Konkurransegrunnlag på høring Eva Kollerud Søndergaard Mette Lilleby Christian Lupke 01.04.2016
Innhold Presentasjon av Anskaffelsesseksjonen og Kontor for brukeranskaffelser (KBA) Dialog med leverandørmarkedet Konkurransegrunnlag på høring Bakgrunn og hensikt Metode Eksempler Erfaringer NAV, 19.04.2016 Side 2
Anskaffelsesseksjonen - mars 2016 38 medarbeidere: KBA 16 KDA 12 FJK 9 Ledelse 1 Porteføljer: Drift Hjelpemidler Arbeidsmarkeds- tiltak Forretningsjuridiske tjenester: Anskaffelser, kontraktoppfølging, Kofa, rettssaker Kontraktsrett, fast eiendom Anskaffelser i NAV Årlig verdi kr.10 mrd. Årlig anskaffelsesverdi Hjelpemidler: 5,4 mrd. Fagutvikling, arbeidsprosesser, rutiner NAV, 19.04.2016 Side 3
Kontor for brukeranskaffelser 16 ansatte med differensiert bakgrunn og erfaring Gjennomfører etatsdekkende anskaffelser for NAV innenfor hjelpemiddel og tiltaksområdet Har regimeansvar for gjennomføringen av anskaffelsene og for kontraktsoppfølgingen Anskaffelsene er ofte komplekse og omfangsrike, med mange underliggende konkurranser. Enkelte anskaffelser har over 30 selvstendige konkurranser Beskriver behovet gjennom ytelses- eller funksjonskrav i alle anskaffelser Anskaffelser med høy verdi enkeltstående anskaffelser med verdi på over 3 milliarder kroner Har en del Kofa-saker taper sjeldent Ønsker å utfordre rammer og skape grunnlag for ny praksis der hvor det anses formålstjenlig NAV, 19.04.2016 Side 4
Dialog med markedet eksempler KBA Før kunngjøring: Veiledende kunngjøring alle anskaffelser Dialogmøter én-til-én - alle anskaffelser Konkurransegrunnlag på høring - alle anskaffelser Spørreundersøkelser til interne interessenter i enkelte anskaffelser, økende bruk Utstrakt dialog med relevante fag- og tilsynsmyndigheter i enkelte anskaffelser Dialog med eksterne interessenter som f. eks interesseorganisasjoner Etter kunngjøring: Tilbyderkonferanse alle anskaffelser Spørsmål og svar alle anskaffelser Oppstartsmøte kontrakt for enkelte anskaffelser Kontraktfasen: Årlige leverandørutviklingsdager hos NAV Strukturert leverandøroppfølging (lokalt og overordnet) etablert nytt regime for kontraktsoppfølging i 2015 NAV, 19.04.2016 Side 5
Konkurransegrunnlag på høring bakgrunn og hensikt Erfaringer fra anskaffelser hvor det har blitt stilt feilaktige eller uhensiktsmessige krav Avlysning av konkurranser Avvisning av produkter Dårligere behovsdekning og overordnet måloppnåelse Økte kostnader for oppdragsgiver og leverandører Redusere risiko både for oppdragsgiver og leverandører Utnytte kompetansen i leverandørmarkedet Avdekke ukjente behov, nye løsninger Økt måloppnåelse i anskaffelsene og læring i egen organisasjon gjennom dialog med markedet Effektivisering Ressurseffektiv metode som gir konkrete resultater NAV, 19.04.2016 Side 6
Manuelle rullestoler og drivhjul med el.motor Kunngjort november 2015 Anbudet består av 16 poster (selvstendige konkurranser) Verdi på ca. 600 millioner over 4 år 10-15 kjente leverandører Fokus på dialog med markedet Veiledende kunngjøring med utkast til produktkrav Én-til-én-møter med leverandørene Leverandørene fikk mulighet til å vise produktnyheter i forbindelse med utarbeidelse av konkurransegrunnlaget Spørreundersøkelse sendt til alle utvalgte personer på hver Hjelpemiddelsentral To runder med høringsdokumenter NAV, 19.04.2016 Side 7
Fremdrift i anskaffelsen Første teamsamling Dialogmøter Anskaffelsesplanen Utkast til poster Høringsdokument Høringsdokument Andre teamsamling Visning av produktnyheter Arbeid med konkurransegrunnlag Ferdigstillelse av konkurransegrunnlag Kunngjøring Microsoft Word Document NAV, 19.04.2016 Side 8
Eksempel fra høringsdokument 2 Komfortrullestol Krav til produktets standardkonfigurasjon: armlener hodestøtte høyderegulerbare kjørehåndtak eller kjørebøyle kompakte dekk ledsagerbrems ikke sittepute Kommentar: Viktige begrunnelser for å inkludere sittepute i standard konfigurasjon: Sitteputen inngår som en viktig komponent i krasjtesten etter ISO 7176-19. Endring av sittepute fra standard konfigurasjon vil minimum kreve en risikovurdering av produsent i forhold til endret risikobilde ved bruk av andre sitteputer under transport i bil enn det som produsent har spesifisert. Tidligere erfaring viser at standard sittepute dekker majoriteten av brukerbehovet og sjelden behøves å byttes ut. Er utfordringen for NAV at nivået på tilbudte standard sitteputer generelt er for dårlig, anbefales det å stille høyere krav til disse. NAV, 19.04.2016 Side 9
Førerhunder med tilhørende tjenester Kunngjort april 2015 Anbudet består av 2 poster (selvstendige konkurranser) Verdi på ca. 90 millioner over 6 år 4 kjente leverandører Høringsutkast publisert på doffin og sendt til brukerorganisasjon Eksempel NAV, 19.04.2016 Side 10
Ny mal for høringsdokumet Microsoft Excel Worksheet NAV, 19.04.2016 Side 11
Hva har vi hatt på høring? Overordnede produktkrav samsvarsvurdering standarder dokumentasjonskrav Definisjoner - presisering av begreper brukt i konkurransen Postinndeling krav til standardkonfigurasjon informasjon om avtaleart beskrivelse av brukere og behov skal-krav Leveringstider for produkter og tjenester NAV, 19.04.2016 Side 12
Hva har innspill fra leverandørene medført? Avdekket og rettet opp uklarheter Endret produktkrav (standarder og samsvarsvurdering) Endret postinndeling Det vi etterspør finnes ikke i markedet Avdekket andre behov nye poster Også nyttig å få tilbakemeldinger på det leverandørene er enige i! NAV, 19.04.2016 Side 13
Erfaringer God måte å avstemme konkurransen med markedet på Leverandørene har noe konkret å vurdere Informasjon på et tidligere tidspunkt Positive tilbakemeldinger fra leverandører Øker involvering, bedrer samarbeid Viktig med dokumentasjon av beslutninger Variasjon i hvordan leverandører benytter muligheten Ny praksis Krever innsats fra leverandørene Krever tid i gjennomføringsfasen, men betaler seg i konkurransefasen Tydeligere konkurransegrunnlag Færre avvisninger og avlysninger NAV, 19.04.2016 Side 14
Takk for oppmerksomheten! NAV, 19.04.2016 Side 15