Regler for arrangementsbruk av samfunnshus og flerbrukshall i Hattfjelldal kommune

Transkript

1 Regler for arrangementsbruk av samfunnshus og flerbrukshall i Hattfjelldal kommune Samfunnshus og flerbrukshallen er viktige ressurser for innbyggerne i Hattfjelldal kommune. Disse reglene skal sørge for en likebehandling av bruken og ansvarliggjøring av brukere. Disse reglene gjelder for enkelt arrangementer ikke den regelmessige bruken. Den regelmessige bruken styres av disponeringsplanen. Det er tre ulike regelsett ett for hver brukergruppe med egne regler. Det er formålet og brukeren som avgjør hvilke regler som skal gjelde. Den aktuelle bruker skal derfor oppgi formålet med bruken ved ønske om bruk. Prioritering av leie/utlån: 1. Kommunens eget bruk av samfunnshus/hall prioriteres foran utlån/utleie. 2. Ved leie/lån er det først til mølla som gjelder. Man kan leie inntil ett år før. Unntatt ved utleie til den/ de helger det er konfirmasjoner. 3. Leie ved konfirmasjonshelger: a. Søknad om leie leveres senest 3 mnd før. b. Alle som søker er med på trekning. c. Det trekkes blant de innkommende søknader 3 mnd før. Bruk av lydutstyr: Dersom det ønskes å bruke kommunalt lydutstyr skal dette avtales spesielt med kulturskolen som er de som disponerer dette utstyret. De tre ulike regelsettene er: 1. Bruk av samfunnshus/flerbrukshall i kommunal regi. 2. Utleie av samfunnshus og hall til lukkede eller inntektsbringende arrangementer i regi av private, og lag og foreninger. 3. Utlån av både samfunnshus og hall til stevner, kamper og offentlige arrangementer som ikke er inntektsbringende i regi av lag og foreninger.

2 Regler for bruk av samfunnshus/flerbrukshall Gjelder for bruk av samfunnshus/flerbrukshall i kommunal regi. 1. Avdelingsleder er ansvarlig for avdelingens bruk av samfunnshus/flerbrukshall. 2. Det skal utpekes en ansvarlig person som skal være tilstede under bruken. 3. Nøkkelutlevering. a. For Hattfjelldal samfunnshus/flerbrukshall skjer dette ved servicekontoret i rådhuset i kontortiden. b. For Varntresk samfunnshus skjer dette ved Varntresk Oppvekstsenter i kontortiden. c. For Susendal samfunnshus skjer dette ved Susendal Oppvekstsenter i kontortiden. 4. Ved endt utlån skal det være: a. Gjort renhold i henhold til instruks for renhold. b. Låst og det skal påses at alle vinduer er lukket. 5. Brukstid a. Ved bruk mandag - torsdag skal dette normalt avsluttes senest kl. 23:00 hvis ikke annet er avtalt. b. Fredag - lørdag og helligdager skal bruket avsluttes senest kl. 02: Brukers plikter: a. Bruker plikter å gjøre seg kjent med branninstruks, herav være kjent med maksimalt antall personer tillatt. b. Er ansvarlig for orden og sømmelighet i og omkring huset. Det må vises hensyn til naboene så vel ved arrangementer i huset som ved opptreden utenfor huset. c. Påse at det ikke røykes i og i umiddelbar nærhet til lokalene. d. Brukers avdeling er ansvarlig for skader som oppstår på hus og inventar. e. Dersom det skal selges/brukes alkohol må det gjøres i henhold til gjeldene lover og avklares med Rådmann. 2

3 7. Instruks for renhold a. All søppel må bæres ut og kastes i containeren. b. Ved lån av kjøkken skal det være vasket etter bruk. Alt kjøkkenutstyr skal være rengjort og satt på plass. c. Inventarliste skal være fylt ut og leveres inn med evt. mangelliste. Ved mangler er brukers avdeling ansvarlig for dette. d. Bord og stoler skal være ryddet på plass. Bordene skal være rengjort før de settes bort. Skader på disse skal rapporteres. Brukers avdeling kan holdes ansvarlig for skader på disse. e. Gulv skal være moppet over. f. Ved manglende renhold etter endt bruk blir brukers avdeling fakturert for medgått tid til utkalt renholder. 8. Tilbakelevering Ved lån leie skal bygget sjekkes for renhold og skader av renholder/vaktmester før depositum blir tilbakebetalt. 3

4 Regler for utleie av samfunnshus/flerbrukshall Gjelder ved utleie av samfunnshus til lukkede eller inntektsbringende arrangementer i regi av private, og lag og foreninger. 1. Leier betaler kr i depositum til kontonr. XXXX.XX.XXXXX før kontraktsignering. Depositum blir betalt tilbake ved endt leie dersom det ikke er mislighold i forhold til leieregler. 2. Pris for leie av samfunnshuset er det til enhver tid gjeldene kommunestyrevedtak om pris. 3. Depositum og leie skal være betalt før nøkler blir utlevert. 4. Ved avbestilling senere enn 2 uker før betales ett gebyr på 20% av utleiepris. 5. Kontraktsignering og nøkkelutlevering. a. For Hattfjelldal samfunnshus/flerbrukshall skjer dette ved servicekontoret i rådhuset i kontortiden. b. For Varntresk samfunnshus skjer dette ved Varntresk Oppvekstsenter i kontortiden. c. For Susendal samfunnshus skjer dette ved Susendal Oppvekstsenter i kontortiden. 6. Ved endt utleie skal det være: a. Gjort renhold i henhold til instruks for renhold. b. Låst og det skal påses at alle vinduer er lukket. 7. Brukstid a. Ved leie mandag - torsdag skal denne avsluttes senest kl. 23:00 hvis ikke annet er avtalt. b. Fredag - lørdag og helligdager skal leien avsluttes senest kl. 02: Leietakeres plikter: a. Leietaker plikter å gjøre seg kjent med branninstruks, herav være kjent med maksimalt antall personer tillatt. b. Er ansvarlig for orden og sømmelighet i og omkring huset. Det må vises hensyn til naboene så vel ved arrangementer i huset som ved opptreden utenfor huset. c. Påse at det ikke røykes i og i umiddelbar nærhet til lokalene. d. Leietaker er ansvarlig for skader som oppstår på hus og inventar e. Alkohollovgivningen gjelder så dersom det skal selges alkohol må det søkes om bevilgning i god tid før arrangementet. 4

5 9. Instruks for renhold a. All søppel må bæres ut og kastes i containeren. b. Ved leie av kjøkken skal det være vasket etter bruk. Alt kjøkkenutstyr skal være rengjort og satt på plass. c. Inventarliste skal være fylt ut og leveres inn med evt. mangelliste. Ved mangler er leietaker ansvarlig for dette. d. Bord og stoler skal være ryddet på plass. Bordene skal være rengjort før de settes bort. Skader på disse skal rapporteres. Leietaker kan holdes ansvarlig for skader på disse. e. Gulv skal være moppet over. f. Ved manglende renhold etter endt leieforhold kan depositum eller deler av dette holdes tilbake. 10. Tilbakelevering Ved lån /leie skal bygget sjekkes for renhold og skader av renholder/vaktmester før depositum blir tilbakebetalt. 5

6 Regler for utlån av samfunnshus/flerbrukshall Gjelder ved utlån til stevner, kamper og arrangementer som ikke er inntektsbringende i regi av lag og foreninger. 1. Låntaker skriver under kontrakt for lån. 2. Låntaker er økonomisk ansvarlig for eventuelle skader eller brudd på utlånsreglene. 3. Kontraktsignering og nøkkelutlevering. a. Hattfjelldal samfunnshus/flerbrukshall skjer dette ved servicekontoret i rådhuset i kontortiden. b. Varntresk samfunnshus skjer dette ved Varntresk Oppvekstsenter i kontortiden. c. Susendal samfunnshus skjer dette ved Susendal Oppvekstsenter i kontortiden. 4. Ved endt utlån skal det være: a. Gjort renhold i henhold til instruks for renhold. b. Låst og det skal påses at alle vinduer er lukket. 5. Brukstid a. Ved lån mandag - torsdag skal denne avsluttes senest kl. 23:00 hvis ikke annet er avtalt. b. Fredag - lørdag og helligdager skal lånet avsluttes senest kl. 02: Låntakeres plikter: a. Låntaker plikter å gjøre seg kjent med branninstruks, herav være kjent med maksimalt antall personer tillatt. b. Er ansvarlig for orden og sømmelighet i og omkring huset. Det må vises hensyn til naboene så vel ved arrangementer i huset som ved opptreden utenfor huset. c. Påse at det ikke røykes i og i umiddelbar nærhet til lokalene. d. Låntaker er ansvarlig for skader som oppstår på hus og inventar e. Det er ikke tillatt med alkohol på områdene under utlån. 6

7 7. Instruks for renhold a. All søppel må bæres ut og kastes i containeren. b. Ved lån av kjøkken skal det være vasket etter bruk. Alt kjøkkenutstyr skal være rengjort og satt på plass. c. Inventarliste skal være fylt ut og leveres inn med evt. mangelliste. Ved mangler er låntaker ansvarlig for dette. d. Bord og stoler skal være ryddet på plass. Bordene skal være rengjort før de settes bort. Skader på disse skal rapporteres. Låntaker kan holdes ansvarlig for skader på disse. e. Gulv skal være moppet over. f. Ved manglende renhold etter endt låneforhold blir låntaker fakturert for medgått tid til utkalt renholder minimum NOK Tilbakelevering Ved lån/leie skal bygget sjekkes for renhold og skader av renholder/vaktmester før depositum blir tilbakebetalt. 7

8 Kontrakt for bruk av samfunnshus/flerbrukshall Kopi sendes: Kommunekassen Leietaker/bruker: Leietakers kontonr. for tilbakebetaling av depositum: Formålet med bruken.(sett kryss) Bruk av samfunnshus/flerbrukshall i kommunal regi. Utleie av samfunnshus til lukkede og inntektsbringende arrangementer i regi av private, og lag og foreninger. Utlån til stevner, kamper og offentlige arrangementer i regi av lag og foreninger som ikke er inntektsbringende. Hvilke lokaler gjelder bruken(sett kryss): Leid Lokale Dato/kl Pris Susendal samfunnshus Varntresk samfunnshus Hattfjelldal samfunnshus/flerbrukshall Leid Lokale Dato/kl Pris Hele samfunnshuset, dans hele samfunnshuset, skuesp. gard. Lillesal m/ kjøkken Servise/ kaffeservise Lillesal u/kjøkken Storsal Miniatyrskytebanen Flerbrukshall Inventarliste for Bruker godkjenner med signering av denne kontrakten reglene som gjelder for den aktuelle bruken. Ved innlevering av nøkler skal signert inventarliste/mangelliste leveres inn sammen med nøklene. DATO / SIGNATUR LEIETAKER DATO/ SIGNATUR Hattfjelldal kommune

9 Kvittering for mottatt/levert nøkler til samfunnshus/flerbrukshall. Signer for utlevering av nøkler: Lokale Nøkkel Dato/kl Sign. Susendal samfunnshus Varntresk samfunnshus Hattfjelldal samfunnshus/flerbrukshall Leid Lokale Nøkkel Dato/kl Sign Hele samfunnshuset, K 17 dans hele samfunnshuset, K 18 skuesp. gard. Lillesal m/ kjøkken K 20 Servise/ kaffeservise Lillesal u/kjøkken K 21 Storsal K 17 Miniatyrskytebanen K 27 Flerbrukshall Kort Lydutstyr(egen avtale) Nøkler levert ut: DATO / SIGNATUR LEIETAKER DATO/ SIGNATUR Hattfjelldal kommune Nøkler levert tilbake: Ja/nei DATO / SIGNATUR LEIETAKER DATO/ SIGNATUR Hattfjelldal kommune