Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt utvalg Tidspunkt: , kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, Arild Olsen, leder Side 1

2 Offentlig saksliste Utv.saksnr. PS 1/16 PS 2/16 Tittel Tilsetting av administrasjonssjef - oppnevning av arbeidsutvalg Konstituering av administrasjonssjef Side 2

3 Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Joakim Damkås Tilsetting av administrasjonssjef - oppnevning av arbeidsutvalg Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 1/ Lokalstyret Anbefaling: Oppdraget med å rekruttere ny administrasjonssjef gis til rekrutteringsbyrået Habberstad. Lokalstyret delegerer til Partssammensatt utvalg (PU) gjennomføre ansettelsesprosessen. PU avgir innstilling til lokalstyret om tilsetting av ny administrasjonssjef så snart rekrutteringsprosessen har resultert i at kandidater kan innstilles. Habberstad blir ansvarlig for å planlegge og å gjennomføre ansettelsesprosessen frem til innstilling som ny administrasjonssjef i Longyearbyen lokalstyre er klar. Rekrutteringsfirmaet skal holde PU orientert i prosessen og PU skal orientere lokalstyre om fremdriften av ansettelsesprosessen. PU velger selv hvilken grad av deltakelse de skal ha i prosessen. Utgifter til tilsettingen dekkes som for andre tilsettinger i LL. I den grad det vil bli behov for tilleggsbevilgninger på grunn av denne tilsettingen, tas dette opp i forbindelse med tertialrapporteringen. Saksopplysninger: Administrasjonssjef Lars Ole Saugnes har takket ja til stilling som rådmann i Gran kommune, og slutter i stillingen Det er lokalstyret som ansetter ny administrasjonssjef etter anbefaling fra Partssammensatt utvalg. Dette følger av Svalbardloven 39 og politisk delegasjonsreglement. Det er allerede gjort administrative forberedelser til arbeidet med rekruttering av ny administrasjonssjef ved at det er hentet inn pristilbud hos tre rekrutteringsfirma. Dette på bakgrunn av politiske signaler om ønsket rekrutteringsprosess og for å unngå tap av tid. På denne bakgrunn er det er beregnet at PU og lokalstyret sannsynligvis vil kunne behandle tilsetting tidlig i høst. Dette gir en mulig tiltredelse i januar Vurdering: Det bør helst innstilles minst to kandidater til stillingen og PU bør vurdere om de skal delta på 2. gangs intervju. PU bør få myndighet til å avgjøre alle spørsmål som vil dukke opp i ansettelsesprosessen, som for eksempel: - Kravspesifikasjon for stillingen, herunder; o Definere hvilke oppgaver som blir de viktigste i årene fremover Side 4

5 2016/391-1 Side 2 av 2 o Formell og reell kompetanse hva er krav og hva er et ønsket behov - Hvor store fullmakter det skal gis til eksternt rekrutteringsfirma - Hvilke ansettelsesbetingelser som skal gjelde, for eksempel om stillingen fremdeles skal være på åremål. - På hvilken måte administrasjonen skal delta eksempelvis hvem som skal håndtere alle spørsmål fra eksternt firma. Det er forventet å kommer mange. Innkomne tilbud. Administrasjonen har i henhold til anskaffelsesreglement innhentet tilbud fra tre aktuelle rekrutteringsfirma med erfaring fra tilsvarende oppdrag. Disse er Habbberstad, Headvisor og Delphi consulting AS. På bakgrunn av tilsendte tilbud (vedlegg 1, 2 og 3 unntatt offentlighet jf. Offl. 23.3) er det administrasjonssjefens vurdering at Habberstad har levert det beste tilbudet både hva angår pris og forståelse av oppdraget. Vedlegg: 1 Tilbud om bistand til rekruttering av administrasjonssjef fra Habberstad 2 Tilbud om bistand til rekruttering av administrasjonssjef fra Headvisor 3 Tilbud om bistand til rekruttering av administrasjonssjef fra Delphi Consulting AS Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 5

6 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Joakim Damkås Konstituering av administrasjonssjef Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 2/ Lokalstyret Anbefaling: Elin Dolmseth konstitueres i stillingen som administrasjonssjef fra og med 1. september og inntil ny administrasjonssjef tiltrer. Saksopplysninger: Administrasjonssjef Lars Ole Saugnes har takket ja til stilling som rådmann i Gran kommune, og slutter i stillingen Det er lokalstyret som ansetter ny administrasjonssjef etter anbefaling fra partssammensatt utvalg og det er beregnet at lokalstyret sannsynligvis vil kunne behandle tilsetting tidlig i høst. Dette gir en sannsynlig tiltredelse i januar Det er således behov for en midlertidig administrasjonssjef i perioden fra Saugnes fratrer og til ny administrasjonssjef er på plass, estimert til om lag fire måneder. Vurdering: Elin Dolmseth bør konstitueres som administrasjonssjef i perioden 1. september til ny administrasjonssjef er på plass. Bakgrunnen for dette er at hun i kraft av å være økonomisjef har både den nødvendige kunnskapen om organisasjonen og erfaring i arbeid opp mot politisk ledelse. Begge sektorsjefer slutter også høsten 2016, noe som gjør dem uaktuelle i rollen som konstituert administrasjonssjef. Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 6