KONKURRANSEGRUNNLAG gjelder direkte anskaffelse av elektronisk søknadsbehandlingssystem og nettside (IT-programvare) for UNIFOR Tilbudsfrist: 24.3.2017 - kl 12.00
Innhold 1 Unifor... 3 2 Kort beskrivelse av oppdraget... 3 3 Gjennomføring av konkurransen... 3 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 3.2 Frister... 4 3.3 Spørsmål til konkurransen... 4 3.4 Innlevering av tilbud... 4 3.5 Språk... 5 3.6 Tilbudsåpning... 5 3.7 Tilbyders uavhengighet... 5 3.8 Omkostninger... 5 3.9 Avvisning... 5 3.10 Forhandlinger... 5 4 KVALIFIKASJONSKRAV (prekvalifisering)... 6 5 Kravspesifikasjon... 6 5.1 Beskrivelse av anskaffelsen... 6 5.2 Avtaleperiode... 6 5.3 Kompetanse... 6 6 Leverandørens tilbud... 7 7 TILDELINGSKRITERIER... 7 8 Kontrakt... 7 Vedlegg 1 Ny nettside og administrasjonsløsning for Unifor - Løsningsbeskrivelse 2 Ny nettside og administrasjonsløsning for Unifor - Kravspesifikasjon 3 Ny nettside og administrasjonsløsning for Unifor - Prisoversikt 2
1 Unifor UNIFOR, Forvaltningsstiftelsen for fond og legater ved Universitetet i Oslo, ble opprettet i 1993 ved en avtale mellom UNIFOR og Universitetet i Oslo. UNIFOR er en privat stiftelse som er registrert i Stiftelsesregisteret. UNIFORs formål er å koordinere, forvalte og administrere stiftelser, fond og legater med ideelle formål, som ikke er skattepliktige og kommersielle. UNIFOR administrerer ca 200 større og mindre fond og legater, hvorav ca 100 utlyser midler til forskning og høyere utdannelse. Utlysning for hver enkelt stiftelse skjer normalt 1 gang pr. år, ved fastsatte datoer. Det er pr. i dag 9 fastsatte datoer for utlysninger i løpet av året. 2 Kort beskrivelse av oppdraget Formålet med anskaffelsen er å etablere en ny elektronisk søknadsportal for UNIFOR, hvor søkere og andre eksterne brukere (systemadministrator, besøkende, søker, prosjektleder, saksbehandler, leder og medlemmer av fagkomite, medlem av styre) sikres et godt og helhetlig system. UNIFOR benytter elektronisk søknadsportal i dag. Denne søknadsportalen skal tilpasses UNIFORs behov og visuelle profil og må kunne laste opp historiske søknadsdata fra kundens nåværende program. Portalen skal være tilgjengelig gjennom UNIFORs web-sider. Søknadsportalen skal være enkel i bruk for brukerne, og intuitiv i sine funksjoner. All kommunikasjon mellom brukerne av søknadsportalen skal være elektronisk og skje/logges i systemet. Leverandøren skal levere fullstendig oppsett for UNIFORs utlysninger dette inkluderer alle nødvendige skjema, prosessdiagrammer, brevmaler med fletting, roller, rettigheter og alle andre grunnlagsdata, og besørge idriftsettelse av løsningen innen 1.10.2017. 3 Gjennomføring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN og UNIFORs nettsider. Leverandørens tilbud skal inneholde alle opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en direkte anskaffelse da kostnadsestimat tilsier en anskaffelsesverdi på under NOK 1,1 million eks. mva. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 17. juni 2016 nr. 73. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret ved forskrift 12. august 2016 nr. 974. Informasjon om regelverket er å finne på Nærings- og fiskeridepartementets nettsider: https://www.regjeringen.no/no/tema/naringsliv/konkurransepolitikk/offentlige-anskaffelser-/andrekolonne/gjennomforing-av-del-i-anskaffelser/id2525566/ Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 3
3.1 Anskaffelsesprosedyre Direkte anskaffelse: Konkurransegrunnlaget tilsendes aktuelle tilbydere på bakgrunn av en prekvalifisering etter kvalifikasjonskravene angitt i Del 4, punktene 1-4. Disse utgjør minstekravene for å kunne delta i konkurransen Prekvalifiserte tilbydere inviteres til å avgi et tilbud på bakgrunn av konkurransegrunnlaget Etter tilbudsfristen vil det bli gjennomført forhandlinger med aktuelle tilbydere. Valg av leverandør foretas på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt i Del 7 Det vil bli invitert minimum 3 og maksimum 5 tilbydere Prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil ligge til grunn for valg av leverandør. 3.2 Frister Publiseringsdato 9.2.2017 Frist for å anmode om prekvalifisering 23.2.2017 Utsendelse av konkurransegrunnlag 24.2.2017 Frist for å stille spørsmål til konkurransen 10.3.2017 Tilbudsfrist (tilbudet skal være Unifor i hende) 24.3.2017 - kl. 12.00 Tildeling styremøte dato 23.5.2017 Vedståelsesfrist 31.8.2017 For sent innlevert tilbud blir avvist. 3.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes skriftlig til: UNIFOR Kontaktperson: Hilde Alexandersen Adresse: Postboks 1131 Blindern, 0317 Oslo Telefon: 22 34 01 41 E-post: unifor@unifor.no Alle relevante spørsmål med svar blir anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/ tilbydere. 3.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være signert av person med nødvendig fullmakt. Tilbudet sendes/ leveres i lukket nøytral konvolutt merket Søknadsbehandlingssystem 2017. Tilbudet skal bestå av: To sett i papirformat, og ett sett i elektronisk format (enten på USB eller oversendt pr. epost i pdf-format) 4
Tilbudet skal leveres/ sendes til: UNIFOR v/ Hans Jørgen Stang Postboks 1131, Blindern 0317 Oslo 3.5 Språk Tilbud, herunder all dokumentasjon, skal være utformet på norsk. Tilbud som stiles på andre språk vil bli forkastet. Alle henvendelser vedrørende tilbudet skal også være på norsk. 3.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene blir protokollført. 3.7 Tilbyders uavhengighet Tilbyder garanterer gjennom sitt tilbud at: Prisene i tilbudet har framkommet på et selvstendig grunnlag, uten konsultasjon, kommunikasjon eller andre avtaler i den hensikt å begrense konkurransen Med mindre det er bestemt i lov, er prisene i tilbudet ikke bevisst fremlagt direkte eller indirekte for andre tilbydere eller konkurrenter Intet forsøk har vært, eller vil bli gjort, for å påvirke noen person eller firma, i den hensikt å begrense konkurransen 3.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert. 3.9 Avvisning UNIFOR har fri adgang til å forkaste samtlige tilbud helt eller delvis: samtlige innkomne tilbud uansett grunnlag ethvert tilbud som ikke er i samsvar med tilbudsinnbydelsen ethvert tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp En gjør oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i denne anbudsinnbydelse vil bli forkastet. UNIFOR tar forbehold om retten til å ikke anta noen tilbud. 3.10 Forhandlinger Etter tilbudsåpningen vil tilbyderen få anledning til å presentere sitt tilbud. UNIFOR vil deretter gjennomføre forhandlinger med aktuelle leverandører. Forhandlingene vil kunne omfatte alle sider av leverandørens tilbud. Formålet er å tilpasse leverandørens tilbud til de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget. Tid for gjennomføring av møter/ forhandlinger vil bli meddelt etter 24.3.2017. Møter med aktuelle tilbydere i tilbudsfasen vil ikke bli gjennomført. 5
4 KVALIFIKASJONSKRAV (prekvalifisering) Leverandøren skal dokumentere følgende minstekrav for å kunne delta i konkurransen: 1. Firmaattest (ikke eldre enn 3 måneder) 2. Skatteattest for merverdiavgift (nasjonalt krav) 3. Skatteattest for skatt (nasjonalt krav) 4. De siste to års reviderte regnskap 5. Leverandørens organisering, herunder eventuelle samarbeid og/ eller underleverandører for leveransen 6. Bemanning for dette oppdraget 7. Aktuelle referanser Manglende dokumentasjon er avvisningsgrunn for den videre anbudskonkurransen. 5 Kravspesifikasjon Råd til utarbeidelsen av løsningsbeskrivelsen, kravspesifikasjonen og prisoversikten, som ligger ved konkurransegrunnlaget, er utarbeidet gjennom et forprosjekt utført mellom UNIFOR og CoreTrek AS. Forprosjektet gikk over 5 heldags workshop hvor eksisterende løsning og ønsker for ny løsning fra UNIFOR ble gjennomgått. Alt materiale som er beskrevet gjennom forprosjektet er lagt inn i løsningsbeskrivelsen eller kravspesifikasjonen. Forprosjektet anses ikke som konkurransevridende og alle tilbydere vil bli behandlet likeverdig. Tilbyderselskapet skal være et [allmenn]aksjeselskap med dokumenterbar god erfaring fra utvikling og implementering av tilpasset standardsystem (IT-programvare), og drift av systemet som web-løsning på host-server. Det vil bli lagt vekt på selskapets nærhet og tilstedeværelse i Norge i vurderingen av tilbudet. I utgangspunktet har UNIFOR til hensikt å etablere et langsiktig samarbeid med selskapet. Se pkt. 5.2 for avtaleperiode. 5.1 Beskrivelse av anskaffelsen Tilbyderne skal benytte vedlagte dokumenter som grunnlag for tilbudet: Ny nettside og administrasjonsløsning for Unifor - Løsningsbeskrivelse Ny nettside og administrasjonsløsning for Unifor - Kravspesifikasjon Ny nettside og administrasjonsløsning for Unifor - Prisoversikt 5.2 Avtaleperiode Kontrakten vil ha en varighet på minimum 3 år med mulighet for prolongeringer. Oppstart 1.10.2017. Det skal etableres oppsigelsesmulighet i samarbeidsavtalen. 5.3 Kompetanse Selskapet skal ha den nødvendige kompetanse og ressurser for å utføre en forsvarlig og kostnadseffektiv utvikling av søknadssystemet. Leverandøren skal beskrive hvilke serviceytelser som kan gis i kontraktsperioden nærmere. 6
6 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt 5. Leverandøren skal legge særlig vekt på å beskrive hvordan etterspurt løsning skal etableres og driftes i praksis. Alle forhold rundt prising skal beskrives godt. UNIFOR vil vurdere tilbud på alternative løsninger som oppfyller intensjonene i pkt 5. Om tilbyder ønsker å avvike fra etterspurt omfang i pkt 5, skal løsningen spesifiseres og beskrives nøye. UNIFOR aksepterer ikke tilbud på kun deler av den elektroniske søknadsportalen (ekstranett og intranett). Tilbydere kan dele opp tilbudet i nettsider (åpne nettsider på internett) og elektronisk søknadsportal, og samarbeide med annen leverandør om levering av enten nettsidene slik at UNIFOR mottar ett samlet tilbud. 7 TILDELINGSKRITERIER Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterier Vekt 1. Erfaring med etablering, utvikling og drift av elektronisk søknadsportal 30 % 2. Kompetanse og service 30 % 3. Kostnader og pris 30 % 4. Kontraktsbetingelser 10 % Sum 100 % For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det/ de tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner(e) av konkurransen. 8 Kontrakt UNIFORs beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/ de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 7). Kontrakten utarbeides iht. Statens standardavtaler SSA-K, og undertegnes av begge parter. Statens standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av kontrakten. Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. 7