Vinje kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Vinje kommune - kontrollutvalet Møtedato: 21.05.2012 Tidspunkt: 10.00 Møtestad: Møteleiar: Fråfall: Medlem Til stades: Nestleiar Leiar Varamedlem Formannskapssalen Ole Kristian Nyhus Gunhild Tovsland Aslak Ofte Ole Kristian Nyhus Aanund Olsnes Rådmann Hans Kristian Lehmann (sak 5-7/12) Økonomisjef Jan Myrekrok (sak 5/12) Rekneskapsansvarleg Marit Cabrera (sak 5/12) Revisor Hildegunn Rui Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal (sak 6/12) Revisor Berit Dalvik (sak 8/12) Sekretær Beate Marie Dahl Eide Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Møteprotokollen frå møte 20.03.2012 vart godkjent. Sakene blei behandla slik: 5/12, 7/12, 6/12, 8/12, 9/12 Møtet vart avslutta kl.14.30. Ole Kristian Nyhus Leiar Beate Marie Dahl Eide Sekretær SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 5/12 12/302 Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 91 73 98 93 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
ÅRSREKNESKAPEN FOR 2011 FOR VINJE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET SI UTTALE 6/12 12/315 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: "ORGANISERING OG RESSURSBRUK PLEIE OG OMSORG" 7/12 10/183 SELSKAPSKONTROLL - RAULAND TURIST AS 8/12 12/316 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL VINJE KOMMUNE 2012-2015 9/12 12/317 EVENTUELT 21.05.2012 2
Sak nr. 5/12 ÅRSREKNESKAPEN FOR 2011 FOR VINJE KOMMUNE - KONTROLLUTVALET SI UTTALE Kontrollutvalet si uttale til Vinje kommune sin årsregnskap 2011: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapen og årsmeldinga for 2011 for Vinje kommune. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkomande årsrekneskapen. Årsrekneskapen 2011 viser kr. 222 168 000 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 958 000. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gjev eit riktig inntrykk av dei tilhøve årsrapporten til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet tilrår at Vinje kommune sin årsregnskap for 2011 vert godkjent, med følgjande atterhald: Kontrollutvalet viser til at fleire einingar har store meirforbruk i høve budsjett. Om einingar ikkje held seg innanfor dei vedtekne budsjettrammene skal dette handsamast i kommunestyret, og det må søkjast om eventuelle tilleggsløyvingar. Det er òg einingar som har store mindreforbruk, noko som kan tyde at budsjettet for desse einingane er sett for høgt. Kontrollutvalet vil peike på at budsjett skal vere realistiske, slik at mellom anna politiske vedtak vert fatta på korrekt grunnlag og at budsjettet vert eit reelt styringsdokument. Det visast her til Kommunelova 46 Årsbudsjettets innhald og 47 Årsbudsjettets bindende virkning. Kontrollutvalet er bekymra over mangelfull økonomioppfølgjing frå einingsleiarane, og ber om at dette blir fulgt tett opp framover. Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedkomande årsrekneskapen for 2011, datert 19.04.2012 følgjer vedlagt. Uttala sendast til kommunestyret. Kopi av uttala sendast formannskapet. Økonomisjef Jan Myrekrok orienterte om rekneskapen, og svarte på spørsmål saman med rådmann Hans Kristian Lehmann og rekneskapsansvarleg Marit Cabrera. Revisor Hildegunn Rui orienterte om årsrekneskapen og revisor sitt arbeid. Kontrollutvalet fremja eit tillegg til innstillinga: Kontrollutvalet er bekymra over mangelfull økonomioppfølgjing frå einingsleiarane, og ber om at dette blir fulgt tett opp framover. Framlegget og tillegget vart samrøystes vedteke. 3
Forslag til vedtak Kontrollutvalet si uttale til Vinje kommune sin årsregnskap 2011: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapen og årsmeldinga for 2011 for Vinje kommune. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkomande årsrekneskapen. Årsrekneskapen 2011 viser kr. 222 168 000 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 958 000. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gjev eit riktig inntrykk av dei tilhøve årsrapporten til rådmannen omhandlar. Kontrollutvalet tilrår at Vinje kommune sin årsregnskap for 2011 vert godkjent, med følgjande atterhald: Kontrollutvalet viser til at fleire einingar har store meirforbruk i høve budsjett. Om einingar ikkje held seg innanfor dei vedtekne budsjettrammene skal dette handsamast i kommunestyret, og det må søkjast om eventuelle tilleggsløyvingar. Det er òg einingar som har store mindreforbruk, noko som kan tyde at budsjettet for desse einingane er sett for høgt. Kontrollutvalet vil peike på at budsjett skal vere realistiske, slik at mellom anna politiske vedtak vert fatta på korrekt grunnlag og at budsjettet vert eit reelt styringsdokument. Det visast her til Kommunelova 46 Årsbudsjettets innhald og 47 Årsbudsjettets bindende virkning. Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedkomande årsrekneskapen for 2011, datert 19.04.2012 følgjer vedlagt. Uttala sendast til kommunestyret. Kopi av uttala sendast formannskapet. Sak nr. 6/12 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: "ORGANISERING OG RESSURSBRUK PLEIE OG OMSORG" Kontrollutvalet tek skissa frå revisor til orientering, og ber om at dei endelege problemstillingane vert sett i samanheng med sak om organisering innanfor helsesektoren. Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal presenterte ei foreløpig prosjektskisse for utvalet og rådmannen. Kontrollutvalet fremja følgjande framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek skissa frå revisor til orientering, og ber om at dei endelege problemstillingane vert sett i samanheng med sak om organisering innanfor helsesektoren. Framlegget vart samrøystes vedteke. 4
Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan tilråding. Sak nr. 7/12 SELSKAPSKONTROLL - RAULAND TURIST AS Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen til vitande. Rådmann Hans Kristian Lehmann orienterte. Innstillinga vart samrøystes vedteken. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen til vitande. Sak nr. 8/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL VINJE KOMMUNE 2012-2015 Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtek plan for selskapskontroll Vinje kommune 2012 2015 Kommunestyret gjev kontrollutvalet mynde til å endre planen i perioden. Det vert i inneverande planperiode 2012 2015 gjennomført selskapskontroll i fylgjande selskap: Raulandsakademiet AS Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) Vest-Telemark kraftlag AS (kontorkommune Tokke) Vest-Telemark Pedagogisk Psykologisk Teneste PPT IKS (kontorkommune Kviteseid) Aslak Ofte ba om at utvalet vurderte gildskapen hans, då han er tilsett i ei leiande stilling i eitt av selskapa som planen omhandlar (Vest-Telemark Kraftlag). Ofte vart kjent ugild. Ingen vara tilstades. Innstillinga vart korrigert frå sekretariatet: Ordet eigarskapskontroll vert bytt ut med selskapskontroll. Endringsforslag frå Ole Kristian Nyhus (endring i lista over selskap): 1) Raulandsakademiet 2) Vest-Telemark næringsbygg AS, med datterselskap 3) Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) 5
4) Vest-Telemark Pedagogisk Psykologisk Teneste PPT IKS (kontorkommune Kviteseid) 5) Vest-Telemark kraftlag AS (kontorkommune Tokke) 6) Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Innstillinga (utanom selskapslista) og endringsframlegget frå Nyhus vart samrøystes vedteke. Forslag til vedtak Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtek plan for selskapskontroll Vinje kommune 2012 2015 Kommunestyret gjev kontrollutvalet mynde til å endre planen i perioden. Det vert i inneverande planperiode 2012 2015 gjennomført eigarskapskontroll i fylgjande selskap: Raulandsakademiet AS Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) Vest-Telemark kraftlag AS (kontorkommune Tokke) Vest-Telemark Pedagogisk Psykologisk Teneste PPT IKS (kontorkommune Kviteseid) Sak nr. 9/12 EVENTUELT 21.05.2012 Saka vert teken til vitande. Sekretariatet orienterte om Vårkonferansen 03.05.2012. Kontrollutvalet ynskjer at første møte etter sommaren skal haldast på Rauland skule. Forslag til vedtak Saka vert teken til vitande. 6