fra møte er skrevet og sendt NAV Har arbeidstaker deltatt på dialogmøtet Hvis Nei er det av medisinske grunner Etter 6 måneder: NAV innkaller til dialogmøte. Arbeidsgiver med virksomhetsleder og personalenheten deltar. Er det laget beskrivelse av hvilke bedriftsinterne tiltak som er gjennomført Er tiltak vurdert som har vist seg umulig å gjennomføre Har arbeidstaker deltatt på dialogmøtet Hvis Nei er det av medisinske grunner Gir oppfølgingsplanen muligheter og løsninger på arbeidsplassen Er det behov for rehabilitering eller yrkesrettet attføring Innen 1 år: Ca 3 md før maks dato Virksomhetsleder har orientert arbeidstaker om at de må ta kontakt med personalenheten for å få sendt Melding fra forsikringstaker til kommunens pensjonskasse Personalenheten har fylt ut skjema og sendt det til pensjonskassen Er lønn stoppet ved maks dato Arbeidsforholdet er avklart videre Arbeidstaker har
- søkt permisjon fra sin stilling - sagt opp stillingen Etter at innvilget permisjon har opphørt: Avklaring av arbeidsforholdet videre - søker videre permisjon - er det mulighet for at arbeidstaker kan tiltre i stillingen igjen - har sagt opp stillingen
EGENMELDING VED FRAVÆR Fylles ut av den som tar i mot beskjed om fravær. (Hovedsakelig leder, eller andre i leders fravær.) Navn: har i dag, den... kl. Virksomhet.. gitt melding om fravær på grunn av Egen sykdom Egen sykdom m/sykemelding Innlagt på sykehus Barns sykdom Barnepassers sykdom Annen årsak Fraværet vil antakelig vare i.. dager. Merknader: Beskjed mottatt av:. den,. Fraværet er lagt inn på telefon er varslet kolleger som skal vite det Melding ved tilbakekomst (fylles ut av den som har vært borte umiddelbart etter fraværet/snarest) Undertegnede har vært borte fra arbeidet f.o.m... t.o.m. pga. sykdom eller andre forhold som nevnt ovenfor. Kan fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen: Ja Nei Usikker Hvis ja, hvilke forhold mener du kan settes i sammenheng med fraværet: Har du forslag om tilrettelegging som kan bedre arbeidsforholdene: Vadsø, den.. Arbeidstakers underskrift Skjema leveres til registrering. Vadsø kommune har egen rutinebeskrivelse for oppfølging ved sykdom. Rutinebeskrivelsen finnes på www.vadso.kommune.no