KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Parallell rammeavtale for rørinspeksjonstjenester Arkivnummer: 14/02029 Anskaffelse nummer: 44/2014

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontraktsperiode Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Frist for forespørsel om deltakelse Innlevering av forespørsel Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Opplysningsplikt Taushetsplikt Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE Registrering og åpning av forespørsler Avvisning... 8 VEDLEGG... 8 Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten (VAV), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med anskaffelse av parallelle rammeavtaler for innleie av rørinspeksjonstjenester. VAV forsyner hovedstaden med drikkevann og håndterer avløpsvannet. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. Etaten har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens renseanlegg samt ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Etaten fører også tilsyn med Bekkelaget renseanlegg, som drives privat, og dekker Oslos andel av utgiftene til det interkommunale Vestfjorden Avløpsselskap (VEAS). Andre sentrale oppgaver er forvaltning av vannkildeområder, vassdragstilsyn med vassdragene i byen, veiledning og informasjon til kunder, abonnenter og samfunnet for øvrig. Virksomheten er regulert av en rekke lover og forskrifter, spesiell betydning har lov om kommunale vass- og kloakkavgifter, forurensningsloven og forskrift om vannforsyning og drikkevann. Det er besluttet at VAV skal øke fornyelsesprosenten av avløpsrør fra 1 % til 1,6 %. Dette innebærer rørinspeksjon av ca. 140 km hvert år. VAV egne ressurser dekker ca. 80km/året. Det er derfor behov for å ha parallelle rammeavtaler med 3 rørinspeksjonsfirmaer for avlastning på de resterende ca. 60km/året. Avdeling for teknisk beredskap (ATB) går til anskaffelse på vegne av hele etaten. Det skal anskaffes en rammeavtale for innkjøp av rørinspeksjonstjenester for avløpsledninger. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Caroline Hovind E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang VAV har behov for å kjøpe inn ekstern bistand til utførelse av rørinspeksjon av avløpsledninger. Kontraktene vil gjelde for 2 år, med opsjon på ytterligere 1+1 år. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud 43 Tilbudsbefaring med testkjøring* Tilbudsevaluering Forhandlinger 47 Valg av tilbud Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 3

4 48 Utsendelse av tildelingsbrev 50 Karensperiode 51 Kontraktsinngåelse 1 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. *testkjøring: VAV vil invitere de kvalifiserte leverandører til en test av utstyr og personell på VAVs eiendom. Rapporten fra denne testkjøringen vil utgjøre en del av oppdragsforståelsen som skal leveres som en del av tilbudet. 1.4 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden Kontrakten vil løpe i 2 år fra signeringsdato. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for 1+1 år på uendrede vilkår. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 44/2014- Rammeavtale Rørinspeksjon, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 4

5 Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er tirsdag 30. september kl. 12:00. Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket 44/2014- Rammeavtale Rørinspeksjon. Forespørselen skal være på norsk. Forespørselsbrevet bes levert på papir, øvrige dokumenter bes levert elektronisk i pdf-format på CD-rom eller minnebrikke. I tillegg bes levert en utgave av forespørselen hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke anledning til å levere forespørsel pr e-post. Forespørselen skal leveres til: Ved oppmøte: Navn: Oslo kommune, Vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebsgate 5, 0561 Oslo, Kundesenteret i 1.et. Resepsjonen er åpen mandag til fredag kl.08:00 til 15:35. Ved postsending: Navn: Oslo kommune, Vann- og avløpsetaten Adresse: Postboks 4704 Sofienberg, 0506 Oslo Leverandøren bærer risikoen for at forespørselen blir levert innenfor tidsfristen. For sent innkomne forespørsler, eller forespørsler som ikke er riktig merket, vil bli avvist. Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Skatteattest Jf. Pkt. 3.2 Elektronisk Merverdiavgiftsattest Jf. Pkt. 3.2 Elektronisk HMS-egenerklæring (se vedlegg) Jf. Pkt. 3.2 Elektronisk Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf. Pkt Elektronisk juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og Jf. Pkt Elektronisk økonomisk stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Jf. Pkt Elektronisk Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 5

6 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 4-6 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Vedlagte HMS-egenerklæring i utfylt og signert stand. Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 6

7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets økonomisk kapasitet til å årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. oppdraget/kontrakten Og Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn tre måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres og skal inneholde nøkkeltall for de tre siste regnskapsår. En kredittvurdering/rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne (Jfr vedlegg 1 (veiledende kravspek)) Leverandøren skal vise at de har velfungerende rutiner for kvalitetssikring tilpasset oppdragets innhold. En liste på maks 8 tilsvarende prosjekter siste år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år (organisasjonskart). En redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten. Attest for firmaets kvalitetssystem/ styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvei ISO Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 7

8 Krav 9001:2008 eller tilsvarende Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringsrutiner. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er innlevert. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring, eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften fullt ut. * * * VEDLEGG Veiledende kravspesifikasjon HMS-egenerklæring Kvalifikasjonsgrunnlag 2 trinns konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi 8