KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse av meglertjeneste på forsikring - Kongsberg kommune samt opsjon for Notodden og Rollag kommuner Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS-skjema Vedlegg 4: Standard avtalevilkår Vedlegg 5 Kongsberg kommune kjøretøy Vedlegg 6 Kongsberg kommune bygninger Vedlegg 7 Notodden kommune bygninger Vedlegg 8 Rollag kommune byggninger Vedlegg 9 Rollag kommune kjøretøy Tilbudsfrist: 18.02.2011.kl. 12.00
1.1 Oppdragsgiver Kongsberg kommune Notodden kommune (opsjon) Rollag kommune (opsjon) Informasjon om kommunene finnes på www.kongsberg.kommune.no www.notodden.kommune.no www.rollag.kommune.no Generell informasjon 1.2 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på lovdatas internettsider: http://www.lovdata.no/cgi-wift/wiftldles?doc=/app/gratis/www/docroot/all/nl-19990716-069.html&emne=offentlige%20anskaffels*&& 2 Generelle betingelser 2.1Anskaffelsens omfang Kongsberg kommune og tilhørende enheter, heretter kalt kunde/oppdragsgiver, ønsker tilbud på forsikringsmeglertjeneste. Avtalen har en varighet på 2 år (24 mnd) med mulighet for kunden til ytterligere prolongering i 2 år, med 1 år av gangen Notodden og Rollag kommuner ønsker opsjon på avtale. Oppdraget omfatter meglertjenester for alle aktuelle typer forsikring med unntak av pensjonsforsikringer. Kommunene forbehold seg retten til å velge ulike leverandører. Kommunene ønsker å videreutvikle sine forsikringsordninger og er også åpne for nye og kostnadseffektive løsninger. Formålet er å oppnå de beste forsikringsløsninger i markedet til en hver tid for kommunen. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets vedlegg 1(Tilbudsmal). Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. Fakta om forsikringsmessige forhold: Nærmere detaljer om forsikringsobjektene kan finnes i vedlegg
Ansatte pr 31.12.10 i Kongsberg kommune: Årsverk: 1384 Herav 267 undervisningspersonell Ansatte: 1789, herav 290 undervisningspersonell Notodden kommune Årsverk: 894 herav 176 undervisningspersonell Ansatte:1201 herav 204 undervisningspersonell Rollag kommune Årsverk 101 herav 34 undervisningspersonell Ansatte 180 herav 42 undervisningspersonell 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som kjøp etter konkurranse med forhandling (LOA 11-8): Etter at tilbudene er kommet inn vil oppdragsgiver velge ut hvem som skal inviteres til forhandlinger blant de leverandørene som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Det inviteres minst 3 leverandører til forhandlinger forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører. Aktuelle tilbydere til forhandlingene velges ut etter en evaluering av tildelingskriteriene. 2.3 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i vedlegg 1 Dersom oppdragsgiver ikke tar hensyn til forbeholdene, må leverandøren beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 18.02.2011 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.5 Innlevering av tilbud 1 sett av tilbudet, skriftlig og elektronisk på minnepenn/cd i redigerbart format, fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud forsikringsmegling til: Kongsberg kommune Servicetorget ved Petter Hoen Kirkegt. 1 3616 Kongsberg (besøksadresse) Postboks 115 3603 Kongsberg (postadresse) Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering.
All kommunikasjon, inklusive forhandlinger mv, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.6 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: 01.05.2011 2.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.9 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlag og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlag. Ved it-anskaffelser, konsulenttjenester og/eller andre tjenester kan det være aktuelt å benytte statens standardavtale. 2.10 Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktpe Petter Hoen rson: Avd./adre Postboks 115, 3603 Kongsberg sse: Telefon: 32866238 Telefaks: E-post: petter.hoen@kongsbergregionen.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 07.02.2011 De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål.
3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS-erklæring (Lovpålagt) HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og 12-10 (skjema vedlagt). Våre tilleggskrav 3.4 Finansielle og økonomiske stilling Finansielle og økonomiske stilling Oppdragsgiver skal vurdere tilbyders finansielle og økonomiske stilling. 3.5 Faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal være godkjent av kredittilsynet iht lov om forsikringsformidling kap.2. Tilbyder må dokumentere sin ansvarsforsikring og garanti iht til lov om forsikringsformidling kap. 4. Oppdragsansvarlig skal være autorisert megler iht lov om forsikringsformidling 3-2 Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Beskrivelse av varen/tjenesten Se vedlegg 1 tilbudsmal.
5 Priser og betingelser 5.1 Pris- og leveringsbetingelser Som utgangspunkt for prisangivelsen benyttes prisskjema i Vedlegg 2. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 3.1. 5.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er 30 dager. 6 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 40 % Kvalitet Vekt 60 % 6.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene 6.2.1 Priser og kostnader Prisskjema (vedlegg 2) skal fylles ut av tilbyder. Se for øvrig punkt 5 i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Det ønskes utarbeidet et prisskjema pr. Kommune. 6.2.1 Kvalitet Kvalitet deles inn i underpunkter som totalt gis 10 vektpoeng. Hvert underpunkt er beskrevet i pkt 6 i tilbudsmalen (vedlegg 1). Underpunktene er: - Resultatoppnåelse - Service/kapasitet/responstid/kompetanse - Databasert kommunikasjon med oppdragsgiver - Løsningsforslag