Konkurransegrunnlag for kjøp av prøvetakingsutstyr til venøse og kapillære blodprøver til Universitetssykehuset Nord-Norge HF og Helse Finnmark HF
1 Innledning... 3 1.1 Omfang... 3 1.2 Vareprøver... 3 1.3 Utprøving av serumkvalitet... 4 1.4 Rammeavtale... 4 1.5 Leveranser... 4 1.6 Referanseliste... 4 2 Administrative bestemmelser... 5 2.1 Regler og prosedyre for konkurransen... 5 2.2 Språket i tilbudet... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Alternative tilbud... 5 2.5 Pris... 6 2.6 Frist for innsendelse av spørsmål... 6 2.7 Åpning... 6 2.8 Omkostninger... 6 2.9 Vedståelsesfrist... 6 2.10 Innleveringssted vareprøver... 6 2.11 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 7 2.12 Kravspesifikasjoner... 7 2.13 Krav til etisk handel... 7 2.14 Forbehold fra tilbyder... 7 2.15 Underleverandører... 7 2.16 Dokumentrang... 8 3 Kvalifikasjonskrav... 8 3.1 Skatteattester:... 8 3.2 HMS-egenerklæring:... 8 3.3 Organisatorisk og juridisk stilling:... 8 3.4 Økonomisk og finansiell kapasitet:... 8 4 Kriterier for tildeling av kontrakt... 9 4.1 Tildelingskriterier for produktgruppe b og c: b. Veneprøverør, serum m/gel c. Veneprøverør, trombinrør... 9 4.1.1 Pris, vektes 40 %... 9 4.1.2 Produktvurdering, vektes 30 %... 9 4.1.3 Holdbarhet og serumkvalitet, vektes 30 %... 9 4.2 Tildelingskriterier for de øvrige produktgrupper... 9 4.2.1 Pris, vektes 40 %... 9 4.2.2 Produktvurdering, vektes 60 %... 9 5 Utforming av tilbudet... 9 6 Vedlegg... 10 Side 2 av 10
1 Innledning Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) og Helse Finnmark HF (HFHF) ønsker tilbud på kjøp av prøvetakingsutstyr til venøs- og kapillær blodprøvetaking. 1.1 Omfang Anskaffelsen er delt inn i følgende produktgrupper: a. Veneprøverør b. Veneprøverør, serum m/gel c. Veneprøverør, trombinrør d. Veneprøverør uten tilsetning, glass e. Kanyler m.m. til veneprøver f. Lansetter for kapillær blodprøvetaking i finger g. Prøverør kapillærprøver h. Staseband Anskaffelsen gjelder levering til: Universitetssykehuset Nord-Norge HF avd. Tromsø, Harstad og Narvik og Helse Finnmark til sykehusene i Hammerfest og Kirkenes. Prøvetakingsutstyret skal være CE-godkjent. Forventet årlig behov for prøvetakingsutstyr er basert på historiske tall som oppgitt i prisskjema, vedlegg nr. 2. De oppgitte verdiene er uten forbindtlighet. Bruk av kanyler/rørholdere med sikkerhetsanordning vil øke betraktelig. Kanyler/rørholdere uten sikkerhetsanordning vil bli faset ut som følge av EU-direktiv og for å øke sikkerheten for vårt personell. Bruk av trombinrør (hurtigkoagulerende serumrør), med gel, vil bli tatt mer i bruk på inneliggende pasienter ved UNN. Det vil bli inngått avtale med én tilbyder pr. produktgruppe. Det må derfor gis tilbud på samtlige produkter innen hver produktgruppe. Tilbyder kan gi tilbud på én produktgruppe eller flere produktgrupper. 1.2 Vareprøver Det vil bli nødvendig med påsyn og utprøving av tilbudte produkter. Tilbyder bes derfor om å sende vareprøver på samtlige tilbudte produkter til UNN innen tilbudsfristen. Det skal sendes 20 stk. av hvert tilbudte produkt. På grunn av holdbarhetsstudie som beskrevet i pkt. 1.3, skal tilbyder sende 200 stk. av tilbudte veneprøverør for serum med gel og veneprøverør, trombin, (hurtigkoagulerende serumrør), med gel. De aktuelle rørene er merket med gult i vedlegg nr. 2 - prisskjema. Side 3 av 10
Samtlige vareprøver skal merkes med leverandørens navn, artikkelnummer og varenavn samt linjenummer i vedlagt prisskjema. Tilbyder(e), som ikke vedlegger vareprøver eller hvor vareprøver ikke er tilstrekkelig merket, kan bli forkastet. Vareprøvene sendes til adresse som oppgitt i pkt. 2.10. Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med vareprøver, vil ikke bli refundert. 1.3 Utprøving av serumkvalitet UNN og HFHF har store utfordringer i forbindelse med sending av prøver fra primærhelsetjenesten pga. lange avstander. UNN vil selv foreta en holdbarhetsstudie over 7 døgn for veneprøverør med serumrør med gel, linje nr. b.1.2 i prisskjema. Holdbarhetsstudie vil bli utført over 3 døgn for serumprøver fra hurtigkoagulerende rør (trombinrør), linje c.1.1 i prisskjema. Følgende analyser vil bli evaluert: Kalium, total bilirubin, glukose, Alp, LD, direkte bilirubin, fritt T4. Inspeksjon av serum etter sentrifugering og lagring vil bli utført og evaluert. Holdbarhetsstudien, serumkvalitet og tilbyders dokumentasjon av dette vil også danne grunnlag for evaluering av veneprøverør. 1.4 Rammeavtale Det vil bli inngått separate rammeavtaler for hvert enkelt helseforetak. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med mulighet for det enkelte helseforetaket å prolongere denne med inntil 1 + 1 år. Tilbyder forplikter seg til å levere produkter i henhold til denne anskaffelsen i inntil 4 år. Helseforetakene forplikter seg ikke til å kjøpe et bestemt kvantum. Det er helseforetakenes behov som til enhver tid vil avgjøre kvantumet. 1.5 Leveranser Leveranser skal foregå på en slik måte at frostskader unngås. Holdbarhet ved levering av veneprøverør og rør til kapillærprøver skal være minimum 6 måneder fra leveranse tidspunktet. For delvolumsrør, rør med tilsetning og andre rør hvor holdbarhet er begrenset aksepteres kortere holdbarhetstid ved leveranse. 1.6 Referanseliste Det skal legges ved en oversikt over laboratorier som benytter seg av tilbudte produkter. Oversikten skal inneholde navn på kontaktperson og telefonnummer. Referansene vil kunne bli kontaktet i evalueringsprosessen. Side 4 av 10
2 Administrative bestemmelser 2.1 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Anskaffelsesprosedyren er Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Konkurransen er kunngjort i Mercell, TED- og Doffin-databasen. 2.2 Språket i tilbudet Tilbudet skal stilles på norsk. Trykte brosjyrer, produktdatablad og lignende kan leveres på engelsk. 2.3 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er fredag 30.08.2013 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, www.mercell.no, innen tilbudsfristen. Har du noen spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget, må disse stilles i kommunikasjonsmodulen i Mercell. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til hvordan du skal laste opp tilbudet ditt, eller hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support: Tlf: + 47 21 01 88 61 / 62 eller + 47 979 78 472. Det anbefales at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra innkjøper som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før fristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. På offentlige utlysninger vil du trenge en elektronisk signatur. Informasjon om dette finner du på www.buypass.no, www.bankid.no eller www.commfides.no. Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert en elektronisk signatur. 2.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Side 5 av 10
2.5 Pris Pris skal oppgis på vedlegg nr. 2, prisskjema i Excel-format. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. Prisene skal oppgis som faste og ikke i form av listepriser og rabatter. Priser skal gis uten forbehold. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK) eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelt andre skatter, avgifter, ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr og eventuelle andre gebyrer. Leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP), Incoterms 2000. Dersom de tilbudte priser i NOK baserer seg på en annen valuta må tilbyder opplyse om dette. Tilbyder må også oppgi hvor stor del av prisen som er valutaavhengig. Dersom tilbyder ikke besvarer dette punktet er tilbudte priser i NOK å oppfatte som valutauavhengige. 2.6 Frist for innsendelse av spørsmål Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. 2.7 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av innkomne tilbud. 2.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg vil ikke bli refundert. 2.9 Vedståelsesfrist Tilbudene må vedstås til mandag 16.12.2013 kl. 16:00. 2.10 Innleveringssted vareprøver Vareprøver bes sendt eller innlevert til: Sendes til postadresse: Leveres til besøksadresse: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsavdelingen v/laila Dalsbø Lohne Postboks 100, 9038 Tromsø. Tlf.: 77 62 83 94. Innkjøpsavdelingen, plan 3, C0-fløya (rett sør for pasienthotellet) Sykehusveien 38 i Breivika, 9019 Tromsø NB! Ved bruk av Postens forsendelsestjenester er det leverandørens risiko for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen oppgitt tilbudsfrist jf. pkt. 2.3. Forsendelsen merkes tydelig med: Vareprøve anskaffelse 6-13 Prøvetakingsutstyr blodprøver. Side 6 av 10
2.11 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd, vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser). Tilbyder bes derfor om å legge ved en sladdet versjon av komplett tilbud (inkludert kravspesifikasjon og produktbeskrivelser). Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke legger ved sladdet versjon, vurderes dette dit hen at tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt. 2.12 Kravspesifikasjoner Tilbud som ikke tilfredsstiller våre obligatoriske krav i kravspesifikasjonen blir avvist. 2.13 Krav til etisk handel Oppdragsgiver stiller krav til etisk handel hos sine leverandører, og gjør oppmerksom på de forpliktelser som er gjeldende. Se vedlegg nr. 3 "Etiske krav - kontraktsvilkår". 2.14 Forbehold fra tilbyder Dersom tilbudet har avvik fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Vesentlige forbehold mot kriterier i konkurransegrunnlaget vil kunne medføre at tilbudet blir forkastet. 2.15 Underleverandører Dersom tilbyder planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. Tilbyder er fullt ansvarlig for utførelsen av disse leveransene på samme måte som om tilbyder selv stod for utførelsen. Eventuell uoverensstemmelse mellom tilbyder og underleverandør er oppdragsgiver uvedkommende. Side 7 av 10
2.16 Dokumentrang Følgende dokumentrang vil ligge til grunn for avtalen: 1. Konkurransegrunnlag med vedlegg. 2. Tilbudet. 3 Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav lastes inn i Mercell kvalifikasjonskrav. Kun de leverandører som tilfredsstiller følgende kvalifikasjonskrav vil få sine tilbud vurdert: 3.1 Skatteattester: Krav Tilbyder skal være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Norske tilbydere skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder. Dokumentasjon Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Begge attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra Kemner og kommunekasserer. 3.2 HMS-egenerklæring: Krav Tilbyder skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 3.3 Organisatorisk og juridisk stilling: Krav Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. 3.4 Økonomisk og finansiell kapasitet: Krav Tilbyder skal ha tilfredsstillende soliditet. Dokumentasjon HMS-egenerklæring (skjema for HMSegenerklæring følger som vedlegg nr. 4) Dokumentasjon Registrering i foretaksregister eller bransjeregister etter nasjonal lovgivning (Firmaattest). Utenlandske tilbydere skal fremlegge attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. Dokumentasjon Framleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 8 av 10
4 Kriterier for tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje ut i fra det økonomisk mest fordelaktige tilbud for hver produktgruppe. Evalueringen og rangering av tilbudet vil bli gjennomført i henhold til evalueringskrav i kravspesifikasjonen, vedlegg nr. 1, samt tilbyders beskrivelse og dokumentasjon. Utprøving, holdbarhetsstudie og serumkvalitet vil også bli lagt til grunn. 4.1 Tildelingskriterier for produktgruppe b og c: b. Veneprøverør, serum m/gel c. Veneprøverør, trombinrør 4.1.1 Pris, vektes 40 % Pris beregnet for en periode på 4 år basert på forventet behov. 4.1.2 Produktvurdering, vektes 30 % Evalueringskrav og dokumentasjonskrav i henhold til kravspesifikasjon, vedlegg nr. 1. 4.1.3 Holdbarhet og serumkvalitet, vektes 30 % Holdbarhetsstudien, serumkvalitet og tilbyders dokumentasjon av dette vil danne grunnlag for evaluering. 4.2 Tildelingskriterier for de øvrige produktgrupper 4.2.1 Pris, vektes 40 % Pris beregnet for en periode på 4 år basert på forventet behov. 4.2.2 Produktvurdering, vektes 60 % Evalueringskrav og dokumentasjonskrav i henhold til kravspesifikasjon, vedlegg nr. 1. 5 Utforming av tilbudet Tilbudet skal inneholde følgende opplysninger og legges ved etter følgende struktur: Mappe: Mappe 1 Tilbudsbrev Mappe 2 Oppfyllelse av kravspesifikasjon Innhold/besvarelse: Tilbyder skal legge ved tilbudsbrev undertegnet av autorisert representant for tilbyder og inneholde bekreftelse på at tilbyder aksepterer de krav og betingelser som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Tilbyders svar på kravspesifikasjonen, vedlegg nr. 1. Legges ved som Excel-fil. Side 9 av 10
Mappe 3 Dokumentasjon produktgruppe a, b, c og d Dokumentasjonskrav vedrørende produktgruppe a, b, c og d: Veneprøverør. Mappe 4 Dokumentasjon produktgruppe e Dokumentasjonskrav vedrørende produktgruppe e: Kanyler m.m. til veneprøver. Mappe 5 Dokumentasjon produktgruppe f Dokumentasjonskrav vedrørende produktgruppe f: Lansetter for kapillær blodprøvetaking i finger Mappe 6 Dokumentasjon produktgruppe g Dokumentasjonskrav vedrørende produktgruppe g: Prøverør kapillærprøver Mappe 7 Dokumentasjon Dokumentasjonskrav vedrørende produktgruppe h: Staseband produktgruppe h Mappe 8 Priser Tilbyders priser, oppgis på vedlagte Excel-skjema, vedlegg nr. 2. Mappe 9 - Referanseliste Referanseliste, ref. pkt. 1.6. Mappe 10 Sladdet tilbud Sladdet tilbud, ref. pkt. 2.11. Tilbud som ikke inneholder disse opplysningene kan bli avvist. 6 Vedlegg Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende vedlegg: Vedlegg nr. 1: Kravspesifikasjon Vedlegg nr. 2: Prisskjema Vedlegg nr. 3: Etiske kontraktsvilkår Vedlegg nr. 4: HMS egenerklæring Vedlegg nr. 5: Innkjøpsbetingelser forbruksvarer Side 10 av 10