Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 29/ Christin Kristoffersen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 50/14 Referatsaker PS 51/14 Godkjenning av protokoll fra møte PS 52/14 Korkpengeordningen - Justering av retningslinjer. Økonomisk ramme og satsningsområder for 2014 PS 53/14 Fritak fra politiske verv - Sten-Christian Pedersen (H) - Informasjon fr lokalstyreleder og administrasjonssjef Orientering (i starten av møtet): - Bærekraftig reisemål orientering om status i prosjektet og innhold handlingsplanen v/prosjektleder Side 2

3 PS 50/14 Referatsaker RS 16/14 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg den RS 17/14 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kontrollutvalget den RS 18/14 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget den PS 51/14 Godkjenning av protokoll fra møte Side 3

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/ Svein Olav Ween Korkpengeordningen - Justering av retningslinjer. Økonomisk ramme og satsningsområder for 2014 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 9/ Lokalstyret 52/ Oppvekst- og kulturutvalgets behandling Lokalstyreleder Christin Kristoffersen satte fram flg. forslag: 1. Vedlagte forslag til reviderte «Retningslinjer for Korkpengeordningen» vedtas ikke. 2. Lokalstyret vedtar følgende satsningsområder for korkpengetildelingen i 2014: - Flerkulturelle aktiviteter - Kulturnæring - Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldersgrupper og aktiviteter Lokalstyrelederens forslag til endring av pkt. 1 og til satsningsområder i pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. Administrasjonssjefens anbefaling pkt. 3 og 4 ble enstemmig vedtatt. Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling Vedlagte forslag til reviderte «Retningslinjer for Korkpengeordningen» vedtas ikke. 2. Lokalstyret vedtar følgende satsningsområder for korkpengetildelingen i 2014: - Flerkulturelle aktiviteter - Kulturnæring - Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldersgrupper og aktiviteter 3. Oppvekst- og kulturutvalget gis fullmakt til å tildele korkpenger for 2014 til prosjekter og tiltak innenfor en samlet ramme på inntil 2,9 mill.kr. 4. Resterende andel av nettooverskuddet, kr , tilføres posten bunden fond for korkpenger. Av dette skal ca. 2,4 mill. kr gå til betjening av lån til Kulturhuset som forutsatt i handlingsplanen. Anbefaling: 1. Vedlagte forslag til reviderte «Retningslinjer for Korkpengeordningen» vedtas. 2. Lokalstyret vedtar følgende satsningsområder for korkpengetildelingen i 2014: Side 4

5 2014/460-3 Side 2 av 5 3. Oppvekst- og kulturutvalget gis fullmakt til å tildele korkpenger for 2014 til prosjekter og tiltak innenfor en samlet ramme på inntil 2,9 mill.kr. 4. Resterende andel av nettooverskuddet, kr , tilføres posten bunden fond for korkpenger. Av dette skal ca. 2,4 mill. kr gå til betjening av lån til Kulturhuset som forutsatt i handlingsplanen. Saksopplysninger: Lokalstyret vedtar ramme og satsningsområder for den årlige tildelingen av midler fra korkpengefondet. Selve behandlingen av søknadene og tildelingen av korkpenger er etter vedtatte delegasjonsreglement delegert til oppvekst- og kulturutvalget. I forbindelse med fjorårets tildeling ba administrasjonsutvalget om at det ble tatt en gjennomgang av korkpengeordningen med en nærmere vurdering av kriterier, formål, satsningsområder og rutiner for behandling av søknadene. Bakgrunnen for dette var at det har vært noe usikkerhet og omkring tolkningen av retningslinjene for korkpengeordningen slik de er beskrevet i «Veiledning og informasjon for søkere til støtte til allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea (Korkpenger)». I henhold til forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS skal nettooverskuddet fordeles til velferdsformål i Longyearbyen og Svea. Longyearbyen lokalstyre kan videre bestemme at deler av det årlige overskuddet skal avsettes til senere tildelinger. Nordpolet AS har i brev, dat , opplyst at nettooverskuddet for 2013 er på kr , og at dette beløpet vil bli overført til Longyearbyen lokalstyre. Beløpet er omlag kr høyere enn året før. Pr var bundet fond for korkpenger på kr I vedtatte handlingsplan er det forutsatt at det årlig skal brukes ca. 2,4 mill. kr. av korkpengene til betjening av lånet til Kulturhuset. Vurdering: Vurdering av korkpengeordningen Spørsmål som har blitt stilt er i forbindelse med søknader og behandlingen av korkpengetildelingen har bl.a. vært: - Hvor går grensen for å bli betraktet som, eller hva kan defineres som, et allmennyttig tiltak for befolkningen? - Hva betyr det at tildelingen skal «gjenspeile mangfoldet i kulturlivet»? Innebærer dette at kulturtiltak skal prioriteres framfor andre «allmennyttige tiltak»? - Skal det gis tilskudd fra korkpengene til kjøp av utstyr mv. til LL sine egne avdelinger, eller bør slike tiltak/prosjekt dekkes over egne budsjett/behandles som tiltak i forbindelse med budsjettbehandlingen? - Bør det skilles mellom lag og foreninger som stort sett klarer seg på egen hånd og de som er helt avhengig av korkpenger for å opprettholde virksomheten? - Bør det prioriteres å gi tilskudd til å opprettholde aktivitetsnivået/den daglige driften i lag og foreninger framfor å gi tilskudd til (store/ambisiøse) nye tiltak? - I hvor stor grad skal medlemstall/antall deltakere vektlegges? - Skal det egentlig gis tilskudd til søkere som er profesjonelle utøvere/aktører (artister, kunstnere, forfattere mv.)? Side 5

6 2014/460-3 Side 3 av 5 - Skal det kunne gis «symbolske» tilskudd til søkere som egentlig ikke oppfyller vilkårene for korkpenger, som et positivt signal fra LL? - Hvordan skal en vurdere søknader der midlene i all hovedsak skal gå til reise, opphold, honorar mv. for instruktører, kursholdere osv. som hentes inn utenfra? - Tilskudd til velforeninger o.l. hva skal det, og hva skal det ikke, gis tilskudd til? (AU har f.eks. sagt nei til grillhytter). Med utgangspunkt i disse spørsmålene har administrasjonen tatt en gjennomgang av retningslinjene slik administrasjonsutvalget har bedt om. Konklusjonen er at det ikke nødvendigvis må gjøres de store endringene, men det foreslås at det i retningslinjene tas inn noen nye punkter som presiserer hva det kan søkes om støtte til og hva det som hovedregel ikke vil kunne gis støtte til. Punktene som foreslås tatt inn er: Hva det kan søkes om tilskudd til: Aktivitetsstøtte Tilskudd til aktivitet og drift av lokale frivillige organisasjoner. (Kan f.eks. beregnes etter antall medlemmer) Etableringstilskudd Tilskudd til etablering av nye frivillige amatørorganisasjoner som skal ha som formål å drive allmennyttige tiltak. Ekstraordinært driftstilskudd Tilskudd til frivillige organisasjoner med høyt aktivitetsnivå der utgifter til profesjonell bistand er høy. Tilskudd til ekstraordinære opplærings- og utviklingstiltak Tilskudd til heving av kompetansen og kvaliteten i frivillige organisasjoner. Arrangementstilskudd Tilskudd til gjennomføring av arrangementer. Større kulturarrangementer gis høy prioritet. Jubileumsgave til frivillige organisasjoner. Innkjøp og vedlikehold av utstyr Tilskudd til innkjøp, oppgradering og vedlikehold av utstyr som benyttes av lag, foreninger og organisasjoner. Bygging av anlegg Tilskudd til utvidelse eller bygging av nye anlegg i regi av organisasjoner, lag, foreninger. Det er også anledning til å søke om støtte til større og flerårige prosjekter. (Hva som menes med større prosjekter er omtalt et annet sted i retningslinjene.) Hva som ikke støttes: Som hovedregel gis det ikke støtte til: Politiske organisasjoner Nasjonale foreninger Tros- og livssynssamfunn (???) Velforeninger (???) Humanitære og sosiale foreninger Profesjonelle aktører eller organisasjoner Næringsvirksomhet Side 6

7 2014/460-3 Side 4 av 5 Dekning av ordinære lønnsutgifter (ut over honorar til innleide instruktører) Aktiviteter/prosjekter som vil påføre LL drifts- og vedlikeholdsutgifter/-ansvar En slik presisering i retningslinjene vil forhåpentligvis være til god hjelp for både søkere, saksbehandlere og de som skal foreta selve tildelingen. Lokalstyret bes om å vurdere om dette er noe som skal tas inn i retningslinjene, enten slik de er foreslått eller med evt. justeringer. Det foreslås også å dele «Veiledning og informasjon» i to dokumenter, slik at det blir et skille mellom det som anses for retningslinjer og det som er en veiledning til utfylling av søknader. Det ene vil da bli «Retningslinjer for Korkpengeordningen» og det andre «Veiledning til utfylling av søknad om Korkpenger». I tillegg justeres søknadsskjemaet litt slik at dette bli noe mer oversiktlig. I retningslinjene er det også tatt inn et pkt. om klagerett, samt at punktene om delegasjon er justert i forhold til det nye delegasjonsreglementet. For øvrig er det bare foretatt noen mindre justeringer i teksten. Økonomisk ramme for 2014 I forkant av hver tildeling av korkpenger har lokalstyret vedtatt en årlig økonomisk ramme som tildelingene skal gjøres innenfor. De fire siste årene har rammene vært: ,6 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,0 mill. kr.) ,7 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,6 mill. kr.) ,7 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,1 mill. kr.) ,8 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,6 mill. kr.) Overføringen i år er noe høyere enn i fjor, og det er da rom for å øke rammen noe. Administrasjonssjefen anbefaler at en viderefører at ca. halve beløpet settes av som ramme for tildelingen, og at rammen for 2014 dermed settes til 2,9 mill. kr. Resterende del av Nordpolets overskudd for 2013 blir med denne anbefalingen ca. 3 mill. kr., Av dette settes ca. kr av på korkpengefondet, mens resten går til betjening av lånet til Kulturhuset. Satsningsområder I kriteriene for tildeling av korkpenger heter det at ved vurdering av søknadene vil det bli tillagt vekt om tiltaket er i samsvar med de satsningsområder som lokalstyret har trukket opp for tildeling av korkpenger. I forkant av tildelingen av korkpenger bør derfor lokalstyret trekke opp hvilke satsningsområder som skal legges til grunn for tildeling av korkpenger for For 2013 ble flg. satsningsområder vedtatt: - Barne- og ungdomsarbeid - Tiltak for seniorungdom - Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter Lokalstyret bes vurder om disse satsningsområdene også skal legges til grunn for årets tildeling, eller om det er ønskelig prioritere andre områder. Søknader I de fire siste årene har det samla årlige søknadsbeløpet på korkpenger vært: ,0 mill. kr ,3 mill. kr ,3 mill. kr ,98 mill. kr Søknadsfristen har siden 2009 vært 1. oktober. Denne datoen er satt fordi mange i Longyearbyen ikke er tilbake etter sommerferien før månedsskifte august/september, og med en tidligere søknadsfrist blir Side 7

8 2014/460-3 Side 5 av 5 det for kort tidsfrist for mange søkere. Denne ordningen har fungert greit, men siden retningslinjene nå er under revisjon vil det være behov å forskyve søknadsfristen noe i år. Vedlegg: 1 Forslag til reviderte "Retningslinjer for Korkpengeordningen" Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 «Veiledning og informasjon for søkere til støtte til allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea» 2 Overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Side 8

9 Vår referanse: -- Saksbehandler: Dato: Retningslinjer for Korkpengeordningen 1. Bakgrunn og formål med ordningen Longyearbyen lokalstyre har i Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS fått i oppgave å fordele nettooverskuddet til velferdsformål. Med velferdsformål menes allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea. Tilskudd skal stimulere til utvikling og aktivitet hos enkeltpersoner, lag og foreninger. Gjennom tildelingene ønsker Longyearbyen lokalstyre å gjenspeile mangfoldet i kulturlivet i Longyearbyen og Svea. 2. Hvem kan søke Lag, organisasjon, foreninger og andre med formål å drive allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea kan søke. Større organisasjoner og foreninger må koordinere søknadene og sende samlet søknad. 3. Hva det kan søkes om tilskudd til Aktivitetsstøtte Tilskudd til aktivitet og drift av lokale frivillige organisasjoner. Etableringstilskudd Tilskudd til etablering av nye frivillige amatørorganisasjoner som skal ha som formål å drive allmennyttige tiltak. Ekstraordinært driftstilskudd Tilskudd til frivillige organisasjoner med høyt aktivitetsnivå der utgifter til profesjonell bistand er høy. Tilskudd til ekstraordinære opplærings- og utviklingstiltak Tilskudd til heving av kompetansen og kvaliteten i frivillige organisasjoner. Arrangementstilskudd Tilskudd til gjennomføring av arrangementer. Større kulturarrangementer gis høy prioritet. Jubileumsgave til lokale frivillige organisasjoner. Innkjøp og vedlikehold av utstyr Tilskudd til innkjøp, oppgradering og vedlikehold av utstyr som benyttes av lag, foreninger og organisasjoner. Bygging av anlegg Tilskudd til utvidelse eller bygging av nye anlegg i regi av organisasjoner, lag, foreninger. Det er også anledning til å søke om støtte til større og flerårige prosjekter. Hva som menes med større prosjekter er omtalt nedenfor. 4. Hva som ikke støttes Som hovedregel gis det ikke støtte til: Politiske organisasjoner Nasjonale foreninger Tros- og livssynssamfunn Velforeninger Humanitære og sosiale foreninger Side 9

10 Side 2 av 5 Profesjonelle aktører eller organisasjoner Næringsvirksomhet Dekning av ordinære lønnsutgifter (ut over honorar til innleide instruktører) Aktiviteter/prosjekter som vil påføre LL drifts- og vedlikeholdsutgifter/-ansvar 5. Formelle krav til søknaden Eget søknadsskjema skal benyttes. Alle felt i søknadsskjemaet skal fylles ut så langt det er mulig. I tillegg til navn og informasjon om søker, må søknaden bl.a. inneholde: Budsjett og beskrivelse av tiltaket/prosjektet det søkes om støtte til Begrunnelse for søknaden Vedlegg med utfyllende informasjon Se for øvrig egen veiledning til utfylling av søknaden. Søknaden, opplysninger som legges ved og saksbehandlingen er offentlig. 6. Større prosjekter Som større prosjekter defineres søknader med søknadsbeløp over ,-. Søknader om støtte til større prosjekter skal inneholde de samme opplysningene som de andre søknadene, men det vil bli stilt større krav til oversikt over finansiering og planlegging. Egenfinansiering og bidrag fra medlemmer i form av dugnad/frivillig arbeid vil bli tillagt vekt. Det vil også bli stilt større krav til en realistisk plan for gjennomføring av prosjektet. En slik plan skal bl.a. inneholde: tidsskjema aktiviteter oversikt over årlig kostnader Det skal framgå av søknaden hvilke andre forutsetninger som må innfris før prosjektet kan realiseres (tillatelser fra grunneier, eier av bygg, Sysselmannen etc.). Prosjektet må være fullfinansiert før utbetaling. Det vil bl.a. si at tilsagn om økonomisk støtte fra andre kilder som nevnes i finansieringsplanen, må være bekreftet før utbetaling, men ikke nødvendigvis før søknad sendes. Det vil også her bli tillagt vekt om støtte til prosjektet fra Longyearbyen lokalstyre kan føre til annen økonomisk støtte. 7. Store organisasjoner og foreninger Det skal fremmes søknader hvor tiltak, prosjekter, planlagt aktivitet og drift er beskrevet. Tildeling av tilskudd vil skje på grunnlag av denne beskrivelsen. I etterkant skal det utarbeides en rapport som viser at bevilgningen er brukt i tråd med vedtaket. Store organisasjoner og foreninger med undergrupper må koordinere søknadene og sende en samlet søknad. Hensikten med dette er å sikre en mest mulig effektiv og rasjonell utnyttelse av korkpengene. Det er uhensiktsmessig å pålegge de store organisasjonene og foreningene detaljerte krav om hvordan tildelingen skal forvaltes. Longyearbyen lokalstyre legger derfor opp til å styre aktivitetene via rammene på overføringene til disse søkerne. Dersom mottaker ikke benytter bevilgningen i tråd med vedtaket, skal det rapporteres til Longyearbyen lokalstyre. Adgang til å endre bruk av korkpenger skal det også søkes om til Longyearbyen lokalstyre. 8. Mangelfulle søknader Side 10

11 Side 3 av 5 Longyearbyen lokalstyre kan reservere seg mot å behandle mangelfulle søknader, eller vurdere å avslå søknader på formelt grunnlag pga. mangelfull dokumentasjon. Søkeren har ansvar for å gi nødvendige opplysninger. Dersom søknaden er klart mangelfull, vil Longyearbyen lokalstyre så godt det lar seg gjøre opplyse søkeren om dette, og gi rimelig frist for å supplere søknaden. Søkere kan bli forespurt om opplysninger utover spørsmål som er nevnt i søknaden, eksempelvis utfyllende opplysninger om budsjett og regnskap. Longyearbyen lokalstyre vil også kunne gi veiledning og svare på spørsmål vedrørende utfylling av søknaden, samt hjelpe barn og ungdom med søknaden. 9. Vurdering av søknadene Ved vurdering av søknadene vil følgende forhold bli tillagt vekt: er tiltaket i samsvar med de satsingsområder som lokalstyre har trukket opp for tildeling av korkpenger målgruppen for tiltaket kostnadene forbundet med aktiviteten i foreningen om det er en kostnadskrevende aktivitet, eller en aktivitet som kan drives med relativt beskjedne midler om tiltaket kan realiseres/gjennomføres innenfor kostnadsrammen, og med den finansiering som er lagt til grunn i søknaden i hvor stor grad foreningen selv bidrar til fullfinansiering av tiltaket/prosjektet hvilke andre inntektskilder som bidrar til fullfinansiering av tiltaket/prosjektet, og om tildeling av korkpenger vil utløse bidrag fra andre om tiltaket/prosjektet vil bidra til økt aktivitet i foreningene om foreningen bidrar ved kulturarrangementer og kulturutvekslinger (f.eks. Solfest, 17.mai, idretts- og kulturutvekslinger etc.) tidligere tildelinger av korkpenger I tilknytning til vurderingskriteriene presiseres det at: via korkpengen er det et ønske om å stimulere til et aktivt, kreativt og nyskapende velferdstilbud. I vurderingen av søknadene vil det derfor bli vektlagt at nye aktiviteter også skal få støtte, slik at mangfoldet blant aktivitetene økes. Også her bør det fokuseres på hvorvidt disse aktivitetene er beregnet på barn, ungdom eller voksne osv. Tidligere tildelinger av korkpenger vil bli tatt med i vurderingen ved behandling av søknadene. Lag og foreninger som ved tidligere tildelinger har blitt tilgodesett med store summer kan ikke forvente ved kommende års tildeling å få full uttelling på søknadene. Nisje -foreningene eller særinteressene bør også komme med i vurderingen slik at disse også kan nyte godt av korkpengene. Sammenlignbare foreninger søkes vurdert på likt grunnlag Ved søknad om større beløp stilles det strengere krav til opplysninger, dokumentasjon og presisjon i søknaden, enn ved mindre tiltak. 10.Vurdering av prosjekter Ved vurdering av støtte til større prosjekter bør det fokuseres på hvem som vil nyte godt av tilbudene. Er tiltaket/prosjektet av varig verdi? Vil det være med på å utløse andre midler? Samt en forventning om at via prosjektene vil det generelle velferdstilbudet styrkes og utvikles. Det vil på et senere tidspunkt vurderes om det er nødvendig å etablere særskilte regler for behandling av tildelinger over ,-. 11.Tildeling Korkpenger blir tildelt kun en gang årlig. Saksbehandlingen i forbindelse med tildelingen av korkpenger legges opp slik at det annonseres en gang årlig, og midler tildeles etter søknad. Side 11

12 Side 4 av 5 Longyearbyen lokalstyre har en restriktiv praksis på dette, og en vil kun helt unntaksvis fravike denne praksisen. Unntak kan vurderes dersom en søker fremmer ny og korrigert søknad til et kjent prosjekt, der det allerede er bevilget midler. 12.Utbetaling av tilskudd Frist for å be om utbetaling av korkpenger er 30. juni i året etter at tildelingen ble foretatt. I visse tilfeller kan det gis utsettelse i inntil ett år, dersom særskilte forhold i tiltaket/prosjektet taler for det. En utbetaling fordrer at rapport og regnskap vedrørende forrige års tildeling er innlevert Longyearbyen lokalstyre. I tillegg må de betingelsene gitt i vedtaket for tildelingen være oppfylt før utbetalingen skjer. Det samme gjelder for en mottaker som ikke har mottatt korkpenger ved forrige års tildeling. 13.Manglende krav om utbetaling av tilskudd manglende dokumentasjon Dersom vilkårene i punkt 12 utbetaling av tilskudd ikke oppfylles kan bevilgningen trekkes tilbake. Mottaker av tildelingen skal varsles om forholdene og gis mulighet for å rette manglene innen nærmere fastsatte frister. Dersom mottaker ikke imøtekommer disse kravene innen fastsatt frist legges saken frem for oppvekstog kulturutvalget til avgjørelse. 14.Delegasjon til Oppvekst- og kulturutvalget Longyearbyen lokalstyre fatter i forkant av den årlige tildelingen av korkpenger, beslutning om hovedprioriteringer og rammer for fordeling av tilskudd. Oppvekst- og kulturutvalget har, jfr. vedtatte delegasjonsreglement, myndighet til å avgjøre søknader innenfor lokalstyrets vedtatte rammer og hovedprioriteringer. Innvilgning av tilskuddsbeløp over kr ,- til prosjekter som er av prinsipiell og betydelig karakter omfattes ikke av delegasjon gitt fra lokalstyret til Oppvekst- og kulturutvalget. Disse sakene skal avgjøres av lokalstyret etter anbefaling fra Oppvekst- og kulturutvalget. 15.Delegasjon til administrasjonssjefen Administrasjonssjefen har, jfr. vedtatt delegasjonsreglement, myndighet til å: følge opp vedtakene om utbetaling av korkpenger i tråd med vedtatte prinsipper for korkpengetildeling, herunder varsle søker om mulig inndragning av bevilgning (jf. punkt 13) avgjøre søknader om endring av bruken av tildelingen, dersom denne ikke er av vesentlig eller prinsipiell karakter (jf. punkt 13) gi tillatelse på utsettelser på utbetaling av korkpenger (jf. punkt 12) tilbakeføre korkpengebevilgninger som ikke er utbetalt, og som det ikke er gitt utsettelse for, når det har gått 2 år fra tildelingen ble vedtatt. 16.Klagerett Frist for evt. klage på vedtak er 3 uker fra den dag søker mottar svar på søknaden, jfr. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Side 12

13 Side 5 av 5 Veiledning til utfylling søknad om Korkpenger Standard søknadsskjema skal benyttes. Alle felt i søknadsskjemaet skal fylles ut så langt det er mulig og relevant for søknaden. Legg evt. ved egne ark med utfyllende informasjon dersom det ikke er avsatt nok plass på søknadsskjemaet. Søkeren har selv ansvar for å gi nødvendige opplysninger. Søknaden, opplysninger som legges ved og saksbehandlingen er offentlig. Navn og adresse på søker Navn er navn på organisasjonen (klubb, lag, forening) dersom det er en etablert organisasjon eller en organisasjon under etablering som søker. Finnes det en valgt leder, føres også navnet på denne opp. Dersom det er en uformell gruppe som søker, må navnet på en ansvarlig person settes opp. Kontaktperson Dersom det ikke er leder eller annen ansvarlig person som skal kontaktes for nærmere opplysninger, må søknaden inneholde navn på kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Informasjon om søkeren Lag, foreninger, organisasjoner mv. må oppgi informasjon om medlemstall, kontingent, aldersgrupper og type aktivitet. Fordeling på aldersgrupper er viktig for statistikk og for vurdering av søknaden. Beskrivelse av tiltaket/prosjektet Søknaden må inneholde en beskrivelse av hva det søkes om støtt til, og tiltakets/prosjektets totale kostnad må oppgis. Evt. egenfinansiering, støtte fra andre og om evt. tilskudd fra korkpengene utløser midler fra andre bidragsytere, skal også framgå av søknaden. Alle prosjekt og tiltak det søkes om støtte til må være begrunnet. Dette gjøres ved å besvare spørsmålene i søknadsskjemaet. Utfyllende opplysninger og dokumentasjon skal/kan om nødvendig legges ved søknaden. Søknaden skal inneholde følgende vedlegg: Budsjett for prosjektet/tiltaket Evt. prosjektbeskrivelse Årsmelding med godkjent regnskap (for etablerte organisasjoner) Rapport/regnskap for bruk av forrige års korkpengetildeling Evt. andre dokumenter som er relevante i forhold til søknaden Større prosjekter Som større prosjekter defineres søknader med søknadsbeløp over ,-. For slike søknader stilles det større krav til oversikt over finansiering og planlegging. Disse søknadene skal derfor i tillegg inneholde følgende opplysninger: Går prosjektet over flere år? (Som hovedregel bevilges det ikke korkpenger til prosjekter som har varighet over tre år) Har prosjektet varig verdi? Gir prosjektet grunnlag for fremtidige aktiviteter? Se for øvrig pkt. 5 i Retningslinjer for Korkpengeordningen. Side 13

14 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/ Svein Olav Ween Fritak fra politiske verv - Sten-Christian Pedersen (H) Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 40/ Lokalstyret 53/ Administrasjonsutvalgets behandling Geir Hekne (H) foreslo at Kjetil Figenschou velges som varamedlem i kontrollutvalget og medlem i skatteklagenemnda. Administrasjonssjefens anbefaling og Heknes forslag på varamedlem og medlem ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling Sten-Christian Pedersen trer ut av alle sine verv i folkevalgte organ for resten av valgperioden, jfr. saksbehandlingsforskriften for Longyearbyen lokalstyre 15. Som nytt varamedlem i Kontrollutvalget velges: Kjetil Figenschou Som nytt medlem i Skatteklagenemnda velges: Kjetil Figenschou Anbefaling: Sten-Christian Pedersen trer ut av alle sine verv i folkevalgte organ for resten av valgperioden, jfr. saksbehandlingsforskriften for Longyearbyen lokalstyre 15. Som nytt varamedlem i Kontrollutvalget velges: Som nytt medlem i Skatteklagenemnda velges: Saksopplysninger: Sten-Christian Pedersen har i brev datert 6/ gitt beskjed om at han flytter til fastlandet den 1/9, og han ber derfor om at han blir fritatt fra alle sine politiske verv i Longyearbyen lokalstyre. Pedersen har følgende verv: - 2. varamedlem for Høyre i lokalstyret - Varamedlem i Kontrollutvalget - Medlem i Skatteklagenemnda I forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre («Saksbehandlingsforskriften»), 15, står det flg. vedrørende uttreden: Side 14

15 2011/ Side 2 av 2 «Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra Longyearbyen for ett år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer.» Under saksbehandlingsforskriften 16, 2. og 3. ledd, står det følgende: «Hvis medlemmer av lokalstyret trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et lokalstyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn lokalstyret eller lokalstyrekomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den utredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn.» Vurdering: I h.h.t. saksbehandlingsforskriften skal Pedersen strykes som varamedlem for Høyre til lokalstyret når han flytter, og de øvrige varamedlemmene vil da automatisk rykke ett hakk opp. Det skal altså ikke foretas nytt valg av varamedlem til lokalstyret. Det må imidlertid foretas valg av nytt varamedlem til kontrollutvalget og nytt medlem til Skatteklagenemnda, jfr. saksbehandlingsforskriftens 16, 3. ledd. Medlemmer skal velges fra «den samme gruppe som den utredende tilhørte.» Medlemmer og varamedlemmer i nemnder og utvalg med beslutningsmyndighet, samt ansatte i Longyearbyen lokalstyre, kan ikke velges til verv i kontrollutvalget. Side 15