MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET SAKLISTE

Transkript

1 ALVDAL KOMMUNE Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/08 08/10 REKRUTTERING AV RÅDMANN Alvdal, Olov Grøtting /s/ ordfører Eventuelt forfall meldes snarest til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Representanter som er inhabile i en sak varsler ordfører om dette slik at vararepresentant kan innkalles. Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes: SP tirsdag kl Kommunestyresalen V tirsdag kl Kammerset AP onsdag kl Kommunestyresalen

2 Møtebok for Kommunestyret Sak 1/08 REKRUTTERING AV RÅDMANN Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 08/ Saksbehandler: Arne Olstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 1/08 Formannskapet /08 Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Saksopplysninger: Rådmann Arne Olstad har av private årsaker sagt opp sin stilling i Alvdal kommune med virkning fra og med I henhold til inngåtte arbeidsavtale foreligger det der tre måneders oppsigelsestid. Rådmannen ønsker imidlertid å drøfte en mulig raskere avslutning hvor begge parters interesser ivaretas. Med dette som utgangspunkt må det gjøres noen avklaringer i Formannskap/Kommunestyre knyttet til rekrutteringsprosedyren og prosessen, blant annet: - Hvorvidt det skal benyttes ekstern bistand i rekrutteringsarbeidet - Stillingsannonsens form og innhold - Prosess knyttet til utvelgelse/representasjon ved intervju - Kostnader knyttet til rekruttering av ny rådmann Organisasjonsleder Morten Often vil med bakgrunn i foreliggende delegasjonsmyndighet, kunne overta den administrative ledelsen av kommunen i rekrutteringsperioden. Saksvurdering: Vedr. ekstern bistand: Alvdal kommune har liten tradisjon med å bruke ekstern bistand ved rekruttering av personell. Ekstern bistand ble brukt ved tilsetting av rådmann i 1993/94, ved to tilsettinger i 1995/96 og ved rekruttering av rådmann i Både rådmannsstillingens spesielle posisjon og funksjon i organisasjonen kan tilsi at en velger å bruke ekstern bistand. Stillingens plassering i organisasjonen tilsier at administrativt personell i noe mer begrenset grad enn det som ellers er vanlig ved rekruttering, deltar i prosessen. Rådmannen tilrår derfor at kommunestyret legger til grunn at ekstern bistand skal anvendes ved rekruttering og utvelgelse av rådmann. Følgende prosess kan da tenkes gjennomført: 1) Kommunestyret nedsetter et ansettelsesutvalg bestående av valgt forhandlingsutvalg, representant fra administrasjonen og en tillitsvalgt. Ansettelsesutvalget får i mandat å Alvdal kommune Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 7

3 hente inn ekstern bistand og utvalget skal delta i rekrutteringsprosessen og fremme innstilling på ny rådmann til kommunestyret. 2) Ansettelsesutvalget i samarbeid med ekstern konsulent utarbeider kravspesifikasjon for stillingen etter forutgående møter med formannskapet, kommunens administrative ledelse og tillitsvalgte samt utforme annonsetekst. Ekstern konsulent skal videre; 3) Ivareta kontakt- og informasjonsfunksjoner fram til søknadsfrist 4) Vurdere innkomne søknader og velge ut for videre vurdering i samråd med ansettelsesutvalget. 5) Gjennomføre intervju sammen med ansettelsesutvalget, testing, referanseinnhenting og tilråding overfor utvalget. Vedr. prosess: Prosessen med rekruttering og utvelgelse starter allerede ved utformingen av kravspesifikasjonen for stillingen. For rådmannsstillingen hvor innehaver forutsettes å kunne fungere både i forhold til administrative styrings- og ledelsesoppgaver og i forhold til politiske organer, er det aktuelt å starte utformingen av kravspesifikasjonen med at konsulenten møter formannskapet, kommunens administrative ledere og tillitsvalgte til drøfting. På grunnlag av synspunkter og informasjoner som kommer fram i disse møtene, utformes kravspesifikasjon og annonse. Det må dessuten vurderes hvem som skal være representert fra arbeidsgiver i utvelgelsesprosessen ved intervju mv. Rådmannen vil tilrå at f.eks forhandlingsutvalget, som består av tre av formannskapets medlemmer, utgjør komiteen som innstiller overfor kommunestyret. Det kan dessuten være aktuelt å vurdere om representant fra kommunens administrative ledelse skal delta. For øvrig er det naturlig at ansatte er representert gjennom en av sine tillitsvalgte. Vedr. kostnader: Kostnader knyttet til ekstern bistand kan variere betydelig avhengig av hvor omfattende man velger å gjøre oppdraget og, ikke minst, omfanget av annonsering. Rådmannen tilrår at ekstern konsulent engasjeres med forutsetning om at vedkommende gir en fast pris for oppdraget og at en i utgangspunktet også bestemmer seg for omfanget av annonseringen. Rådmannen mener det vil være tilstrekkelig å fullannonsere i lokalpressen, Kommunal Rapport og på kommunens nettsider, mens man benytter henvisningsannonser i f.eks Aftenposten og Adresseavisen. Med en slik tilnærming bør kostnadene til ekstern bistand kunne begrenses til anslagsvis kroner alt inklusive (annonsering, honorar samt reise- og oppholdskostnader for konsulent, kostnader knyttet til testing og evt. oppfølging etter tilsetting). Konstituering Kommunens sentrale administrasjon er beskjeden i omfang. Rekruttering, utvelgelse og tilsetting vil kunne ta noe tid. Det er derfor naturlig å være innstilt på at interimsperioden vil ha noe varighet. Dessuten forutsettes at kommunens virksomhet skal fungere som normalt. Vinteren 2008 vil først og fremst være preget av arbeidet med ny PRO-enhet, oppfølging, definere tjenestenivå og budsjett knyttet til dette. I tillegg skal det utarbeides økonomiplan med bakgrunn i framtidige investeringer for perioden Kommuneplanens arealdel går inn i sin sluttfase og er planlagt ferdig i løpet av sommeren I tillegg skal prosessen Side 3 av 7

4 med kommunedelplan Alvdal tettsted gjennomføres i løpet av året. Til nå har rådmannen vært tett knyttet til disse prosessene bl.a. som leder av prosjektgruppa for delplan-prosessen. Denne vil kreve spesiell oppmerksomhet fra rådmannens side også i 2008 fordi planen vil ha avgjørende betydning for framtidige strategiske valg for kommunen. Rådmannen vil også måtte ha fokus på igangsatte og forestående grunnervervsprosesser og tilrettelegging av utbyggingsområder. Rådmannen mener at nødvendig kompetanse til å handtere sakene finnes i organisasjonen i dag, men at eventuelle interne omrokkeringer og prioriteringer kan gi kapasitetsproblemer for enheter som blir berørt. En vil tilrå følgende for interimsperioden: - Rådmannens stedfortreder/organisasjonsleder konstitueres i stillingen fra det tidspunktet rådmannen fratrer og fram til ny rådmann tiltrer stillingen. Kommunestyret må fastlegge lønn og andre vilkår for stillingen i interimsperioden. - Dersom det gjennomføres andre interne administrative omrokkeringer, må berørte enheter styrkes med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Rådmannens innstilling: 1) Kommunestyret tar til etterretning at Arne Olstad har sagt opp stillingen som rådmann, og rekrutteringsprosess starter umiddelbart.. 2) Organisasjonsleder Morten Often konstitueres i stillingen som rådmann fra det tidspunkt Arne Olstad fratrer stillingen og til ny rådmann tiltrer. Konstituert rådmann lønnes tilsvarende årslønn???? kroner. For øvrig videreføres vilkårene Often har i stillingen som organisasjonsleder. Fra det tidspunkt Morten Often tiltrer funksjonen som konstituert rådmann, gis han de fullmakter som følger stillingen i medhold av kommunestyrets delegeringsvedtak. 3) For å styrke kapasiteten i kommunens administrasjon kan det i interimsperioden leies inn nødvendig kompetanse innenfor rammen av lønnsmidlene som frigjøres ved at organisasjonsleder trer ut av sin stilling. Eventuell ytterligere innleie av saksbehandlerkapasitet avklares med formannskapet. 4) Kommunestyret delegerer fullmakt til nedsatt ansettelsesutvalg bestående av valgt forhandlingsutvalg, representant fra administrasjonen og en tillitsvalgt. Ansettelsesutvalget får i mandat å hente inn ekstern bistand og utvalget skal delta i rekrutteringsprosessen og fremme innstilling på ny rådmann til kommunestyret og ellers gjennomføre prosessen som tidligere beskrevet i saksvurderingen. 5) Kostnadene knyttet til rekruttering av rådmann innarbeides i budsjettendring 1. Behandling i Formannskapet : Venstre, v/mali Hauen fremmet følgende forslag: 1. Kommunestyret tar til etterretning at Arne Olstad har sagt opp stillingen som rådmann. 2. Organisasjonsleder Morten Often konstitueres i stillingen som rådmann fra det tidspunkt Arne Olstad fratrer stillingen og til ny rådmann tiltrer. Konstituert rådmann gis lønns- og arbeidsvilkår tilsvarende vilkårene gjeldende for rådmannsstillingen pr. dato. 3. Fra det tidspunkt Morten Often tiltrer som konstituert rådmann, tildeles han de fullmakter som følger stillingen i medhold av kommunestyrets vedtak om delegering av myndighet til rådmannen. Side 4 av 7

5 4. For å ivareta nødvendig administrativ kapasitet, kan det i perioden fram til ny rådmann tiltrer, leies inn nødvendig kompetanse innenfor rammen av lønnsmidlene som frigjøres ved at organisasjonsleder trer ut av sin stilling. Eventuell ytterligere innleie av saksbehandlerkapasitet som kan gi budsjettkonsekvenser, avklares med formannskapet og innarbeides i budsjettjustering Kommunestyret iverksetter rekruttering av ny rådmann ut fra følgende forutsetninger: a) Formannskapet gis i oppdrag å forberede og samordne aktivitetene knyttet til rekruttering av rådmann, herunder: - å utarbeide kravspesifikasjon for innleie av konsulent, velge konsulent blant innkomne tilbud, inngå avtale med valgt konsulent og eventuelt justere avtalen undervegs i prosessen - å utarbeide kravspesifikasjon for stillingen og utforme utlysingstekst sammen med ekstern konsulent. Kravspesifikasjon for stillingen og utlysingstekst behandles i administrasjonsutvalget og formannskapet før stillingen kunngjøres. - Å innstille overfor kommunestyret på grunnlag av prosessene beskrevet under punkt 5 b. b) Utvelgelse av aktuelle kandidater til stillingen gjennomføres - i samarbeid mellom innleid konsulent og et utvalg (rekrutteringsutvalg) bestående av en politisk valgt representant fra hvert parti blant administrasjonsutvalgets medlemmer samt én av ansatterepresentantene i administrasjonsutvalget - ved at rådmannen bistår rekrutteringsutvalget med faglige råd og nødvendige sekretariattjenester - ved at rekrutteringsutvalget oversender sitt forslag til innstilling til formannskapet etter forutgående behandling i administrasjonsutvalget c) Kostnadene knyttet til innleie av konsulent og kunngjøring av stillingen, anslagsvis kr ,-, innarbeides i budsjettjustering Rådmannen anmodes om å forberede sak for formannskapet i henhold til oppdragene under punkt 5a, herunder foreslå kravspesifikasjon for innhenting av tilbud fra konsulenter samt å presentere oversikt over aktuelle konsulenter og komme til tilrådinger for valg av konsulent. Saken behandles i ekstraordinært formannskapsmøte som avholdes umiddelbart etter kommunestyrets ekstraordinære møte 24. januar. Stein Roar Kvam, Arbeiderpartiet fremmet følgende forslag: 1. Kommunestyret tar til etterretning at Arne Olstad har sagt opp stillingen som rådmann. 2. Organisasjonsleder Morten Often konstitueres i stillingen som rådmann fra det tidspunkt Arne Olstad fratrer stillingen og til ny rådmann tiltrer. Fra tidspunktet for konstitueringen gis han de fullmakter som følger rådmannsstillingen. Often gis lønnsvilkår tilsvarende rådmannsstillingen pr. dags dato. Side 5 av 7

6 For øvrig videreføres vilkårene som Often har i stillingen som organisasjonsleder. 3. Uendret 4. Kommunestyret delegerer valg av ekstern bistand og godkjennelse av annonse til formannskapet. 5. Kommunestyret delegerer fullmakt til ett ansettelsesutvalg bestående av valgt forhandlingsutvalg, hovedtillitsvalgt samt representant for Venstre til å forestå rekrutteringsprosessen i samarbeid med ekstern konsulent. Utvalget vurderer behovet for deltakelse fra kommunens administrasjon i rekrutterings- og utvelgelsesprosessen. Utvalget fremmer innstilling på ny rådmann til administrasjonsutvalg og formannskap. 6. Kostnadene innarbeides i budsjettendring 1. Arne Dagfinn Øynes, Kr.f., fratrer møte og Stein Roar Kvam, Ap., Begge fratrer før votering. Mali Hauen trakk Venstres forslag. Det ble votert punktvis over innstillingen satt opp mot AP sitt forslag. Votering pkt. 1: Innstillingen fikk 2 stemmer Ap sitt forlag fikk 3 stemmer Votering pkt. 2 Innstillingen fikk 0 stemmer Ap sitt forlag fikk 5 stemmer Votering pkt. 3 Innstillingen enstemmig vedtatt. Ap pkt. 4 og 5 ble satt opp mot innstillingas pkt. 4. Innstillingens pkt 4 fikk 0 stemmer Ap sitt pkt 4 og 5 fikk 5 stemmer Ap sitt pkt. 6 ble satt opp mot innstillingas pkt. 5. Innstillinga fikk 0 stemmer. Ap sitt forslag fikk 5 stemmer. Vedtak i Formannskapet : 1. Kommunestyret tar til etterretning at Arne Olstad har sagt opp stillingen som rådmann. 2. Organisasjonsleder Morten Often konstitueres i stillingen som rådmann fra det tidspunkt Arne Olstad fratrer stillingen og til ny rådmann tiltrer. Fra tidspunktet for konstitueringen gis han de fullmakter som følger rådmannsstillingen. Often gis lønnsvilkår tilsvarende rådmannsstillingen pr. dags dato. For øvrig videreføres vilkårene som Often har i stillingen som organisasjonsleder. Side 6 av 7

7 3. For å styrke kapasiteten i kommunens administrasjon kan det i interimsperioden leies inn nødvendig kompetanse innenfor rammen av lønnsmidlene som frigjøres ved at organisasjonsleder trer ut av sin stilling. Eventuell ytterligere innleie av saksbehandlerkapasitet avklares med formannskapet. 4. Kommunestyret delegerer valg av ekstern bistand og godkjennelse av annonse til formannskapet. 5. Kommunestyret delegerer fullmakt til ett ansettelsesutvalg bestående av valgt forhandlingsutvalg, hovedtillitsvalgt samt representant for Venstre til å forestå rekrutteringsprosessen i samarbeid med ekstern konsulent. Utvalget vurderer behovet for deltakelse fra kommunens administrasjon i rekrutterings- og utvelgelsesprosessen. Utvalget fremmer innstilling på ny rådmann til administrasjonsutvalg og formannskap. 6. Kostnadene innarbeides i budsjettendring 1. Saksframstillingen fortsetter: Rådmannen har sammen med organisasjonsleder drøftet intern organisering i interimsperioden. For tiden foregår det flere viktige prosesser og som det er viktig å holde godt tempo i. Det vil derfor være riktig at konstituert rådmann har en stedfortreder som også kan avlaste med tanke på ledelse og deltakelse i flere pågående prosesser samt daglig administrasjon.. På denne bakgrunn vil rådmannen foreslå at Per Arne Aaen konstitueres som organisasjonsleder fra det tidspunkt Morten Often trer inn i rådmannsfunksjonen. Rådmannen fremmer derfor forslag om ett tilleggspunkt til formannskapets innstilling. Innstilling: 7. Per Arne Aaen konstitueres i stillingen som organisasjonsleder fra det tidspunkt Morten Often trer inn i rådmannsfunksjonen. Aaens konstitueringsperiode er knyttet til Oftens konstituering som rådmann.. Fra tidspunktet for konstitueringen gis Aaen de fullmakter som følger organisasjonslederstillingen.. Aaen gis lønnsvilkår tilsvarende organisasjonsleder pr. dags dato. Side 7 av 7