MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 19. januar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1510. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), 1. vara (for Truls Wadd) Ingen innkalt for Håkon A. Alm pga. sent forfall. Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn (begge møtte under sak 03/16). Daglig leder Morten Alm Birkelid Hedmark Revisjon IKS og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad (begge møtte under sakene 05/16 09-16). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10.12.15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10.12.15 godkjennes. SAK NR. 02/2016 RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Utvalgssekretær presenterte hovedtrekkene i rapporten. Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater», utarbeidet av Deloitte på oppdrag 1
fra Kommunal og moderniseringsdepartementet i 2014, tas til SAK NR. 03/2016 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen orienterte og svarte på spørsmål. Utøvende regnskapsrevisor Berit Bøhn supplerte. Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens 24. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av Stange kommunes regnskaper for 2015 tas til 2. Revisjonsrapport interim 2015 for Stange kommune tas til 3. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til SAK NR. 04/2016 METODE OG OPPLEGG FOR GJENNOMFØRING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 05/2016 FORVALTNINGSREVISJON: PRESENTASJON AV FAGOMRÅDET OG PRAKTISKE EKSEMPLER Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leder Morten Alm Birkelid supplerte. Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av fagområdet forvaltningsrevisjon og revisjonens kompetanse på området tas til 2
SAK NR. 06/2016 ORIENTERING OM GJENNOMFØRT REVISJONSPROSJEKT RETTET MOT HEDMARK IKT 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Hedmark IKT organisering, overordnet styring, roller og habilitet» tas til 2. Rapporten «IKT-samarbeid i kommunal sektor modeller for organisering, styring og finansiering» fra Kommunenes Sentralforbund tas til SAK NR. 07/2016 KOSTRA (KOMMUNE-STAT-RAPPORTERING): ORIENTERING OM SYSTEMET OG PRAKTISK BRUK Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. 1. Revisors presentasjon av KOSTRA-systemet og hovedtrekkene i kommunens bruk av tallmaterialet tas til 2. Hedmark Revisjon IKS bes om å gjennomføre en kostraanalyse basert på 2015-tallene når disse foreligger (foreløpige tall 15/3-16). Formålet med analysen er å gi innspill til kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse av kommunen, og få frem områder det kan ha interesse å belyse nærmere gjennom undersøkelser. Det bes også om en kartlegging av hvordan kommunen (rådmannen og virksomhetsledere) benytter kostra-tall til analyser og utvikling/læring. SAK NR. 08/2016 FORANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: TJENESTER TIL FUNKSJONSHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen arbeider med en ny helse- og omsorgsplan og at det er planlagt en gjennomgang av tjenestene ved bruk av en ekstern konsulent. 2. Spørsmålet om bestilling av et revisjonsprosjekt på området utsettes til neste møte der rådmannen inviteres til å orientere om status for arbeidet med ny helse- og omsorgsplan og planene for ekstern evaluering. 3
SAK NR. 09/2016 Vedtak enstemmig: OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON: FØRSTE «BRAINSTORMING OG FORELØPIGE PRIORITERINGER 1. Med bakgrunn i diskusjonen i møtet bes sekretær om å utarbeide en oversikt over de innspill/forslag som kom frem. 2. Saken følges opp slik: Overordnet analyse - forvaltningsrevisjon: Rådmannen inviteres til å presentere kommunens administrative organisering, igangsatt og planlagt utviklingsarbeid/-prosjekter i kommunen og de viktigste risikoene for forvaltingen slik rådmannen ser det. Rådmannen bes om å informere om hvordan kostra-tall benyttes til styring og utvikling av kommunen. Videreføring av diskusjon om aktuelle tema («brainstorming»), foreløpige prioriteringer og vurdering av evt. forundersøkelser. Overordnet analyse selskapskontroll: Presentasjon av kontrollutvalgets oppgave med selskapskontroll. Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring. Risikovurdering og foreløpige prioriteringer av tema/selskaper for kontroll. Stange, 19. januar 2016. RETT UTSKRIFT: Stange, 19. januar 2016. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4
NESTE MØTE Dato: Tirsdag 1. mars 2016 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Møteplan 2016: Tirsdag 19.01.16 kl. 0830 Tirsdag 01.03.16 kl. 0830 Tirsdag 10.05.16 kl. 0830 Tirsdag 21.06.16 kl. 0830 Tirsdag 06.09.16 kl. 0830 Tirsdag 25.10.16 kl. 0830 Tirsdag 13.12.16 kl. 0830 Metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse (utsatt sak fra forrige møte) Foranalyse tjenester til funksjonshemmede (videreføring av sak fra forrige møte) Videreføring av overordnet analyse av kommunen: Administrativ organisering, igangsatte og planlagte utviklingsprosjekter, risikostyring Kommunens bruk av kostra-tall Videreføring av risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Oppstart av overordnet analyse selskapskontroll Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Uttalelse til forslag om ordning om betaling for tjenester - Hedmark Revisjon IKS Saker til oppfølging i senere møte: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging 2015 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Kostra-analyse mm. (jf. vedtak KU-sak 07/16) 5