Budal flerbrukshus SA - driftsavtale

Transkript

1 Saksframlegg Arkivnr. 614 Saksnr. 2013/ Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyret Saksbehandler: Knut Dukane Budal flerbrukshus SA - driftsavtale Dokumenter i saken: 1 I Driftsavtale Budal Flerbrukshus Bjørkan Regnskap AS 2 U Svar - Driftsavtale Budal Flerbrukshus AS Bjørkan Regnskap 3 I Driftsavtale for Budal flerbrukshus SA - datert Budal flerbrukshus SA 4 S Budal flerbrukshus SA - driftsavtale Vedlegg 1 Driftsavtale for Budal flerbrukshus A/L - vedtatt av Midtre Gauldal kommunestyre i sak 2/02 Saksopplysninger Ombygging og oppgradering av skole og barnehage i Budal resulterer i at driftsavtalen for Budal flerbrukshus må endres. Administrasjonen og styret har vurdert ulike alternativer, og er kommet frem til at det beste alternativet er å utarbeide en revidert driftsavtale som bygger på dagens struktur og vedtekter. Styret har utarbeidet et forslag til driftsavtale, og styrets vurdering og forslag til driftsavtale følger: Budal Flerbrukshus SA Vedlegg til driftsavtale for Budal Flerbrukshus SA Bakgrunn: Budal Samfunnshus SA, som eier Budal Flerbrukshus

2 sammen med Midtre Gauldal kommune, har siden starten av flerbrukshuset betalt husleie etter bruksareal og andel av fellesareal. I husleia ligger kapitalkostnader og alle driftskostnader, herunder renhold, vaktmester, lys og varme. Samfunnshuset har i tillegg leid inn egen renholder for vask etter helgearrangement. For å kunne forsvare husleia må samfunnshuset, i tillegg til framleie av lokaler, arrangere egne tilstelninger som offentlig fest, hyggekveld, eget teaterlag med mere. Offentlige festarrangement har slitt på innbyggerne som stiller opp på dugnad, og gir heller ikke det sikre overskudd som hadde vært ønskelig. Det er også grenser for hvor høy husleia kan være for å få leie ut. Samfunnshuset har i de senere år kjempet hardt for å betale sin leie. Budal Samfunnshus ønsker fortsatt å kunne organisere utleie til samfunnshusformål og være medeier i huset, til en pris som er overkommelig og som gir overskudd til vedlikehold og drift av stoler, bord, dekketøy og løsøre i festsal og kjøkken. I forbindelse med ny barnehage og restaurert Budal skole, mistet samfunnshuset leieinntekter for barnehage (kr ) og Budal skole ( kontor kr ). Det er i tillegg "tapt" inntekter gjennom redusert husleie til barn og ungdom ( kr for 2012) Til sammen kr Styret i Budal Flerbrukshus har i flere møter diskutert utfordringen, og kommet fram til at Budal Samfunnshus tilbys leie etter evne, i stedet for pr. m2. Dette betyr at utleie etter skoletid og på helg kan fortsette som nå til pris og vilkår fastsatt i driftsavtalen. Styret er av den oppfatning at den nye avtalen vil vitalisere styret i Budal Samfunnshus, og styrke samarbeid og dugnadsånd i bygda. Styret i Budal Flerbrukshus Styrets forslag til ny driftsavtale: DRIFTSAVTALE FOR BUDAL FLERBRUKSHUS SA 1. Styret i Budal Flerbrukshus SA behandler driftsbudsjettet for kommende driftsår / kalenderår innen 15. september, etter forslag utarbeidet av styreleder i samarbeid med regnskapsfører. Vedtaket sendes kommunen. 2. Driftsutgiftene fordeles slik at Budal Samfunnshus SA for året 2014 betaler kr ,- for senere år en tilsvarende del av flerbrukshusets samlede driftsutgifter. Fordelingen revideres hvert 2. år. Interessentene betaler terminvise a-kontobeløp på grunnlag av driftsbudsjettet og med endelig avregning når regnskapet foreligger. 3. Vaktmester og renholdere er kommunale arbeidstakere, og arbeidsområdet omfatter hele flerbrukshuset med stillingsprosenter godkjent av styret. All vask inngår i fordelingsregnskapet, om nødvendig med innleid ekstrahjelp etter regning. Utlån av nøkler tilligger vaktmesterstillingens ansvarsområde, og nødvendige kontrollrutiner innarbeides i brukeravtale. 4. Styret kan kjøpe tjenester hos oppvekstområdet / kommunen. 5. Organisering av utleievirksomheten tillegges styret i Budal Samfunnshus.

3 6. All utleie skal skje i henhold til gjeldende husregler og reglement, som gjøres tilgjengelig for leietaker ved oppslag. Leietakeren plikter å sette seg inn i disse. 7. Budal Samfunnshus har rett til å leie ut følgende rom: Festsal med kjøkken og scene, galleri, lillesal, musikkrom, spisesal, dusjer, garderober, tilfluktsrom og ved spesielle anledninger andre rom i huset etter avtale med vaktmester / rektor. For oppvekstområdets bruk av lokalene til egne arrangement betales ikke leie. Kommunens tilskudd til subsidiering av utleie til lag og organisasjoner tilfaller Budal Samfunnshus som forpliktes til et visst antall utleiekvelder med tilnærmet samme utleievilkår som ved de andre skolene i kommunen. 8. Dugnad som organiseres av Budal Samfunnshus godtgjøres med en omforent timesats, innarbeidet og spesifisert i budsjettet. 9. Interessentene har informasjonsplikt ved endringer som har økonomiske konsekvenser. 10. Driftsavtale trer i kraft når den er godkjent av Generalforsamlingen Rådmannens kommentarer til foreslåtte driftsavtale: Generelt: Styret påpeker utfordringene med å kunne forsvare driftsutgiftene iht gjeldende avtale. Rådmannen ser dette, og er innstilt på at driftsutgiftene fordeles etter et fastsatt beløp. Styrets forslag er ,- for 2014, og at fordelingen revideres hvert annet år. Kommentarer til noen av avtalens punkter: Pkt 3: Styrets forslag er at vaktmester og renholdere er kommunale arbeidstakere og at styret skal godkjenne stillingsprosenter. Rådmannens oppfatning er at styret ikke skal godkjenne stillingsprosenter, men at det utarbeides en egen brukeravtale mellom kommunen og flerbrukshuset om hvilke renholds og vaktmestertjenester kommunen skal utføre. Det er kommunen som ansetter og vurderer stillingsstørrelse ut fra inngått brukeravtale. Kommunen er arbeidsgiver og har det fulle ansvaret for ansatte. Derfor kan ikke etter rådmannens oppfatning et styre godkjenne eller fastsette stillingsprosenter. I brukeravtalen må det og beskrives hvordan mulig/nødvendig ekstrahjelp skal håndteres og godtgjøres. Rådmannens vurdering er da at pkt 3 endres slik: Vaktmester og renholdere er kommunale arbeidstakere og arbeidsområdet omfatter hele flerbrukshuset. Det utarbeides brukeravtale mellom kommunen og flerbrukshuset på hvilke vaske og vaktmestertjenester kommunen skal yte og hvordan ekstra renhold mv skal finansieres. Rådmannen delegeres myndighet til å inngå brukeravtale med flerbrukshuset. Pkt 10: Driftsavtalen trer i kraft når den er godkjent av generalforsamlingen. I gjeldende driftsavtale er det angitt at driftsavtalen kan tre i kraft når godkjent av Budal samfunnshus BA, Midtre Gauldal kommunestyre og Budal flerbrukshus. Videre at endringer av avtalen må vedtas av de samme instanser. Rådmannen er enig i at driftsavtalen kan tre i kraft når godkjent av generalforsamlingen,men mener at det bør tilføyes at endringer og kan vedtas av generalforsamlingen. Det bør da føyes til at rådmannen skal ha rett til å uttale seg om endringsforslag før behandling i generalforsamling.

4 Rådmannens vurdering er at pkt 10 endres slik: Pkt 10: Driftsavtale trer i kraft når den er godkjent av Generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan og vedta endringer i driftsavtalen. Eventuelle endringsforslag skal oversendes rådmannen til uttalelse før behandling og vedtak i generalforsamlingen. Styret i Budal flerbrukshus innstilling Midtre Gauldal kommunestyre vedtar følgende driftsavtale for Budal flerbrukshus SA: DRIFTSAVTALE FOR BUDAL FLERBRUKSHUS SA 1. Styret i Budal Flerbrukshus SA behandler driftsbudsjettet for kommende driftsår / kalenderår innen 15. september, etter forslag utarbeidet av styreleder i samarbeid med regnskapsfører. Vedtaket sendes kommunen. 2. Driftsutgiftene fordeles slik at Budal Samfunnshus SA for året 2014 betaler kr ,- for senere år en tilsvarende del av flerbrukshusets samlede driftsutgifter. Fordelingen revideres hvert 2. år. Interessentene betaler terminvise a-kontobeløp på grunnlag av driftsbudsjettet og med endelig avregning når regnskapet foreligger. 3. Vaktmester og renholdere er kommunale arbeidstakere, og arbeidsområdet omfatter hele flerbrukshuset med stillingsprosenter godkjent av styret. All vask inngår i fordelingsregnskapet, om nødvendig med innleid ekstrahjelp etter regning. Utlån av nøkler tilligger vaktmesterstillingens ansvarsområde, og nødvendige kontrollrutiner innarbeides i brukeravtale. 4. Styret kan kjøpe tjenester hos oppvekstområdet / kommunen. 5. Organisering av utleievirksomheten tillegges styret i Budal Samfunnshus. 6. All utleie skal skje i henhold til gjeldende husregler og reglement, som gjøres tilgjengelig for leietaker ved oppslag. Leietakeren plikter å sette seg inn i disse. 7. Budal Samfunnshus har rett til å leie ut følgende rom: Festsal med kjøkken og scene, galleri, lillesal, musikkrom, spisesal, dusjer, garderober, tilfluktsrom og ved spesielle anledninger andre rom i huset etter avtale med vaktmester / rektor. For oppvekstområdets bruk av lokalene til egne arrangement betales ikke leie. Kommunens tilskudd til subsidiering av utleie til lag og organisasjoner tilfaller Budal Samfunnshus som forpliktes til et visst antall utleiekvelder med tilnærmet samme utleievilkår som ved de andre skolene i kommunen. 8. Dugnad som organiseres av Budal Samfunnshus godtgjøres med en omforent timesats, innarbeidet og spesifisert i budsjettet. 9. Interessentene har informasjonsplikt ved endringer som har økonomiske konsekvenser. 10. Driftsavtale trer i kraft når den er godkjent av Generalforsamlingen

5