KONKURRANSE- GRUNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV ID Lederstøtte virksomhetsstyring og kvalitet

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Gjennomføring av forhandlinger Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Energigjenvinningsetaten (EGE), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av ID Lederstøtte virksomhetsstyring og kvalitet. Energigjenvinningsetaten (EGE) er en virksomhet i Oslo kommune, underlagt Byrådsavdeling for miljø og samferdsel. EGE har ansvar for sluttbehandling av restavfall fra Oslos husholdninger. Etaten driver kommunens energigjenvinningsanlegg på Haraldrud og Klemetsrud. Anleggene gjenvinner ca tonn avfall årlig, og har en behandlingskapasitet ut over det behov som Oslos husholdninger har. Ekstra kapasitet selges til andre kommuner/næringsdrivende til markedspris. Anleggene produserer omtrent 840 GWh fornybar fjernvarme og ca 160 GWh elektrisitet. Etatens produksjon av strøm selges til Undervisningsbygg. Varmeenergien selges til Hafslund Fjernvarme AS. Etaten har optiske utsorteringsanlegg på Haraldrud og Klemetsrud for utsortering av matavfall og plastemballasje fra husholdningsavfallet. I tillegg har etaten nylig etablert et biogassanlegg for Oslo kommune på Nes på Romerike Romerike Biogassanlegg (RBA). Biogassanlegget vil produsere biogass som kan oppgraderes til en klimanøytral drivstoffgass til kjøretøyer og biorest. Bioresten skal selges til landbruket og andre som biogjødsel. For mer informasjon se, Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Marit Augustin E-postadresse : marit.augustin@ege.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktperson med kopi til postmottak@ege.oslo.kommune.no. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver ønsker å fokusere på effektivisering av anleggene, bli mer drifts- og vedlikeholds orienterte og øke lønnsomheten. Det skal iverksettes forbedringstiltak som fremmer effektivitet og lønnsomhet på EGEs anlegg. Nærmere beskrivelse av kravene finnes i vedlegg 1, beskrivelse av oppdraget 1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 47 Tilbudsfrist, kl Uke 47 Evaluering Uke 48 Forhandlinger Uke 49 Valg av tilbud Uke 49 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 50 Utløp karensperiode Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 3

4 Uke 51 Uke Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Kontrakten gjelder for 1 år fra oppstartstidspunkt. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 1år på uendrede vilkår Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for konsulentoppdrag SSA-O, se vedlegg Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse ID Lederstøtte virksomhetsstyring og kvalitet, og sendes til postmottak@ege.oslo.kommune.no med kopi til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 7 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 4

5 Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 18. november 2013, kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Leverandøren er selv ansvarlig for at tilbudet er kommet frem til oppgitt leveringsadresse innen tidsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud ID Lederstøtte virksomhetsstyring og kvalitet. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Energigjenvinningsetaten v/marit Augustin Adresse: Klemetsrudveien 1, 1278 Oslo i resepsjonen i administrasjonsbygget. Åpningstid: 07:00-15: Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 Jf pkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf pkt juridiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk Jf pkt stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige Jf pkt kvalifikasjoner, jf. punkt Leverandørens besvarelse på beskrivelse av oppdraget, jf. 5 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 5

6 Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark vedlegg 1 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 Jf pkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 7 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 6

7 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 7

8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 1 år, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen skal være A eller bedre. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente en kredittvurdering Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 8

9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav God kunnskap om Leanprosesser spesielt fra prosessindustri Referanser for aktuelle konsulenter, med beskrivelse og dokumentert erfaring fra andre oppdragsgivere innen prosessindustri. God kunnskap og erfaring innen forbedringsprosesser Referanser for aktuelle konsulenter med beskrivelser og dokumentert erfaring fra andre oppdragsgivere generelt God erfaring fra risikostyring, Referanser for aktuelle konsulenter med beskrivelser fra andre oppdragsgivere kvalitetsoppfølging og systematisk avviksoppfølging God erfaring fra Dokumentasjon og referanser fra tilsvarende arbeid. prosjektledelse og fordel med sertifisering innen PRINCE2 God forståelse for Navngitte personer tiltenkt med CV datasystemer. Det er en fordel med kjennskap til Oslo kommune sine systemer og rutiner. Tilgjengelighet Garantert tilgjengelighet for de personer som er tilbudt 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted onsdag 20. november 2013, kl Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Oppdragsgiver vil forhandle med inntil 5 kvalifiserte tilbydere. En eventuell reduksjon av antall tilbydere som det vil bli forhandlet med vil skje på bakgrunn av samlet score på tildelingskriterier i forkant av første forhandling. Alle tilbydere som inviteres til forhandlinger vil bli gitt anledning til å gi ett revidert tilbud. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 9

10 Ved eventuelt flere faser vil oppdragsgiver vurdere å redusere antall tilbydere som det skal forhandles med. Reduksjon vil skje på bakgrunn av samlet score på evaluering av det gjeldende reviderte tilbudet. Det vil bli ført referat fra forhandlingene. Reviderte tilbud må inngis skriftlig. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60% Timepriser for ulike kategorier konsulenter utfylt i vedlegg 3 prisskjema Kvalitet o Pedagogikk og gjennomføringsevne. Herunder: konsulentens evne til å tilpasse seg organisasjonen 40% Konsulenters cv og referanser. Det vil bli gjennomført intervju med aktuelle kandidater, hvor hver person blir vurdert etter tiltenkte oppgaver. 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. 4.5 Endring av organisasjonsstruktur Rammeavtalen skal gjelde fullt ut for begge parter dersom oppdragsgiver blir delt eller endrer selskapsform. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 10

11 Dato: Dato: Brage Kvalvaag, Innkjøpssjef Marit Augustin, innkjøper VEDLEGG Vedlegg 1: Beskrivelse av oppdrag Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: Kontraktsbestemmelser Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 11