Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 11/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill

Transkript

1 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 11/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL Vedlegg: 1. Uttalelse fra Kommunerevisjonen Vest vedrørende sluttregnskap for Lyngdal ungdomsskole datert Masteroppgave Universitetet i Agder, Abrahamsen & Salgado 2014 Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet denne saken første gang i møte den , sak 8. Administrasjonen og innleid personell på prosjektet presenterte sluttregnskapet og Lyngdalsmodellen, samt orienterte om selve prosessen. Kontrollutvalget og revisjonen fikk besvart spørsmål om sluttregnskapet og modellen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold: - utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet - det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap - sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. 2. Det bes om at rapport fra revisjonens gjennomgang foreligger innen 17. august. 3. En grundig evaluering av Lyngdalsmodellen i tråd med kommunestyrets vedtak av 23.april 2015, vil være en omfattende og ressurskrevende prosess, både økonomisk og tidsmessig. Kontrollutvalget mener at det vil være mer hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. 4. Kontrollutvalget ber om at det fremlegges en sak for kontrollutvalget i august 2015 som omhandler både gjennomgang av sluttregnskapet og evaluering i tråd med pkt Kontrollutvalgets behandling av saken oversendes til kommunestyret for behandling i kommunestyrets møte 3. september Kapittel 1 - Prosjektregnskap/sluttregnskap. Kommunerevisjonen har fått i oppdrag å gjennomgå prosjektregnskapet for Lyngdal ungdomsskole med vekt på følgende forhold:

2 Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet Det er samsvar mellom byggeregnskapet og kommunes regnskap Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. Revisjonen rapporterer følgende funn: 1. Merverdiavgift i prosjektet fremkommer ikke som utgift eller inntekt (kompensasjon) i prosjektregnskapet. Mottatt tilskudd til «Kunst i offentlige rom», kr , er bokført som inntekt i kommunens regnskap, men fremkommer ikke i prosjektregnskapet. Det ble for øvrig ikke avdekket flere avvik. 2. Det er bokført i kommunens regnskap kr , mens det i prosjektregnskapet er ført kr Det er følgelig bokført i kommunens regnskap kr mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. 3. Kommunestyrets vedtatte utgiftsramme for ungdomsskolen er kr Prisstigning var ikke inkludert i bevilgningen. Det er søkt om og forhåndsgodkjent spillemidler på i alt kr Det er pr. d.d. gitt tilsagn på kr Spillemidler er ikke tatt med som del av finansieringen av skolen verken i kommunens budsjett eller i framlagt prosjektregnskap. Politikerne skal ha fått nødvendige opplysninger. Informasjon om spillemidler er opplyst om i saksframstillingen til kommunestyret den , sak 26/15. Finansiering ved lån skal i henhold til regnskapsbestemmelsene, ikke knyttes til spesifikke prosjekter i kommuneregnskapet, men til generell finansiering av kommunens investeringer. For fullstendig informasjon om revisors funn og konklusjoner vises det til revisors uttalelse datert Kapittel 2 - Forenklet evaluering. Kontrollutvalget konkluderte i sitt vedtak av 26. mai 2015 at det er med at det vil hensiktsmessig med en oppsummering av allerede foretatt evaluering, samt gjennomgang av foreliggende vurderinger/anbefalinger fra relevante fagmiljøer. En slik forenklet evaluering muliggjør samtidig at sittende kommunestyre kan få avsluttet denne saken. Først noen få ord om gjennomføringsmodellen hentet fra heftet Lyngdalsmodellen. Denne modellen er en ny metode for gjennomføring av et byggeprosjekt. Lyngdalsmodellen er en brukerfokusert, samspillsorientert OPS-modell for byggeprosjekter med konkurransepreget dialog som anskaffelsesprosedyre.

3 «Hovedtanken i modellen er at alle skal dra i samme retning mot et felles mål. I tradisjonelle modeller tenker man ofte motparter i stedet for samarbeidsparter, grunnet forskjellige interesser og uklare mål. Lyngdalsmodellen forutsetter samarbeid gjennom rettidig involvering og incentivordninger. Alle avgjørelser blir håndtert gjennom et tverrfaglig samspill. Det etableres en felles arena mellom leverandørgruppa, bruker og oppdragsgiver.» I møtet den 26. mai fikk kontrollutvalget presentert sluttoppgjør med regnskap. I tillegg fikk utvalget modellen presentert. Administrasjonens erfaringer. I møte med kontrollutvalget gav administrasjonen uttrykk for stort sett positive erfaringer med denne gjennomføringsmodellen. Det ble pekt på stor brukermedvirkning, kostnadseffektivitet, ikke tilleggsregninger, felles mål, incentivsystem som oppfordret begge parter til å finne gode løsninger til begges fordel. Det som kan trekkes frem som et område med forbedringspotensial, er at den politiske forankringen kunne ha vært bedre. Dette var en ny modell og det kunne vært ønskelig med bedre tid for å sikre nødvendig kunnskap og forankring hos beslutningstakerne. Administrasjonen påpeker at modellen krever en viss størrelse/kompleksitet på prosjektet. Masteroppgave fra UiA i 2014 med tema «Lyngdalsmodellen fra teori til praksis». Denne oppgavens hensikt var å gjennomføre en inngående evaluering av Lyngdalsmodellen med bakgrunn i sentrale prosjektdeltakeres oppfatninger og erfaringer fra prosjektet (Lyngdal ungdomsskole). Evalueringen konkluderer med følgende viktige funn: Prosjektet har vært en stor suksess, både hva gjelder resultat og prosess. Suksesskriterier: Kvalitet: Skoleanlegget ble veldig bra, stor bruker- og eiertilfredshet. Tid/Fremdrift: Prosjektet ble levert innenfor tidsrammen. Kostnad: Prosjektet ble levert klart under målsum. Videre blir følgende suksessfaktorer fremhevet som gode/godt ivaretatt: Kompetanse i prosjektgruppen vurderes som en god suksessfaktor. Samspill mellom involverte aktører har fungert godt i prosjektet. Modellens prinsipper for brukermedvirkning har fungert godt. Følgende suksessfaktorer blir fremhevet med forbedringspotensial: Faktorer utenfor prosjektets kontroll har resultert i at prosjekteringen ikke har vært optimal. Forbedringer i prosjektets fremdriftsstyring.

4 Videre trekker vi frem følgende observasjon: Politikernes rolle har skapt utfordringer for prosesser knyttet til prosjektets fremdrift. Andre erfaringer. I løpet av de siste årene er Lyngdalsmodellen benyttet i en rekke større byggeprosjekter. I stor grad markedsføres det positive erfaringer fra disse prosjektene. Det antas at det i årene fremover vil bli gjennomført en rekke prosjekter etter denne modellen og de samlede erfaringer vil gi større grunnlag for å generalisere når det gjelder konklusjoner vedrørende fordeler og ulemper med Lyngdalsmodellen. Vurderinger: Revisor påpeker i punkt 2 i sin uttalelse at det er bokført i kommunens regnskap kr mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Revisjonen mener at disse utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet. For øvrig vises det til revisors kommentarer angående merverdiavgift, bokføring av kunst, spillemidler og finansiering ved lån. Kontrollutvalget må ta stilling til en uttalelse til kommunestyret om de nevnte forhold. Revisor vil redegjøre nærmere om sine funn i kontrollutvalgets møte. Erfaringene med Lyngdalsmodellen ved byggingen av ny ungdomsskole er i det alt vesentlige positive. Det er likevel ikke mulig å generalisere funnene fra dette prosjektet. Dersom det skulle vært gjennomført en grundig analyse av positive og negative erfaringer fra et større antall prosjekter, ville det vært en svært omfattende og krevende oppgave. Det antas at relevante fagmiljøer vil følge opp dette. Masteroppgaven viser til utfordringer knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet. Dette bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. Det har i orientering til kontrollutvalget blitt sagt at gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen ikke helt «passer» til gjennomføring av et prosjekt etter Lyngdalsmodellen. Det bør derfor vurderes å gjennomgå instruksen og eventuelt gjennomføre nødvendige justeringer. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisors gjennomgang av sluttregnskapet med tilhørende konklusjon. KU mener at: 2. Når det gjelder evaluering av modellen, viser kontrollutvalget til de overveiende positive erfaringer med modellen så langt. Det antas at gjennomføring av andre prosjekter etter samme modell over tid vil gi nyttige erfaringer. Utfordringene knyttet til manglende politisk forankring i en tidlig fase i prosjektet bør tas på alvor i fremtidige byggeprosjekter i regi av Lyngdal kommune. 3. Kontrollutvalget anbefaler at det vurderes å foreta en gjennomgang og evt. justering av gjeldende instruks til plan- og byggekomiteen og eventuelt andre reglementer, slik at de passer for gjennomføring av prosjekter etter Lyngdalsmodellen.

5 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Kontrollutvalget i Lyngdal v/agder Sekretariat Postboks Kvinesdal Dato: Vår ref: / SLUTTOPPGJØR - PROSJEKTREGNSKAP LYNGDAL UNGDOMSSKOLE Vi har gjennomført de kontrollhandlinger som er avtalt med dere og listet opp nedenfor. Vårt oppdrag er utført i samsvar med ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger. Handlingene er utført for å bistå dere i vurderingen av riktigheten av prosjektregnskapet som ble overlevert oss i forbindelse med kontrollutvalgets møte 26. mai 2015, sak 08/15. Prosjektregnskapet viser totale utgifter på prosjektet på kr eksklusiv merverdiavgift. Vi har kontrollert at: 1. Utgifter og inntekter bokført i kommunens regnskap på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet. 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap. 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett og finansiering. Vi rapporterer følgende funn: 1. Merverdiavgift i prosjektet fremkommer ikke som utgift eller inntekt (kompensasjon) i prosjektregnskapet. Bokført merverdiavgift i kommunens regnskap utgjør kr Merverdiavgift er bokført ut fra gjeldende regelverk. Vi medtar ikke opplysningen om merverdiavgift videre ved sammenligningen av regnskap og vedtak i kommunestyre. Mottatt tilskudd til «Kunst i offentlige rom», kr , er bokført som inntekt i kommunens regnskap, men fremkommer ikke i prosjektregnskapet. Det ble for øvrig ikke avdekket flere avvik. Jfr. våre kontroller i pkt Følgende utgifter eksklusiv merverdiavgift, er registrert i kommunens investeringsregnskap, spesifisert som to prosjekt: Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon /33/ Telefon / 92 Telefon / 48 E-post: post@komrev-vest.no Telefaks Telefaks Organisasjonsnummer: MVA

6 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Forprosjekt ny ungdomsskole kr Bygging ny ungdomsskole kr Totale utgifter bokført kr per Rapportert til kommunestyret i prosjektregnskapet, sak 26/15 kr per Avvik kr Det er følgelig bokført i kommunens regnskap kr mer i utgifter enn det som er rapportert i prosjektregnskapet. Utgiftene rapportert i prosjektregnskapet, kr , er kontrollert 100 % mot faktura fra Kruse-Smith AS. Vi fant ikke feil. Kommunens kontrollør opplyser at underdokumentasjon av disse er gjennomgått av ham ved stikkprøve. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om utgiftsfordelingen pr utgiftstype da dette ikke følger av inngående fakturaer fra Kruse-Smith AS. Bokførte utgifter i kommunens regnskap på prosjektet, og som ikke er medtatt i prosjektregnskapet, kr , er også kontrollert av oss mot bilag. Kommunens kontrollør opplyser at det er riktig at disse ikke skal være del av Kruse-Smith AS byggeregnskap og bonusavregning. Vi mener likevel at utgiftene må rapporteres og fremkomme som del av kommunens samlede utgifter i prosjektet med ungdomsskolen. Vi har kontrollert 84 % av utgiftene. Det ble ikke funnet feil. 3. Kommunestyrets vedtatte utgiftsramme for ungdomsskolen er kr , jf. sak 92/11 i møte Prisstigning var ikke inkludert i bevilgingen. Dette samsvarer med den framlagte sluttoppstillingen for prosjektet til kommunestyret Det er søkt om og forhåndsgodkjent spillemidler på i alt kr Det er pr dd gitt tilsagn på kr Spillemidler er ikke tatt med som del av finansieringen av skolen hverken i kommunens budsjett eller i framlagt prosjektregnskap. Politikerne skal ha fått nødvendige opplysninger. Informasjonen om spillemidler er opplyst om i saksfremstillingen til kommunestyret den , sak 26/15. Finansiering ved lån skal i henhold til regnskapsbestemmelsene, ikke knyttes til spesifikke prosjekter i kommuneregnskapet, men til generell finansiering av kommunens investeringer. Siden de ovenstående kontrollhandlingene hverken utgjør revisjon eller forenklet revisorkontroll i samsvar med revisjonsstandardene, gir vi ikke uttrykk for noen sikkerhet for at sluttregnskapet pr ikke inneholder vesentlige feil. Dersom vi hadde utført tilleggshandlinger eller hadde gjennomført revisjon eller forenklet revisorkontroll i samsvar med revisjonsstandardene, kunne andre forhold ha kommet til vår kunnskap og blitt rapport til dere. Vår rapport er utelukkende utarbeidet for det formål som er beskrevet i første avsnitt i denne rapporten og til deres informasjon, og skal ikke brukes til noe annet formål. Rapporten vedrører kun de kontoer og poster som er spesifisert ovenfor og omfatter ikke regnskapene for Lyngdal kommune som helhet. Rapporten er kun ment å skulle distribueres til kontrollutvalget. Monica Nilsen Registrert revisor side 2