KONKURRANSE- GRUNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE FOR KJØP AV VEKTERTJENESTER

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.9 Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 9 VEDLEGG...9

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av Rammeavtale for vektertjenester. Eiendoms- og byfornyelsesetaten er kommunens grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Oslo er i endring, både sjøsiden og flere andre områder skal i de kommende årene utvikles. Vi er blant annet involvert i Fjordbyen, Ensjøbyen, Alnaområdet, Økern torg, Grorud og Haugerud senter og forvalter m2 bygg samt ubebygd grunn. Vi arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å: Utvikle arealer for bygging av bolig, næring og andre offentlige formål Inngå utbygningsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak Kjøpe og selge eiendom Forvalte og leie ut eiendommer, torg og gågater Arbeide for universell utforming Bidra til et attraktivt bysentrum Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Geir Haugen E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) forestår midlertidig forvaltning av eiendommer som skal utvikles eller selges. Enkelte eiendommer kan i mellomfaser bli stående tomme i påvente av omregulering, overføring til andre kommunale virksomheter, riving, salg osv. I den forbindelse trenger EBY vektertjenester og eventuelt alarm med bevegelsessensor tilknyttet alarmsentral på enkelte av våre bygg. Kravspesifikasjon fås på forespørsel. Antall eiendommer med behov for vektertjeneste og eventuelt alarm i EBYs midlertidige forvaltning er varierende og kan endres av oppdragsgiver med 14 dagers varsel. Vektertjenesten er ambulerende/streifende og vekter får ingen fast kontorplass for oppdragene. Det kan være behov for stedlig vektertjeneste, hvor varsel om oppdrag gis av EBY mindre enn 24 timer før oppstart. Eventuelt behov for stedlig vektertjeneste på en eiendom kan oppstå ved eksempelvis brannvakt, okkupasjon, ved visninger m.m. Behovet for vektertjenester deles i tre hovedkategorier: 1. Eiendommer med behov for vektertjeneste 2. Eiendommer tilknyttet alarmsystem

4 3. Eventuelt behov for stedlig vektertjeneste, hvor varsel om oppdrag er gitt av oppdragsgiver mindre enn 24 timer før oppstart 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 4 Utlysning 8 Tilbudsfrist 9-10 Tilbudsevaluering 10 Valg av tilbud 10 Utsendelse av tildelingsbrev 12 Karensperiode 13 Kontraktsinngåelse 14 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden 1. april mars 2017 For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8434:2008 alminnelige kontraktsbestemmelser for manuelle vakt- og sikkerhetstjenester. se vedlegg Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 14/3537 rammeavtale for vektertjenester, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson.

5 Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 19. februar 2015 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket 14/3537 rammeavtale for vektertjenester. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett -1- eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Adresse: Christian Krohgs gate Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt

6 Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 Jf pkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf pkt juridiske stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk Jf pkt stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige Jf pkt kvalifikasjoner, jf. punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. 8 vedlegg 1 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 Jf pkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 10 Sladdet utgave av tilbudet 11 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 30. april Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8.

7 2.12 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen.

8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak, registrert i Foretaksregisteret og ha fast forretningssted i riket, jfr. Lov om vaktvirksomhet 3 annet ledd Norsk firmaattest som dokumenterer disse kravene Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets 3 siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. og/eller Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha bemanningsmessig kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Oversikt over foretakets totalbemanning, herunder vektere med fast ansettelse Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssystem for tjenesten som skal leveres. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Leverandøren må ha nødvendig tillatelse til å drive vaktvirksomhet Det kreves spesifikk kompetanse innen vaktvirksomhet Fremlegge tillatelse utstedt av tillatelses- og kontrollmyndighet. Per i dag skjer utstedelse hos vedkommende politidistrikt der virksomhet skal utøves, jfr. forskrift om vaktvirksomhet 3. Fagbrev eller annen dokumentasjon på at personell har gjennomført vekterkurs samt dokumentasjon på at vedkommende personell oppfyller de øvrige krav i lov om vaktvirksomhet av nr.1 samt forskrift om vaktvirksomhet av nr.787 (alder, vandel mv.)

9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 19. februar 2015 kl. 12:30 Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt tilbudsskjema (vedlegg 2) Responstid ved ekstraordinær utrykning 60 % Angivelse av responstid fra oppdragsgiver har meldt inn behovet til leverandøren kan være på plass ved de ulike eiendommene (som angitt i arbeidsbeskrivelsen) med personell bestående av 4 mann. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. * * * Dato: Vivian Ellingsen Gotaas seksjonsleder Geir Haugen innkjøpsansvarlig VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: HMS-egenerklæring