Lurøy kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET SOM VALGSTYRE Møtested: Lurøy rådhus, Onøy Møtedato: 15.03.2017 Tid: 12.30-13.00 (etter formannskapet) INNKALTE: Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Carl E. Isachsen jr. Varaordfører Børre Johannessen Medlem Nina Bentzen Medlem Siw Moxness Medlem Tarjei Østrem Administrasjon Karl-Anton Swensen Administrasjon Kolbjørn Aasvik Administrasjon Atle Henriksen Administrasjon Janne Sommerseth Eventuelt forfall meldes til tlf. 75091500. VARAMEDLEMMER SOM MØTER ETTER NÆRMERE AVTALE: Funksjon Navn Varamedlem Hermann Olvik Varamedlem Torbjørg Nordås Varamedlem Håkon Lund Varamedlem Iren Beathe Teigen Varamedlem Mats V. Mathisen Varamedlem Per Asle Pedersen Varamedlem Lorents Pettersen Varamedlem Ronny Hopaneng Varamedlem Alf-Gøran Knutsen Lurøy, 10.03.2017 Carl Einar Isachsen ordfører
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 26/17 13/114 FASTSETTING AV STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTIDER 27/17 13/115 VALG AV MEDLEMMER TIL STEMMESTYRENE 28/17 13/118 UTLEGGINGSSTEDER FOR MANNTALL 29/17 13/119 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING 30/17 15/207 DELEGASJON VED STORTINGS- OG SAMETINGSVALGET 2017 31/17 16/351 PRAKTISKE FORHOLD VED STORTINGS- OG SAMETINGSVALGET 2017
Sak 26/17 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 13/114 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/010 FASTSETTING AV STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTIDER Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/17 Formannskapet 15.03.2017 Bakgrunn: Ved tidligere valg har skolene i kretsene vært stemmesteder: Sørnesøy skole for Sørnesøy krets Lovund skole for Lovund krets Moflag skole for Sleneset krets Onøy/Lurøy skole for Onøy/Lurøy krets Kvarøy skole for Kvarøy og Hestmona krets Aldersund skole for Aldersund krets Konsvik skole for Konsvik krets Stemmelokalene var ved siste valg åpne med følgende tidspunkter: søndag fra kl 15.00 til kl 18.00 mandag fra kl 11.30 til kl 16.30 Vurdering: Ved kommunestyre og fylkestingsvalget 2015 ble det gjort en endring som innebar at det ble en time kortere åpningstid på søndag og en halv time kortere på mandag. Ordningen fungerte godt og saksbehandler anbefaler at den videreføres ved valget i 2017. Med hjemmel i valgloven 9-2 Fastsetting av valgdag og 9-3 Tid og sted for stemmegivningen kan det vedtas at bare noen steder skal ha åpent på søndag. Mandag må alle ha åpent, men de forskjellige stedene kan ha forskjellige åpningstider. For å likestille kommunes befolkning anbefales det at det er samme åpningstider på alle valglokaler. Kommunestyret gjorde 29.06.16 vedtak om at: Storting- og sametingsvalget 2017 avvikles over to dager, søndag 10. og mandag 11. september 2017. Vedlegg: Ingen Utskrift til: Til annonsering Side 3 av 13
Sak 26/17 Saksbehandlerens innstilling: Stemmesteder for Storting- og sametingsvalget 2017 opprettholdes som tidligere år. Stemmelokalene får følgende åpningstid: søndag fra kl 15.00 til kl 18.00 mandag fra kl 11.30 til kl 16.30 Lurøy, 24.02.2017 Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Rådmannens innstilling: Stemmesteder for Storting- og sametingsvalget 2017 opprettholdes som tidligere år. Stemmelokalene får følgende åpningstid: søndag fra kl 15.00 til kl 18.00 mandag fra kl 11.30 til kl 16.30 Lurøy, 7. mars 2017 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 4 av 13
Sak 27/17 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 13/115 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/010 VALG AV MEDLEMMER TIL STEMMESTYRENE Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/17 Formannskapet 15.03.2017 Bakgrunn: Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 ble valgloven endret når det gjelder stemmestyrer. 9-3 fikk ett tillegg (4), som ble gjort gjeldende til stortings- og sametingsvalget i 2013 (fra 01.01.12). Tillegget lyder: Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Valgloven 8-2 (3) sier det samme, men gjelder bare for stemmemottakere for forhåndsstemmer. Valgforskriften har også likelydende bestemmelser. Vurdering: Valgstyret tok endringen til følge allerede ved oppnevning av stemmestyrer for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2011, og har fortsatt endringen ved de to påfølgende valgene. I 2013 ble det også vedtatt at Lurøy kommune skulle benytte lokalutvalgssekretærene som ledere av stemmestyrene i egen krets. Ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 stod noen av dem på liste og ble dermed uaktuelle som stemmemottakere, både ved forhåndsstemmingen og på valgtinget. Det anbefales derfor at valgstyret ser på siste valgs oversikt over stemmemottakere med anmerkning på hvem som deltok, og på bakgrunn av den setter opp stemmemottakere for dette valget. Dersom valgt leder av stemmestyret ikke kan delta under opplæringen før valget, har det vært vanlig at den som stemmestyret bestemmer skal møte opp på opplæringen, blir fungerende leder. Dersom stemmestyreledere har hatt opplæring tidligere, kan det fravikes fra denne regelen. Stemmemottakere som står på lister til lokalutvalg kan fremdeles være stemmemottakere siden valg av lokalutvalg ikke er gyldig før kommunestyret har godkjent det. Vedlegg: Oversikt stemmemottakere ved valget i 2015 Utskrift til: Stemmemottakerne Side 5 av 13
Sak 27/17 Saksbehandlerens innstilling: Jfr valgloven 9-3 (4) oppnevnes følgende til stemmemottakere: Lurøy, 24.02.2017 Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Rådmannens innstilling: Jfr valgloven 9-3 (4) oppnevnes følgende til stemmemottakere: Lurøy, 7. mars 2017 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 6 av 13
Sak 28/17 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 13/118 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/010 UTLEGGINGSSTEDER FOR MANNTALL Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/17 Formannskapet 15.03.2017 Bakgrunn: Manntallene foreslås lagt ut på følgende steder: Matkroken Nordnesøy for Sørnesøy krets Joker Lovund for Lovund krets Titten AS for Sleneset krets Håkon Lund AS for Onøy/Lurøy krets Kvarøy Handel for Kvarøy krets Aldersund handel for Aldersund krets Joker Kvina for Konsvik krets Vedlegg: Ingen Utskrift til: Brev til utleggingsstedene Saksbehandlerens innstilling: Utleggingssteder for manntall vedtas som i saksframlegget. Dersom utleggingssteder må endres, delegeres dette til valgstyrets leder og sekretær. Lurøy, 23.02.2017 Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Rådmannens innstilling: Utleggingssteder for manntall vedtas som i saksframlegget. Dersom utleggingssteder må endres, delegeres dette til valgstyrets leder og sekretær. Lurøy, 7. mars 2017 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 7 av 13
Sak 29/17 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 13/119 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/010 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/17 Formannskapet 15.03.2017 Bakgrunn: Gjennomføring av forhåndsstemmemottak gjøres etter valgloven kapittel 8. Valgloven 8-2, 1 a sier at Som stemmemottakere innenriks fungerer stemmemottakere oppnevnt av valgstyret. Rådmannen har ved tidligere valg fått myndighet til å bemyndige personer for forhåndsstemmegivningen. Valgloven 8-3 sier at Hos stemmemottaker oppnevnt av valgstyret foregår stemmegivning a) på helse- og sosialinstitusjoner b) der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer De tre siste valgene har det vært mottatt forhåndsstemmer ambulerende fra valgbil. De som har møtt opp og stemt har syns det har vært en fin måte og få stemt på da valgbilen har hatt stopp ved de fleste butikkene på Lurøy innland, Sleneset og Lovund. Stemmemottak på institusjoner har vært gjort samme dag som ambulerende mottak med valgbil. Flesteparten av velgerne møtte opp på institusjonene med den erfaringen at tidspunkt for neste stopp (ved butikkene) ble forskjøvet. Det førte til frustrasjon for de som møtte opp ved butikkene ved annonsert starttidspunkt. Dessuten har bilene som har vært tilgjengelig for leie ikke vært optimale med tanke på tilgang. Saksbehandler har vært i kontakt med institusjonene i Konsvik, Aldersund, Sleneset og Lovund med spørsmål om forhåndsstemmer kan mottas fra et lokale der. Lokale er tilgjengelig fra alle enhetene. Saksbehandler foreslår derfor at ordningen med valgbil opphører og at man heller mottar forhåndsstemmer på institusjonene. Jfr Valgloven 8-4 (4) skal det alltid være minst to stemmemottakere til stede ved ambulerende stemmegivning og stemmegivning på institusjon. Ved forrige Stortingsvalg var lokalutvalgssekretærene ledere av stemmestyrene og dermed stemmemottakere på de ordinære valgdagene. For at de skulle få bygget opp sin kompetanse til valgdagene, deltok de også på den ambulerende forhåndsstemmemottakingen. Ved Kommunestyrevalget i 2015 stod flere av dem på liste og man gikk bort fra denne ordningen da. Det anbefales at valgstyret velger stemmestyre som kan være aktuelle ved Side 8 av 13
Sak 29/17 flere valg og at stemmestyrenes ledere deltar ved forhåndsstemmingen sammen med stemmemottaker fra rådhuset. Utskrift til: Ingen Saksbehandlerens innstilling: Rådmannen får myndighet til å bemyndige personer for forhåndsstemmegivningen. Det skal være minst to personer til stede for å ta imot stemmer. Ambulerende stemmemottak skjer som vedtatt i Valgloven. Frist for søknad om ambulerende stemmemottak settes til tirsdag 5. september 2017. Ordinær forhåndsstemmegivning avholdes på Lurøy rådmannskontor. Forhåndsstemmegivning avholdes på avtalte tidspunkt på - Konsviktunet - Alderspaviljongen - Lurøy omsorgssenter - Kløverheimen - Lovundtunet Forhåndsstemmemottak på Kvarøy og Sørnesøy vurderes av valgstyret. Lurøy, 28.02.2017 Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Rådmannens innstilling: Rådmannen får myndighet til å bemyndige personer for forhåndsstemmegivningen. Det skal være minst to personer til stede for å ta imot stemmer. Ambulerende stemmemottak skjer som vedtatt i Valgloven. Frist for søknad om ambulerende stemmemottak settes til tirsdag 5. september 2017. Ordinær forhåndsstemmegivning avholdes på Lurøy rådmannskontor. Forhåndsstemmegivning avholdes på avtalte tidspunkt på - Konsviktunet - Alderspaviljongen - Lurøy omsorgssenter - Kløverheimen - Lovundtunet Forhåndsstemmemottak på Kvarøy og Sørnesøy vurderes av valgstyret. Lurøy, 7. mars 2017 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 9 av 13
Sak 30/17 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 15/207 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/014 DELEGASJON VED STORTINGS- OG SAMETINGSVALGET 2017 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/17 Formannskapet 15.03.2017 Bakgrunn: I forbindelse med planlegging og gjennomføring av valg er det viktig at delegasjon og fullmakter er forskriftsmessig ivaretatt. I utgangspunktet er alle oppgaver i forbindelse med valg lagt til enten kommunestyret eller valgstyret. Hvis noen andre organer eller personer i administrasjonen skal gjøre oppgaver i forbindelse med valget, må det foreligge et formelt delegasjonsvedtak fra det organet som er tillagt oppgaven til den eller de som praktisk skal gjennomføre den. Vurdering: Valgforskriften 27 a gjelder for beredskapsrutiner ved forhåndsstemmegivning. Punkt (4) lyder: Når beredskapssituasjonen opphører skal beredskapskonvoluttene leveres valgstyret for godkjenning. Dette innebærer i praksis at valgstyret må sammenkalles ekstra før forhåndsstemmene skal telles senest 4 timer før valglokalene stenger jf Valgloven 10-5 (1). I prosedyre for «Tidligstemming og forhåndsstemming» foreslås dette løst på følgende vis (se markert tekst): Forhåndsstemming beredskap Ved strømbrudd eller kommunikasjonsbrudd mot manntallet skal stemmeseddelen behandles på denne måten: Velger identifiserer seg. Velger vises til stemmeavlukke der det er lagt ut stemmesedler. Velger tar en stemmeseddel og bretter den slik at det ikke er synlig hva velgeren stemmer på. Stemple stemmeseddel. Velgeren legger stemmeseddel i stemmeseddelkonvolutten og limer denne igjen. Valgkortet underskrives og påføres tid og sted for stemmegivningen. Skriv på et blankt valgkort dersom velgeren ikke har med sitt. Stemmeseddelkonvolutt og valgkort legges i en omslagskonvolutt merket «Beredskap». Legg beredskapskonvolutt i forseglet urne. Når det igjen er kontakt med manntallet, søkes velgeren opp og registreres til egen eller annen kommune. Til egen kommune: Ta beredskapskonvolutten ut av urna, åpne beredskapskonvolutten, åpne stemmeseddelkonvolutten, ta ut seddelen og legg seddelen i urna. Side 10 av 13
Sak 30/17 Til annen kommune: Ta beredskapskonvolutten ut av urna, åpne beredskapskonvolutten og legg stemmeseddelkonvolutt og valgkort over i en omslagskonvolutt. Send som A-post. Det betyr at behandling av beredskapsstemmene må delegeres fra valgstyret til valgstyrets sekretær og valgmedarbeideren i den aktuelle krets hvor forhåndsstemmingen foregår. Vedlegg: Ingen Utskrift til: Ingen Saksbehandlerens innstilling: Behandling av beredskapsstemmer jfr valgforskriften 27a (4) delegeres til valgstyrets sekretær og valgmedarbeideren i den aktuelle krets hvor forhåndsstemmingen foregår. Lurøy, 23.02.2017 Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Rådmannens innstilling: Behandling av beredskapsstemmer jfr valgforskriften 27a (4) delegeres til valgstyrets sekretær og valgmedarbeideren i den aktuelle krets hvor forhåndsstemmingen foregår. Lurøy, 7. mars 2017 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 11 av 13
Sak 31/17 Saksbehandler: Karin Sund Olufsen Arkivsaksnr.: 16/351 Klageadgang: Nei Arkiv: SARK 12-15/011 PRAKTISKE FORHOLD VED STORTINGS- OG SAMETINGSVALGET 2017 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/17 Formannskapet 15.03.2017 Bakgrunn: En del praktiske forhold ved valget har man måtte avklare allerede forrige år. Det har ikke vært avholdt eget møte i valgstyret for dette, men har enten blitt avgjort av valgstyrets leder (ordfører) og valgstyrets sekretær eller så har det ikke vært valgmuligheter. Kunngjøringer vedr. valget Frantz Reklamebyrå i Bodø har de siste årene laget valgannonser for hele landet, også for Lurøy kommune. Annonsene har vært samordnet med kommunene som annonserer i samme aviser som Lurøy; Rana Blad og Helgelands Blad. Det finnes ikke noe reelt alternativ til denne annonseringen så valgstyrets leder og sekretær har derfor besluttet å melde Lurøy på ordningen. For øvrig skjer kunngjøringer ved oppslag i kretsene og på kommunens hjemmeside. Bestilling av materiell Sekretær og leder av valgstyret bestiller som tidligere år, nødvendig materiell for gjennomføring av valget. Stemmesedler bestilles fra fylkesvalgstyret. Partiene vil også få mulighet til å bestille ekstra stemmesedler. Lederne vil få tilsendt forespørsel om antall og frist for bestilling. Bruk av data Lurøy benytter EVA Admin som datasystem ved Storting- og sametingsvalget 2017. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har bestemt at dette skal være det eneste systemet i bruk ved valg. Vedlegg: Ingen Utskrift til: Ingen Saksbehandlerens innstilling: Praktiske forhold ved Storting- og sametingsvalget 2017 tas til orientering. Oppstår det tilfeller før valget der det må foretas avgjørelser, delegeres dette til valgstyrets leder og sekretær. Lurøy, 23.02.2017 Karin Sund Olufsen, saksbeh./teamleder Side 12 av 13
Sak 31/17 Rådmannens innstilling: Praktiske forhold ved Storting- og sametingsvalget 2017 tas til orientering. Oppstår det tilfeller før valget der det må foretas avgjørelser, delegeres dette til valgstyrets leder og sekretær. Lurøy, 7. mars 2017 Karl-Anton Swensen, rådmann Side 13 av 13