Dialogmøte økonomi, Fylkesmannen 29.03.17 1
Bakgrunn ubalanse i drift Stort akkumulert underskudd 38 mill. kr i netto driftsres. I 2008 etter finanskrisen Kommunestyret vedtok i september 2010 en prosjektplan for effektivisering, omstilling og kvalitetsutvikling 2010 2013 Målsettingene var å oppnå forbedring i kvalitet, effektivitet og total ressursutnyttelse 2
Helhetlig gjennomgang av virksomheten Prosjekt effektivisering, omstilling og kvalitetsutvikling o Erfaringsinnhenting fra andre kommuner med betydelige omstillingsutfordringer o Grundig utredning av eiendomsskatt o LEAN tas i bruk som verktøy for omstilling og kvalitetsutvikling o Videreutvikling av kommunens plan- og styringssystem. o Økonomisk styring og ressursutnyttelse gjennomgås o Vurdere inntektsøkninger og utgiftsreduksjoner o Mottok skjønnsmidler fra Fylkesmannen til dette 1,78 mill. kr 3
Lean verdistrøm reduksjon av ikke verdiskapende aktivitet
Gevinster og gevinstrealisering 80% av gevinstpotensialet identifiseres gjennom verdistrømanalyser Siden oppstart i 2011 har 35(39) enheter startet med Lean, og 39,5 årsverk gevinster er identifisert. 31 årsverk er realisert i ny verdiskapning. Verdistrømmer og design av ideelle prosesser er grunnlaget for dette 5
De strategiene vi valgte for Lean Starte med prosjekt videreføre som virksomhetsstrategi Søke råd og bistand fra de som har den beste kompetansen Plassere ansvar hos strategisk ledelse sammen med de tillitsvalgte. Forankre i kommunestyret Avsette mye tid og ressurser i forankringsfasen Bygge intern kompetanse Skape gode historier og «small wins» Tørre å starte opp i de bemanningstunge tjenesteområdene Utvikle egen kvalitetssikret innføringsmodell Fokusere på implementering og sikring Kontinuerlig forbedre vårt arbeid Vestre Toten kommune
Lean enhet Arbeidsprosess Nåsituasjon Ideell situasjon Ettermåling Identifisert gevinstpotensiale: Barnevern Mål: 6 uker saksbehandling inkludert dokumentasjon Ytterskogvegen omsorgsboliger Mål: Mer struktur på vaktskiftet og mer tid til brukerne Undersøkelser (pr sak) 48,1 t saksbehandling Gjennomløpstid: 11 uker (Gj.snitt, men ofte mer) Vaktskifte 3,25 t 0,85 t 13,2 t saksbehandling Gjennomløpstid: 2 uker 0,85 t 9 uker kortere gjennomløpstid 2,4 t Frigjort tid pr.vaktskifte til andre oppgaver 2,4 timer reell gevinst Psykisk helseavd. 34,9 t redusert saksbehandlingstid Medikamentadministrasjon før multidose(pr.uke) 55 t pr.uke 14 t pr.uke 14 t pr.uke 41 timer reell gevinst Barnehage Mål: Mest mulig tid til barna. (Sunn/ variert mat, sosialt samvær, bordskikk, selvstendighet, språkstimulering) Måltid (lunsj) fra handling t.o.m oppvask. pr dag 19 t og 40 min pr.dag 15 t og 16 min pr.dag 2,4 t frigjort til andre oppgaver pr dag ( 12 t pr uke) 7
Lean enhet Arbeidsprosess Nåsituasjon Ideell situasjon Ettermåling Identifisert gevinstpotensiale: Gimle sykehjem avd. 1 Mål: Mer tid til pasienten Vaktromsaktiviteter 25,8 timer ressurser pr.døgn 16,8 timer Ettermåling: 15,5 timer 9 timer gevinst 10,3 timer reell gevinst Hjemme-sykepleien Raufoss Mål: Alle pasienter skal få morgenstell og medisiner innen kl. 11.00 Morgen-rapport 07.00 08.15 22 timer ressurser 6,1 timer ressurser Ettermåling 4,75 timer 15,9 timer gevinst 17,25 timer reell gevinst NAV oppfølgingsavdelingen Mål: Raskere og mer effektiv avklaring Arbeidsevnevurdering 6,4 timer 6 uker ventetid 2 timer 8 dager ventetid 4,4 timer gevinst 34 dager raskere saksbehandling Omsorgsboliger Mål: Fagjobbing som gir mer og bedre kvalitet for brukerne Tavlemøter reduserer behov for personalmøter 630 timer pr år (12,2 timer pr uke) 21 møter pr.år 301 timer pr år (5,7 timer pr uke) 6 møter pr.år. 6,5 timer pr uke. Frigjort tid til mer fagoppgaver Ettermåling 5,7 timer 6,5 timer reell gevinst 8
Lean i Vestre Toten kommune Særtrekk Bærekraftig fordi vi tar vare på gevinstene - Gevinstene omsettes i ny verdiskapning og sikres i enhetene -Modell for gevinstrealisering som sikrer dette. Obligatorisk modell gir stabilitet og kontinuerlig forbedring av arbeidssettet - Det er summen av alle elementene i modellen som gir oss resultatene Kompetansebase på Lean som gjør det mulig å satse langsiktig - Ny verdiskapning gir et økonomisk grunnlag for å opprettholde kompetansebase 9
Erfaringer Helhetlig omstilling gir resultater Har gått fra negative driftsresultat til positive til tross for sterk kostnadsvekst Forankring politisk avgjørende Må være forankring og deltagelse på alle ledernivå (Forankring og opplæring avgjørende) 10
Erfaringer Beholdning på veilederressurser har vært kritisk Innføring av Lean må gjøres grundig for å lykkes, og det tar tid Innføring av Lean avdekker utfordringer, og innebærer endrede krav til lederne Må være forankring og deltagelse på alle ledernivå (Forankring og opplæring avgjørende) Krevende å få med alle i en stor organisasjon Lederskifte skaper utfordringer Overførbart til kommune fra industrien? JA!!! Må være forankret Må ha tro på det 11
12
13