Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Utredning til kommunestyret Orkdal kommune Vedtak, utførsel og sluttbehandling av investeringsprosjekter. Kommunestyrets forespørsel i K-sak 081/2001 År 2002
Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG...3 1.1 FORMÅLET MED UTREDNINGEN...3 1.2 REVISORS VURDERINGER...3 1.3 REVISORS KONKLUSJONER:...4 2. INNLEDNING...4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 METODE...4 2.3 GJENNOMFØRING...4 2.4 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...4 2.5 INVESTERINGER I ORKDAL KOMMUNE 2001....4 2.6 FORMÅL...5 3. REVISORS VURDERINGER...5 3.1 PROBLEMSTILLING 1: HVA ER VEDTAKSGRUNNLAGET FOR OPPSTART AV INVESTERINGSPROSJEKTENE?...5 3.2 PROBLEMSTILLING 2: HVORDAN ER RAPPORTERINGEN TIL KOMMUNESTYRET OM UTFØRELSEN AV INVESTERINGSPROSJEKTENE?...7 3.3 PROBLEMSTILLING 3: HVORDAN ER SLUTTBEHANDLINGEN AV INVESTERINGSPROSJEKTENE?...9 VEDLEGG Orkanger, 19. juni 2002 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 12
1. SAMMENDRAG 1.1 Formålet med utredningen Formålet med utredningen er å gi svar på kommunestyret forespørsel til kontrollutvalget i sak 081/01. Oppdraget var å vurdere 3 investeringsprosjekter innenfor seksjon kommunalteknikk med hensyn til vedtak, utførelse og sluttbehandling i følgende prosjekter: Vegprosjekt 119 Trafikkløsning Grøtte skole, Songmoen vannverk, salg av Orkanger brannstasjon, ombygging til ny brannstasjon og kjøp/ombygging av biler/maskiner. 1.2 Revisors vurderinger For å besvare formålet i utredningen ble det stilt tre problemstillinger. Problemstilling 1: Hva er vedtaksgrunnlaget for oppstart av investeringsprosjektene? Trafikkløsning ved Grøtte skole er behandlet av kommunestyret i trafikksikkerhetsplanen til Orkdal kommune og det er budsjettert kostnadsramme for byggetrinn 1 og 2. Songmoen vannverk er behandlet av kommunestyret i hovedplan for vannforsyning i Orkdal kommune og det er budsjettert kostnadsramme kr 13 millioner. Omorganisering og lokalisering av brann- og redningsvesenet ble tatt opp som egen sak kommunestyret med budsjettert kostnadsramme. Problemstilling 2: Hvordan er rapporteringen til kommunestyret om utførelsen av investeringsprosjektene? Det rapporteres budsjettavvik ved hver tertial til kommunestyret. Det går fram av andre tertialrapport 2001 at investeringsprosjektene ikke har behov for ekstra finansiering og at prosjekter med overforbruk dekkes med prosjekter med mindreforbruk. I den administrative rapporten fra seksjonen kommunalteknikk som ligger til grunn for 2. tertialrapport påpekes en merkostnad på trafikkløsning ved Grøtte skole og Songmoen vannverk. Merkostnaden dekkes inn ved å overføre midler fra prosjekt med mindreforbruk og at seksjonen ikke trenger ekstern finansiering. Problemstilling 3: Hvordan er sluttbehandlingen av investeringsprosjektene? Sluttrapport med byggeregnskap er ikke politisk behandlet for investeringsprosjektene For trafikkløsning ved Grøtte skole har byggetrinn 2 en merkostnad på 40% av budsjettert kostnad. Merkostnaden er finansiert av kommunestyret etter at prosjektet er ferdig. Songmoen vannverk har et merforbruk på 5,18% av total kostnad på prosjektet. Merkostnaden er finansiert av kommunestyret etter at prosjektet er ferdig. Omstrukturering i brannvesenet er gjennomført med avvik i forhold til oppstartvedtaket. Merinntekt på salg av Orkanger brannstasjon er brukt til å finansiere ombygging av ny brannstasjon og kjøp av bil. Merkostnaden er finansiert av kommunestyret etter at prosjektet var ferdig. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 12
1.3 Revisors konklusjoner: 1. Saksbehandlingen for oppstart av investeringsprosjektene er utført tilfredsstillende. 2. Rapporteringen til kommunestyret for investeringsprosjektene synliggjør ikke merkostnaden til investeringsprosjektene eller vesentlige faglige avvik i utførselen av hvert investeringsprosjekt. 3. Merkostnaden på investeringsprosjektene i sluttbehandlingen har ikke finansiering eller godkjenning av kommunestyret da de ble utført av seksjon kommunalteknikk. 4. Revisjonen vurderer at kommunalteknikk ikke har fullmakt til å foreta de endringer og avvik i forhold til oppstartsvedtaket for omstrukturering i brannvesenet. 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Kontrollutvalget har fått oppdrag av kommunestyret i sak 081/01 å vurdere vedtak, utførelse og sluttbehandling i følgende investeringsprosjekter innen seksjon kommunalteknikk: 1. Vegprosjekt 119, trafikkløsning Grøtte skole. Prosjektet har en overskridelse på 40%. 2. Prosjekt 210, Songmoen vannverk. Med et totalbudsjett på kr. 13 mill. Anlegget har fått meget høy standard og en totalkostnad godt over det opprinnelige overslaget. 3. Salg av Orkanger brannstasjon, ombygging til ny brannstasjon og kjøp/ombygging av biler/maskiner. Prosjektet inneholder til slutt langt mer enn vedtatt i saken og koster kr. 312 000 mer enn budsjettert. Årsaken til kommunestyrets forespørsel er at de er betenkt over saksbehandlingen i flere investeringsprosjekt innen seksjon kommunalteknikk. 2.2 Metode I utredningen til kommunestyret har revisor i hovedsak brukt dokumentanalyse av kommunestyrevedtak, regnskap, budsjett og andre dokumenter angående investeringsprosjektene. 2.3 Gjennomføring Utredningen er gjennomført av revisor Arve Gausen. 2.4 Avgrensninger av prosjektet Revisor vil i denne utredningen ha fokus på saksbehandling av investeringsprosjekter i Orkdal kommune. Det forutsetter at sluttrapport med byggeregnskap i hvert enkelt prosjekt er korrekte. Revisor vurderer ikke faglig eller teknisk utførelse eller dokumenter av prosjektene i utredningen. Utredningen vurderer ikke byggetrinn 1 ved trafikkløsning ved Grøtte skole som ble ferdigstilt i 1999, kun byggetrinn 2 som ble startet og ferdigstilt i 2001. Det er ikke gjennomført en bilagskontroll for hvert enkelt prosjekt. 2.5 Investeringer i Orkdal kommune 2001. Brutto investeringer i Orkdal kommune i 2001 var ca. 56,3 mill. som utgjør 16% av driftsinntektene, i 2000 var investeringene ca. 35,9 mill. som utgjør 11% av driftsinntektene. I 2001 var det største enkeltprosjektet utbygging ved Orkdal Helsetun 25,2 mill. Investeringsbudsjettet innen kommunalteknikk var på kr. 25 228 000 1 for 2001. Det var 77 investeringsprosjekt under gjennomføring/gjennomført i 2001 i kommunen. For 2001 var det 1 Investeringsbudsjettet er fordelt på følgende områder: veganlegg, gatelys utbyggingsområder, grunnerverv kr 13 026 000, Vassanlegg kr 5 995 000, Avløpsanlegg kr 6 207 000. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 12
budsjettert trafikkløsning Grøtte skole 1 mill, Songmoen vannverk et budsjett kr 13 mill for 2000/2001 og omstrukturering av brannvesenet budsjettert med kr 840 000 i salgsinntekt og kr 710 000 i investeringskostnad. 2.6 Formål Formålet med utredningen er å gi svar på forespørselen fra kommunestyre sak 081/01 om å orientere kommunestyret om vedtak, utførelse og sluttbehandling av investeringsprosjektene: trafikkløsning Grøtte skole, Songmoen vannverk og omstrukturering i brannvesenet. For å besvare problemstillingen har revisor stilt tre spørsmål i utredningen. KS er forkortelsen for kommunestyret 3. REVISORS VURDERINGER 3.1 Problemstilling 1: Hva er vedtaksgrunnlaget for oppstart av investeringsprosjektene? 3.1.1 Vurderingskriterier Kommuneloven I 45 står det at innen utgangen av året skal kommunen vedta årsbudsjettet for det kommende år. Kommunestyret vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret, jfr. 46. Forskrifter om årsbudsjetter, fastsatt av KRD og gjeldende fra 01.01.2001. I 4 står det at kommunestyret vedtar selv kommunens årsbudsjett. Innenfor de bevilgninger som er fastsatt i årsbudsjettet kan kommunestyret tildele underordnede kollegiale organer myndighet til å foreta en videre fordeling av de bevilgninger som er oppført i årsbudsjettet. Slike fordelinger er ikke å anse som en del av årsbudsjettet, og skal ikke framstilles i årsbudsjettdokumentet. Økonomireglement for Orkdal kommune gjeldende fra 30.08.01 Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele rammen på de enkelte prosjekt. Budsjettreglement for Orkdal kommune gjeldende før 30.08.01 Kommunestyret må selv fastsette og foreta endringer på følgende områder: Fastsette kapitalbudsjettet i sin helhet og foreta vesentlige endringer i dette. 3.1.2 Revisors funn og vurderinger Trafikkløsning Grøtte skole: Funn: Orkdal kommune har i 1999 og 2001 gjennomført en investering i ny trafikkløsning ved Grøtte skole. Bakgrunnen for dette var at prosjektet var tiltak nr 1 i trafikksikkerhetsplanen for Orkdal kommune i 1998 KS vedtak 108/98 og revidert i 2000 KS vedtak 00/113. Prosjektet ble prioritert fordi det var uoversiktlig og kaotisk trafikkavvikling ved henting og bringing av elever ved Grøtte skole. Investeringen hadde en kostnadsramme på kr 2 mill og skulle gjennomføres i 2 byggetrinn. Byggetrinn 1 ble gjennomført i 1999 og omfattet opparbeiding av parkeringsplass, samt vann- og avløpssystem. En kostnadsramme på kr 1 mill i KS vedtak 18/99. Byggetrinn 2 hadde en kostnadsramme på kr 1 mill. I årsbudsjettet for 2001 vedtak 136/00 ble det vedtatt kr 1 mill i kapitalbudsjettet for trafikkløsning ved Grøtte skole. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 12
Prosjektet innbefattet gatebelysning, grunnarbeid, kant- og gatesteinsetting, skilting, asfaltering, og beplantning samt nedsetting av lysgrav/rømningsvei ved svømmehallen. Budsjettgrunnlag/anbudsgrunnlag, framdriftsplan, bilder av prosjektarbeidet, kartbeskrivelse, dokumentasjon på budsjettkontroll og bilag er dokumentert. Prosjektet utløste kr 1 180 000 i trafikksikkerhetsmidler fra staten. Det ble gitt en tilleggsbevilgning i kommunestyre vedtak 081/01 for å finansiere merkostnaden på prosjektet med kr 400 000. Vurdering: Det er kommunestyret selv som har behandlet, vedtatt oppstart og bevilget midler til prosjektet. Etter revisors vurdering synes saksbehandlingen for oppstart av prosjektet å være utført tilfredsstillende. Songmoen vannverk: Funn: I hovedplan for vannforsyning 2000 2003 i KS sak 173/99, var alternativ 1 over prioriterte tiltak å bygge et nytt vannbehandlingsanlegg. Kommunestyret vedtok hovedplan for vannforsyning hvor tiltak 1 var utbygging av nytt renseanlegg. Utbygging av nytt vannbehandlingsanlegg har tidligere vært behandlet av kommunestyret. Investeringskostnadene på det nye anlegget ble beregnet til kr 13 millioner. I rådmannens tilråding til vedtak for kommunestyret ble nytt vannbehandlingsanlegget gitt første prioritet og forslaget ble innarbeidet i kommunens økonomiplan og budsjett. Investeringen ble fordelt på to år med kr 6 mill. i 2000 og kr 7 mill. i 2001. Følgende kostnadsrammer er vedtatt for Songmoen vannverk i kommunestyret: I årsbudsjettet for 2000 i KS vedtak 168/99 ble det vedtatt kr 6 millioner i kapitalbudsjettet. Den 14.06.2000 i KS vedtak 091/00 ble det vedtatt forsering av anlegget kr. 5 mill. I årsbudsjett for 2001 i KS vedtak 173/99 ble det vedtatt i kapitalbudsjettet kr 2 mill. Til sammen har kommunestyret vedtatt en kostnadsramme på kr 13 millioner til Songmoen vannverk. Det ble gitt en tilleggsbevilgning i KS vedtak 081/01 for å finansiere merkostnaden på prosjektet med kr 650 000. Vurdering: Det er kommunestyret selv som har behandlet, vedtatt oppstart og bevilget midler til prosjektet. Etter revisors vurdering synes saksbehandlingen for oppstart av prosjektet å være utført tilfredsstillende. Omstruktureringer i brannvesenet: Funn: Organisering og lokalisering av brann- og redningsvesenet ble tatt opp i egen kommunestyre sak 11/01 den 01.03.01: 1. Orkanger brannstasjon legges ned som operativ brannstasjon med virkning fra 01.12.01 2. Fannrem brannstasjon legges ned som operativ brannstasjon med virkning fra 01.12.01 3. Driftsavdelingen inngår leieavtale med Statens vegvesen om leie av lokaler på Fannrem. 4. Det opprettes en ny brannstasjon, Orkdal brannstasjon lokalisert til kommunens eget bygg på Bårdshaug Vest. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 12
5. Orkanger brannstasjon selges til høystbydende. Fannrem brannstasjon beholdes som kommunal eiendom. Salgsinntektene tillegges kapitalfondet. 6. Lokalene på Bårdshaug Vest bygges om for inntil kr. 180 000. Kostnadene dekkes med bruk av kapitalfondet. 7. Det kjøpes en ny motorsprøyte for inntil kr. 150 000. Kostnadene dekkes med bruk av kapitalfondet. 8. Førsteutrykningsbilen bygges om til kombinert brann- og redningsbil for inntil kr. 80 000. Kostnadene dekkes med bruk av kapitalfondet. 9. Det kjøpes inn ny kommandobil for inntil kr. 300 000. Kostnadene dekkes med bruk av kapitalfondet. 10. Administrasjonsutvalget ber rådmannen ivareta de ansattes rettigheter i forbindelse med omorganiseringen, jfr. arbeidsmiljølovens bestemmelser. Vedtaket gjøres betinget av at Orkanger brannstasjon selges før vedtakets øvrige punkter iverksettes. Salg av Orkanger brannstasjon er budsjettert til kr 840 000 som er takst på brannstasjonen. Det ble gitt bevilgning i KS vedtak 081/01 for å finansiere overskridelsene på prosjektet fra kapitalfond. Vurderinger: Det er kommunestyret selv som har behandlet, vedtatt oppstart og bevilget midler til prosjektet. Etter revisors vurdering synes saksbehandlingen for oppstart av prosjektet å være utført tilfredsstillende. 3.1.3 Revisors konklusjon Etter revisors vurdering er oppstartsvedtakene for investeringsprosjektene: Trafikkløsning ved grøtte skole, Songmoen vannverk og omorganisering av brannstasjonen utført tilfredsstillende. Fullfinansiering av prosjektet har skjedd i senere vedtak og vurderes i kapitel 3.3. 3.2 Problemstilling 2: Hvordan er rapporteringen til kommunestyret om utførelsen av investeringsprosjektene? 3.2.1 Vurderingskriterier Forskrift om årsbudsjett, fastsatt av KRD og gjeldende fra 01.01.2001. I 10 står det at administrasjonssjefen gjennom budsjettåret skal legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henholdt til det vedtatte årsbudsjett. Rapportering bør skje 2 ganger per år. Kommunestyret selv skal foreta de nødvendige endringer i årsbudsjettet, jfr. 11. Økonomireglement for Orkdal kommune vedtatt 30.08.01 I løpet av året skal kommunestyret behandle følgende regnskapsrapporter: Tertialrapport pr. 30 april, tertialrapport pr. 31. august, årsregnskap behandles innen 1 juli. I tertialrapporten skal det framgå om virksomheten holdes innenfor de vedtatte budsjettrammer. Dersom det ikke er tilfelle, må det settes i verk tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen. Intern rapportering er sitat fra økonomireglementet for Orkdal kommune: Ved rapportering av investeringsprosjekter, lages oversikter som går over flere år. Standardrapporter som benyttes til politisk og administrativ styring kan tas ut på seksjonsavdelings, underavdelingsnivå (3-6 siffer i ansvar) og på 1-4 siffer i art. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 12
3.2.2 Revisors funn: I første tertialrapport 2001 i KS vedtak 01/42 står det følgende: Investeringer: det er ikke avdekket noen større budsjettavvik i investeringsbudsjettet. I andre tertialrapport 2001 i KS vedtak 073/01 står det følgende: Ansvar 062 og 064 investeringsprosjekter under kommunalteknikk - De aller fleste prosjekter forventes å gå i balanse. Prosjekter med overforbruk finansieres ved overføringer fra prosjekter med underforbruk. Seksjonen er inne i avslutningen av flere større prosjekter som budsjettjusteres på slutten av året. I den interne statusrapporten fra kommunalteknikk som er grunnlag for 2. tertial rapporten til kommunestyret år 2001 22.09.01 står følgende: Prosjekt 119 Trafikkløsning Grøtte skole: Anleggsarbeidet er ferdige, med unntak av utskifting av gatelys. Overskridelsen er på ca. kr 200 000 med årsaksbeskrivelse for avviket blir foreslått dekket inn fra andre prosjekter. Prosjekt 213 Songmoen vannverk prosjektet har vært vellykket og er gjennomført innenfor en kostnad på kr 13,5 millioner (budsjett kr 13. millioner). Det er beskrevet årsaksgrunn for overskridelsen pr kr 0,5 mill. Det er igjen disponible midler på andre vannprosjekt i år som kan dekke inn denne overskridelsen. Oppsummering i den interne rapporten fra kommunalteknikk: Ut fra en totalvurdering så kan prosjekter med overforbruk finansieres ved overføring fra prosjekter med underforbruk. Etter en vurdering av dagens situasjon vil det ikke være behov for ny ekstern finansiering av VVA- prosjektene i 2001. 3.2.3 Revisor vurderinger Det er behandlet følgende regnskapsrapporter i kommunestyret for 2001, tertialrapporter for 1. og 2. Det går fram av 2. tertialrapport at investeringsprosjektene trafikkløsning ved Grøtte skole, Songmoen vannverk og omstrukturering av brannnvesenet ikke har behov for ekstra finansiering og at prosjekter med overforbruk dekkes med prosjekter med mindreforbruk. Her ble det i ettertid behov for finansiering fra kommunestyret. I den interne statusrapporten for investeringsprosjekter år 2001 2. tertial påpeker seksjonssjefen for kommunalteknikk et overforbruk på investeringsprosjektene: trafikkløsning ved Grøtte skole og Songmoen vannverk. Dette skal dekkes inn ved å overføre midler fra prosjekter med mindreforbruk. Dette kommenteres nærmere i kapitel 3.3. I tillegg til opplysninger om det regnskapsmessig merforbruket for hvert enkelt prosjekt, synes revisor at det er viktig at vesentlige faglige avvik på investeringsprosjektene rapporteres til kommunestyret. Kommunens tertialrapportering er basert på regnskaps- og økonomirapportering. Svakheten med denne rapporteringen kan være at faglige og kvalitative mål ikke blir avviksrapportert i tertialrapporten som en forklaringsfaktor. Rapportering på de faglige målene, kvalitetsmålene etc. vil være formålstjenlig i en virksomhetsrapportering, for å se om kommunestyrets vedtak blir utført etter forutsetningene. Med å innføre en slik rapportering vil man nærme seg et system om balansert målstyring som er et helhetlig internkontroll system. Balansert målstyring har blant annet fokus på å koble produktivitets- og kvalitetsindikatorer til felles styringsindikatorer. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 12
3.2.4 Revisors konklusjon. Kommunen har i dag økonomisk tertialrapportering til kommunestyret som kommenterer budsjettavvik. Revisor vurderer rapporteringen til kommunestyret for investeringsprosjektene: trafikkløsning ved Grøtte skole, Songmoen vannverk og de endringer i kommunestyrets vedtak angående omstrukturering av brannvesenet som mangelfulle når det gjelder synliggjøring av merforbruk på hvert investeringsprosjekt og vesentlige faglig avvik på investeringsprosjektene. 3.3 Problemstilling 3: Hvordan er sluttbehandlingen av investeringsprosjektene? 3.3.1 Vurderingskriterier Kommuneloven I 47 står det at kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Når melding er gitt skal kommunestyret foreta nødvendig endring i budsjettet. Økonomireglement vedtatt 30.08.01 Kommunestyret selv skal foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt, dersom inntekts- eller utgiftsposter på et prosjekt må økes. Utvidelsen av kostnadsrammen må forelegges kommunestyret før totalbevilgningen overskrides. Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider byggherren/eieren sak om dette, med finansieringsforslag, til politisk behandling. Rådmannen kan stoppe investeringen om nødvendig inntil politisk behandling er sluttført. Det skal utarbeides sluttregnskap som behandles politisk i tråd med delegeringsreglementet. Sluttregnskapet skal være attestert av revisjonen. Byggherren/eier av investeringen skal for byggeprosjekter sørge for at sluttregnskap fremmes for politisk behandling senest ett år etter at overtakelsesforretningen har funnet sted. Prosjekter med sluttsum over kr 3 millioner skal behandles av kommunestyret som enkeltsaker. Budsjettreglementet for Orkdal kommune gjeldende før 30.08.01 Til vanlig skal vedtatt årsbudsjett følges med mindre kommunestyret har vedtatt noe annet i løpet av budsjettåret. Det kan ikke påberopes tilleggsbevilgning for å kunne oppnå de målsettinger som var satt i årsbudsjettet. Utvalgene er ansvarlig for at eventuelle budsjettendringer skjer innenfor de rammer og retningslinjer som er fastsatt. Bevilgningene på årsbudsjettet skal ikke overskrides før det i tilfelle er gitt tilleggsbevilgning. Omdisponering av budsjettposter som kommer i strid med de forutsetninger som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak, faller utenfor rammen for fullmakten og må godkjennes av kommunestyret 3.3.2 Revisors funn og vurderinger Generelle funn: Revisjonen har mottatt sluttrapport med byggregnskap som er fremstilt av seksjon kommunalteknikk for de 3 investeringsprosjektene. De ble først tilsendt revisor ved forespørsel. Sluttrapporten med byggregnskap er ikke politisk behandlet, men saken er klargjort til politisk behandling. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 12
Vurderinger: Sluttrapport med byggeregnskap er ikke politisk behandlet for investeringsprosjektene trafikkløsning Grøtte skole, Songmoen vannverk og omstrukturering av Orkanger brannstasjon, men er klargjort for politisk behandling. Sluttregnskap/byggregnskap er ikke forelagt revisjonen for attestering, noe som kreves i økonomireglementet. Revisjonen bekrefter prosjektregnskapene i årsregnskapet. Det som er skrevet i kursiv tekst er hentet fra sluttrapporten med byggeregnskapet. Trafikkløsning Grøtte skole: Funn: I sluttrapporten fra kommunalteknikk står det følgende: Sluttrapporten med byggeregnskapet er oversendt kontrollkomiteen slik som forutsatt i kommunestyrets vedtak den 20.12.01. Prosjektet ble gjennomført i skoleferien fra juli og avsluttet i august. Byggetrinn 1 i 1999 hadde en budsjettert ramme på kr 987 000 og regnskapsmessig kostnad på kr 963 254. Revisor har ikke vurdert byggetrinn 1 nærmere. Byggetrinn 2 hadde en kostnadsramme på kr 1 mill. Det ble en merkostnad på kr 400 000 på prosjektet. Etter anbudsrundene på byggetrinn 2 ble det gjort en kritisk kostnadsgjennomgang av seksjonen for å vurdere omfanget før oppstart. Omfanget av byggetrinn 2 ble redusert til å omfatte trafikkarealer rundt svømmehallen samt busslomme på Kongshaugen. Setting av gatestein ble tatt ut av anbudet og erstattet med asfalt. Beplantning på prosjektet ble sterkt redusert og det ble tilsådd plen. Hovedgrunnen til overskridelsene i prosjektet henspeiler seg på dårlige grunnforhold. I tillegg ble det asfaltert noe mer enn først planlagt inne på skoleplassen. Prosjektregnskapet for 2001 viser en kostnad på kr 1 400 940 for byggetrinn 2. Avvik har blitt rapportert administrativt i økonomisk tertialrapport, datert 22.09.01. Det ble gitt en tilleggsbevilgning i KS vedtak 081/00 i desember, for å finansiere merkostnaden på prosjektet med kr 400 000. Vurderinger: Investeringsprosjektet har i forhold til oppstartsvedtaket for trafikkløsning Grøtte skole byggetrinn 2 et merforbruk på kr 400 000. Dette utgjør 40 % merkostnad for byggetrinn 2. Det er gjennomført en kritisk kostnadsgjennomgang etter anbudsrunden for byggetrinn 2 av administrasjonen, det kunne vært hensiktsmessige her å behandle vesentlige faglige avvik politisk. Når kommunestyret har budsjettert kr 1 mill til byggetrinn 2 i årsbudsjettet, er det bare kommunestyret som kan finansiere merforbruket til byggetrinn 2. Denne myndigheten kan ikke delegeres. Når budsjettkontrollen for investeringsprosjektet viser et merforbruk, skal kommunestyret vedta finansiering av merforbruket før endingene i prosjektet gjennomføres. Rådmannen bør vurdere å stoppe investeringsprosjektet inntil finansiering er på plass. Songmoen vannverk: Funn: I forbindelse med sluttoppgjøret for bygningsmessige arbeider i august 2001 ble det klart at prosjektet ville få et overforbruk i forhold til budsjettramma. Dette ble kommentert i seksjonens tertialrapport nr 2 2001 datert 22.09.01. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 12
Seksjonen ønsker å kommentere regnskapstallene slik: Avvik på 5% er ikke tilfredsstillende gjennomført av prosjektledelsen må bedres Overskridelsene er fordelt på alle fagdisipliner + grunn og bygninger avvik 319 300 + maskinelle installasjoner avvik 303 710 + elektronisk avvik 212 000 + utendørsanlegg avvik 265 400 + generelle kostnader avvik 331 600 - reserve 787 020 merforbruk 4,96% kr. 645 000 I prosjektregnskapet (hentet fra kommunens årsregnskap) for 2001 har Songmoen vannverk en totalkostnad på kr 13 672 918. Dette gir et merforbruk på kr 672 918 som er 5,18% av total kostnad. Det ble gitt en tilleggs bevilgning i KS vedtak 081/00 for å finansiere merkostnaden på prosjektet med kr 600 000. Vurderinger: Revisors vurdering av sluttbehandlingen av prosjektet i forhold til oppstartsvedtaket for Songmoen vannverk er at anlegget har et merforbruk på kr 672 918. Når budsjettkontrollen for investeringsprosjektet viser et merforbruk, skal kommunestyret vedta finansiering av merforbruket før endringene i prosjektet utføres. Omstrukturering av brannstasjonen: Funn: Følgende avvik er registrert fra oppstartsvedtaket i kommunestyrevedtaket 11/01: Punkt 5: Orkanger brannstasjon ble solgt til kr 1 100 000 som er kr 260 000 høyere en forutsatt i budsjettet kr 840 000. Punkt 6: Lokalene på Bårdshaug Vest ombygges, budsjettert for kr 180 000 totale ombyggingskostnader kr 590 000. Punkt 7: Kjøp av motorsprøyte kr 150 000 ikke utført. Punkt 8: Ombygging av førstebil kr 80 000 ikke utført. Punkt 9: Kjøp av kommandobil kr 300 000 innkjøpt til kr 220 000. Kjøp av redningsbil kr 220 000 ikke vedtatt av KS sak 11/01. Det ble gitt bevilgning i KS vedtak 081/00 for å finansiere overskridelsene på prosjektet fra kapitalfondet. Vurderinger: Prosjektet er gjennomført med avvik i forhold til oppstartsvedtaket. Kjøp av motorsprøyte og ombygging av førstebil er ikke utført. Kjøp av redningsbil er ikke vedtatt av kommunestyret. Ombygging av Bårdshaug vest er gjennomført med betydelig merforbruk. Endringer og avvik som her er gjort, skal etter revisors vurdering behandles i kommunestyret. Det er kun kommunestyret som kan finansiere avvikene. Seksjonen har brukt ekstra inntekter fra salg av Orkanger brannstasjon merinntekt kr 260 000, til kjøp av redningsbil og ombygging av ny brannstasjon. Kommunestyret skal selv foreta endringer i prosjektet på samme nivå som dette ble vedtatt på i oppstartsvedtaket. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 12
3.3.4 Revisors konklusjon Sluttrapport med byggregnskap for investeringsprosjektene er ikke politisk behandlet, slik økonomireglementet i tråd med delegeringsreglementet krever. Investeringsprosjektene har merkostnader som er finansert av kommunestyret etter at prosjektet er ferdigstilt. Revisor vurderer at kommunalteknikk ikke har fullmakt til å finansiere merforbruk for investeringsprosjektene eller foreta de endringer og avvik i forhold til oppstartsvedtaket for omstrukturering av brannstasjonen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 12