Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 26/ Christin Kristoffersen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 47/13 Referatsaker PS 48/13 Godkjenning av protokoll fra møte PS 49/13 Kjøp av to biler til brannvesenet PS 50/13 Oppnevning av styremedlem til Svalbardhallen A/L PS 51/13 Foretaksstyrenes deltakelse i budsjettarbeidet for Offentlig spørretid: Første halvtimen av møtet settes av til å besvare spørsmål fra Linda Sommervold og Morten Ulsnes vedr. spesialundervisning (brev dat. 17/6-2013). Side 2

3 PS 47/13 Referatsaker RS 26/13 Revidert nasjonalbudsjett styrket bevilgning til Longyearbyen lokalstyre etter brannen på Energiverket RS 27/13 Høringsuttalelse - forslag til endringer i forskrifter etter lov om miljøvern på Svalbard 15. juni 2001 nr. 79 (svalbardmiljøloven) RS 28/13 Protokoll fra møte den i styret for Bydrift KF RS 29/13 Protokoll fra møte den i styret for Oppvekstforetak KF RS 30/13 Protokoll fra møte den i styret for Kultur- og fritidsforetak KF PS 48/13 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Elin Dolmseth Kjøp av to biler til brannvesenet Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 40/ Lokalstyret 49/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Det anskaffes to biler til brannvesenet. Investeringen, kr , finansieres slik: Budsjettert utgift til leasing av biler i brannvesenets budsjett Kr Antatt salgssum for dagens to biler Kr Bruk av fond øremerket til daglig leders disposisjon Kr Sum Kr Drifts- og investeringsbudsjettet til Bydrift KF korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Det anskaffes to biler til brannvesenet. Investeringen, kr , finansieres slik: Budsjettert utgift til leasing av biler i brannvesenets budsjett Kr Antatt salgssum for dagens to biler Kr Bruk av fond øremerket til daglig leders disposisjon Kr Sum Kr Drifts- og investeringsbudsjettet til Bydrift KF korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Styret i Bydrift KF behandlet i møte i sak 41/11 spørsmålet om framtidig anskaffelse av biler til Bydrift KF skulle finansieres via leasing eller kjøp. Styret fattet følgende vedtak: «Styret i Bydrift KF anbefaler overfor LL at administrasjonen gjennomfører leasingplanen og regulerer budsjettene etter denne». Planen sier bl.a. at brannvesenet via leasingavtale med 5 års løpetid skal anskaffe 2 biler i 2013 til erstatning for dagens 2 biler av typen Toyota Hi ace, 1986-modell. 2 nye biler av typen Toyota Proace varebil lang med 2 skyvedører er bestilt. Svalbard Auto er leverandør av bilene, som koster kr pr stk. Side 4

5 2011/816-4 Side 2 av 2 Bilene vil være tjenestebiler for brannvesenets faste ansatte, vil bli brukt i situasjoner med båretransport, evakuering av skadd personell og oppbevaring og frakt av brannvesenets tekniske materiell. Bilene blir uniformert. Lokalstyret behandlet i sak 31/11 i møte Bydrift KF sitt ønske om å ha som prinsipp at anskaffelse av biler finansieres via leasing. Lokalstyrets vedtak: «Longyearbyen lokalstyre godkjenner leasing av driftsbiler til Bydrift KF. Kostnadene dekkes innen Bydrift KFs budsjett». Vurdering: Årsaken til at denne saken fremmes for lokalstyret er at: Brannvesenet anslår at bilene som anskaffes i år vil ha en levetid på år, ut fra den erfaringsmessige bruk og det vedlikehold brannvesenet har på sine biler. Når vedtaket om leasing ble fattet var det en generell forutsetning at bilene som skulle leases hadde en levetid på 5 år. Framlagt leasingkontrakt fra leverandør er en såkalt finansiell leasingavtale, dvs en avtale der det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til leieobjektet går over på leietaker. Finansielle leasingavtaler skal behandles og regnskapsføres som et låneopptak, noe som innebærer at lokalstyret må fatte vedtak om inngåelse av leasingavtalen. Det er også lokalstyret som må fatte vedtak om bilene skal kjøpes, da det er lokalstyret som har kompetanse til å fatte vedtak som gjelder investeringsbudsjettet. Bilene er bestilt og lokalstyret bes ta stilling til om bilene skal kjøpes eller leases. Administrasjonssjefen anbefaler kjøp av bilene fordi bilene antas å ha en levetid på år. Kjøpesummen, til sammen kr , finansieres slik: Budsjettert utgift til leasing av biler i brannvesenets budsjett Kr Antatt salgssum for dagens to biler Kr Bruk av fond øremerket til daglig leders disposisjon Kr Sum Kr Side 5

6 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/653-2-D11 Svein Olav Ween Oppnevning av styremedlem til Svalbardhallen A/L Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 41/ Lokalstyret 50/ Administrasjonsutvalgets behandling Saken ble lagt fram i møtet. Ingen motsatte seg at den ble tatt opp til behandling. Saken går videre til lokalstyret uten forslag på kandidater. Administrasjonsutvalgets innstilling Som styremedlem i Svalbardhallen A/L oppnevnes: Som varamedlem oppnevnes: Anbefaling: Som styremedlem i Svalbardhallen A/L oppnevnes: Som varamedlem oppnevnes: Saksopplysninger: Styret i Svalbardhallen A/L har ikke vært aktivt på flere år. Det forberedes nå ekstraordinært årsmøte i september der nytt styre skal velges. Interimsstyret, som ble nedsatt tidligere i år, fungerer som valgkomité. I brev fra interimsstyret, dat , anmodes Longyearbyen lokalstyre om å oppnevne et styremedlem og varamedlem til det nye styret for Svalbardhallen. Det vises for øvrig til brevet, som følger vedlagt. Vedlegg: 1 Oppnevning av styremedlem - Svalbardhallen A/L Side 6

7 Svalbardhallen A/L Longyearbyen lokalstyre Her Longyearbyen, 14. juni 2013 Oppnevning av styremedlem Vi anmoder Longyearbyen lokalstyre om å oppnevne ett styremedlem samt varamedlem til styret for Svalbardhallen A/L. Styret i andelslaget har ikke vært aktivt på flere år. I februar 2013 ble det nedsatt et interimsstyre, som også fungerer som valgkomite. Interimsstyret konstituerte seg 23.5, og det forberedes ekstraordinært årsmøte i september. Grunnlag for revitalisering av styret i andelslaget er at AU har bedt Kultur- og fritidsforetaket vurdere endret eierskapet av Svalbardhallen A/L. Dette er en noe sammensatt oppgave, som bl.a. forutsetter nevnte styres medvirkning. Etter ekstraordinært årsmøte må andelslaget - i dialog med LL- vurdere hva som er mest hensiktsmessig organisering. Det nevnes at det foreligger juridiske betraktinger rundt eierskapet og endring av dette, og disse vil styret i laget måtte forholde seg til. Andelslagets lån er nedbetalt i vennlig hilsen Einar Bu leder av interi sstyret Side 7

8 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/ Elin Dolmseth Foretaksstyrenes deltakelse i budsjettarbeidet for Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Lokalstyret 51/ Anbefaling: Som følge av at foretakene avvikles vil ikke foretaksstyrene bli bedt om å fremme et budsjettforslag for Administrasjonssjefen gir innspill til AU om budsjett og handlingsplan for Saksopplysninger: I sak 36/13 i møte vedtok lokalstyret bl.a. følgende: «Administrasjonssjefen fortsetter arbeidet med ny organisasjonsstruktur (SNU 2) i Longyearbyen lokalstyre, etter følgende hovedprinsipper: 1. De formaliserte styringslinjene reduseres og organisasjon forenkles ved at foretaksmodellen avvikles, og ny organisasjonsmodell etableres.» Vedtaket innebærer at foretakene avvikles, avviklingsdato er satt til i foretakenes vedtekter sier bl.a. at «I forbindelse med lokalstyrets budsjettbehandling skal styret, innen de frister som er fastsatt av Longyearbyen lokalstyre, fremme forslag om tildeling av budsjettmidler og plan over stillinger i foretaket. Utover dette skal styret i den grad det er ønskelig gi Longyearbyen lokalstyre innspill til budsjettprosessen». I strategikonferansen i juni fikk foretaksstyrene presentere sine innspill til budsjett Ettersom foretakene avvikles pr vil ikke foretaksstyrene få ansvaret for oppfølging av budsjettet for 2014, og AU kom i møte fram til at foretaksstyrene følgelig ikke bør ha en formell rolle i høstens budsjettarbeid. Det innebærer at foretaksstyrene ikke vil bli bedt å fremme forslag til budsjett og handlingsplan for Det betyr at det vil være administrasjonssjefen som kommer med innspill til AU om budsjett og handlingsplan for skal administrasjonssjefen møte KS-advokater for å avklare juridiske forhold omkring avvikling av foretakene, og ett av spørsmålene vil være om det er noen juridiske hindringer knyttet til at foretaksstyrene ikke involveres formelt i høstens budsjettarbeid. Innstillingen i denne saken er skrevet under forutsetning av at slike juridiske hindringer ikke finnes. Side 8