Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 20.08.202 48475/202 20/7854 034 Saksnummer Utvalg Møtedato 2/ Organisasjonsutvalget 04.09.202 2/40 Bystyret 3.09.202 Omorganisering av vaktmestertjenester Sammendrag Eiendomsforvaltningen i Bodø kommune er en støttefunksjon for den tjenesteyting (kjernevirksomhet) som kommunen driver. God og fornuftig kommunal eiendomsforvaltning er å forvalte ressursene på en forsvarlig og kostnadseffektiv måte. Brukerne skal ha praktiske bygg med god kvalitet på luft, varme og lysforhold. Byggene skal være etisk tilfredsstillende, og være av en kvalitet som ivaretar kjernevirksomhetens behov og utvikling. Byggene er en ramme rundt brukerne som skal ivareta deres helse-, miljø- og sikkerhetsbehov på en forsvarlig måte, og som igjen fremmer kvaliteten på utøvelsen av primærfunksjonene. I begrepet eiendomsforvaltning inngår dermed funksjonene forvaltning, drift og vedlikehold, samt utvikling av eiendommer (forkortet FDV/ FDVU). Kommunens eiendomsforvaltere ivaretar i første rekke befolkningens ressurser, eiendommer bygd opp over tid og som innehar store verdier. Kommunale eiendommer har hatt en stor utvikling de siste tiår. Andre funksjoner enn tidligere skal ivaretas. Moderne eiendommer er svært tekniske, og krever god kompetanse fra driftspersonell for å være effektive. Flere utredninger, både fra nasjonalt hold og internt i Bodø kommune, anbefaler å betrakte vaktmesterressursene som en integrert del av kommunens eiendomsforvaltning. Flere endringer har allerede funnet sted i den kommunale eiendomsforvaltningen, bl.a. har Boligkontoret blitt skilt fra Eiendomskontoret, og Bodø Byggservice har blitt slått sammen med Eiendomskontoret. Både gjennomførte endringer og foreslåtte endringer i denne saken er uttrykk for ønsket om økt profesjonalisering av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune. Man søker en helhetlig utnyttelse av den kompetansen som naturlig inngår i forvaltningsrollen, hvor økt kvalitet på kommunens eiendomsforvaltning er målet. For å lykkes med dette bør vaktmestrene samles under felles ledelse. Saksopplysninger Det historiske perspektivet på utviklingen av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune De samme endringer i organisering av vaktmestertjenester som denne saken legger opp til finner man beskrevet helt tilbake i 989. Prosessen startet i 989 ved et prinsippvedtak i formannskapet. Bolig- og eiendomsetaten i Bodø kommune ble formelt opprettet i desember 990 og fikk oppgaver Side8
som tidligere lå i Teknisk avdeling. Opprettelsen var et ledd i en prosess for å samle kommunens ansvar for forvaltning av eiendommer i en egen etat/avdeling. Formålet med denne omorganiseringen var å sikre en bedre utnyttelse av resursene, og en mer rasjonell forvaltning av kommunale bygninger og eiendommer. Organisering av vaktmestertjenestene var et tema som ble løftet fram som en naturlig konsekvens av dette, men hvor det lå en utfordring knyttet til gjennomføringen. Bodø kommunes rapport fra prosjektet beskriver utfordringen slik: «Målet er å frigjøre vaktmestrene fra enkle rutinejobber og prioritere oppgaver innenfor teknisk drift og vedlikehold. Dette krever organisatoriske endringer og endringer av innarbeidede rutiner som det kan være vanskelig å få gjennomført.» Profesjonalisering av eiendomsforvaltningen er et perspektiv som er tilbakevendende i de siste 20 års utrednings- og utviklingsarbeid, både nasjonalt og i Bodø kommune. Det vises her til «Historisk oversikt over utviklingen av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune», trykt vedlegg. Likevel gjenstår organisatoriske avklaringer rundt den viktige vaktmesterressursen. Profesjonalisering av eiendomsforvaltningen Moderne eiendommer er svært tekniske, med bl.a. CO2-styrte ventilasjonsanlegg, avanserte varmeanlegg, fotocelle- og bevegelsesstyring av lys, kompliserte brann- og tyverivarslingsanlegg, etc. Disse nye byggene krever god kompetanse fra driftspersonell for å være effektive, ellers vil de virke mot sin hensikt og bli kostbare over tid. For på best mulig måte å kunne ivareta disse forhold er det av avgjørende betydning at vaktmesterstaben knyttes tettere til eiendomskontoret. Det er også nødvendig med opplæring i de datasystemer som Eiendomskontoret bruker for kontroll og dokumentasjon for byggene. Disse systemene skal i første rekke styre de største funksjonene i bygget, som energi og ventilasjon. Dernest er det datasystemet «ISY Eiendom», som tar seg av dokumenter, tegninger, feilmeldinger, arbeidsoppgaver og kontroller innen drift og vedlikehold. Riktig bruk av disse systemene er viktig for å oppnå god utnyttelse av dem. Energisparesystemer er også basert på dataprogrammer og datafangst. Riktig og god opplæring, samspill mellom bygg, data, energi og brukere er av avgjørende betydning. For at kommunen skal kunne realisere energisparetiltak, satse på ENØK og innhente gevinster fra energireduserende tiltak, er det svært hensiktsmessig å knytte driftspersonell nærmere eiendomsforvalter. Det er behov for å samle vaktmestrene under felles ledelse. Dette vil gi en økt kostnad i startfasen, men vil gi en gevinst på sikt. Organisering Kommunene har valgt å organisere eiendomsdriften på forskjellig måter, og disse forskjellene har åpenbart betydelig betydning for kvaliteten på eiendomsmassens tilstand over tid. Riktig og målrettet bruk av drifts- og vedlikeholdsressursene gjenspeiler seg i kvaliteten på eiendommene. Det er rimelig å forvente at Eiendomskontoret med sine samlede ressurser står ansvarlig for den samlede eiendomsforvaltningen, også drifts- og vedlikeholdsressursene som vaktmestrene utgjør. Brukeravtale Det utarbeides ny brukeravtale som regulerer alle overordnede forhold mellom eier (bystyret), bruker (virksomhetsledere) og forvalter (Eiendomskontoret). Den er også nødvendig for å kunne ivareta eiendomsmassen på en betryggende måte slik at verdien av eiendommene opprettholdes, offentlige pålegg etterkommes, og at byggene er hensiktsmessige for kommunens tjenesteyting. Side9
FDVU-system FDVU-system er et databasert system for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Systemene har et komplett eiendomsregister med full oversikt over alle eide og leide eiendommer. Alle avvik som meldes inn fra brukere eller egne ansatte på bygningsmassen registreres. Man bygger opp driftog vedlikeholdsplaner og utarbeider arbeidsordrer knyttet til hvert enkelt prosjekt i vedlikeholdsplanene. Systemet ivaretar også dokumentasjon på hva som er gjort med det enkelte bygg, samt økonomien knyttet til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Riktig bruk og oppfølging av slike systemer vil bidra til effektiviseringsgevinster innenfor eiendomsforvaltningen, og gi bedre oversikt og kontroll. Forvaltning Omfatter kostnader i forbindelse med ledelse og administrasjon av eiendommer, herunder leiertakeradministrasjon, arealdisponering, forsikringsavtaler, økonomisk analyse, regnskap, budsjett, nøkkeltallsanalyse, HMS, personalansvar, og andre forhold regulert gjennom lover og forskrifter. Drift Drift er utførelse av de oppgaver som må gjøres for at bygget skal fungere, teknisk og økonomisk. Omfatter løpende drift, serviceavtaler, generell drift, energioppfølging, kommunale avgifter inkludert renovasjon, og oppsyn med bygninger og installasjoner. Vedlikehold Forebyggende, planlagt og periodisk arbeid som utføres jevnlig for å hindre forfall som følge av normal slitasje, bl.a. maling og boning. Løpende vedlikehold (tilfeldig vedlikehold) omfatter arbeid som ikke er planlagt, men som må gjøres for å rette uforutsigbare forhold, bl.a. hærverk, innbrudd, etc. Utskiftninger av bygningsdeler og komponenter som har kortere levetid enn bygget defineres som vedlikehold, f.eks. vinduer. Godt vedlikehold opprettholder at bygningen som helhet fungerer etter sin hensikt innenfor en gitt brukstid. - Små vedlikeholdsoppgaver: Daglige vedlikeholdsoppgaver av enkel karakter, bl.a. justering/reparasjoner av dører og vinduer, reparasjoner av overflater; gulv, tak og vegger. - Middels vedlikeholdsoppgaver: Utskifting av bl.a. dører og vinduer, mindre ombygginger og endringer. - Store vedlikeholdsoppgaver: Rehabiliteringer, større og mer omfattende vedlikeholdstiltak, samt tiltak som også kan være under kategorien utvikling. Utvikling Utvikle og oppgrader et fastsatt kvalitetsnivå på bygninger og tekniske installasjoner. Sikre bygningene over tid i forhold til brukere, myndigheter, marked og dagens krav, f.eks. nytt brannvarslingsanlegg, bedre ventilasjon, etc. Oppussing kan defineres her, avhengig av intensjonen. Brukertjenester Brukertjenester er tjenester som støtter kjernevirksomheten og som ikke direkte har med eiendomsforvaltningen å gjøre, f.eks. budtjeneste, post, pakkehenting, transport. Her inngår også drift og vedlikehold av brukers anlegg som bl.a. eget alarmanlegg, rullestoler, vaskemaskiner. Side20
FDVU-kostnader i Bodø kommune Prosentvis fordeling av forvaltning - drift vedlikeholds - og utviklingskostnader i kommunen Eiendomskontoret har utarbeidet en rapport med fokus på muligheter innenfor en mer helhetlig eiendomsforvaltning, se «FDVU-kostnader i Bodø kommune» (utrykt vedlegg). Rapporten konkluderer blant annet med at Bodø kommune har en for stor andel driftskostnader (energi, renhold, renovasjon og generell byggdrift) i forhold til det totale kostnadsbilde for eiendomsforvaltning (se figur over). Dette skyldes trolig mangelfull bruk av de tekniske systemer tilknyttet byggene og for liten fokus på byggrelaterte oppgaver og mangelfull teknisk opplæring av driftspersonalet. Reduksjon av driftskostnadene kan gi rom for flere vedlikeholdsoppgaver og derigjennom bedre og mer brukervennlige bygg. Det er også påvist store forskjeller i driftskostnadene mellom skolebygg og barnehagebygg. Skolebyggene har fast vaktmester, mens barnehagebyggene må bestille og kjøpe disse tjenestene fra Bodø byggservice. Driftskostnader skolebygg: kr.450,- pr. m² Driftskostnader barnehagebygg: kr.790,- pr. m² Kommunens totale FDVU kostnader ligger i overkant av 600 kr pr. m². Det er foretatt en sammenlikning av forvaltningskostnadene og driftskostnadene mot andre kommuner av samme størrelse. Forvaltningskostnadene ligger på et lavt og akseptabelt nivå. Driftskostnadene ligger mellom akseptabelt og høyt nivå. Vedlikeholds- og utviklingskostnadene er på et for lavt nivå for å kunne opprettholde tilstanden på byggene. Det foreligger derfor et vesentlig økonomisk incentiv for å ta grep rundt fordelingen av vaktmesterressursen på de byggene kommunen samlet sett har ansvar for. God og fornuftig kommunal eiendomsforvaltning er å forvalte ressursene på en forsvarlig og kostnadseffektiv måte. Målrettet oppfølging av alle kommunale bygg er hensiktsmessig bruk av drifts- og vedlikeholdsressursene, og vil gjenspeile seg i kvaliteten på eiendommene over tid. Side2
Vurderinger Dagens organisering I Bodø kommune er det i dag eksisterer det flere ulike løsninger for å ivareta eiendomstjenester som utføres av vaktmester. Noen bygg (de fleste skoler) har «egen» vaktmester, som er tilsatt ved virksomheten lokalt. Noen bygg er tilknyttet vaktmester gjennom et vaktmesterkorps som betjener flere bygg (de fleste bygg i HS-avd.), mens andre bygg kjøper vaktmestertjenester ved behov (de fleste barnehager). Flere rapporter konkluderer med at ulike måter å organisere eiendomsdriften på har betydning for kvaliteten på eiendomsmassens tilstand over tid. En oversiktlig organisasjonsstruktur, planlegging av eiendomsrelaterte arbeidsoppgaver, systematisk kontroll og riktig prioritering av ressursene er avgjørende faktorer her. Hvem som er «best skikket» til å foreta de mest riktige prioriteringene rundt vaktmesterressursene har imidlertid vært gjenstand for debatt, og det eksisterer ulike syn på dette spørsmålet i organisasjonen. Høringssvarene på forslaget til endret vaktmesterorganisering i februar 202 gir inntrykk av et sammensatt bilde. Skolene Tilbakemeldinger fra skolene og Grunnskolekontoret er at rektor må beholde rollen som leder for vaktmesterressursen på skolen. Dette grunngis med at rektor erfarer best hvilke arbeidsoppgaver som må gjennomføres for at skoledriften skal være forsvarlig, og er best i stand til å disponere tilgjengelige ressurser på en hensiktsmessig måte. Mulighetene for tilhørighet, eierskap og kjennskap til de tekniske installasjoner er argumenter for å bevare dagens organisering. Den økonomiske ressursen som ligger til vaktmesterstillingene på skolene dekker mer enn eiendomsforvaltning. I tillegg vektlegges vaktmesterens rolle som servicemedarbeider tungt, samt utførelsen av nødvendige brukertjenester som ikke handler om ivaretakelse av bygg direkte. Barnehagene Barnehagene har ikke «egen» vaktmester i dag, og ønsker derfor forslaget om omorganisering velkommen. Barnehagene ønsker en fast vaktmester som er kjent på bygget, og stasjonert nært barnehagen slik at vedkommende er lett å få tak i, også i akutte tilfeller. Barnehagene betaler mye for vaktmestertjenester i dag sammenlignet med andre bygg i kommunen. Det kan være flere ting som gjør at driftskostnadene i barnehagene er høye. Ved fast vaktmester vil bygget få en bedre oppfølging fra fagpersonell, som igjen forventes å gi en mer kostnadseffektiv drift. HS-avdelingen Stort sett er HS-avdelingen fornøyd med måten byggene blir ivaretatt på i dag, og organiseringen av vaktmestertjenestene. Dagens organisering av vaktmesterressursene i HS-avdelingen bygger på samme tanke som ligger bak rådmannens forslag til organisering av de samme ressursene for hele kommunen; mer robust bemanningssituasjon og kompetansesammensetning, systematisk ivaretakelse av flere bygg, samt lokal kjennskap til bygg og rutiner. HS-avdelingen ønsker at ambulerende vaktmesters drift fortsatt skal ha tilhørighet i HS-avdelingen, da arbeidsoppgavene til disse stort sett knytter seg til utstyr, ikke bygg. Side22
Rådmannens forslag Rådmannens forslag til organisering av eiendomsdriften innebærer en sentral tilsetting av alle vaktmestre, men det er forutsatt at den lokale tilknytningen videreføres. Det er altså ikke snakk om en sentral «vaktmesterpool», men at hver vaktmester skal videreføre ansvaret for «sitt bygg». Endringen for den enkelte vaktmester vil i hovedsak være hvem som er nærmeste overordnede, et utvidet arbeidsområde som omfatter tjenester i flere bygg, færre brukertjenester, samt økte krav til systematikk i arbeidet som følge av dette. Vaktmestrene organiseres i 8 områder, hvor ressurser og ressursbruk avstemmes. Hvert område får tildelt en service-/tjenestebil med komplett vedlikeholdsutstyr. Tilsyn med tilleggsbygg samordnes slik at tjenestebilen kan brukes og bruk av egen bil minimeres. Hvert område vil ha en «områdeleder» som samordner bruk av tjenestebil og vedlikehold på byggene i området. Mindre til mellomstore vedlikeholdsoppdrag kan samordnes innen for området slik at vaktmestrene også kan fungere som et rullerende team for vedlikeholdsoppdrag i sitt område. Dette fører til at vaktmestrene får god kjennskap til byggene i sitt område og kan vikariere ved sykdom, avspaseringer over kortere tid. Med alle vaktmesterressurser samlet under en paraply hos Eiendomskontoret, vil det åpne seg muligheter for kompetanseutveksling og felles bruk av ressurser med vaktmestre og renholdere i Bodø byggservice. Bodø byggservice vil kunne være vikarpool for vaktmestrene ved lengere sykdom. Under følger foreslått områdeinndeling av vaktmesterdriften i Bodø kommune. Bygg som står i høyre kolonne har ikke tildelt egen vaktmesterressurs i dag, men vil bli omfattet av den nye ordningen. Område Bygg med vaktmester Furumoen Helsesenter Misvær skole/svømmehallen Skjerstad Oppvekstsenter Område 2 Bygg med vaktmester Saltstraumen skole Løding skole Tverlandet bo- og servicesenter Tverlandet skole Område 3 Bygg med vaktmester Støver skole Mørkvedmarka skole Hunstad barneskole Hunstad ungd.skole Bygg uten vaktmester Administrasjonsbygg Misvær Misvær barnehage/misvær brannstasjon Lysthushaugen(bolig/hjemmetjeneste) Bygg uten vaktmester Saltstraumen barnehage Løding garderobe/løding barnehage Engmark barnehage/maurtua barnehage Bygg uten vaktmester Innstranden barnehage Mørkvedmarka barnehage Messiosen barnehage Hunstad barnehage Regnbuen barnehage Side23
Område 4 Bygg med vaktmester Alstad barneskole Alstad ungdomsskole Bodøsjøen skole Grønnåsen skole Østbyen skole Område 5 Bygg med vaktmester Kjerringøy skole/idrett Løpsmark skole Skaug skole Landegode skole Skolen i Værran Område 6 Bygg med vaktmester Rønvik skole Saltvern skole Stordalshallen Bygg uten vaktmester Alstad helsestasjon Stokkvika barnehage Bodøsjøen barnehage Bodø dagsenter Vestbyen barnehage Bygg uten vaktmester Kjerringøy barnehage Skivik barnehage Bygg uten vaktmester Rønvik helsebygg Årnesveien barnehage Stordalen garderobe Stordalen skatehall Leif Aunes v. barnehage Område 7 Bygg med vaktmester Bygg uten vaktmester Bankgata ungd.skole Gimle Aspåsen skole/gymsal Asphaugen barnehage Bodø rådhus Dronningensgt. 5 Herredshuset Torvgata 27 Speiderveien 4 Aspmyra kunstgress Jentoftsletta barnehage Barnas hus barnehage Område 8 Bygg med vaktmester Stadiontunet sykehjem Vollsletta sykehjem Hovdejordet sykehjem Gamle riksvei 8 Sentrum sykehjem Vollen sykehjem Mørkved sykehjem Bygg uten vaktmester Villa vekst (Torvgt. 6 A-B) Symra dagsenter Rønvik legesenter Side24
Brukertjenester Vaktmestrene utfører i dag en del tjenester som ikke er direkte tilknyttet eiendomsforvaltningen, men likevel tjenester som det kan være naturlig at vaktmestrene utfører. Disse tjenestene kalles «service» eller brukertjenester innenfor eiendomsforvaltningen. I Vaktmesterprosjektet i 2009 ble alle brukertjenester som kommunens vaktmestre utfører i dag kartlagt (trykt vedlegg). Dette er oppgaver av ulik art, av ulikt omfang og karakter. Felles for de fleste av disse oppgavene er at det er oppgaver som er små, men viktige for at primærfunksjonene i byggene skal kunne utføres. Som eksempler kan følgende oppgaver nevnes: søppelhåndtering, renhold, kontroll og vedlikehold av utstyr, vakthold, utleie, m.m. Selv om utførelse av ovennevnte oppgaver er viktig, er det ingen selvfølge at oppgavene skal inngå i vaktmesterens arbeid i fremtiden. Dette spørsmålet blir særlig aktuelt dersom utførelse av brukerrelaterte oppgaver går på bekostning av byggrelaterte oppgaver. Her står altså kommunen overfor et veiskille mht. hvilke arbeidsoppgaver man ønsker at vaktmesterressursen skal tillegges mest vekt; de eiendomsrelaterte oppgavene eller brukertjenestene. Dersom flere bygg skal betjenes på en faglig kompetent måte med de samme vaktmesterressurser som i dag, må vaktmestrene redusere utførelsen av brukertjenester som ikke er direkte knyttet til byggene. Utfordringen er å finne en fordeling av arbeidsoppgaver som balanserer mellom hensynet til den daglige driften og det langsiktige fokuset på ivaretakelse av bygget. De fleste vil være enig i at kommunale bygg skal ha god kvalitet på luft, varme og lysforhold og være av en kvalitet som ivaretar kjernevirksomhetens behov og utvikling. Byggene er en ramme rundt brukerne som skal ivareta deres helse-, miljø- og sikkerhetsbehov på en forsvarlig måte, og som igjen fremmer kvaliteten på utøvelsen av primærfunksjonene. Rådmannen ønsker at den kompetansen som de samlede vaktmesterressursene utgjør, i større grad skal benyttes til de arbeidsoppgavene som hører inn under eiendomsforvaltningen. Dette medfører at brukertjenestene på sikt må påregnes utført av andre enn vaktmestrene i større grad enn i dag. Vaktmestrenes egne anslag på fordelingen mellom eiendomsrelaterte oppgavene og brukertjenestene er for skolebygg hhv. 70/30, og for HS-bygg 60/40. Anslaget fra oversikten i ISYeiendom gir en generell fordeling på 8,5/8,5. Til tross for gjentatte forsøk på mer grundige kartlegginger, sist i august 202, lykkes det ikke å komme nærmere et sikkert anslag for fordelingen mellom eiendomsrelaterte oppgaver og det som karakteriseres som brukertjenester. Med intensjon om å benytte vaktmesterressursen til eiendomsrelaterte oppgaver i større grad, bør det etableres en målsetting om 80/20 ressursfordeling mellom eiendomsrelaterte oppgaver og brukertjenester. Det foreslås at omfanget av brukeroppgaver gjennomgås ved hver enkelt virksomhet, med tanke på omfordeling av disse oppgavene. Det må dermed knyttes en ressursoversikt til de oppgavene som tilhører hver vaktmesterstilling i dag. Timeregistrering vil gi et solid grunnlag for justeringer av ressursbruken og fordelingen mellom de eiendomsrelaterte oppgavene og brukertjenestene. Fordelingsnøkkelen evalueres etter ett år. Samlet sett skal ikke ressursbruken øke, men det må påregnes at en omfordeling av ressurser må finne sted. Man kan se for seg at det er hensiktsmessig at vaktmester fremdeles gjør noen av de brukeroppgavene som gjøres i dag, men det må i hvert enkelt tilfelle vurderes hvilke oppgaver virksomheten selv kan utføre og hvordan andre faggrupper i kommunen kan bidra. Her kan man se for seg at bl.a. renholdspersonale og «bydrifts»-personale bidrar i diskusjonen, og er aktive bidragsytere i omfordelingen. Brukerrelaterte oppgaver er viktige oppgaver som fremdeles skal utføres. Oppgavene er et felles ansvar for at kommunen skal være i stand til å yte gode tjenester til innbyggerne. Det tilrådes derfor Side25
at ingen av dagens brukerrelaterte oppgaver skal forlate vaktmester uten at det er avklart hvem som tar over oppgaven/ oppgavene, og at den økonomiske ressursen følger oppgaven. Konklusjon og anbefaling Kravet til en profesjonalisering av kommunal eiendomsforvaltning har økt de siste årene, en utvikling som kommer til å fortsette. Hensiktsmessig organisering er et viktig virkemiddel for å oppnå god eiendomsforvaltning. Ved valg av organisasjonsmodell er det viktig å vurdere om modellen legger til rette for å bygge opp god kompetanse på alle relevante områder. Det finnes trolig ikke en fasit på hvordan Bodø kommune bør organisere eiendomsforvaltningen, men tiden er moden for å ta et strategisk valg av utviklingsretning. Rådmannen mener at det mest hensiktsmessige er å holde eiendomsforvaltningen samlet for å oppnå en viss stordriftsfordel, kostnadseffektivitet og fagkompetanse innen de mest relevante fagområder, i tråd med anbefalingene fra KS. I tillegg kommer hensynet til en systematisk oppfølging av alle kommunale bygg, også de bygg som ikke er direkte tilknyttet vaktmesterressurs i dag. Rådmannen anbefaler at vaktmestrene organisatorisk tilknyttes eiendomskontoret for å sikre oppbygging av den kompetanse som er nødvendig for å kunne forvalte eiendommene på en betryggende og kostnadseffektiv måte. Vaktmestrene skal videreføre ansvaret for «sitt bygg», og være en brukerorientert og tilgjengelig ressurs for alle byggbrukere i kommunen. Oppgaver som karakteriseres som brukertjenester skal løses gjennom konkrete vurderinger av hver enkelt oppgave og tilgjengelige ressurser. Ved samling av eiendomsforvaltning kan man se for seg intern organisering ved Eiendomskontoret som vist nedenfor. Her forutsettes god samhandling mellom Drift/vedlikehold og Renhold. Hensiktsmessig bruk av FDVU(S)-systemer i eiendomsforvaltningen forutsettes, og det anbefales at Eiendomskontoret og byggbrukerne benytter brukeravtaler for å regulere alle mellomliggende forhold. Det bør ikke legges opp til nye bestiller/ utfører-løsninger som omfatter internfakturering. Side26
Oppsummert bør følgende suksessfaktorer få stort fokus i det videre arbeidet: - Gjennomgående fokus på service og tilrettelegging for brukere av kommunens bygg - Utvikle et godt medarbeiderskap i den nye organisasjonen - Hensiktsmessig fordeling av ressurser og behov i hvert område - Utarbeide og bruke kompetanseplaner - Gjennomgang av alle brukeroppgaver ved hver virksomhet - Utarbeide gode brukeravtaler ved hvert bygg/ byggbruker - Videreutvikle samarbeidet mellom Eiendomskontoret og byggbrukere - Opplæring i, og aktiv bruk av internkontrollsystem - Kvalitetssikre rutiner for avviksbehandling Valg av en hensiktsmessig organisering av vaktmestertjenestene er bare ett av skrittene på veien mot en profesjonell eiendomsforvaltning i Bodø kommune. Men det er viktig at også dette skrittet går i riktig retning, ellers er det vanskelig å komme i mål. Forslag til innstilling. Eiendomskontoret får et helhetlig ansvar for drift- og vedlikehold av kommunale tjenestebygg, og for drifts- og vedlikeholdsressursene knyttet opp til disse oppgavene. Dette medfører overføring av arbeidsgiveransvaret for vaktmestre fra OK- og HS-avdelingen, med tilhørende lønnsbudsjett fra..203. 2. Det tilsettes leder for vaktmestrene ved Eiendomskontoret. Vaktmestrene organiseres i 8 områder, hvor faglig ansvar for alle kommunale tjenestebygg inngår. Hvert område disponerer en service-/tjenestebil med komplett vedlikeholdsutstyr. 3. Eiendomskontoret og byggbrukerne benytter brukeravtaler for å regulere alle mellomliggende forhold. Brukeravtalene evalueres og gjennomgås årlig. 4. Brukerrelaterte oppgaver gjennomgås ved hver enkelt virksomhet, med tanke på omfordeling av disse oppgavene. Målsettingen er 80/20 ressursfordeling mellom eiendomsrelaterte oppgaver og brukertjenester. Ingen av dagens brukertjenester skal forlate vaktmester uten at det er avklart hvem som tar over oppgaven dersom denne skal videreføres. Den økonomiske ressursen følger oppgaven. 5. Omorganiseringen evalueres innen utgangen av 203. Organisasjonsutvalgets behandling i møte den 04.09.202: Forslag til innstilling 6. Eiendomskontoret får et helhetlig ansvar for drift- og vedlikehold av kommunale tjenestebygg, og for drifts- og vedlikeholdsressursene knyttet opp til disse oppgavene. Dette medfører overføring av arbeidsgiveransvaret for vaktmestre fra OK- og HS-avdelingen, med tilhørende lønnsbudsjett fra..203. 7. Det tilsettes leder for vaktmestrene ved Eiendomskontoret. Vaktmestrene organiseres i 8 områder, hvor faglig ansvar for alle kommunale tjenestebygg inngår. Hvert område disponerer en service-/tjenestebil med komplett vedlikeholdsutstyr. 8. Eiendomskontoret og byggbrukerne benytter brukeravtaler for å regulere alle mellomliggende forhold. Brukeravtalene evalueres og gjennomgås årlig. Side27
9. Brukerrelaterte oppgaver gjennomgås ved hver enkelt virksomhet, med tanke på omfordeling av disse oppgavene. Målsettingen er 80/20 ressursfordeling mellom eiendomsrelaterte oppgaver og brukertjenester. Ingen av dagens brukertjenester skal forlate vaktmester uten at det er avklart hvem som tar over oppgaven dersom denne skal videreføres. Den økonomiske ressursen følger oppgaven. 0. Omorganiseringen evalueres innen utgangen av 203. Forslag fra Ingrid Lien SP. Eiendomskontoret har det helhetlige ansvaret for drift- og vedlikehold av kommunale tjenestebygg, og for drifts- og vedlikeholdsressursene knyttet opp til disse oppgavene. 2. Det etableres 2 vaktmestere for å serve de kommunale bygg som ikke har egen vaktmester. Disse organiseres under eiendomskontoret. 3. Kjerringøy, Skaug, Saltstraumen, Skjerstad, Misvær benytter de stedlige vaktmestrene til alle kommunale bygg i kommunedelen. 4. Eiendomskontoret og byggbrukerne benytter brukeravtaler for å regulere alle mellomliggende forhold. Brukeravtalene evalueres og gjennomgås årlig. Brukerrelaterte oppgaver gjennomgås ved hver enkelt virksomhet, med tanke på omfordeling av disse oppgavene. 5. Organiseringen evalueres innen utgangen av 203, med fokus effekt på FDM Uttalelse fra Trond Tandberg Utdanningsforbundet: Frykter at ny organisering av vaktmestertjenester vil føre til at rektorene må overta oppgaver som går på bekostning av de pedagogiske oppgaver. Votering Forslag fra Ingrid Lien SP satt opp mot innstilling ble tiltrådt mot stemme fra AP Organisasjonsutvalgets innstilling Side28
. Eiendomskontoret har det helhetlige ansvaret for drift- og vedlikehold av kommunale tjenestebygg, og for drifts- og vedlikeholdsressursene knyttet opp til disse oppgavene. 2. Det etableres 2 vaktmestere for å serve de kommunale bygg som ikke har egen vaktmester. Disse organiseres under eiendomskontoret. 3. Kjerringøy, Skaug, Saltstraumen, Skjerstad, Misvær benytter de stedlige vaktmestrene til alle kommunale bygg i kommunedelen. 4. Eiendomskontoret og byggbrukerne benytter brukeravtaler for å regulere alle mellomliggende forhold. Brukeravtalene evalueres og gjennomgås årlig. Brukerrelaterte oppgaver gjennomgås ved hver enkelt virksomhet, med tanke på omfordeling av disse oppgavene. 5. Organiseringen evalueres innen utgangen av 203, med fokus effekt på FDM Oversendes: Uttalelse fra Trond Tandberg Utdanningsforbundet: Frykter at ny organisering av vaktmestertjenester vil føre til at rektorene må overta oppgaver som går på bekostning av de pedagogiske oppgaver. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen rådmann Vigleik M. Aas konst. personal- og organisasjonssjef Side29
Trykte vedlegg: Det historiske perspektivet på utviklingen av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune Oversikt over brukertjenester Utrykte vedlegg: Rapport vaktmesterprosjekt, områdeorganisering; Bodø kommune FVDU-kostnader i Bodø kommune; Eiendomskontoret God kommunal eiendomsforvaltning; Statens bygningstekniske etat God kommunal eiendomsforvaltning, fordypning for folkevalgte; Statens bygningstekniske etat Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn; KS Side30
Historisk oversikt over utviklingen av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune Formannskapet 989: prinsippvedtak Prosessen startet i 989 ved prinsippvedtak i formannskapet. Bolig- og eiendomsetaten i Bodø kommune ble formelt opprettet i desember 990. De fleste av oppgavene som ble lagt til etaten lå tidligere i Teknisk avdeling. Opprettelsen var et ledd i en prosess for å samle kommunens ansvar for forvaltning av eiendommer i en egen etat/avdeling. Formålet var å sikre en bedre utnyttelse av resursene, og en mer rasjonell forvaltning av kommunale bygninger og eiendommer. Organisering av vaktmestertjenestene var et tema som ble løftet fram som en naturlig konsekvens av dette. Bodø kommunes rapport fra prosjektet beskriver utfordringen slik: «Målet er å frigjøre vaktmestrene fra enkle rutinejobber og prioritere oppgaver innenfor teknisk drift og vedlikehold. Dette krever organisatoriske endringer og endringer av innarbeidede rutiner som det kan være vanskelig å få gjennomført.» Nordaudit 999: rapport Rapporten fra Noraudit omhandler kommunal eiendom Bodø kommune. De mest betydelige kostnadskomponentene innen kommunal bygningsdrift er renhold, vaktmestertjenester og energi. Rapporten anbefaler å overføre arbeidskraft fra brukertjenester til vedlikehold, og påpeker et betydelig effektiviseringspotensiale. Det anbefales derfor å overføre vaktmestrene til en sentral enhet. Rapporten hevder at vaktmester ikke lenger kan være tilknyttet en skole eller sykehjem hvis man ønsker endring. Rådmannen 200: Oppsummeringsdokument for omstillingsarbeidet Dokumentet omhandler bystyrets vedtak om endringsarbeid. Et viktig moment i endringsforslaget er et klarere skille mellom forvaltnings- og planleggingsoppgaver på den ene siden og driftsoppgaver på den annen side. Økt effektivitet og konkurransedyktighet skal oppnås gjennom blant annet samordning av støttefunksjoner på tvers av avdelingsinndelingene og sentraladministrasjonen. Forslag om å samle vaktmestere i en egen driftsenhet har fått liten oppslutning blant ansatte og ledere i skolene. NOU nr.22, 2004: Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren Planmessig forbyggende vedlikehold reduserer risikoen for uforutsette skader. Vedlikehold krever teknisk kunnskap og kompetanse for å bli ivaretatt på riktig måte. Foreslår at eiendomsforvaltningen bør samles under en eiendomsetat som gis et helhetlig ansvar for den taktiske og operative forvaltning. Godt operativt samarbeid er avgjørende. Opprettelse av «miljøteam» eller «serviceteam» vil være gunstig for å ivareta oppgaver som faller i gråsonen mellom den operative eiendomsforvaltningen og de oppgavene brukerne har ansvaret for. Dette kan være enkle tiltak som har betydning for bygningenes tilstand og funksjonalitet, men som ikke kreves Side3
utført av personer med særlig teknisk kompetanse. Best mulig utnyttelse av resursene som finnes både hos eiendomsforvalter og brukerne. For å unngå prioriteringer ut fra kortsiktige og akutte behov i form av brukerrettede tjenester bør FDV-ansvar ligge i egen etat. NOU nr. 22 konkluderer med at eiendomsforvaltningen bør ivaretas gjennom egne organisatoriske enheter. Bodø kommune, 2006: Vaktmestertjenesten i helse- og sosialavdelingen, intern rapport Arbeidsgruppens tilrådning: En felles ledelse av vaktmestrene vil gi en bedre oversikt over resursene og bedre utnyttelse. Viktig med nærhet til bygg. Salten kommunerevisjon 2007: Forvaltningsrevisjonsprosjektet, rapport Omhandler kommunale bygg i Bodø kommune. Kontrollutvalget i Bodø kommune ønsket å få belyst om organiseringen og forvaltningen av Bodø kommunes bygningsmasse er hensiktsmessig, og muligheter og begrensninger i denne forbindelse. Konklusjonen var at nivået på vedlikeholdet for tjenestebygg har vært for lavt til å opprettholde standarden. Multiconsult 2008: Vedlikehold i kommunesektoren Fokus på kompetanse og kompetanseplaner. Kompetanseplaner avdekker hvilke kompetanse man har, hva man har behov for og hvordan man skal tette gapet mellom faktisk situasjon og ønsket behov. Bystyret.09.2008: Forvaltningsrevisjonsrapporten - kommunale bygg i Bodø Rådmannen bes om å fremlegge et forslag til system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Bystyret ber om at kriteriene for god eiendomsforvaltning slik de fremkommer i NOU 2004-22 Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren, legges til grunn for systemet. KOBE, 200: Rapport om eierskap og organisering av eiendomsforvaltning i kommunesektoren Utarbeidet for KOBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning) av spesialrådgiver Helge Rohn, Reinertsen AS. Denne rapporten tar for seg måter å ivareta eiendomsverdiene i kommunal sektor på. Kommunestyret er den formelle eier av en kommunes bygningsmasse, og utøver i dag sitt eierskap gjennom rådmannen og underliggende ledd i ulike varianter. Kommunestyrenes «rammebetingelser» er fireårs valgperioder og et stort press på ressursene til mange gode og viktige formål. Dette gir et dårlig utgangspunkt for å ivareta det langsiktige perspektiv som er nødvendig for en økonomisk forsvarlig ivaretakelse av bygg- og anleggsmessige verdier. Rapporten anbefaler en sammenslåing av oppgaver og ressurser med husleieordning for å sikre langsiktigheten. Eierrollen i forhold til eiendomsforvaltningen dreier seg i hovedsak om kompetansen som kreves for å utføre de ulike oppgavene riktig og innenfor gjeldende forskrifter, samt at dette gjøres på en kostnadseffektiv måte. Side32
Bodø kommune 2008 20: vaktmesterorganisering i Bodø kommune Arbeidsgruppe for å vurdere behovet for tilpasning av vaktmesterfunksjonen. Oppnevnt 30.april 2008 av rådmannen med følgende sammensetning: Vaktmester Eivind Tidslevold, Furumoen Helsesenter Rektor Ellen Tinnan, Grønnåsen skole Tillitsvalgt Finn Brovold/Ann-Merethe Kristensen ( Utskifting under veis), Fagforbundet Rådgiver Dag-Christer Røberg, Kommunaldirektørens stab HS-avd. Virksomhetsleder Laila Solaas, Kjøkken/vaktmester-virksomheten HS-avd. Vaktmester Kenneth Karlsen, Sentrum sykehjem Seksjonsleder Odd-Erik Svensen, Eiendomskontoret Rådgiver Carl B. Bjørseth, Eiendomskontoret Virksomhetsleder Hege Tvervik, Barnas Hus Vaktmester John Lars Seines, Saltstraumen skole Rådgiver Dagfinn Krog, Kommunaldirektørens stab OK-avd. Rapport ble levert rådmannen september 2009. Ephorte saksnummer: 2008/6448-5, løpenummer: 57465/2009. Bystyret 0.desember 2009: PS 09/74 behandlet i møte og følgende vedtak ble fattet:. Det igangsettes uttesting av modell 5.3, områdemodellen, ved at det etableres et forsøksprosjekt over 2 år i område 4 i sentrum (Alstad), i område i distrikt (Misvær/Skjerstad)og i område 8 (sykehjemmene i sentrum) basert på underlagsmaterialet til arbeidsgruppa, herunder særlig erfaringer fra virksomhetsmodellen og tilpasning av Bodø Byggservice sin status og oppgaver. 2. Erfaringer etter år legges frem for administrasjonsutvalget for vurdering og oppfølging 3. Prosjektleder utnevnes for perioden for å utarbeide detaljbeskrivelse av prosjektet, inkludert tjenestebeskrivelse og kompetansehevingsprogram for driftsteknikere samt lede prosjektet som hel eller del av stilling basert på første strekpunkt 4. En referanse-/prosjektgruppe skal ha støtte og referansefunksjon for prosjektleder. Den består av en representant fra h.h.v. Helse- og sosialavdelingen, Opplærings- og kulturavdelingen, eiendomskontoret, PO-kontoret og arbeidstakerorganisasjonene. 5. Referanse-/prosjektgruppa er underlagt rådmannen som fungerer som styringsgruppe 6. Styringsgruppa stiller nødvendige midler til disposisjon i prosjektperioden, herunder midler til prosjektleder og støttefunksjoner. Side33
Bodø kommune februar 200: i tråd med vedtak i Bystyret opprettes arbeidsgruppe Arbeidsgruppe opprettet ved at avdelingene pekte ut hvem de ville ha med i gruppen: Vaktmester Eivind Tidslevold, Furumoen Helsesenter Konsulent Anita Hjelle, PO kontoret Rådgiver Dag-Christer Røberg, Kommunaldirektørens stab HS-avd. Spesialkonsulent Dagfinn Krog, Kommunaldirektørens stab OK-avd. Fagansvarlig Odd-Erik Svensen, Eiendomskontoret Leder Ivar Christian Iversen, Bodø byggservice Tillitsvalgt Linda Monsen, Fagforbundet Status presentert 2.04.20 i administrasjonsutvalget RS /3 og RS /. Rapport fra vaktmesterprosjektet, med utprøving av områdeorganisering ble levert rådmann desember 20. Bystyret 24. mai 202: PS 2/88 behandlet i møte og følgende vedtak ble fattet:. Sentraladministrasjonen omorganiseres i tråd med rådmannens forslag, med samling av dagens virksomheter rundt kontorene Økonomi, Personal og organisasjon, IKT, Samfunn og Eiendom. Ny ordning for Økonomikontoret, Personal- og organisasjonskontoret samt IKT-kontoret trer i kraft fra.7.202. 2. Bodø Byggservice legges inn under Eiendomskontoret. Budsjett-/ regnskapsmessig trer ordningen i kraft fra..203. Leder for Bodø Byggservice rapporterer til Eiendomssjefen fra.7.202. 3. Vaktmestertjenester behandles i egen sak før behandling av budsjett og økonomiplan. 4. Endelig sammensetning av Samfunnskontoret legges frem for å vedtas som egen sak for bystyret i juni 202. Side34
Jobb-/Kontroll Sorteringsrekkefølge Beskrivelse Bygningsdelskode Frekvensplan Gjelder meg Bruk Avfallskverner/kompri avfallskvern/kompr mator imator Søppel håndterimg Tilrettelegging for lærere og elever 2 BYGNING GENERELT HVERDAG Sløydsal sponavsug Bytte sekk i sponavsuget Glass-søppel Hente glasssøppel på skyllerom og kjøkken 2 BYGNING GENERELT 3dager i uka Trannsport av Tranport av spesialavfall til Iris spesialavfall rutine rutiner Håndtering av Håndtering av risikoavfall risikoavfall Rutiner 2 BYGNING GENERELT DAGLIG Søppelkontainer Spyling og regjøring av søppelkontainere og søppelrom - Ekstra sekk for å unngå utgrising 2 BYGNING GENERELT 3dager i uka Audiovisuelt utstyr Opprigging og nedrigging av audioivisuelt utstyr kontroler Kontroll temperatur temperaturen i kjøleskap kjøleskapet Kontroler at Puntavsug sløyd avsuget virker Rutiner om Kjølesap medisinrom kjøleskap og skyllerom medesinrom og skyllerom Opplæring av gamle og nye maskiner sløyd brukere på maskiner Hodelykter Kontroler bytt batteri Skjøtsel Blomsterbedd, - løklegging rosebedd og - planting blomsterkasser - rydding Snøbrøyting og sandstrøing veier parkeringsplasser Islegging lekeplasser Oppfølging at det blir brøytett og sandstrødd på veier og parkeringsplasser Idrettsavdelingen ordner isleggingen 2 BYGNING GENERELT DAGLIG 2 BYGNING GENERELT UKE 2 BYGNING GENERELT MND2 2 BYGNING GENERELT MND_ 2 BYGNING GENERELT Sommer 2 BYGNING GENERELT VINTER 2 BYGNING GENERELT VINTER Avtrekk kjøkken Rengjør filter 2 BYGNING GENERELT HALVÅR_3 Utsetting av stoler og bord Utsetting av bord og - etter møtebok stoler - resepsjon - konsert Rydding Møbler fellesareal - flytting (sykehjem/bokollektiv) - rensing - vedlikehold Flytting Hjelpetjeneste Side35
Trygghetsalarm (Misvær/Skjerstad) Nøkkelbokser (Misvær/Skjerstad) Hjelpemidler (Misvær/ Skjerstad) Oppfølging Oppsetting - innhenting Utkjøring Gardiner Hene opp - reparere Utleie på kveldstid Opplåsing - låsing Post Henting 2 BYGNING GENERELT DAGLIG DIV. papirer Bestilling Mat SFO og andre Henting Kopipapir Henting fra lager Medisin Henting Prøver/ medisin sykehus Julepynt Brus og kaffeautomater Frukt og melk Bringe prøver til labratoriet - henting av medisin Hente frem - sette tilbake Oppfylling - vedlikehold Utdeling - opprydding - bestilling 2 BYGNING GENERELT ÅR_ 2 BYGNING GENERELT DAGLIG Vakthold Ved behov Skoleklokker Inntilling 2 BYGNING GENERELT HALVÅR_ Fluenetting i vinduer Henge opp - ta ned Juletre Henting - oppsetting - nedtaking 2 BYGNING GENERELT ÅR_ Kontrolere vinduer, dører Kontrolere vinduer og - Slukke lys og dører låse ved dagens 2 BYGNING GENERELT DAGLIG slutt Etterfyll papir og såpe i dispensere Bestille renholdsartikler og sanitærartikler Daglig tradisjonelt renhold Vask vinduer utvendig Innvendig hovedrenhold Hente tøy fra garderober og fra sjakt søppelrom Avfallhåndtering innvendig Sjekk og etterfyll papir og såpe i dispenserene Bestille renholdesartikler og sanitærartikler Daglig tradisjonelt renhold etter renholdsplan Vaske vinduer utvendig Vinduer innvendig, overlys, røykluker etc. 2 BYGNING GENERELT HVERDAG 2 BYGNING GENERELT DAGLIG Hente tøy fra garderober og fra 2 BYGNING GENERELT DAGLIG sjakt søppelrom til vaskeri Avfallshåndtering av innvendige papirkurver/esker fra kontor, 2 BYGNING GENERELT DAGLIG klasserom og arbeidsrom til samleplass/søppel rom Side36
Sortering av søppel Kildesortering 2 BYGNING GENERELT HVERDAG Stillingsprosent generelt i Bodø kommune på brukertjenester Side37
Tidsforbruk Side38