ØVRE EIKER KOMMUNE Teknisk seksjon Saksbeh.: Frode Bolstad Tlf.: Deres ref: Vår ref: 2011/7543-16708/2014 Dato: 28.04.2014 Notat Til: Ann Sire Fjerdingstad Drift av kommunale bygg - status Formålet med denne saken er å gi en overordnet oversikt over innholdet og framdriften i arbeidet med å implementere FDVUs tiltak i kommunen. Implementeringsarbeidet i bygningsseksjonen er organisert som et prosjekt med en styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegrupper. For å sikre nødvendig forankring av og kvalitet i utviklingsarbeidet har involveringsaspektet vært viktig. Styringsgruppen har siden oppstarten hatt månedlige møter. Prosjektgruppen har i nesten hele perioden hatt faste ukentlige arbeidsmøter. I tillegg gjennomføres det fra april av, faste allmøter for de ansatte i FDVUs enheten. Allmøtene vil pågå fram mot sommerferien. I tillegg har det blitt nedsatt syv referansegrupper. Hver referansegruppe har hatt to møter. Temaet har vært utvikling av en Driftsavtale mellom FDVUs enheten og brukerne av kommunens formålsbygg. Dette er en foreløpig orientering om status i prosjektet. Sak legges fram til politisk behandling i første møterunde etter sommeren. Overordnet rapportering av innhold og framdrift Rapport 1: Beskrivelse av nå-situasjon for FDVUs området i Øvre Eiker kommune Det lagt stor vekt på å identifisere nå-situasjonen for kommunens formålsbygg slik at kommunens administrasjon og politikere har et felles utgangspunkt for å vurdere nødvendige tiltak. Det betyr at kartleggingen, analysene og vurderingene av nå-situasjonen har vært innrettet mot dette målet. Rapporten gir et godt bakteppe for å forstå kommunens situasjon, og den vil være nyttig i videreutviklingen av FDVUs området. Rapporten består av 9 kapitler. Kapittel 1 gir en kortfattet beskrivelse av rapportens oppbygning. Kapittel 2 beskriver bakgrunn for prosjektet, avgrensninger som er gjort, samt hvordan arbeidet har vært organisert og tilrettelagt. Kapittel 3 viser hovedmålene for FDVUs området og hvilke oppgaver som inngår. I kapittel 4 rettes fokus mot kommunens bygningsportefølje. Den beskrives gjennom størrelsen (antall m 2 ), type bygg (antall m 2 ) og verdien av byggene (gjenanskaffelsesverdi). I kapittel 5 sammenlignes størrelsen på kommunens bygningsportefølje med andre tilsvarende kommuner (KOSTRA kommunegruppe 07). Kapittel 6 omhandler byggenes tekniske tilstand, mens kapittel 7 omhandler bygningsporteføljens vedlikeholdsetterslep. Postadresse: Postboks 76, 3300 Hokksund Telefon: 32 25 10 00 Bankgiro: 8150 17 06019 Besøksadresse: Telefaks: Org.nr: 954 597 482 E-post: Post@ovre-eiker.kommune.no Bankgiro skatt: 7855 05 06245
I kapittel 8 beskrives størrelsen på budsjett til FDVUs området basert på aksepterte normtall for å ivareta bygningsporteføljens kvaliteter og verdier. Gapet mellom faktiske bevilgninger og underliggende økonomiske behov er betydelig. Kapittel 9 oppsummeres situasjonen. Kommunens utvikling er ikke bærekraftig på sikt. Rapport 2: Driftsavtale mellom Bygningsseksjonen og enheten som bruker kommunale formålsbygg For å tydeliggjøre og profesjonalisere rollene som bestiller og utfører for kommunale bygg er det utarbeidet et utkast til Driftsavtale mellom kommunens FDVUs enhet (Bygningsseksjonen) og enheten som bruker bygget. I de tilfellene hvor det er flere enheter som bruker samme bygg vil det være flere driftsavtaler. En avtale for hver av enhetene. Anvendelsen av Driftsavtalen har flere formål: Synliggjøre bruken av kommunale bygg og eksterne leieavtaler Beskrive innholdet og rammene for Bygningsseksjonens tjenester Øke bevisstheten om bruk av Bygningsseksjons tjenester Høyne effektiviteten i produksjonen av Bygningsseksjonens tjenester Bidra til bedre behovstilpasning i leveransen av Bygningsseksjonens tjenester Avstemme forventninger mellom brukerne av byggene og Bygningsseksjonen som eier av byggene Tjenesteavtalen dekker oppgaver/tjenester relatert til: Forvaltning BYF Teknisk drift BYT Brukertjenester og akuttutbedringer BYB Vedlikehold BYV Renhold BRE Renovasjon RN av byggene. Arbeids-/analyseverktøy for å avdekke livssykluskostnader for bygg Det er utarbeidet et arbeids- og analyseverktøy for å avdekke livssykluskostnader for bygg. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser pålegger kommunene å ta hensyn til livssykluskostnader ved anbudsutlysninger. Kommunens bygg- og eiendomsporteføljen innebærer at store kostnader er forbundet med investeringer i nybygg; ombygninger; rehabilitering; rivning; årlig forvaltning, drift og vedlikehold av porteføljen. I tillegg kommer finanskostnadene. Oppmerksomheten mot livssykluskostnader (LCC - Life Cycle Cost) er økende. Mange ser nå betydningen av å vurdere investeringskostnadene og finansieringskostnadene i sammenheng med de etterfølgende kostnader ved bruk av bygningen kostnader som påløper både årlig og periodisk for å opprettholde funksjonell og teknisk standard. I et perspektiv på 40 år eller mer er de etterfølgende kostnadene ved bruk av bygningen ofte større en opprinnelig investeringskostnad. En analyse av livssykluskostnader omfatter alle investeringer i nær framtid (kapitalkostnaden) sammenholdt med drifts- og vedlikeholdskostnadene over et lengre tidsperspektiv. Ved større beslutninger knyttet til enkelt bygg eller portefølje av bygg har kommunene ofte kun brukt investeringskostnaden for å fatte optimale beslutninger. Det er tre hovedkomponenter til
som inkluderes dersom administrasjonen og politikerne skal få et riktig grunnlag for å vedta optimale løsninger for kommunen. Disse er finansieringskostnader, kostnader til FDVU og endringer i kostnadene for tjenesteproduksjonen. Figuren under gir en enkel oversikt. Finansieringsform Finansieringskostnader Bygningsmessig løsning / Investeringskostnad Drift av bygg FDVU kostnader Tjenesteproduksjon Driftskostnader tjenesteproduksjon Figur. 1: Hovedkomponenter avgjør hva som er det optimale valget. Mange ledere i kommunen og politikere blir overrasket når kostnader til finansiering, drift av bygg og endringer i kostnadene til tjenesteproduksjon inkluderes i tillegg til selve investeringskostnaden. I et livssyklusperspektiv er de tre andre kostnadskomponentene svært store, og i de aller fleste tilfellene lagt større enn selve investeringskostnaden. Valg av bygningsmessige løsninger har direkte effekter på finansieringskostnadene, drift av bygg og mulighetene for endringer av kostnadene i tjenesteproduksjon. Administrasjonen og politikerne må derfor ha et beslutningsgrunnlag som inkluderer disse forholdene når optimale vedtak skal gjøres i relasjon til kommunens bygg eller portefølje av bygg. Det legges til grunn bruk av livssykluskostnadsanalyser i forbindelse med framtidig vurdering av ulike alternativer for skolestruktur i kommunen. FDVUs kostnader for hver bygg I kommunestyrevedtaket 4. september 2013 påpekes det eksplisitt at de reelle kostnadene ved drift av bygg tydeliggjøres, og de respektive seksjoner skal tydelig bære sitt ansvar for kostnader for sine respektive bygg. De miljøene som har tatt kommunale bygninger som gitt, får se at utgifter til bygninger og kostnadsdekkende leie er en av de store postene på budsjettet. Dette bevisstgjør at m 2 koster og at her er det midler å spare. Det er ulike måter å beregne de reelle kostnadene til drift. Et alternativ er å ta utgangspunkt i takster, slik at utgangspunkt for husleien er delvis markedsorientert. Det er imidlertid vanskelig å angi en korrekt markedsleie for formålsbygg, som for eksempel skoler, som både på grunn av sine funksjoner, romprogram og beliggenhet ikke uten videre kan benyttes på det frie eiendomsmarkedet. I prosjekt implementering av FDVUs tiltak i Øvre Eiker kommune har målet vært å synliggjøre hva husleien må være for at bygningene skal kunne opprettholde sin kvalitet, funksjon og verdi over tid. Vurderingen av nødvendig husleie for bruk av formålsbyggene er forankret i en kostnadsbasert tilnærming og ikke en markedsbasert angrepsmåte. Vi har valgt å bruke aksepterte nøkkeltall for FDVUs kostnadene som den beste tilnærmingen for å dokumentere hva som er de reelle kostnadene ved driften av bygg. Det er viktig å være oppmerksom på at vår tilnærming ikke tar hensyn til avskrivninger av bygg eller rentekostnader.
Ved å innføre husleie/internleie vil kostnadene til bruk av byggene synliggjøres. Flere betrakter kommunens bygninger som noe man benyttet mer eller mindre gratis. Synliggjøring av kostnader viser klare sammenhenger og skaper forståelse av at bruk av eiendommer og lokaler er en av de store utgiftsposter på enhetenes budsjetter. Det blir således også klart at dette er kostnader som det er viktig å få god kontroll over. Synliggjøring av kostnader, ved siden av bedre rolleavklaring, er sannsynligvis blant de viktigste forutsetningene for å effektivisere og profesjonalisere FDVUs enheten, spare arealer og innføre systematisk verdibevarende vedlikehold i kommunen. FDVUs enheten har gjennom sitt prosjektarbeidet fått en komplett oversikt over kostnadene ved drift av kommunens ulike formålsbygg samt vedlikeholdsetterslepet for det enkelte bygg. Gitt dagens bygningsportefølje er de reelle kostnadene for bruk av byggene mellom 800 og 900 kroner per m 2 eksklusive rentekostnader og avskrivninger. En økonomisk vurdering av kommunens bygg Bygningsseksjonen og økonomiseksjonen arbeider nå sammen for å vise byggenes økonomiske verdi og hva som er årlige avskrivninger. Arbeidet forventes å være avsluttet til sommerferien 2014. En faglig vurdering av hvilke vedlikeholdstiltak som bør prioriteres Kommunens fagenhet for bygg har foretatt en detaljert gjennomgang av alle formålsbyggene. Arbeidet er utført i løpet av vinteren 2014. Det er anvendt flere forskjellige dimensjoner for å belyse tilstanden til hver enkelt bygg og dermed også bygningsporteføljen som helhet. Tilstandsnivåene er basert på tre hovednivåer. Disse er grønt (ok), gult ( fare / under oppsikt ) og rød (kritisk). Følgende hoveddimensjoner inngår: bygning innemiljø brukbarhet brann fukt miljø innbruddssikring offentlige pålegg vedlikeholdsetterslep Mange av hoveddimensjonene har flere underdimensjoner. Basert på en samlet vurdering av kommunens bygningsportefølje, hvilket tiltak og bygg som vil gi mest igjen per krone tilført til vedlikehold vil fagenheten prioritere å bruke: 1 mill. kroner på å bytte vinduene på Røren skole. Dersom FDVUs enheten fikk 5 mill. kroner til vedlikehold så ville man fortsatt på Røren skole og begynt med vedlikeholdsarbeid på Vestfossen barneskole. Dersom det bevilges 10 mill. kroner til vedlikehold så ville fagenheten ha prioritert å ferdigstille Røren og Vestfossen for så å begynne på det gamle bygget på Darbu skole som trenger ny utvendig kledning, vinduer/dører og isolasjon i ytterveggene. Hvis det skulle bli bevilget mer enn 10 mill. kroner til vedlikehold så ville man har prioritert å starte med utskiftning av vinduer på Rådhuset.
Organisering og dimensjonering av FDVUs enheten I løpet av april 2014 ble fokus rettet mot organisering og dimensjonering av FDVUs enheten. I første omgang rettes søkelyset mot vaktmestertjenestene. Senere vil oppmerksomheten rettes mot organisering og dimensjonering av renhold. Figuren under gir oversikt over arbeidsområdene i forbindelse med organisering og dimensjonering av FDVUs enheten. Arbeidsområder omstilling av FDVUs enheten FDVUs enheten 8 Øvre Eiker kommune Strategiske rammer for enheten Organisere og dimensjonere enheten Håndtering av antall ansatte Kjøpe tjenester i markedet 2014-2016 Scenarier Avklare behov for type fagkompetanse i årene framover Utarbeide arbeidsog kvalifikasjonsbeskrivelser Fastsette antall stillinger Oppfølging av enkeltpersoner Renhold Utvikling av bygningsporteføljens sammensetning og størrelse Fastsette kriterier for å vurdere ansatte Utarbeide CV inkl. kompetanseprofil for hver vaktmester Vedlikehold Budsjettutvikling Vurdere ansatte til de ulike stillingene Innplassere ansatte iht. vedtatte spilleregler Overordnede føringer for omstillingen Vaktordning 24/365 Prosjekt implementering av FDVUstiltak 03.04.2014 Vaktordning for bygg og vei/park Bygningsporteføljen er på 81.534 m 2. Et betydelig antall bygg inngår i porteføljen. Gjenanskaffelsesverdien er konservativt anslått til mer enn 1,4 mrd. kroner. Skader og uhell kan skje døgnet rundt. Alarmer utløses, tyveri skjer, flomsituasjoner kan inntre og brann kan oppstå. Det arbeides med å etablere en felles vaktordning mellom FDVUs enheten og enheten for Vei og park. Det vil være en vaktordning blant vaktmestrene hvor en person har vakt mellom kl. 15:30 og 07:00 på ukedagene og 24 timer i helgene/helligdager. Vaktperioden begynner mandag ettermiddag og varer fram til mandag morgen. Det stilles da krav til oppmøtetid på rådhuset. Vaktordningen kompenseres etter inngått avtale med arbeidsgiver og representant for arbeidstakerne. Med hilsen Frode Bolstad seksjonsleder