Kvalifikasjonsgrunnlag Konverteringstjenester - Stormaskin (Re-hosting) Saksnummer 201501824 Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 1.6 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 4 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 3.2 HENVENDELSER... 4 3.3 TAUSHETSPLIKT... 5 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT... 5 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 5 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 6 4.2 INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 4.3 INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 6 4.4 UNDERLEVERANDØRER... 6 4.5 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER... 7 6 KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA... 8 7 FRISTER... 8 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 8 7.2 FREMDRIFTSPLAN... 8 Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en forhandlet prosedyre i henhold til forskriftene 14-3 (b). Ved denne prosedyreformen kan alle interessenter sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter de interessentene som er kvalifisert, og som derved inviteres til å inngi tilbud. Alle kvalifiserte fra prekvalifiseringen vil får konkurransegrunnlaget tilsendt. Etter mottak av tilbud vil de 5 beste tilbyderne bli invitert til forhandlinger. Etter første forhandlingsrunde vil de 2-3 beste bli invitert til påfølgende forhandlingsrunde(r). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiets IKT-tjenester inngå avtale for anskaffelse av konverteringstjenester stormaskin. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Stormaskin har vært i bruk hos Politiet lenge og applikasjoner og infrastruktur fungerer tilfredsstillende. Stormaskinplattformen basert på GCOS8 og IDS/II er ikke strategisk for Politiet av mange årsaker og skal derfor utfases. Det er et antall applikasjoner på stormaskin i dag og det er kun en som ikke er planlagt migrert. Denne applikasjonen er utviklet i Cobol og det er intensjonen at den fortsatt skal være i Cobol etter migreringen. Anskaffelsens formål er å migrere denne applikasjonen fra dette stormaskinmiljøet til for eksempel et LINUX miljø i politiets eget datasenter. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Anskaffelsen omfatter migrering av STRASAK fra stormaskin (GCOS8-IDS/II-Cobol) til en åpen løsning, f.eks. Linux-SQL-Cobol. Typiske aktiviteter vil være planlegging, konvertering, test, igangkjøring og ferdigstillelse av database og applikasjon ved bruk av kompetanse, verktøy og metoder leverandørene har god erfaring med. Omfanget av tjenestene er estimert til mellom 5 og 25 mill. NOK. Gjennomføring forutsetter at prosjektet får tildelt nødvendige midler. Avtaleperiode Tjenesten skal utføres i perioden: medio juni 2016 30. juni 2017. Opsjoner Oppdragsgiver vil ha opsjon på utvidelse av engasjementet til også å omfatte en annen applikasjon. Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 3
Oppdragsgiver vil ha opsjon på å utvide kontrakten med et gitt timeantall for å sikre kompetanse og kapasitet i tilfelle forsinkelser. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det vil ikke bli adgang til å gi tilbud på kun deler av oppdraget. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør. Det vil være er tillatt med underleverandører, men de vil i så fall være del av leverandørens prekvalifisering og med tilsvarende dokumentasjonskrav. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prekvalifiseringsskjema Vedlegg 2: Skjema for kvalifikasjonskrav referanser Vedlegg 3: Dokumentasjon fra "Veiledende kunngjøring" Vedlegg 3a: Tidligere utlysning "Veiledende kunngjøring" Vedlegg 3b: Referat fra Q&A leverandørdialog 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christer Edlund e-post: post.fellestjenester@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers e-post post.fellestjenester@politiet.no med kopi til christer.edlund@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer 201501824 i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom interessenten finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 8.4.2016. Spørsmål fra de enkelte interessenter anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 4
3.3 TAUSHETSPLIKT Interessentene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses Interessenten kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor forespørselen er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny søknad. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 4.1 4.5) ikke er tilfredsstilt, vil interessentens forespørsel om deltakelse ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. I de tilfeller interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før utløp av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Det åpnes for å knytte til seg underleverandører senere i konkurransen dersom konkurransegrunnlaget setter krav som gjør dette nødvendig, og dersom kravene ikke er synliggjort i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette forutsetter at deres kvalitative oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og utvelgelseskriteriene minimum holder samme nivå som den opprinnelige forespørselen om deltakelse i konkurransen. Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 5
4.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Interessenten skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Dokumentasjonskrav Skatteattest, felles attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. (Attesten, skjema RF-1316, bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten, alternativt bestilles og hentes ut i Altinn). Utenlandske tilbydere skal fremlegge egenerklæring der det fremgår at forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt i det landet der tilbyder er etablert. Alternativt kan det legges frem dokumentasjon fra offentlig myndighet på at forpliktelsene er oppfylt. 4.2 INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Interessenten skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i interessentens hjemstat. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.3 INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Interessenten skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 4.4 UNDERLEVERANDØRER Interessenten skal ha etablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere/agenter, og ha råderett over tilbudte ressurser under avtaleperioden. Interessenten skal vedlegge en forpliktelseserklæring (egenerklæring) fra eventuelle underleverandører/ samarbeidspartnere/agenter. Forpliktelseserklæringen (egenerklæringen) skal minimum inneholde; X (underleverandør/samarbeidspartner/agent) bekrefter at Y (tilbyder) råder over våre tilbudte ressurser i hele kontraktsperioden. Dato og underskrift av X. Interessenten skal dokumentere hvilken del av leveransen underleverandør/samarbeidspartner er ansvarlig for. Dersom interessenten formidler sitt tilbud gjennom en agent, skal interessenten dokumentere agentens rolle i forhold til kontrakten. Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 6
4.5 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Interessenten skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Interessenten skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Dokumentasjonskrav Interessenten skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante leveransene de siste 5 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Mal som skal benyttes er vedlagt. Referanser vil bli kontaktet ved behov. Interessentens eventuelle oppdrag hos oppdragsgiver med egne objektivt dokumenterte erfaringer kan benyttes, og vil likestilles med de øvrige referansene. Interessenten skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom interessenten er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom interessenten ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: prosjektstyring avviks- og reklamasjonsbehandling godkjenning av underleverandør prosessen fra mottak og registrering av bestillinger til levering hos kunde har skjedd 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER Oppdragsgiver vil på grunnlag av vurderingen av de mottatte forespørsler invitere de interessentene som oppfyller kvalifikasjonskravene, til å inngi tilbud. Krav i pkt. 4.1 Krav i pkt. 4.2 Krav i pkt. 4.3 Krav i pkt. 4.4 Krav i pkt.4.5 Lovpålagte Organisatoriske Økonomiske og Underleverandører Erfaring og krav og juridiske stilling finansielle stilling kvalifikasjoner Referanser samt kvalitetssikring/ - styring og metodikk Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok. Vurderes ok/ikke ok. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil oppdragsgiver underrette samtlige interessenter om kvalifiseringsresultatet. Interessenter som inviteres til å inngi tilbud vil, sammen med meddelelsen, motta konkurransegrunnlaget. Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 7
6 KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA Forespørselen om deltakelse skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt prekvalifiseringsskjema, som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte interessenten. 2. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/christer Edlund, Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo. Forespørsel om deltakelse skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 3. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før fristen for forespørsel om deltakelse i konkurransen utløper, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 4. leveres med: kvalifiseringsdokumentene i ringperm, i ett eksemplar. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permen i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Prekvalifiseringsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Interessenten er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permen(e). Forespørselen bør leveres/oversendes i lukket forsendelse, og merkes «Forespørsel om deltakelse navn på anskaffelsen, 201501824». Interessenten er ansvarlig for at alle spørsmål og krav i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er satt til mandag 18. april 2016 kl. 12.00. Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av fristen. Det er interessentens ansvar at forespørselen kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 7.2 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål å sende konkurransegrunnlaget til de kvalifiserte interessentene i løpet av uke 17 (25. april 1. mai) med svarfrist på ca. 30 kalenderdager. Prekvalifisering forhandlet prosedyre etter forskriftens del I og III 8