Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune

Transkript

1 Rapport orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 2 Gjennomføring Orkanger ungdomsskole Orkdal kommune År 2004

2 Innholdsfortegnelse side 1. INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET FORMÅLET MED ORIENTERINGEN BAKGRUNN FOR PROSJEKTET PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER PROBLEMSTILLING VURDERINGSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING FUNN OG VURDERINGER HVORDAN ER RUTINENE FOR KVALITETSSIKRING AV BYGGEPROSESSEN I BYGGEPERIODEN? HVORDAN ER DEN ØKONOMISKE STATUS FOR ORKANGER UNGDOMSSKOLE? ANDRE SAKER SOM OMHANDLER PROSJEKTET: TILBAKEMELDING PÅ KONTROLLUTVALGET FORESPØRSEL I SAK 4/ KONKLUSJON... 8 TABELL Tabell 1 oppsett av kostnadsoverslag for utbygginga:...6 Orkanger, 04. juni 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

3 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Nybygg/rehabilitering av Orkanger ungdomsskole har en planlagt investering på 56 millioner. Dette gjør at både kontrollutvalget og revisjonen løpende bør evaluere/overvåke arbeid med å føre tilsyn med den kommunale forvaltning. Kontrollutvalget vedtok oppstart av prosjektet i møtet den 24. juni sak 13/2003. Tidligere er det avgitt en orientering til kontrollutvalget i møte: Forprosjekteringen av Orkanger ungdomsskole Formålet med orienteringen Formålet er å gi kontrollutvalget innsikt i om byggeprosjektet Orkanger ungdomsskole gjennomføres i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og gjeldende bestemmelser, slik at kontrollutvalget gis mulighet til å bidra til at byggingen gjennomføres i samsvar med disse. Denne orienteringen omfatter oppfølging av ungdomsskolen. Dette er andre orientering om dette prosjektet og det vil være naturlig med flere orienteringer/evalueringer vedrørende ungdomsskolen. Kontrollutvalget skal i samarbeid med revisjonen forta systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater samt vurdere at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, jf. forskrift om kontrollutvalg. 1.3 Bakgrunn for prosjektet Saken om utbygging og rehabilitering av Orkanger ungdomsskole har vært på dagsorden i flere år. Ungdomsskolen benyttet lokaler som i sin tid ble bygd for Orkanger interkommunale realskole. I forbindelse med innføring av 9-årig skole ble det oppført et tilbygg fra Bygningene er 34 til 44 år gamle. Det har vært utført vedlikeholdsarbeider på bygningsmassen samt utbedring av ventilasjonsanlegget på deler av skolen. Siden siste utbygging i 1968 har det skjedd en rekke endringer i grunnskoleloven, plan- og avtaleverket, forskrifter m.v. Dette har medført nye krav for drift av skoler, undervisningsareal til elever og arbeidsplasser til lærere. For å imøtekomme kravene i lov og regelverk vedtok kommunestyret utbygging/rehabilitering av ungdomsskolen. 2. PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER I prosjektet er det en hovedproblemstilling. For å besvare hovedproblemstillingen er det belyst 3 delproblemstillinger. Funn i delproblemstillingene blir vurdert mot vurderingskriterier for hver delproblemstilling. Vurderingskriterier skal angi en standard/norm som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. Kilder for vurderingskriterier kan være lover og forskrifter, kommunens egne vedtak og retningslinjer, faglitteratur, standarder fra andre kommuner og beste praksis. 2.1 Problemstilling Hvordan gjennomføres utbygginga av Orkanger ungdomsskole? Problemstillingen belyses ved hjelp av fire problemstillinger Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

4 1. Hvordan er rutinene for kvalitetssikring av byggeprosessen i byggeperioden? 2. Hvordan er økonomiske status? 3. Andre saker som omhandler prosjektet. 4. Tilbakemelding på kontrollutvalget forespørsel i sak 4/ Vurderingskriterier I prosjektet har vi vurdert funnene i delproblemstillingene opp i mot følgende kriterier: K-sak 040/2003 fullfinansiering, K-sak 073/2002 forprosjekt, K-sak 086/2001 skisseprosjekt, K-sak 047/2001 funksjonsbeskrivelse, K-sak 03/2001 ny planløsning og K-sak 120/2000 handlingsplan Vedtak i byggekomiteen Økonomireglementet Instruks for plan- og byggekomiteen Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Dokumenter som omhandler utbyggingen av Orkanger ungdomsskole. 3. METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Denne orienteringen er en fortsettelse av orienteringen til KU i januar Vi har foretatt dokumentanalyse av politiske vedtak og tilhørende dokument med vekt på referater fra byggemøter og dokumentasjon av endringer som medfører kostnader ut over kontrakter. I tillegg har vi hatt samtaler med prosjektleder Morten Evjen. 3.2 Gjennomføring Orienteringen er utarbeidet av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag (VRD). Revisor Arve Gausen har hatt ansvaret for dette arbeidet. 4. FUNN OG VURDERINGER 4.1 Hvordan er rutinene for kvalitetssikring av byggeprosessen i byggeperioden? Funn: Mandat og roller Byggekomiteen har fått mandat av kommunestyret til å foreta nødvendige prioriteringer for å bringe prosjektet innenfor de rammer kommunestyret har satt. De har engasjert en prosjektleder Morten Evjen. Han gjennomfører og følger opp byggeprosjektet og er sekretær for byggekomiteen. I tillegg er det engasjert egen byggeleder for prosjektet - Nilssen og Oppøyen AS. De har ansvar for at framdriftsplan følges i samråd med entreprenørene. Byggeleder koordinerer arbeidet med byggmøter og oppfølging på byggeplassen. Byggeleder er bindeleddet mellom byggeplassen og prosjektleder. Prosjektleder er bindeleddet mellom byggeleder og byggekomiteen. Framdrift Byggeleder rapporterer om fremdrift i byggemøtereferat til prosjektleder. Prosjektleder rapporterer videre til byggekomiteen. Referat fra byggemøte 20 datert Bygging av innvendige vegger ligger etter planen, men kommer nå i gang. Platekledning av yttervegg og etter hvert også innervegg må prioriteres for å få i gang malerarbeidene. Arbeider utvendig på bygget må nå nedprioriteres for å komme ajour innvendig. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5 Konklusjon: Vi ligger foran planen utvendig, noe etter inne, men avslutning vil skje som planlagt. Utbygginga ble startet den , planlagt overtakelse den jfr. fremdriftsplanen. Den har det vært byggeaktivitet i 46 uker - 2/3, det gjenstår 21 uker 1/3 til overtakelse. Bygget er klart til innflytting 1. november som er i tråd med fremdriftsplanen i følge prosjektleder. Avviksbehandling Her har vi sett på behandling av tillegg-/fradragsrutiner, bestillinger som gjøres utenom byggeleder. 1. Endringsmeldinger/endringslister utfylles av arkitekt/fagrådgiver og sendes til byggleder/prosjektleder/entreprenør. 2. Avviksmelding utfylles av entreprenør og sendes til byggeleder/prosjektleder/arkitekt - fagrådgiver. Kostnadskontroll Byggekomiteen har gitt prosjektleder ansvar for kostnadskontroll. Kostnadskontrollen gjennomføres ved at byggeleder og prosjektleder fører egne byggeregnskap, mens kommunen fører prosjektregnskap for utbygginga. Prosjektleder utfører kontroll og samstiller regnskapene for å luke ut feil og mangler. Rapporteringsrutiner I PA boken er det beskrevet rapporteringsrutiner for prosjektet. Det gjennomføres: 1. Byggemøter - fremdriftsmøter hver/annenhver uke som utarbeides av byggleder. 2. Statusrapport og økonomisk rapport fra byggelder til prosjektleder hver måned 3. Prosjektleder rapporterer fremdrift, status- og økonomisk rapport til byggekomiteen i byggekomitemøter. Møtene arrangeres etter innkalling fra prosjektleder eller ved at byggekomiteen selv initierer møtet. Status driftstilpassning: De økonomiske konsekvenser for driften av Orkanger ungdomsskole som vedrører eiendom er inntatt i handlingsplan Anbud inventar og utstyr Det er budsjettert med innkjøp av inventar og utstyr for kr I følge prosjektleder skal anbudene kunngjøres offentlig. Dette arbeidet er ikke startet enda. Når dette arbeidet er gjennomført skal dokumentasjonen sendes revisor. Våre vurderinger: Det gjennomføres jevnlige byggekomitemøter som sikrer god politisk deltagelse og innsyn for utbygginga. Det er gjennomført 21 byggemøter av byggeleder med entreprenørene og det er gjennomført 10 møter i byggekomiteen etter at prosjektleder ble engasjert. Rapporteringsrutinene mellom byggeleder- prosjektleder og byggekomiteen er tilfredsstillende utført. Byggleder og prosjektleder fører eget byggeregnskap, kommunen fører eget prosjektregnskap. Regnskapene kontrolleres av prosjektleder for å avdekke avvik. Dette er tilfredsstillende utført. Oppsummering Rutiner for kvalitetssikring av byggeprosessen i byggeperioden er tilfredsstillende utført for områdene mandat og roller, framdrift, avviksbehandling, kostnadskontroll, rapporteringsrutiner, status driftstilpassning og anskaffelse av inventar og utstyr. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

6 Ut fra revisors vurdering virker rutinene som er etablert for å kvalitetssikre selve byggeprosessen på byggeplassen å være i samsvar med det som er praksis for slike prosjekter. 4.2 Hvordan er den økonomiske status for Orkanger ungdomsskole? Funn: Tabell 1 oppsett av kostnadsoverslag for utbygginga: Budsjett inkl 24% mva Økonomisk oversikt Økonomisk oversikt Entreprisekostnader Generelle kostnader Prosjektering- forprosjekt Bikostnader Off. avg- gebyr- forsikring Byggeledelse Prosjektledelse Spesielle kostnader Inventar og utstyr Skilting Lønns og prisstigning Flyttekostnader Refusjonskostnader Finanskostnader Sum Sikkerhetsmargin Rammekostnad* Revisors vurdering/oppsummering: Tabellen viser at kostnadene er innenfor de rammer kommunestyret har bevilget. Endringene på entreprisekostnadene er på og består i hovedsak av en økning på tømmer- og snekker arbeid på kr og maling og beleggsarbeid på kr De andre entreprisene har kun små endringer. Finanskostnader har en nedgang på 1,2 mill. grunnet nedgangen i rentemarkedet. Vi mener at endringene er innenfor rammen til kommunestyret og at prosjektet har små endringer i kostnader i forhold til budsjettet. Samlet gir endringene en positiv utvikling for kostnader i prosjektet, dette begrunnes med at sikkerhetsmarginen økes fra ca 3 mill til 4 mill per Utbygginga er ikke ferdig, dette medfører at sikkerhetsmarginen kan endres for overtakelse av bygget skjer. Prosjektleder uttalte at så langt så alt ut til å gå etter planen, men han tar forbehold om at bygget enda ikke er klar til overtakelse og det kan komme endringer i planene. Byggekomiteens gjennomføring av prosjektet til nå er tilfredsstillende utført og innenfor de rammer som er vedtatt. 4.3 Andre saker som omhandler prosjektet: Amfi i musikkrommet Fra skolens ledelse har kommet med sterkt ønske om å etablere et forenklet amfi eller et stort undervisningsrom i musikkrom. Dette er det ikke tatt høyde for i prosjektet. Byggekomiteen har vedtatt i sak at prosjektleder i samråd med skolens rektor og byggets arkitekt utreder muligheten for å bygge en redusert utgave av amfi i musikkrom. Resultatet presenteres byggekomiteen ved første anledning. Vurdering/konklusjon: Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

7 Det er vanskelig for revisor å si hvilken betydning saken har for prosjektets utvikling. Vi mener at byggekomiteen kan utrede endring av musikkrommet til stort klasserom/amfi. Videre mener vi at byggekomiteen bør vurdere om endringen medfører at byggesaken skal behandles på nytt av kommunestyret. Saken må forelegges kommunestyret hvis endringen gir økte kostnader og andre forutsetninger enn de føringer i K-sak 40/03 tilsier. Revisor vil følge denne saken og informere kontrollutvalget om utviklingen. 4.4 Tilbakemelding på kontrollutvalget forespørsel i sak 4/2004 I forbindelse med kontrollutvalgets behandling av Sak 4/2004 Rapport Orientering til kontrollutvalget Oppfølging byggeprosjekt Fase 1 Forprosjektering Orkanger Ungdomsskole ble følgende spørsmål ønsket belyst: 1. Hvordan sorteres og behandles avfall for utbygginga? 2. Hva er gjeldende anskaffelsesinnstruks for Orkdal kommune? 1. Behandling og sortering av avfall I Prosjekt Administrativ bok for utbygginga Orkanger ungdomsskole beskrives blant annet avfallshånderingsrutiner. Den sier: For dette prosjektet skal byggerenholdet utføres etter rent-bygg-modellen. Målet er å oppnå en ren og ryddig byggeplass under hele byggeperioden. Hver enkelt entreprenør skal utføre blant annet kildesortering av avfall og behandling av spesialavfall. Beskrevet avfallsortering skal skje i følgende kategorier: Fyllmasse Rivings-/bygningsmatriell Metaller Spesialavfall Asbestholdige materialer Brune fibre Byggleder kontrollerer at avfallssortering utføres av entreprenørene etter beskrevne rutiner: Prosjektleder beskriver: I forbindelse med riving av vestfløyen er avfallet sortert og levert etter godkjennelse om søknad om ansvarsrett for rivejobben. Denne søknad er sendt inn av vår kontraktspartner LH Bygg AS og har blitt godkjent av Orkdal kommune. I kontrakten (beskrivelsen) er det blant annet skrevet spesielle rutiner for spesialavfall. Det ble ikke funnet så mye spesialavfall, men det som ble funnet ble tatt vare på som forutsatt. Det øvrige avfallet i forbindelse med rivejobben har godkjente avfallsplasser og eller godkjent håndtering. Avfallet etter byggingen blir samlet opp inne i bygget, transportert ut, sortert på plassen og kastet fraksjonsvis i containere som blir hentet av Norsk Gjenvinning. For øvrig gjennomfører vi løpende rydding og støvsuging av alle golv etter behov. Konklusjon: Avfallssorteringen gjennomføres etter rutiner beskrevet i Prosjektadministrative rutiner for Orkanger Ungdomsskole. 2. Gjeldende anskaffelsesinnstruks for Orkdal kommune Gjeldende anskaffelsesinstruks for Orkdal kommune er beskrevet på Innsida som er kommunens internside på web - se vedlegg 1. Siden inneholder en oversikt over gjeldende innkjøpsavtaler for Orkdal kommune. Siden beskriver at ved alle anskaffelser skal gjeldende forskrift om offentlige anskaffelser følges. Innkjøpsrutinene bekreftes av økonomikonsulent Folke Forfang. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

8 Konklusjon: Kommunens anskaffelsesinnstruks er i henhold til gjeldende regelverk. 5. KONKLUSJON Utbygginga av Orkanger ungdomsskole gjennomføres tilfredsstillende, dette begrunnes med at: Rutiner for kvalitetssikring av byggeprosessen i byggeperioden er tilfredsstillende utført for områdene mandat og roller, framdrift, avviksbehandling, kostnadskontroll, rapporteringsrutiner, status driftstilpassning og anskaffelse av inventar og utstyr. Ut fra revisors vurdering virker rutinene som er etablert for å kvalitetssikre selve byggeprosessen på byggeplassen, å være i samsvar med det som er praksis for slike prosjekter. Kostnadsoversikten viser at utbygginga er innenfor de rammer kommunestyret har gitt. Endringene på delentreprisene er å karakterisere som små for et prosjekt med en investeringsramme på 55,6 mill etter vår vurdering. Sikkerhetsmarginen for prosjektet har økt fra ca 3 mill til 4 mill. Byggekomiteens gjennomføring av prosjektet er tilfredsstillende utført i denne perioden og innenfor de rammer som er vedtatt av kommunestyret. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8