Innføring av Lean i Vestre Toten kommune

Transkript

1 Innføring av Lean i Vestre Toten kommune

2 Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune er en industri- og jordbrukskommune innbyggere (+66 i første halvår og i vekst!) En av de tettest befolkede og samtidig minste kommuner i Oppland og Hedmark. Mottar svært lite i kr pr innbygger gjennom inntektssystemet for kommunene Problemer med å få endene til å møtes Havnet på ROBEKlisten (betinget kontroll) til Fylkesmannen i år. 744 årsverk i kommunen og driftsbudsjett på ca 700 millioner kr

3 Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune

4 Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune Industriparken m.m. sysselsetter over personer og består av mer enn 50 bedrifter-er en viktig arbeidsplass i regionen og på begge sider av Mjøsa. Eksportrettet og konkurranseutsatt virksomhet NCE Raufoss (Norwegian Center ofexpertise) Svingninger internasjonalt i konjunkturene påvirker sysselsettingen i næringsparken og kommuneøkonomien i Vestre Toten kommune.

5

6 Vestre Toten kommune Forankring av Lean i Vestre Toten Effektivisering, omstilling og kvalitetsutvikling er hovedprosjekt -vedtatt av kommunestyret sept 2010 med mål om å gjennomgå hele org i løpet av tre år: Målsetting å oppnå forbedring i kvalitet, effektivitet og total ressursutnyttelse besparelser på: 6 mill i mill i mill i 2013 Innføring av LEAN som arbeidsmetode i samarbeid med utviklingsmiljøene i næringsparken Innføring av styringssystem (som del av LEAN) Videreutvikle lokaldemokrati og politikerrollen ENØK Vurdering av innføring av eiendomskatt Konkurranseutsetting Prosjekt redusert lønnsandel Og mye mer. rapporteres på status i kommunestyret 19. mai 2011

7 Vestre Toten kommune Forankring av Lean i Vestre Toten II Omstillingsprosjektet øremerkede midler fra staten for å omstille VTK etter finanskrisa 3 mill tilskudd også videre, håper vi! SINTEF Raufoss er prosjektleder En bred strategisk utviklingsanalyse Overordnede målsetting å styrke og bevare lokale arbeidsplasser i VTK Innføring av Lean i VTK er et av prosjektene som har fått midler gjennom omstillingsprosjektet - 0,3 mill Innføring av Lean i VTK mottar skjønnsmidler til fornying og omstilling fra Fylkesmannen 0,6 milli 2011 og det samme i 2012?

8 Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune og Lean Utføres mange prosesser i VTK som er Leanbaserteller har klare likhetstrekk Er nyskapende og jobber mye med utvikling Kommunens visjon: Trygghet, trivsel og utvikling Har stor fokus på verdier som er godt forankret i organisasjonen etter målbevisst jobbing over tid Ledestjerner: Medarbeidertilfredshet brukertilfredshet Ledelsen og medarbeidernes holdninger bygger på: Servicemodellen LØFT (løsningsfokusert tilnærming) Helsefremmende arbeidsplasser HEFA-prosjektet

9 Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune og Lean II Hovedpunkter i Servicemodellen er følgende: De som jobber direkte i kontakt med brukerne er i sentrum Stor vekt på tilbakemelding Nytenkning og omstilling. Når vi prøver noe nytt, må vi også godta at det gjøres feil Tjenesteområdene gis vidtrekkende adgang til å disponere egne ressurser og organisering Horisontal kommunikasjon mellom tjenesteområder Selvstendighet for den enkelte medarbeider Flat organisasjon med færrest mulig ledernivåer Produktivitet gjennom mennesker Gjør medarbeidere til vinnere! La medarbeiderne stå fram! Vis tillit!

10 Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune og Lean III Mange elementer av Lean i styringen av VTK Prosjekthåndbok etter samme prinsipper (PLP Innovasjon Norge) Målrettet kvalitetsforbedringsarbeid i tjenesteområder Medarbeiderundersøkelser Brukerundersøkelser Bruk av mål innenfor enkelte tjenesteområder

11 Vestre Toten kommune VTK har gått våre egne veier.sammen med Norges mest kompetente miljø innenfor forbedringsarbeid!!! SINTEF Raufoss Manufacturing AS Bærekraftig vareproduksjon Produksjonsteknologi SRM Materialteknologi Produkt- og produksjonsutvikling Bærekraftige produkter FREMTIDENS VARE- PRODUKSJON

12 Vestre Toten kommune Innføring av Lean i VTK-organisering Rådmann Bjørn Fauchald er prosjekteier Ass. rådmann Odd Arnvid Bollingmo er prosjektansvarlig Prosjektleder Kari Bjørnerud Børthus kjøkkensjef i VTK Rådmannens ledergruppe er styringsgruppe inkl tillitsvalgte Arbeidsplasser som innfører Lean er egne delprosjekter Leder på arbeidsplass som innfører Lean er lokal prosjektleder Støttes av hele prosjektorganisasjonen Prosjektleder Ekstern rådgiver SINTEF Egne veiledere

13 Prosjektmål innføring av Lean Hovedmålsettingen for innføring av LEAN som arbeidsmetode i Vestre Toten kommune er å yte bedre og mer effektive tjenester for innbyggerne i kommunen med mer fornøyde ansatte: Bedre tjenestetilbud til Vestre Toten kommunes innbyggere Optimere drift av kommunens virksomhet Høyere medarbeidertilfredshet Høyere medarbeidermedvirkning Møte nye krav og forventninger

14 Vestre Toten kommune Status prosjekt innføring av Lean i Vestre Toten kommune Prosjektplan vedtatt i mars 2011 Ekstern rådgiver SINTEF Raufoss valgt i mars 2011 Egne veiledere er valgt ut Piloter er valgt Prosjektleder er ansatt Introkurs for styringsgruppe, veiledere og piloter gjennomført Teori SINTEF/Høgskolen i Gjøvik Praksis en dag på LeanlabAS på Gjøvik Referanser - Erfaringer fra andre kommuner og serviceytende bedrifter Kurspakke Veiledere og innføringsløp i piloter gjennomført i aug/sept

15 Vestre Toten kommune Dette vil vi ha minst mulig av!

16 Eget kursopplegg for veilederne som oppstart av pilot Gimle sykehjem avd 1. 5S (bør ha minimum 5 timer) Verdiskaping (5-6 timer) Prosessorientering og standardisert arbeidssett (4-5 timer) Hensikt:Organisere og administrere arbeidsplassen på en effektiv måte. Forarbeid:Finne et egnet sted hvor det både er potensial for forbedring og med et passende omfang for kurset. Ta bilde for å vise førsituasjon. Teori:Relatere 5S til lean-huset og gå gjennom teori [1,5 time]. Praksis:Kategoriserer, omorganiserer til ønsket tilstand, merker og standardiserer. Utstyr: 5S koffert. Hensikt:Definere verdi for ulike interessenter og hvordan skape arbeidsflyt som optimaliserer verdi. Forarbeid:Finne et sted hvor det oppfattes at det er mange interessenter og hvor prosessflyt er noenlunde oversiktlig i kurssammenheng. Teori:Teoridel hvor verktøy som interessentanalyse, Kano-modell, verdistrømsanalyse og kunde-og leverandørforhold presenteres. Praksis:Gjennomføre en verdistrømsanalyse der man kartlegger nåsituasjon med hensyn til flyt av informasjon, kunnskap, vekslinger og fysiske objekter. Deretter refleksjon og definisjon av forbedringspotensial. Utstyr:Ruller med gråpapir og post-it lapper i ulike farger. Hensikt:Hvordan etablere gode prosesser og beskrivelser av beste praksis? Forarbeid:Ta utgangspunkt i resultatene fra verdistrømsanalysen. Teori:Innføring i prosessbeskrivelser og standard operasjonsbeskrivelser (SOB). Praksis:Utvikle en prosessbeskrivelse og SOB for et tenkt case eller fra området hvor verdistrømsanalyse ble gjennomført. Utstyr:Skjemaer for SOB. Forbedringsarbeid (4-5 timer) Hensikt:Hvordan utfordre beste praksis slik at man oppnår en kultur for kontinuerlig forbedring? Forarbeid:Reflektere over eksisterende læringsprosesser og hvordan VTK er som lærende organisasjon. Definere 2-3 konkrete problemstillinger som må løses innen en enhet. Teori:Lærende organisasjoner samt forbedrings-og problemløsningsteknikker. Praksis:Bruke problemløsningsverktøy for å finne rotårsaktil definerte problemstillinger. Utstyr:Eksempler på problemløsningsverktøy.

17 Kommune-Leanarbeidere!

18

19

20 Overfylt lager blir etterlengtet pårørenderom

21

22 Verdistrømsanalyse (elementer) Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på. Hvor er tidstyvene? KUNDEVERDI PROSESSEN MÅL Inn / journalføring Kontroll / sortering / fordeling Saksbehandling Ekspedering Ajourhold / systemer PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 1 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AKTIVITET 2 AVVIK 3 PROBLEM 3 AKTIVITET 3 AVVIK 3 AVVIK 4 AKTIVITET 4 PROBLEM 4 AKTIVITET 5 Finn og fjern tidstyvene:. 4 dager 2 uker 4 uker 1 uke 8 uker 2 timer 2 dager 30 minutt 2 timer 2 timer 3 dager Dette betyr at 3 dagers effektiv saksbehandling i praksis kan ta et par måneder

23 Verdistrømsanalyse i praksis

24

25

26

27

28

29 Fiskebeinsanalyse MATERIALE Nr Maskin/Utstyr Nr Problem/Effekt: MENNESKE Nr METODE Nr

30

31

32

33 Vestre Toten kommune Fallgruver Urealistiske forventninger til framdrift Mangelfull forankring i ledelsen for lavt prioritert Rekruttering mange har nok fra før Klare å skape en permanent forbedringskultur Budsjettkutt sammen med Lean

34 Veien videre Videre utrulling i piloter Gimle sykehjem avd1 flere prosesser Fysio- ergoterapitjenesten Økonomi og regnskap Plan for videre fremdrift vedtas i desember Innføring av Lean i resten av organisasjonen