SeSAM-prosjektet Status for fase 2 og plan for fase 3 utrulling Brukerkontaktseminar, 23. oktober, 2014
Fra IKT-strategiplanen: Mål: OKF skal oppnå effektivisering av arbeidsoppgaver og kvalitet i tjenesteproduksjonen Delmål: Tidkrevende arbeid og manuelle rutiner skal reduseres for å oppnå bedre ressursforbruk og gevinstrealisering Papirbasert kommunikasjon innen og mellom forvaltningsnivå og ovenfor brukere av tjenester, skal erstattes med elektronisk samhandling Arbeidsprosesser og oppgaveløsning skal legges om for å kunne ta ut forventete effektiviseringsgevinster Strategi: Ta i bruk nye teknologiske verktøy og muligheter Sørge for at ansatte har nok IKT-kompetanse til å utnytte fordelene ved elektronisk samhandling Tilby moderne samhandlingsløsninger til alle ansatte Øke bruken av videokonferanser internt og eksternt Øke bruk av mobile løsninger og sosiale medier Sørge for tilstrekkelig kapasitet og sikker tilgang til kommunikasjonsløsninger
Mandat for SeSAM-prosjektet: Resultatmål* Formål: Det overordna målet (visjonen): RM 1 Det direkte resultatet av prosjektet (altså produktet som skal leveres) Etablering og trinnvis innføring av Lync som samhandlingsverktøy for alle ansatte i OFK, dvs med funksjoner for direktemeldinger, web-møter og telefoni. Hovedfokus er innføring av nye arbeidsformer i OFK (internt/ekstern), hvor samarbeid og samhandling kan skje elektronisk. Hvilke arbeidsprosesser skal løsningen støtte spesielt og Hvilke deler av arbeidsprosesser skal løsningen erstatte? Interne og eksterne. Fase 1. Omlegging fra OCS til Lync med dagens brukere, ref inngått Atea avtale RM 2 Evaluering av overgang fra OCS til Lync med beslutningsunderlag for evt. Fase 2 - Gjennomføringsprosjekt RM 3 RM 4 RM 5 Fase 2. Gjøre avklaring om alternative (Brukerkonsepter) telefoniløsninger til ansatte, mobil Lync fast Ivareta en helhetlig telefoniløsning og nummerplan for telefoni i OFK koblet opp mot Lync, Telenor Mobilt Bedriftsnett og Avaya Fase 3 Gjennomføre en trinnvis innføring av Lync for alle ansatte i OFK
Hensikt: Effektmål* Gevinst/nytte-områder. Hva skal resultatet (produktet) av prosjektet brukes til? EM 1 EM 2 EM 3 EM 4 EM 5 EM5 Endret arbeidsform ved bruk av samhandlingsverktøy for alle ansatte i OFK, dvs med funksjoner for direktemeldinger, web-møter og telefoni. Nytteverdi. Innsparing av kostnader til telefoni og kommunikasjon Nytteverdi. Innsparing i reisetid og reisekostnader ved at møter kan skje elektronisk Bedre og enklere tilgjengelighet til lærere, ved at elever kan benytte "tilstedeværelse"-status og Lync samhandlings funksjonalitet for kommunikasjon med lærer Bygge komplementær drifts-kompetanse innen telefoni og SK Bedre samhandling og kompetansedeling mellom ansatte i alle fylkeskommunens virksomheter (ny PK 01.02.13)
Oppgaver i Fase 2 Installere Avaya Session Manager -ok Oppgradere sentral til 7.6 -ok Telefoni i Lync: -ok OCS 2007 R2 via NRS Lync 2013 via Session Manager (pilot) Oppgradere Trio -ok Integrere Trio mot Session Manager og Lync -ok Presence fra Avaya til Trio/Lync Presence fra Lync til Trio Mobilstatus i Lync Fjerne OCS -ok IPT ikke klar Testing og evaluering ok +Noe feilretting og endringer ok Løsningen er stabil - ok
SeSAM-prosjektet styringsgruppemøte 17. oktober. Besluttningssaker: 1. Forslag organisering av fase 3 +.. 2. Lisenser 3. Nummerserier 4. Forslag framdrift fase 3 5. Forslag fase 4 6. Brukerkonsepter 7. Brukerutstyr og opplæring
Organisering av Fase 3 og 4. Prosjekteier (PE): Prosjektansvarlig (PA): Prosjektleder (PL): Styringsgruppe: Prosjektgruppe: Referanse- og ressurs-gruppe: Petter Øystein Martijn Åsmund, Inge, Marianne og Petter Jo Arne Espen Møyfrid IKT-lærlinger Samuel Anne Lise Brukerkontaktansvarlige på skolene
2. Lisenser: Det er nødvendig med Plus-Cal-lisenser for hver telefoni-integrasjon. Vi har 366 Plus Cal user-lisenser. Vi mangler 1655 Plus Cal (device!)-lisenser for skolene. Pris: kr. 64,51 og vi kan kjøpe det antallet som passer oss. Skal vi kjøpe til alle «devicer» vi har på avtalen (1655) koster det kr. 106 767,36. pr. år. Av de 366 Plus Cal User-lisenser vi har, kan om lag 200 benyttes her i sentraladministrasjonen Resten benyttes til admin og evt. noen lærere på pilotskoler (Raufoss oa?) OBS: Hvordan vil lærerne bruke Lync gjennom skoledagen? Chat, møte, video, telefoni?
Sentraladmin Skoler Funksjonalitet Har 25 Standard User CAL 8501 Standard Device CAL Lync-Lync Telefoni, Chat og Møte 1:1 Har 366 Enterprise User CAL 1655 Enterprise Device CAL Lync-Lync Møte og Video Full telefoniintegrasjon på ETT Har 366 Plus User CAL Mangler 1655 Plus Device CAL medium Device-lisenser koster kr 106.764,05/år
3. Nummerserier: Beholde eksisterende serie for Sentraladmin. Skoler beholder 10 nummer fra eksisterende serie til admin. Kjøpe nye nummer etter behov Kostnad: kr. 3,20 pr. mnd pr. nytt nummer Fordeler: Maler med nr. på brevark oa. Ulempe: Ulogisk serie pr. lokasjon
4. Framdrift fase 3. Utrullingsplan: Forberedelse: 17. oktober: Styringsgruppemøte med beslutning om go/nogo Oktober: Informasjon til alle ansatte Oktober: Møte med Opplandstrafikk om pilot? Oktober: Brukeropplæring og forslag til brukerutstyr gjøres ferdig Gjennomføring: 1. Fra 3. november: Lync til alle i sentraladministrasjonen, med opplæring 2. Fra 10. november: Opplandstrafikk, telefoni-integrasjon som pilot, med opplæring 3. Fra 1. desember: Raufoss med Lync og telefoni-integrasjon, med opplæring 4. Fra 1. januar: Lync til alle skolene, med opplæring Februar 2015: Lync ferdig utrullet til alle ansatte - Og så fortsettelsen..
4. Framdrift fase 3. Ferdig før 2016 oktober november desember 2015 januar februar 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 Forberedelse Styringsgruppemøte Informasjon til ansatte Møte med Opplandstrafikk Brukeropplæring og utstyr Lync til alle i sentraladmin Opplandstrafikk (pilot), telefoni, opplæring Raufoss (pilot-2), Lync og telefoni, opplæring Lync til alle skolene Besøk vegkontoret Lync til alle ansatte!!! Og så telefoni WS Atea Oslo
5. Videre framdrift - Fase 4-2015 Februar og utover: 1. Telefoni-integrasjon, fagenhet for fagenhet i sentraladministrasjonen 2. Telefoni-integrasjon, skole for skole, i tur og orden Fordeler: Brukerne får erfaring med bruk av Lync og er motivert for neste steg (telefoni) Vi får erfaring med utrulling og telefoni-integrasjonen Vi får avklart endelig PlusCal-behov (device user) Vi kan få erfaring med lærernes bruk av Lync og evt. behov for fastnummer
6. Brukerkonsepter: En modell: Dersom telefoniintegrasjon, - ingen fasttelefon-apparat. 7. Brukerutstyr: «Basisutstyr», dekkes sentralt for Sentraladministrasjonen Hodetelefon og kamera kr. 600 pr. sett. Skoler betaler selv etter behov. Forslag til mer avansert utstyr: Dette dekkes av fagenhetene selv. Se oversikt over utstyr Hva med utstyr til møterom? Se oversikt over utstyr
Telefoni i Oppland fylkeskommune Lync IP app. Dect Mobil Lync IP app. Dect Mobil Trio sentralbord Tannklinikk Videregående skole Eksterne Lync IP app. Lync app. Mobil Telenor WAN Telenor Fast/Mobilt Bedriftsnett Mobil IP app. Karrieresenter mv. Telenor Internett Lync app. OFK sentraladm. Lync Exchange Lync Trio Avaya PBX Lync IP app. Dect Mobil Trio sentralbord