Møteprotokoll Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 13.12.2016, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, møterom Newtontoppen, 3. etg. Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Arild Olsen Leder AP Elise Strømseng Medlem AP Marcus Bech-Mikalsen Meldem AP Bente Næverdal Medlem AP Odd Gunnar Brøto Braathen Medlem AP Torgeir Prytz Medlem H Kjetil Figenschou Medlem H Stein-Ove Johannessen Medlem H Geir Hekne Medlem H Eirik Berger Nestleder V Kristin Furu Grøtting Medlem V Espen Klungseth Rotevatn Medlem MDG Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Helga Bårdsdatter Kristiansen Medlem MDG Khanitta Sinpru Medlem H Terje Aunevik Medlem V Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Robert Nilsen Terje Aunevik V Kristin Jæger Wexsahl Helga Bårdsdatter Kristiansen MDG Torstein Lilleeng Khanitta Sinpru H Oddmund Rønning i sak PS 16/98 Eirik Berger V Andre frammøtte: Malin Alexandersen Ingeborg Runde Ungdomsrepresentant Barnetalsperson Merknader: Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen leder. Joakim Damkås sekretær
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 16/95 Godkjenning av protokoll fra møte 15.11.2016 PS 16/96 Referatsaker PS 16/97 Møtekalender 2017 PS 16/98 Suppleringsvalg og valg av nye styremedlemmer i Svalbardposten AS PS 16/99 Søknad om endring av skjenkebevilling - Svalbard bryggeri 2016-2020 PS 16/100 Kontrollutvalgssak 14/16 - Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i grunnskolen PS 16/101 Plan for forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre 2016-2020 PS 16/102 Budsjettkorrigeringer 2016 PS 16/103 Handlingsprogram og økonomiplan 2017-2020, budsjett 2017 PS 16/104 Faktura- og gebyrsatser 2017 PS 16/105 Endring av delegasjonsreglementet til Longyearbyen lokalstyre - Orienteringer ved lokalstyreleder og administrasjonssjef
PS 16/95 Godkjenning av protokoll fra møte 15.11.2016 Protokollen ble enstemmig godkjent. Protokoll fra møte i lokalstyret 15.11.2016 godkjennes. PS 16/96 Referatsaker Ingen merknader Referatsakene tas til orientering. RS 16/38 Protokoll fra møte i TU 15.11.2016 RS 16/39 Protokoll fra møte i AU 22.11.2016 RS 16/40 Skredulykken i Longyearbyen 19 desember 2015 - orientering om avgjørelse i klagesak - oversendelse av sak til Spesialenheten for politisaker RS 16/41 Statsbudsjettet 2018 - satsingsforslag fra Longyearbyen lokalstyre RS 16/42 Ny Forskrift om bruk av og orden i havner og farvann for Longyearbyen lokalstyre, Svalbard
PS 16/97 Møtekalender 2017 Administrasjonsutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. For 2017 fastsettes følgende møtedatoer TU/OKU/AU Lokalstyret 1. halvår 23. januar 31. januar 13. februar 28. februar (Innhold strat.konf., info regnskap) 6. mars 14. mars 27. mars 25. april (Søknad om statstilskudd) 23. mai (Regnskap og årsberetning) 29. mai (Regnskap og årsberetning) 20. juni (Økonomirapportering) 22-23. juni (Strategikonferanse) 26. juni (Økonomirapportering) 2. halvår 29. august (Strat.konf.oppsummering, føringer budsjett) 11. september 26. september*(innspill til polaravd. budsjett) 10. oktober (Økonomirapportering) 23 oktober (Økonomirapportering) 31. oktober* (Arbeidsmøte budsjett) 13. november 7. november (Arbeidsmøte budsjett) 21. november (Budsjett) 11. desember (Budsjett) *= ikke TU/ OKU møte denne dagen. Teknisk utvalg og oppvekst- og kulturutvalget har møte samme dag som AU. TU starter kl. 10.00, OKU starter kl 12.00 og AU starter kl. 14.00. Lokalstyrets møter starter kl. 19.00 PS 16/98 Suppleringsvalg og valg av nye styremedlemmer i Svalbardposten AS Eirik Berger (V) erklærte seg inhabil i saken saken jf. Saksbehandlingsforskriftens 14. Oddmund Rønning (V) trådte inn som vara under behandlingen av saken. Det ble fremmet følgende felles endringsforslag: Håvard Tjora foreslås i stedet for Inger Lise Næss til styret i Svalbardposten. Administrasjonsutvalgets innstilling med fellesforslag ble vedtatt mot en stemme (Oddmund Rønning V)
Som styremedlemmer i Svalbardposten AS velges Carl Einar Ianssen Håvard Tjora Personlig vara: Dagny Valaker Personlig vara: Maja-Stina Ekstedt PS 16/99 Søknad om endring av skjenkebevilling - Svalbard bryggeri 2016-2020 Stein-Ove Johannessen ble erklært inhabil i behandlingen av saken jf. Saksbehandlingsforskriftens 14. Det var ikke flere tilgjengelige varaer å innkalle for Høyre og det ble derfor ikke satt inn vara for Stein-Ove Johannessen i denne saken. Administrasjonen var inhabil i behandlingen jf forvaltningslovens 6 1. og 3. ledd. Lokalstyreleder la derfor selv frem anbefaling til vedtak. Lokalstyreleders anbefaling ble enstemmig vedtatt. Svalbard Bryggeri AS gis skjenkebevilling for øl og vin i bryggerilokalene i perioden 13/12-2016 30/6-2020. Skjenketid: Øl og vin kl. 08.00 02.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Robert Johansen Andreas Hegermann Riis Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. PS 16/100 Kontrollutvalgssak 14/16 - Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i grunnskolen Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt.
1. Lokalstyret viser til rapporten og oppsummeringen med konklusjoner og anbefalinger som er gjort: Ikke fullt ut innfrir utledede sentrale krav til vurdering av grunnskoletilbudet. Ikke kan dokumentere korrekt saksbehandling i alle saker om spesialundervisning. For lang saksbehandlingstid i flertallet av sakene der det var mulig å beregne saksbehandlingstid. Foreløpig svar har ikke vært gitt i tilfeller der en henvendelse vedrørende spesialundervisning ikke kan besvares i løpet av én måned. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingen som er gitt i rapporten. 3. Lokalstyret ber administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak administrasjonen ev. vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for ev. å imøtekomme mangler som framkommer i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.12.2016. PS 16/101 Plan for forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre 2016-2020 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt 1. Lokalstyret viser til overordnet analyse for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre 2016 2020. 2. Lokalstyret vedtar følgende plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020: Prioritering: Prosjekt: 1 Gjennomføring av investerings-/utbyggingsprosjekter 2 Saksutredninger for folkevalgte 3 Longyearbyen havn 4 Oppfølging av politiske vedtak 5 Økonomisk internkontroll 6 Vei/trafikk/bymiljø 3. Lokalstyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jf. forskrift om kontrollutvalg 10, 1. ledd PS 16/102 Budsjettkorrigeringer 2016 Administrasjonsutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt.
Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer som under. Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kr. 43.561.000 i lån i 2016, til allerede vedtatte prosjekter og endringer gjort gjennom året. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. PS 16/103 Handlingsprogram og økonomiplan 2017-2020, budsjett 2017 Høyre fremmet følgende tilleggsforslag til handlingsrogrammets kapittel 7: Tilleggsforslag 1. Nytt tiltak under handlingsprogrammets kapittel 7: Utrede gratis leie av Svalbardhallen til lag og foreninger fra 2018. Tilleggsforslag 2. Gjøre treningsrommet i Svalbardhallen tilgjengelig for bruk ut over hallens åpningstider. Tilleggsforslag 1. ble enstemmig vedtatt. Tilleggsforslag to ble vedtatt mot 4 (V og Elise Strømseng AP) stemmer Administrasjonsutvalgets innstilling med tilleggsforslagene ble enstemmig vedtatt. Handlingsprogram og økonomiplan 2017 2020 og Budsjett 2017 med kommentarer og premisser vedtas. Nye tiltak under handlingsprogrammets kapittel 7: Utrede gratis leie av Svalbardhallen til lag og foreninger fra 2018. Gjøre treningsrommet i Svalbardhallen tilgjengelig for bruk ut over hallens åpningstider. Bevilgningene til drift (jfr. budsjettskjema 1 b) er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere. Administrasjonssjefen skal senest 2 måneder etter utløpet av hvert tertial utarbeide økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre. Rapporten fremmes for AU og lokalstyret. Rapporteres større avvik, skal rapporten foreslå nødvendige tiltak for å bringe regnskapet i balanse.
Låneopptak til følgende investeringstiltak Lånebeløp Avdragstid Brann Bil 220 000 10 Eiendom Kjøp av boliger, bygging av nye boliger 30 795 000 50 Eiendom Oppussing av 35 bad Blåmyra 1 000 000 20 Eiendom Skolen Ny kjøkkenløsning og nytt inventar og møbler personalrom 2 500 000 20 Eiendom VHP Svalbardhallen, ventilasjon/aggregat 2 000 000 20 Eiendom Kullungen, tilbygg to nye garderober 1 500 000 40 Eiendom 6314 Flytte biblioteket til næringsbygget 6 300 000 40 Energiverket Slagg og askedeponi 5 476 000 20 SELVKOST Energiverket Ny reserveveksler 10 000 000 20 SELVKOST Energiverket Sikring og asfaltering 2 000 000 10 SELVKOST Fjernvarme SD - anlegg 500 000 10 SELVKOST Fjernvarme RNB 2013, Fyrhus H320 m/fjernvarmepumper 1 500 000 20 SELVKOST Havn Losbil 300 000 10 Havn Asfaltering,gjerde, skilt, port og parkering havn 2 700 000 10 SELVKOST Havn Dieselpumpe,flytekai turistkai og tenderkai havn 2 465 000 20 SELVKOST Personal Bil administrasjon 250 000 10 Renovasjon 6041 HP avfall - sigevannsrensing 3 516 000 20 SELVKOST Renovasjon Deponi i Adventdalen 1 500 000 20 SELVKOST Renovasjon Utstyr avfallsanlegget 3 000 000 20 SELVKOST Renovasjon Rehabilitering avfallsanlegget 4 500 000 20 SELVKOST Skolen Bil 330 000 10 Teknisk Bil 350 000 10 Teknisk Gangvei til Polarflokken 1 500 000 20 Teknisk HP vei asfaltering 6 300 000 10 Teknisk Manganfilter 300 000 10 SELVKOST Teknisk Restavfallscontainere 300 000 10 SELVKOST Teknisk Nytt avfallsanlegg 8 000 000 40 SELVKOST Teknisk Trykkholdesystem FH1 og FH2 500 000 20 SELVKOST Teknisk Utbedring fjernvarme i hht tilstandsvurdering 1 900 000 20 SELVKOST Teknisk Tiltak i hht HP vei (fjernvarme sin andel) 1 800 000 20 SELVKOST Vann Overløp Isdammen 5 000 000 40 SELVKOST Totalt låneoptak 2017 108 302 000 Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Lokalstyret er klar over at gjennomføring av tiltak i hht vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket krever effektuering av bestilling til leverandører i lang tid før tiltaket skal iverksettes grunnet lang leveringstid og planlegging. Lokalstyret godkjenner at administrasjonssjefen inngår bindende avtaler innenfor økonomiplanperioden 2017-2020 og innenfor beskrevne økonomiske rammer for gjennomføring av tiltak i vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket. Tjenestene vann og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for 2017. Det samme gjelder for strøm, hensyntatt de politiske føringer som gjelder for kostnader knyttet til vedlikeholdsplan, tilstandsanalysen og renseanlegget på energiverket (se omtale under energiverkets budsjett). Renter på korkpengefondet godskrives korkpengefondet.
PS 16/104 Faktura- og gebyrsatser 2017 Administrasjonsutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret vedtar vedlagte forslag til gebyrregulativ og fakturasatser for 2017. PS 16/105 Endring av delegasjonsreglementet til Longyearbyen lokalstyre Administrasjonsutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret vedtar forslag til endringer i delegasjonsreglement for Longyearbyen lokalstyre. Pkt. 7.3.3 i gjendende delegasjonsreglement strykes og erstattes av pkt. 4.2.2 i nytt delegasjonsreglement som lyder slik: «4.2.2. Lov om havner og farvann (havne- og farvannsloven). Administrasjonsutvalget er delegert myndighet til å fungere som havnestyre i de sammenhenger det i henhold til loven er behov for å ha et havnestyre. Som havnestyre har administrasjonsutvalget myndighet til: Å revidere vedtekter for Longyearbyen havn. Å inngå overordnede avtaler med samarbeidspartnere i forbindelse med havneutvikling. Overskrift for Pkt. 11.2.4 «Byggeforskrift for Longyearbyen 2012» i delegasjonsreglement til Longyearbyen lokalstyre endres til «Byggesaksforskriften for Longyearbyen» Pkt. 15, «ikrafttredelse» i delegasjonsreglementet til Longyearbyen lokalstyre endres til: Delegasjonen gjelder fra 1.1.2017. Fra samme tidspunkt oppheves alle tidligere gitte delegasjoner.