Offentlige anskaffelser - følges regelverket?

Offentlige anskaffelser - følges regelverket? Selbu kommune MARS 2008

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden august 2007 - februar 2008. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 5. mars 2008. Inger Johanne Flønes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Paula Borseth/s/ Prosjektmedarbeider - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 3

0 Sammendrag Revisjon Midt-Norge har, på oppdrag fra kontrollutvalget i Selbu kommune, gjennomført en forvaltningsrevisjon rettet mot innkjøp i kommunen. Bestillingen fra kontrollutvalget var å se på om Selbu kommune fulgte regelverket for offentlige innkjøp og om inngåtte avtaler blir fulgt opp i henhold til avtalevilkårene, noe som ble hovedproblemstillingen for prosjektet. Delproblemstillinger har vært: 1) Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2) Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3) Følges egne lokale bestemmelser? 4) Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5) Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6) Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7) Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? For å gi svar på delproblemstillingene har revisor gjennomført intervju med personer som har funksjoner i forhold til innkjøp i kommunen og arkivtjenesten. I tillegg har revisor innhentet dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen for konkrete anskaffelser, samt regnskapsdata fra kommunens regnskapssystem. Revisor har også gjennomgått kommunens saksbehandlingssystem for konkrete anskaffelser, og rammeavtaler. Kommunen er tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtale. Revisor har i tilknytning til delproblemstilling 6 innhentet dokumentasjon fra Sør-Trøndelag fylkeskommune om rutiner for inngåelse av rammeavtaler som inngår i Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler. I den sammenheng har revisor i tillegg innhentet en juridisk uttalelse fra advokat Robert Myhre. Myhres uttalelse er vedlagt rapporten som vedlegg 2. Rapporten har vært på høring, og administrasjonens høringsuttalelse er vedlagt rapporten som vedlegg 3. Hovedproblemstillingen besvares gjennom konklusjonene i delproblemstillingene: Revisors undersøkelser har vist at anskaffelsesregelverket stort sett er fulgt i det utvalget som er foretatt. Når det gjelder enkelte løpende avtaler bør kommunen foreta en vurdering av disse opp mot det offentlige anskaffelsesregelverket. Det er avdekket mangler mht. å dokumentere anskaffelsene gjennom anskaffelsesprotokoll og innhente skatteattester og HMS - egenerklæring. Dette gjelder både over og under terskelverdien på 500 000. Det er også avdekket at det burde vært konkurranse for anskaffelser mellom 100 000-500 000. Kommunens rutiner knyttet til mottak av tilbud og anbudsåpning anses for å være god. Kommunens rutiner knyttet til journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen viser at kommunen har forbedringspotensiale. I tillegg til egne rammeavtaler har kommunen en avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune om bruk av rammeavtaler som er inngått av fylkeskommunen. For at kommunen skal kunne benytte rammeavtalene, er det et vilkår i anskaffelsesforskriften at oppdragsgiver er identifisert i kunngjøringen. Revisor har gjennomgått et utvalg slike rammeavtaler og har i den sammenheng funnet at Selbu kommune ikke var tilstrekkelig identifisert i kunngjøringen for noen av disse. Det var heller ikke gitt noen klar henvisning til andre dokumenter som navnga Selbu kommune som oppdragsgiver. Som en konsekvens av dette er kommunens bruk av disse avtalene en ulovlig 4 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

direkteanskaffelse. Etter revisors mening er det veldig uheldig at kommunen er kommet i denne situasjonen. Revisor ser alvorlig på dette. Kommunen er relativt lojal i forhold til inngåtte rammeavtaler, men for enkelte varegrupper kan lojalitet bli bedre. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: Kommunen bør ha fokus på at innkjøperne har tilstrekkelig kunnskap om anskaffelsesregelverket samt øke kravene til dokumentasjon og journalføring. Kommunen bør så tidlig som mulig etter budsjettbehandling, identifiser anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000 med tanke på korrekt behandling i henhold til lovverket. Kommunen bør utarbeide skriftlige rutiner for gjennomføring av en anskaffelse. Denne rutinebeskrivelsen må være tilgjengelig for alle som har innkjøpsfullmakt. Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført og at kommunens saksbehandlingssystem benyttes i anskaffelsesprosessen. Kommunen bør utarbeide mal til anskaffelsesprotokoll f.eks. i kommunens saksbehandlingssystem for å sikre at anskaffelsesprosessen følger bestemmelsene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes bør kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 5

0 SAMMENDRAG... 4 1 BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN... 7 1.1 Offentlige anskaffelser... 7 1.2 Offentlige anskaffelser i kommunen... 8 2 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER... 8 2.1 Problemstilling... 8 2.2 Avgrensning... 8 2.3 Revisjonskriterier... 9 3 GJENNOMFØRING OG METODE... 10 4 HVORDAN VIL ORGANISERINGEN AV INNKJØPSFUNKSJONEN I KOMMUNEN HA BETYDNING FOR ANSKAFFELSESREGLENE?... 11 4.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 11 4.2 Datainnhenting... 12 4.3 Revisors vurdering... 12 5 FØLGES REGELVERKET MED TANKE PÅ TERSKELVERDIER?... 12 5.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 12 5.2 Datainnhenting... 15 5.3 Revisors vurdering... 17 6 HAR KOMMUNEN EGNE LOKALE BESTEMMELSER OG FØLGES DISSE?... 18 6.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 18 6.2 Datainnhenting... 18 6.3 Revisors vurdering... 18 7 HVORDAN REGISTRERES INNKOMNE TILBUD I ANBUDSSAKER? (TILBUDSÅPNING)... 18 7.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 18 7.2 Datainnhenting... 19 7.3 Revisors vurdering... 20 8 JOURNALFØRES DOKUMENTER I ANSKAFFELSESPROSESSEN?... 20 8.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 20 8.2 Datainnhenting... 21 8.3 Revisors vurdering... 21 9 FØLGES REGELVERKET VED INNGÅELSE AV RAMMEAVTALER?... 22 9.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 22 9.2 Datainnhenting... 22 9.3 Revisors vurdering... 24 10 FORETAS DET INNKJØP I SAMSVAR MED RAMMEAVTALENE?... 25 10.1 Nærmere om revisjonskriteriet... 25 10.2 Datainnhenting... 25 10.3 Revisors vurdering... 26 11 HØRING... 26 12 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 29 12.1 Konklusjon... 29 12.2 Anbefalinger... 31 VEDLEGG 1... 32 VEDLEGG 2... 33 VEDLEGG 3... 44 6 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

1 Bakgrunn for undersøkelsen Kontrollutvalget i Selbu kommune bestilte i sak KU 10/2007 en forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser, med fokus på en gjennomgang av praktisering av gjeldende lovverk og lokale bestemmelser når det gjelder innkjøp i Selbu kommune. Revisjon Midt-Norge mottok i brev av 16.05.2007 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge forespørsel om å sette i gang undersøkelse om nevnte tema. 1.1 Offentlige anskaffelser I Norge foretar offentlig sektor innkjøp for 270 milliarder kroner hvert år. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at disse midlene utnyttes best mulig gjennom 1 kostnadseffektive innkjøp, samtidig som offentlig sektor gjennom sine anskaffelser bidrar til utvikling av et konkurransedyktig norsk næringsliv. Gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen er Norge internasjonalt forpliktet til å følge bestemte fremgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse terskelverdier. I tillegg har vi nasjonale regler under disse terskelverdiene med større valgfrihet og fleksibilitet for innkjøperne. I forbindelse med revideringen av EU-direktivene, Direktiv 2004/18/EU for innkjøp, vedtok Norge ny forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 2. Forskriften erstattet tidligere forskrift fra 2001. Hvem som er omfattet av forskriften følger av forskriftens 1-2. Forskriften gjelder for offentlige oppdragsgivere. Bakgrunnen for dette er at det offentlige ikke i samme grad som private er utsatt for markedskreftene når de tar sine beslutninger. Forskriften skal derfor sikre at det offentlige velger sine leverandører på en måte som sikrer mest mulig effektiv ressursbruk, samtidig som leverandørene likebehandles. Regelverket for offentlige anskaffelser legger til rette for å stille ulike former for miljøkrav og gjennomføre gode miljøtiltak. Regelverket for offentlige anskaffelser kan være med på å bidra til å motvirke korrupsjon samt øke den etiske standarden i offentlige anskaffelser 3. En av endringene i lov om offentlige anskaffelser er at KOFA, klagenemnda for offentlige anskaffelser, kan ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15% av anskaffelsens verdi dersom nemnda finner det er foretatt en ulovlig direkteanskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlig direkteanskaffelse inn for KOFA. Saken anses foreldet etter 2 år. Ulike rapporter og nyhetsmeldinger har vist til hyppige brudd på det offentlige innkjøpsregelverket. Årsaken til dette er ofte mangel på kunnskap. Riksrevisjonens revisjonsberetning for statsregnskapet 2006 - Dokument nr 1 (2007-2008) - ble oversendt Stortinget 16. oktober 2007. 4 Riksrevisor Kosmo er særlig bekymret over at forvaltningen ikke klarer å etterleve og praktisere regelverket for offentlige anskaffelser. Mange av de samme etatene får nærmest likelydende merknader knyttet til brudd på anskaffelsesregelverket som ved siste revisjonsrapport. Den store oppmerksomheten som både Riksrevisjonen og Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité har rettet mot dette området har ikke medført særlige forbedringer. Kosmo mener dette er særdeles alvorlig ut i fra det store årlige beløp det anskaffes for. Disse forholdene har vi pekt på i flere år uten at vi har sett en vesentlig bedring, og det gir grunn til bekymring, sier riksrevisor Jørgen Kosmo. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har tidligere uttalt at brudd på innkjøpsregelverket i offentlig sektor (stat og kommuner) kan ha ulike grunner, både manglende vilje, manglende kunnskap eller et komplisert og uoversiktlig regelverk. Manglende kunnskap kan gjelde elementære regler som hver innkjøper burde kjent til, eller at innkjøperne burde ligge på et høyere nivå. Ulike 1 I følge KOSTRA-tall handler primærkommunene for bortimot 40 milliarder kr. hvert år. 2 Kilde: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser 3 OECD har nylig utgitt en rapport om etikk i offentlige anskaffelser, "Integrity in Public Procurement - Good Practice from A to Z". Norge har deltatt i arbeidet, og rapporten gir blant annet en presentasjon av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) som et eksempel på et uformelt tvisteløsningsorgan. 4 Dokumentet inneholder Riksrevisjonens merknader til departementenes forvaltning og gjennomføring av budsjettene og statsrådens forvaltning av statens interesse i selskaper. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 7

årsaker må møtes med ulike midler og den nye forskriften fra 1.1.07 skal være mindre komplisert. For å møte den manglende kunnskapen har FAD laget en stor veileder som gir bred dekning av det nye og forenkla regelverket. Et annet grep FAD har gjort for å få redusert tallet på brudd er elektroniske kjøp, ved at E-handel gir åpenhet og enklere innkjøp. Regelverket vil bli nærmere beskrevet i kap. 2.3 og kap. 4 ff. 1.2 Offentlige anskaffelser i kommunen Kjøp av varer og tjenester i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser skjer i all hovedsak innen artsgruppe 100-289, som inneholder innkjøp av varer og tjenester som inngår i den kommunale tjenesteproduksjonen. Tabellen nedenfor gir et bilde av omfanget i kommunen. Tabell 1- Regnskapstall art 100-289 Selbu kommune i perioden 2007 (Alle tall i tusen) 2004 2005 2006 2007 Januar-juli KOSTRA- art 28 928 30 517 35 520 19 201 100-289-Drift Budsjettert drift 28 304 31 304 34 555 21 412 KOSTRA- art 21 193 19 238 40 190 67 780 100-289-Investering Budsjettert Investering 0 42 029 67 780 23 057 Sum art 100-289 50 121 49 755 75 710 86 981 Tabellen viser at det på driftssiden er en jevn økning av anskaffelser på art 100-289 i perioden. På investeringssiden viser tallene større variasjon, bl.a av at disse følger de enkelte prosjekter og dermed vil påvirkes av framdriften på store investeringsprosjekter. 2 Problemstilling og revisjonskriterier Dette kapitlet omhandler problemstilling og revisjonskriterier i prosjektet. 2.1 Problemstilling Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp og om inngåtte innkjøpsavtaler blir fulgt iht. avtalevilkår? Problemstillingen er konkretisert i følgende delproblemstillinger: 1) Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2) Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3) Følges egne lokale bestemmelser? 4) Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5) Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6) Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7) Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? 2.2 Avgrensning Revisor har i prosjektet foretatt analyse av utvalg anskaffelser fra regnskapet for 2006 og frem til 1.8.2007. Ny forskrift om offentlige anskaffelser trådte i kraft fra 1.1.07. Når det gjelder skjæringstidspunktet for når man anvender henholdsvis de tidligere og de nye forskriftene, har FAD uttalt at de antar at det må legges til grunn et prinsipp om at anskaffelsesprosedyrer der oppdragsgiver har innrettet seg etter de tidligere reglene, eksempelvis ved å ha iverksatt et arbeid med anskaffelsen eller å ha kunngjort en konkurranse, følger reglene i tidligere forskrift. Det er domstolene som bindende avgjør spørsmål om anskaffelsesregelverket. Prosjektet omfatter ikke kjøp/leasing/leie jfr kontrollutvalgets vedtak i sak 10/2007. Prosjektet omfatter ikke om det er foretatt en etisk eller miljøvennlig anskaffelse, hvorvidt anskaffelsen har universell utforming eller anskaffelsen er foretatt ved e-handel. Prosjektet omfatter heller ikke om alle 8 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

prosedyrebestemmelsene i en innkjøpsprosess er fulgt. Prosjektet er gjennom kriteriene forsøkt å være tydelig på hva som er gjort i prosjektet. Prosjektet omfatter ikke anskaffelser foretatt etter forsyningsforskriften. 5 Prosjektet omfatter ikke vurdering av om arkiveringspraksis er i samsvar med regelverket om arkivering og kassasjon. 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene utgjør den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket. Revisjonskriteriene er utledet ut fra krav i anskaffelsesregelverket. Anskaffelsesregelverket er omfattende og i dette kapitlet gis det en beskrivelse av regelverket. Revisjonskriterier vil bli omtalt under hver enkelt delproblemstilling i kap 4 og utover. 2.3.1 Grunnleggende krav til alle anskaffelser 6 Visse grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Dette gjelder blant annet kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Noen av prinsippene er delvis overlappende. Kravene er nedfelt i lovens 5 og forskriftens 3-1. De grunnleggende kravene kan sees på som en forlengelse av lovens formålsbestemmelse jf. lovens 1, der det fremgår at regelverket skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Formålet med de grunnleggende prinsippene er blant annet å ivareta rettsikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Videre skal kravene sikre effektiv ressursbruk i offentlig sektor. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken del av forskriften som regulerer anskaffelsen, og uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges. De grunnleggende kravene må overholdes på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Visse kontrakter er unntatt anskaffelsesforskriftens anvendelsesområde. Som hovedregel er de imidlertid omfattet av anskaffelsesloven Jf. lovens 3. I utgangspunktet vil derfor de grunnleggende kravene også gjelde når anskaffelsen ikke omfattes av forskriften, men kun loven. At de grunnleggende prinsippene gir føringer for anskaffelsesprosessen, er særlig synlig når anskaffelsen skal foregå etter forskriftens del I. I forskriftens del I er det få detaljerte prosedyrekrav for hvordan anskaffelser skal foretas. Dette er for å gi oppdragsgiver større fleksibilitet. Det er derfor hovedsakelig de grunnleggende prinsippene som fastsetter rammene for hvordan anskaffelsen skal foretas. Innenfor rammene har oppdragsgiver stor valgfrihet med hensyn til hvordan anskaffelsen skal foretas. I forskriftens del II og III vil de grunnleggende prinsippene utfylle prosedyrereglene. 2.3.2 Anvendelsesområde for de ulike deler av forskriften 7 Forskriftens struktur Forskriften er delt inn i fire deler som regulerer ulike typer anskaffelser, avhengig av anskaffelsens art og verdi, jf. 2-1. I forskriften er det angitte ulike terskelverdier som har betydning for hvilke deler av forskriften som gjelder. Se tabell 1. De aktuelle terskelverdiene for når oppdragsgiver må kunngjøre i EØS-området (EØS-terskelverdiene) er gjengitt i tabellen nedenfor. Se tabell 3. 5 Forskrift 7. april 2006 om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og posttjenester. 6 Kilde: Veileder for offentlige anskaffelser kap. 5. 7 Gjeldende forskrift - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 9

Tabell 2: Anvendelsesområde for de ulike deler av forskriften Del I Gjelder alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver kan velge å bare følge del I hvis anskaffelsens verdi er på 500 000 kroner ("nasjonal terskel verdi") eller mindre, eller hvis noen av unntaksbestemmelsene i 2-1 annet ledd er oppfylt. Oppdragsgiver kan også velge å bare følge del I (med noen unntak, jf. 2-1 tredje ledd annet punktum) for kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester som kjøpes fra en ideell organisasjon Del I og II For anskaffelser mellom 500 000 kroner og EØS-terskelverdiene. Uprioriterte tjenester reguleres også av del I og II (med noen få tilleggskrav som følger av del III) uavhengig av anskaffelsens verdi. Kontrakter om telefon-, teleks-, mobilradio,- personsøkings, og satellittjenester skal følge del I og II, uavhengig av anskaffelsens verdi. Del I og III For anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Del I og IV Regulerer Plan- og designkonkurranser og bygge- og anleggskonsesjoner. Oppdragsgiver kan velge å følge del I og IV for bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål, som et alternativ til å følge del II eller III i forskriften. Kilde: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser EØS-terskelverdiene fremgår av forskriftens 2-2. Disse terskelverdiene justeres annet hvert år. FAD foretar endringene i terskelverdiene og publiserer disse på departementets hjemmesider. Nedenfor følger en oversikt over EØS-terskelverdiene (ekskl. mva) for 2007: Tabell 3: EØS-terskelverdiene Vare- og tjenestekjøp hos sentrale statlige organer 1 100 000 kroner Vare- og tjenestekjøp hos andre offentlige oppdragsgivere 1 700 000 kroner Årlig veiledende kunngjøring om planlagte vare- og tjenestekjøp 6 150 000 kroner Delkontrakter (varer og tjenester) som kan unntas EØS-kunngjøring 650 000 kroner Alle oppdragsgiveres bygge- og anleggsprosjekter 43 500 000 kroner Årlig veiledende kunngjøring for bygge- og anleggsarbeider 43 500 000 kroner Delarbeider (bygg- og anlegg) som kan unntas EØS-kunngjøring 8 250 000 kroner Kilde: Veileder til reglene for offentlige anskaffelser I den tidligere forskriften var oppbyggingen og dermed inndelingen av paragrafene annerledes. 3 Gjennomføring og metode Det er foretatt analyse av regnskapet for 2006 og frem til 1.8.2007. Ut fra dette er det foretatt utvalg av anskaffelser og målt disse opp mot bestemmelser i forskriften. Revisor har foretatt dokumentanalyse av dokumenter i innkjøpsprosessen, samt foretatt intervju av rådmann, økonomisjef og leder sekretariatsfunksjon. Alle intervjuene er verifisert. I tillegg har revisor hatt samtaler med ansatte i administrasjonen i forbindelse med dokumentinnhentingen. Når revisor har sett på anskaffelser over 500 000 er dette begrenset til sektor for bygdeutvikling. Revisor har for et utvalg rammeavtaler sett på om sentrale bestemmelser i regelverket følges ved inngåelse av disse. Revisor har også for noen varegrupper sett på lojaliteten overfor rammeavtalene. En vesentlig del av teksten til revisjonskriteriene er hentet fra veilederen til reglene om offentlige anskaffelser. Revisjonen har også innhentet en juridisk vurdering fra advokat Robert Myhre angående Sør- Trøndelag fylkeskommune sin praksis ved kunngjøring av rammeavtaler. Denne ligger ved rapporten som vedlegg 2. 10 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

Når revisor har bedt sektor for bygdautvikling om dokumenter har det i enkelttilfeller ikke blitt tatt til følge til tross for gjentatte purringer. Dette er muntlig tatt opp med rådmannen. 4 Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen i kommunen ha betydning for anskaffelsesreglene? 4.1 Nærmere om revisjonskriteriet Hva er én anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp? 8 I enkelte innkjøpsvirksomheter vil det kunne være flere desentraliserte enheter, innenfor samme juridiske enhet, som gjør innkjøp. Dette vil typisk kunne være aktuelt i en kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må sees i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. I en slik sammenheng må det vurderes hva som utgjør anskaffelsen. FAD har i en fortolkningsuttalelse til Vest-Agder fylkeskommune oppsummert noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdi. I vurderingen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning hvis motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. Betydningen av om innkjøpsenheten har et selvstendig budsjett og innkjøpsansvar er også fremhevet i Ot.prp. nr. 62 (2005-2006) Om lov om endring i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. 8 Veileder til reglene for offentlige anskaffelser kap 4.2.3. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 11

4.2 Datainnhenting Figur 1. Kommunens innkjøpsorganisering Organisasjonsplan 1. mai 06 Rådmann Fellesfunksjoner Økonomi Lønn og personal Sekretariat, informasjon og arkiv Rådgiver/saksbehandler Sektorsjef oppvekst Sektorsjef helse og sosial Sektorsjef bygdautvikling Pedagogisk konsulent * Grunnskole * Barnehage Koordinator funksjonshemmede Tjenesteområder sektor oppvekst Tjenesteområder sektor helse og sosial Tjenesteområder sektor bygdautvikling Rådmannen opplyser at innkjøpsfunksjonen i kommunen er desentralisert og utføres på den enkelte resultatenhet for seg. Innkjøp av forbruksmateriell for enhetene på rådhuset er sentralisert til en person. Myndighet til innkjøp framgår av økonomireglementet pkt 9.2. De konkrete innkjøp er fordelt i kommunen slik at enkeltpersonene har ansvaret for et bestemt område. For de fleste gjelder dette kun innkjøp innen egen sektor. 4.3 Revisors vurdering Kommunen er delt inn i ulike sektorer, som igjen er delt inn i ulike enheter. Innenfor budsjettrammen vurderer enhetene selv behovet for innkjøp og foretar innkjøp i tråd med behovet til den enkelte enhet. Innkjøp av forbruksmateriell foretas imidlertid felles. Kofa har i sak 2007/79 uttalt at det ikke er et krav etter regelverket å fremtvinge overordnede rammeavtaler for kommunen under ett - eller pålegge bruk av innkjøpssentraler som etter omstendighetene kan ivareta kommunale innkjøpsbehov og konkurranse i markedet på andre måter. Nemnda understreker at lovens krav til konkurranse for alle offentlige innkjøp ( 5) vil gjelde også ved en slik desentralisert innkjøperpraksis, og da slik at enheter ut fra marked og lokale forhold må sørge for at man unngår leverandørmonopol ved gjentatte småinnkjøp over tid. Desentralisert innkjøperpraksis fører til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser, selv om hovedmengden av de store anskaffelsene sannsynligvis vil dekkes av de fylkeskommunale rammeavtalene kommunen benytter. 5 Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 5.1 Nærmere om revisjonskriteriet I kap 5 ser revisor på anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 samt anskaffelser over 500 000 og EØS-terskelverdiene. 12 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

Beregning av terskelverdier Reglene om beregning av terskelverdier er fastsatt i forskriftens 2-3. Oppdragsgiver plikter å foreta en forsvarlig vurdering av anskaffelsens verdi for å vurdere om anskaffelsen kommer over eller under de aktuelle terskelverdiene, og for å kunne slå fast hvilke regler som gjelder for den aktuelle anskaffelsen. Reglene om beregning av terskelverdier gjelder både EØS-terskelverdiene og den nasjonale terskelverdien. Ved beregning av terskelverdier må oppdragsgiver anslå anskaffelsens verdi. I den nye forskriften er det presisert at oppdragsgiver må gjøre et anslag over det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, eksklusiv merverdiavgift, for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. Det er et generelt forbud i lov om offentlige anskaffelser 5 mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Oppdragsgiver må derfor ikke kunstig dele opp anskaffelsen for å tilpasse seg terskelverdiene. Anskaffelser kan bare deles opp der det foreligger saklige grunner for dette. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør én anskaffelse, er om den planlagte anskaffelsen samlet har til formål å dekke et bestemt behov. Oppdragsgiver må foreta et forsvarlig skjønn ved beregningen av anskaffelsens verdi. Om tilbudene i etterkant likevel viser seg å ligge over terskelverdiene, er dette ikke avgjørende hvis oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn. Dersom tilbudene ligger høyt over anslagene som er foretatt, kan det imidlertid være grunn til å stille spørsmål om oppdragsgivers anslag har vært forsvarlig. Anslaget over anskaffelsens verdi må være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøring. I praksis innebærer dette når oppdragsgiver sender inn kunngjøringsskjemaet til Doffin. For anskaffelser som ikke krever kunngjøring, må tidspunktet for når oppdragsgiver etter en forsvarlig vurdering av markedet begynner å innhente tilbud legges til grunn, jf. forskriftens 2-3 annet ledd. Dette kan for eksempel være når oppdragsgiver etter å ha undersøkt tidligere priser, eventuelt hva andre oppdragsgivere har betalt for sammenlignbare anskaffelser, henvender seg til leverandører for å få pristilbud. Anskaffelsesprotokoll Det er innført et krav om enkel protokollplikt for alle anskaffelser over 100 000 kroner eks. mva, jf. forskriftens 3-2. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og III, enn for anskaffelser etter del I. For at protokollplikten skal kunne etterleves på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte, har departementet laget skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte. Skjemaene ligger som vedlegg til forskriften, og kan finnes på FADs hjemmesider. Brukere kan fylle ut disse malene, i visshet om at de tilfredsstiller forskriftens krav. Hvis man velger å ikke bruke departementets maler, er det viktig at man uansett svarer på de spørsmålene som fremgår av disse malene. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette bidrar til at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. Krav til konkurranse Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Oppdragsgiver plikter derfor også så langt det er mulig å sikre konkurranse om anskaffelser som følger fremgangsmåten i forskriftens del I, for eksempel for anskaffelser med en verdi under 500 000 kr. Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at kravet til hvordan konkurransen skal gjennomføres, og hvor mange aktører som skal være med i konkurransen, øker med anskaffelsens verdi og betydning. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 13

Kravet til konkurranse gjelder kun så langt det er mulig. Hovedregelen er altså at konkurranse skal avholdes. I enkelte unntakstilfeller vil oppdragsgiver kunne tildele en kontrakt til en leverandør uten konkurranse, forutsatt at det foreligger hjemmel for dette i anskaffelsesregelverket. Dette vil typisk gjelde der det kun er én leverandør i markedet, og oppdragsgiver kan anskaffe ytelsen direkte fra leverandøren. Jf. forskriftens 2-1 annet ledd bokstav a,og 14-4 bokstav c. Dersom anskaffelsen gjelder et ubetydelig beløp, kan forholdsmessighetsprinsippet i visse tilfeller også tilsi at det er tilstrekkelig å kontakte én leverandør. Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Forskriften har i 2-3 mange bestemmelser om hvordan anskaffelsens verdi skal beregnes. En av bestemmelsene vi vil trekke frem er 2-3 (11). Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. I motsatt tilfelle ville oppdragsgiver kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved å stadig peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser, for eksempel av rekvisita. Skatteattest Etter forskriftens 3-3 skal alle norske leverandører som leverer tilbud fremlegge skatteattest ved anskaffelser som overstiger 100 000 kr. Oppdragsgiver skal angi innleveringsmåte, tidspunkt for innlevering og eventuell tilleggsfrist. Oppdragsgiver står fritt til å fastsette hvordan dette skal skje. Innleveringsmåten og tidspunktet må imidlertid fastsettes i tråd med de grunnleggende prinsippene, herunder spesielt kravet til likebehandling. Skatteattest skal leveres inn sammen med tilbudet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Grensen mellom å sondere i markedet og motta tilbud går der oppdragsgiver mottar et bindende tilbud fra en leverandør. For bygge- og anleggskontrakter skal entreprenøren kreve skatteattest i alle underliggende entrepriseforhold i tilknytning til oppdraget som overstiger 100 000 kroner eks. mva. Oppdragsgiver vil kunne kreve å få fremlagt denne dokumentasjonen, og kan også eventuelt kreve at dette automatisk skal oversendes for alle underentrepriser. Dersom dette ikke oppfylles, eller skatteattesten viser at underentreprenøren ikke har oppfylt sine forpliktelser, kan oppdragsgiver kreve at entreprenøren erstatter vedkommende underentreprenør. Entreprenøren er ansvarlig for eventuelle kostnader som følge av bytte av underleverandør. Dette ansvaret gjelder både eventuelle krav fra underleverandøren og eventuelle krav mellom entreprenør og oppdragsgiver som følge av forsinkelser etc. HMS - egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser mellom 100 000-500 000 kroner eks. mva. kreve HMS - egenerklæring, jf. 3-4. I motsetning til bestemmelsen for skatteattest, er det kun den valgte leverandøren som skal fremlegge HMS - egenerklæring. Oppdragsgiver angir innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering. Regelen innebærer at egenerklæringen kan leveres inn etter at oppdragsgiver har valgt leverandøren. For alle anskaffelser over 500 000 skal det kreves at alle tilbydere fremlegger HMS - egenerklæring. Dette følger av forskriftens 8-8 og 17-15. Kunngjøringskrav Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. Reglene om gjennomføring av kunngjøring fremgår av forskriftens kapitel 9 og 18. Vi trekker her frem følgende pålegg om kunngjøringer i anskaffelsesprosessen: Forskriften krever i utgangspunktet at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi (500 000 kr) skal kunngjøres. Kunngjøringen skjer i Doffin. Dette gjelder både for varekjøp, tjenestekjøp og bygge- og anleggskontraheringer. Dersom anskaffelsen har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi (kr 500 000), er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen 9, men forskriftens del I må følges. Det betyr blant annet at det, så langt det er mulig, skal gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Man kan også unnlate å kunngjøre en anskaffelse dersom den omfattes av et av 9 Det er anledning til frivillig kunngjøring i Doffin for anskaffelser under 500.000. 14 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

unntakene i 2-1, eller når vilkårene for å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring er oppfylt, jf. 14-4. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det et krav om kunngjøring i TED - databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp. Leverandører fra hele EØS-området vil på denne måten kunne være med i konkurransen. 5.2 Datainnhenting 5.2.1 Anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 eks. mva Revisor har foretatt et tilfeldig utvalg av transaksjoner mellom kr. 100 000 og kr. 500 000 i driftsregnskapet i perioden januar-juli 2007, for å undersøke om det er gjennomført i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser iht. revisjonskriteriene nevnt i pkt. 5.1 I tillegg var det nødvendig med en del samtaler med ansatte som hadde ansvar for de berørte områder. Tabell 4: Kontrollerte anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 eks.mva Beløp Leverandør Konkurranse Anskaffelsesprotokoll HMS egenerklæring Skatteattest 144 812 Ark bokhandel Nei *) Nei Nei Nei 296 875 P. Blakstad Nei **) Nei Nei Nei 200-300 eks mva er kontrakts Verdien Over 100 000 eks mva pr leverandør Røseth AS 2 privatpersoner Ja. Utbygging av vannrenseanlegg på Flora. Sendt forespørsel til 3 leverandører Ja. 2 leverandører på brøyting. ***) Ja Nei Nei Nei Nei Nei 200 000 Allianse Apotek Nei ****) Nei Nei Nei Det var fylt ut anskaffelsesprotokoll for en av fem anskaffelser. Det var ikke innhentet HMS - egenerklæring og skatteattest for noen av anskaffelsene. *) I samtale med sektorsjef oppvekst om bruk av Ark bokhandel ble det opplyst og dokumentert at kommunen hadde fått beskjed fra fylket om ny rammeavtale 28. juni 07 og denne ble sendt ut til aktuelle kjøpere 5. juli 07. Bøker til skoler bestilles i juni og ifølge kommunen hadde de da ikke kunnskap om ny leverandør på lærebøker. **) Anskaffelsen gjelder kjøp av utstyr etter brann i flissilo på kommunens industribygg. Kommunen har opplyst at flissiloen måtte bygges opp rimelig raskt. Det var en forsikringssak og kommunen vurderte det slik at det var kommunens faktiske kostnader på kr 50 000 som er egenandelen. Det opplyses at P. Blakstad har vært service - firma på dette anlegget siden det ble bygd for ca 25 år siden. Kommunens forsikringsselskap hadde etter brannen, kontakta P. Blakstad for takst på det som måtte til for reparasjoner. Kommunen opplyser at de ikke har hatt noe konkurranse på dette innkjøpet, men valgt P. Blakstad ut fra deres erfaring og at forsikringsselskapet hadde bedt om deres takst. ***) Revisor foretok stikkprøver på utføring av brøyting. Her var det 2 leverandører som var over kr. 100 000. Kommunen har opplyst at det er flerårskontrakter på dette området. Kommunen opplyser i høringsuttalelsen at dokumentene fremgår av saksmappe 06/476. Saksmappen viser at det har vært konkurranse, men det fremgår ikke av saksbehandlingssystemet at det foreligger anskaffelsesprotokoll, HMS-egenerklæring og skatteattest. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 15

****) Det er kjøpt medisiner med tilsammen kr. 231 000 og for ansvar sykehjemmet utgjør innkjøpet ca kr. 200 000. Alle innkjøp er fra det lokale apoteket. Andre lokale avtaler Kommunen har opplyst at de har egne avtaler, men at de ikke betrakter disse som rammeavtaler. Dette er kopieringsmaskiner (Xerox), IT-utstyr: diverse leverandører, samt at en del anskaffelser (særlig IT) skjer i samarbeid med Værnesregionen. I tillegg er det grafiske- og trykkeritjenester samt vaskeritjenester. Kopieringsmaskiner Gjeldende avtale på kopieringsmaskiner utløper 31.12.2008. Årlig kostnad utgjør ca kr. 300 000. Revisor har mottatt brev fra kommunen av 08.10.07 ang. avtalene om kopieringsutstyr. Det fremgår at avtalen opprinnelig hadde forfall 30.06.2007. Avtalen er forlenget med bakgrunn i samarbeidet med Værnesregionen. Det fremgår også at kommunen har dialog med fylkeskommunen når det gjelder fylkesavtalen, samt andre kommuner i regionen om kopieringsavtaler og utstyr. Grafiske- og trykkeritjenester Det er opplyst at kommunen har egne avtaler på grafiske- og trykkeritjenester fra egen ASVO-bedrift (Selbu Trykk AS). Anskaffelsen består i trykking av konvolutter og meldingskjema til bruk i lønn. I 2006 var det anskaffet varer for kr 35 201, og i perioden 1.1-1.7.2007 var utgiftene kr 17.930. Anskaffelsen foretas løpende gjennom året. Det foreligger ingen skriftlig avtale. Vaskeritjenester - sykehjemmet og eldreboliger Kommunen har opplyst at de på sykehjemmet har hatt avtale med Asbjørn Nygård (Selbu Vask & Rens) om vask/utlån av sengetøy for sykehjem og vask av privat tøy for beboere på sykehjem og ved Nestved (eldreboliger). Firmaet gikk konkurs i 2002. Både administrativt og politisk ble det drøftet inngåelse av ny avtale med et reetablert selskap eller utlysning av et offentlig anbud. For en periode ble det inngått avtale med ESP-Vaskeri om vask av tøy. Kommunen mottok tilbud fra Asbjørn Nygård og kommunen har i brev av 10.10.2002 bekreftet å inngå avtale. Kommunen opplyser videre at de ikke kan finne noen skriftlig avtale på dette. Innkjøp i 2006 fra vaskeriet er kr. 380 178 og for 1.1-1. 7. 2007 er det kr. 265 965. Vaskeritjenester - leie og vask av arbeidstøy Kommunen har opplyst at de i 2006 har hatt anbudskonkurranse på leie av vask og arbeidstøy. Kommunen kontaktet 3 leverandører som ble bedt om å inngi tilbud. Kontrakt ble inngått med Nor Tekstil AS. Kontraktsperioden er fra 01.08.06 til 31.07.09. Det foreligger konkurransegrunnlag. I 2006 ble regnskapet belastet med kr 37 475 (fra juli/aug) og for 1.1-1. 7. 2007 er det kr 66 845. 5.2.2 Anskaffelser over 500 000 eks. mva For kontroll av anskaffelser over kr 500 000 har revisor i all hovedsak kontrollert transaksjoner i investeringsregnskapet innenfor sektor for bygdeutvikling sitt ansvarsområde. Anskaffelsene har skjedd både før og etter ny forskrift trådte i kraft 1. januar 2007. Tabell 5: Kontrollerte anskaffelser over kr 500.000 eks. mva. Gjelder Konk.gr.lag Kunngj. Doffin Ansk. protokoll Opparbeiding av parkeringsplass ved nye Bell skole Ja Ja Ja*) Utredning RV 705 "fra fjord til fjell" Ja Ja Nei Ombygging av Øverbygda barnehage Ja Ja Ja **) Veg, vann og avløp Hårstadtunet Ja Ja Delvis utfylt ***) Levering og montering av ballbinge Ja Ja Ja *) Det foreligger anbudssamling 16 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

**) Det foreligger ikke HMS - egenerklæring og skatteattest ***) Anskaffelsen var ikke fullført på tidspunktet for revisors undersøkelse 5.3 Revisors vurdering 5.3.1 Anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 eks. mva Det var fylt ut anskaffelsesprotokoll for en av fem anskaffelser. Det var ikke innhentet HMS - egenerklæring og skatteattest for noen av anskaffelsene. Av de undersøkte anskaffelsene mener revisor at det er bare anskaffelsene fra P. Blakstad som kommer under terskelverdien hvor det ikke er mulig å ha formell konkurranse. Ut fra de opplysninger revisor har burde det vært konkurranse ved anskaffelser av skolebøker og medisiner. Dette ut fra terskelverdiberegninger. Det burde videre vært skrevet anskaffelsesprotokoll samt innhentet skatteattest og HMS - egenerklæring. De samme dokumenter mangler ved konkurransen om brøyting, selv om det her er dokumentert konkurranse. Det foreligger anskaffelsesprotokoll ved utbyggingen av vannrenseanlegget på Flora, men skatteattest og HMS - egenerklæring burde ha foreligget. Dette er ikke i samsvar med forskriften. Lokale avtaler Anskaffelseslovens 5 setter krav om at enhver offentlig anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse. Selv om anskaffelser blir ansett for å ligge under terskelverdiene for kunngjøring, må oppdragsgiver i rimelig grad sørge for å oppnå best pris og kvalitet i det relevante markedet. Kopieringsmaskiner Revisor oppfatter kommunen slik at når avtalen om kopimaskiner utgår må det inngås ny avtale i tråd med anskaffelsesregelverket. Revisor er enig i denne vurderingen. Grafiske- og trykkeritjenester Når det gjelder grafiske- og trykkeritjenester er dette innkjøp som har en anskaffelsesverdi som ligger langt under kr. 100 000. Under denne grensen er det ikke mulig å gjennomføre en formell konkurranse. Ut fra dette er det i samsvar med regelverket at kommunen foretar anskaffelsen direkte fra Selbu-Trykk AS. Vaskeritjenester - sykehjemmet og eldreboliger Det relevante spørsmålet i forhold til eksisterende kontrakter er hvor lenge disse kan fortsette å løpe. Det foreligger ingen skriftlig avtale om vaskeritjenester, men ordningen oppfattes som bindende fra kommunens side. Revisor vurderer ikke dette nærmere, men legger uten videre til grunn at kommunen oppfatter at de har en bindende avtale. KS-advokatene har i forbindelse med rundskriv av 07.05.2005 uttalt at anskaffelsesreglene ikke oppstiller noen generell plikt til å si opp løpende avtaler. Dette utgangspunktet må imidlertid modereres noe der kontraktens lengde og størrelse, kombinert med markedsforholdene på området, er i strid med de grunnleggende kravene i regelverket, da særlig kravet om å opptre forretningsmessig. Revisor mener at forståelsen av regelverket også kan legges til grunn i den foreliggende sak. I foreliggende sak ble kommunens tilbudsbrev sendt 10.10.2002. Anskaffelsesregelverket trådte i kraft i 2000. Anskaffelseslovens 5 setter krav om at enhver offentlig anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse. Selv der anskaffelser blir ansett for å ligge under terskelverdiene for kunngjøring, må oppdragsgiver i rimelig grad sørge for å oppnå best pris og kvalitet i det relevante markedet. FADs veileder til reglene om offentlige anskaffelser s. 50 omhandler løpende kontrakter og viser til hvordan terskelverdien skal beregnes etter forskriftens 2-3 niende og tiende ledd. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 17

Revisor er av den oppfatning at anskaffelsen av vaskeritjenester bør vurderes opp mot regelverket for offentlige anskaffelser. Gjeldende avtale bør derfor ses i lys av regelverket. Årlig kostnad kommer opp i ca 500 000 og er helt i grenseland for at anskaffelsen skal kunngjøres. Uansett krever regelverket reelle konkurranse så langt det er mulig for anskaffelser mellom 100-500 000. Vaskeritjenester-leie og vask av arbeidstøy Kontrakten gjelder i 3 år og ut fra regnskapstall vil anskaffelsen ligge under 500 000. Det foreligger dokumentasjon på at det har vært konkurranse. Revisor kan etter dette fastslå at konkurransen har vært i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. Øvrige IT-avtaler Revisor har ikke vurdert IT-avtaler, men henviser til regelverket om offentlige anskaffelser og at kommunen må foreta vurderinger i forhold til konkurranse så langt det er mulig. 5.3.2 Anskaffelser over 500 000 eks mva Det var gjennomført konkurranse i form av kunngjøring på Doffin i tråd med regelverket for alle anskaffelsene. Det skal foreligge anskaffelsesprotokoll som tilfredsstiller kravene i forskriftens vedlegg 4. En anskaffelse mangler anskaffelsesprotokoll. En protokoll var delvis utfylt da anskaffelsen ifølge kommunen ikke var fullført på undersøkelsestidspunktet. Manglende protokoll er ikke i samsvar med forskriftens dokumentkrav. Det er også brudd på forskriften når det ikke foreligger HMS - egenerklæring og skatteattest for en av anskaffelsene. 6 Har kommunen egne lokale bestemmelser og følges disse? 6.1 Nærmere om revisjonskriteriet Kommunen kan ha egne lokale bestemmelser som kommer i tillegg til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 6.2 Datainnhenting Det er opplyst fra kommunen at innkjøp skal foregå i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelse. Ut over dette skal bestemmelser i økonomireglementet fra 1999 brukes der det er aktuelt. 6.3 Revisors vurdering Da kommunen ikke har egne lokale bestemmelser ut over økonomireglementet, er det hovedreglene i lov og forskrift som er gjeldende for kommunens anskaffelser. 7 Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker? (tilbudsåpning) 7.1 Nærmere om revisjonskriteriet Kapitlet omhandler hvordan innkomne tilbud blir registrert i anbudsåpningen, samt praksis i forbindelse med åpningen. Reglene om tilbudets utforming, samt tilbakekall og endring av tilbud beskrives også. Tilbudets utforming Reglene for tilbudets utforming er nedfelt i forskriftens 11-2 og 20-2. Tilbudet skal avgis skriftlig i en lukket og merket konvolutt, enten direkte eller med post. Bestemmelsen skal ivareta notoritets- og anonymitetshensyn. Bestemmelsen gjelder uavhengig av hvilken konkurranseform en har valgt. Dersom tilbudet ikke er levert i samsvar med disse kravene, for 18 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

eksempel fordi det er levert muntlig eller med telefaks, plikter oppdragsgiver å avvise tilbudet, jf. 11-11 første ledd bokstav b og 20-13 første ledd bokstav b. Det er et krav at tilbudet skal være undertegnet. Det er ikke regulert eksplisitt hvem som skal undertegne tilbudet. Underskriften skal være et bevis på at leverandøren er bundet av tilbudet, og det skal derfor undertegnes av en som har fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelser. Dersom tilbudet ikke er undertegnet har oppdragsgiver en rett, men ikke plikt, til å avvise det, jf. 11-11 annet ledd bokstav d og 20-13 annet ledd bokstav d. Tilbudet kan også avgis med elektronisk middel dersom oppdragsgiver har besluttet at dette skal være tillatt, og innleveringen er i samsvar med forskriftens kapittel 7 og 16. Konkurransegrunnlaget må angi at det er tillatt å levere inn tilbudet elektronisk, og hvordan et slikt tilbud skal avgis. Dersom tilbudet ikke oppfyller disse kravene, plikter oppdragsgiver å avvise tilbudet etter den samme avvisningsbestemmelsen som angitt ovenfor. Tilbakekall og endring av tilbud Reglene for tilbakekall og endring av tilbud er nedfelt i 11-5 og 20-5. Tilbud som er mottatt av oppdragsgiver kan tilbakekalles og endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet må skje skriftlig, for eksempel ved brev, elektronisk, eller telefaks. Endringen av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, og må derfor oppfylle formkravene til tilbud og komme frem til oppdragsgiver innen tilbudsfristen for å være gyldig. Det er leverandøren som har risikoen for at tilbudet kommer frem til oppdragsgiver innen fristen. Registrering av innkomne tilbud Reglene for registrering av innkomne tilbud er nedfelt i 11-6 og 20-6. Oppdragsgiver skal merke tilbudene med tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Bestemmelsen skal sikre gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling, da det blir mulig å kontrollere i ettertid at tilbudene faktisk ble innlevert innen tilbudsfristens utløp og at leverandørene ble likebehandlet. Bestemmelsen er en ordensforskrift som retter seg mot oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver skulle glemme å merke de innkomne tilbudene, er dette uheldig i forhold til de grunnleggende prinsippene, men tilbudet vil likevel anses som rettidig innkommet. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt. Tilbudsåpning ved anbudskonkurranser Reglene for tilbudsåpning er nedfelt i forskriftens 11-7 og 20-7. Tilbudsåpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver, på det tidspunkt og sted som er angitt i konkurransegrunnlaget. Bestemmelsene gjelder ved alle typer konkurranseformer, og referer seg til oppdragsgivers interne tilbudsåpning. Oppdragsgiver kan velge om tilbudsåpningen skal være åpen for leverandørene. Dette vil bidra til økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Åpen tilbudsåpning vil imidlertid bare kunne benyttes i anbudskonkurranser og konkurransepreget dialog. Ved konkurranse med forhandling må tilbudene holdes hemmelig, slik at den videre konkurransen ikke påvirkes. Hvis oppdragsgiver velger å ha en åpen tilbudsåpning, skal det opplyses om tid og sted i konkurransegrunnlaget, jf. 8-1 og 17-1 annet ledd bokstav c. For å ivareta hensynet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet er det hensiktsmessig at oppdragsgiver fører utfyllende protokoll fra tilbudsåpningen. 7.2 Datainnhenting Det er opplyst fra kommunen at alle innkomne anbud blir behandlet og oppbevart i postmottaket til anbudsåpningen skal skje. Innkomne anbud blir ikke lagt i safe, men oppbevares relativt tilgjengelig ved postmottaket. Det ble opplyst at dette området ikke er tilgjengelig for andre enn ansatte. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 19