KONKURRANSEGRUNNLAG. gjelder. anskaffelse av finansielle tjenester relatert til aktivaforvaltning. Tilbudsfrist: kl 12.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG gjelder anskaffelse av finansielle tjenester relatert til aktivaforvaltning Tilbudsfrist: kl 12.00

2 Innhold 1 Unifor Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Frister Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Språk Tilbudsåpning Tilbyders uavhengighet Omkostninger Avvisning Forhandlinger KVALIFIKASJONSKRAV (prekvalifisering) Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen Avtaleperiode Betalingsbetingelser Rapportering Kompetanse Leverandørens tilbud TILDELINGSKRITERIER Kontrakt... 8 Vedlegg 1 Vedtekter for UNIFOR Aksje 2 Vedtekter for UNIFOR Rente 3 Vedtektsendring UNIFOR Aksje

3 1 Unifor UNIFOR, Forvaltningsstiftelsen for fond og legater ved Universitetet i Oslo, ble opprettet i 1993 ved en avtale mellom UNIFOR og Universitetet i Oslo. UNIFOR er en privat stiftelse som er registrert i Stiftelsestilsynet. UNIFORs formål er å koordinere, forvalte og administrere stiftelser, fond og legater med ideelle formål, som ikke er skattepliktige og kommersielle. UNIFOR forvalter ca 230 større og mindre fond og legater. UNIFORs målsetning er å forvalte stiftelsenes midler på en best mulig måte, slik at det til enhver tid tas tilstrekkelig hensyn til sikkerheten, likviditeten og mulighetene for å oppnå en tilfredsstillende avkastning for å ivareta stiftelsenes formål. Porteføljen bygges opp på en slik måte at investeringene er vel diversifiserte og har lang tidshorisont. Stabile og forutsigbare årlige utdelinger av midler er vesentlig for de fleste stiftelsene. UNIFOR legger Statens Pensjonsfond Utlands etiske og miljømessige krav til grunn for forvaltningen. UNIFOR kan gjennom strengere kriterier avvike fra disse, og forvaltningen skal til enhver tid tilpasses de gjeldene etiske retningslinjene. Markedsverdien av samlede eiendeler utgjorde ca NOK 1,3 mrd pr. 1. januar Kort beskrivelse av oppdraget Som en følge av Lov om verdipapirhandel fra 2007, valgte UNIFOR i 2008 å organisere forvaltningen av stiftelsenes portefølje av finansielle instrumenter og verdipapirer i to verdipapirfond, UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente, med en begrenset krets av innskytere (stiftelser, legater, fond eller andre organisasjoner uten profittformål). Etableringen og forvaltningen av verdipapirfondene og den aktive forvaltningen av disse, ble satt ut til ekstern samarbeidspartner (Danske Capital), for å være i tråd med konsesjonslovgivningen for aktiv forvaltning og fondsforvaltning. Avtalen med Danske Capital ble inngått i 2009 og verdipapirfondene var operative fra Stiftelsenes midler forvaltes i verdipapirfondene UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente, med tillegg av tre private equity-investeringer og to eiendomsinvesteringer som ligger utenfor fondene. Dette er, med unntak av en av eiendomsinvesteringene, closed-ended fond eller fondslignende strukturer. Det foretas ikke ytterligere investeringer innenfor PE og eiendomsinvesteringer, men i to av PE-investeringene er kommitert kapital ikke fullstendig innbetalt. Valgt leverandør skal håndtere og inkludere avkastningen for disse investeringene i rapporteringen. UNIFOR-fondene UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente er fond-i-fond og plasserer midlene i underfond iht. UNIFORs investeringsstrategi og utføres ved at UNIFOR utgir referanseindeks (stiftelsesindeks) for UNIFOR-fondene. Det vises til unifor.no/tjenester hvor referanseindeksene er publisert. UNIFORs investeringsstrategi, som stiftelsene har vedtatt å følge, tilsier en strategisk fordeling mellom aksjer og renter på 50/50 og hvor fordelingen mellom norske og utenlandske investeringer også er 50/50 (modellporteføljen). Kun et fåtall av stiftelsene har 3

4 valgt å ha en annen fordeling enn 50/50. Den strategiske fordelingen på 50/50 gir en langsiktig forventet årlig avkastning på 6 %. For å sørge for stabile og forutsigbare årlige utdelinger har stiftelsene vedtatt å følge UNIFORs utdelingsreglement som baserer beregningen av utdelingene på gjennomsnittlig kapital siste 10 år. Vedlagt til konkurransegrunnlaget er vedtektene for UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente. Hver enkelt stiftelse som har plassert midler i UNIFOR fondene har inngått en standard aktiv forvaltningsavtale med investeringsmandat og en avtale med UNIFOR om levering av administrative tjenester tilknyttet forvaltningen og andre relevante tjenester. UNIFOR opptrer som administrator med fullmakter for stiftelsene ovenfor forvaltningsselskapet. Investeringsmandatet angir fordelingen mellom aksjer og renter, med minimums og maksimumsrammer, og bestemmes av hver stiftelse. Hver stiftelses andeler i verdipapirfondene er ført i et andelseierregister hos VPS. Det skal lages månedlig rapportering for hver stiftelses beholding, bevegelse og avkastning, og modellporteføljens beholdning, bevegelse og avkastning. All kommunikasjon mellom forvaltningsselskapet og stiftelsene går igjennom UNIFOR, og all kommunikasjon skal være elektronisk. Det legges opp til standardisering av avtaler, kommunikasjon, rapportering etc. Det må legges inn ressurser for videreutvikling av forvaltningskonseptet uten at dette medfører ekstrakostnader for UNIFOR eller stiftelsene. Forvaltningsselskapet som velges skal være et ([allmenn]aksjeselskap) med tillatelse til å drive verdipapirfondsforvaltning etter lov av 25. november 2011 nr. 44 om verdipapirfond 2-1, og som har tillatelse til å drive aktiv forvaltning av investorers portefølje av finansielle instrumenter på individuell basis og etter investors fullmakt, jf. verdipapirhandelloven 2-1 første ledd nr. 4. Det legges opp til at valgt leverandør av forvaltningstjenestene skal videreføre/overta driften av verdipapirfondene UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente. 3 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin, TED og på UNIFORs internettsider. Leverandørens tilbud skal inneholde alle opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 4

5 3.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurranse med forhandlinger med forutgående kunngjøring og prekvalifisering: Anskaffelsesprosedyre vil være iht. FOA del III, begrenset anbudskonkurranse Aktuelle tilbydere skal anmode om deltakelse i anbudskonkurransen. Konkurransegrunnlaget tilsendes aktuelle tilbydere på bakgrunn av en prekvalifisering etter kvalifikasjonskravene angitt i Del 4. Disse utgjør minstekravene for å kunne delta i anbudskonkurransen Prekvalifiserte tilbydere inviteres til å avgi et tilbud på bakgrunn av konkurransegrunnlaget Etter tilbudsfristen vil det bli gjennomført forhandlinger med aktuelle tilbydere. Valg av leverandør foretas på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt i Del 7 Prinsippet om det økonomisk mest fordelaktige tilbud vil ligge til grunn for valg av leverandør. 3.2 Frister Publiseringsdato Frist for å anmode om prekvalifisering Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til konkurransen Tilbudsfrist (tilbudet skal være Unifor i hende) kl Tildeling Vedståelsesfrist For sent innlevert tilbud blir avvist. 3.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes skriftlig til: UNIFOR Kontaktperson: Hans Jørgen Stang Adresse: Postboks 1131 Blindern, 0317 Oslo Telefon: E-post: hans.jorgen.stang@unifor.no Alle relevante spørsmål med svar blir anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/ tilbydere. 3.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være signert av person med nødvendig fullmakt. Tilbudet sendes/ leveres i lukket nøytral konvolutt merket Finansielle tjenester Tilbudet skal bestå av: To sett i papirformat, og ett sett i elektronisk format (enten på USB eller CD) 5

6 Tilbudet skal leveres/ sendes til: UNIFOR v/ Hans Jørgen Stang Postboks 1131, Blindern 0317 Oslo Tilbud levert pr e-post aksepteres ikke. 3.5 Språk Tilbud, herunder all dokumentasjon, skal være utformet på norsk. Tilbud som stiles på andre språk vil bli forkastet. Alle henvendelser vedrørende tilbudet skal også være på norsk. 3.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene blir protokollført. 3.7 Tilbyders uavhengighet Tilbyder garanterer gjennom sitt tilbud at: Prisene i tilbudet har framkommet på et selvstendig grunnlag, uten konsultasjon, kommunikasjon eller andre avtaler i den hensikt å begrense konkurransen Med mindre det er bestemt i lov, er prisene i tilbudet ikke bevisst fremlagt direkte eller indirekte for andre tilbydere eller konkurrenter Intet forsøk har vært, eller vil bli gjort, for å påvirke noen person eller firma, i den hensikt å begrense konkurransen 3.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert. 3.9 Avvisning UNIFOR har fri adgang til å forkaste samtlige tilbud helt eller delvis: samtlige innkomne tilbud uansett grunnlag ethvert tilbud som ikke er i samsvar med tilbudsinnbydelsen ethvert tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp En gjør oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i denne anbudsinnbydelse vil bli forkastet. UNIFOR tar forbehold om retten til å ikke anta noen tilbud Forhandlinger Etter tilbudsåpningen vil tilbyderen få anledning til å presentere sitt tilbud. UNIFOR vil deretter gjennomføre forhandlinger med aktuelle leverandører. Forhandlingene vil kunne omfatte alle sider av leverandørens tilbud. Formålet er å tilpasse leverandørens tilbud til de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget. Tid for gjennomføring av møter/ forhandlinger vil bli meddelt etter

7 Møter med aktuelle tilbydere i tilbudsfasen vil ikke bli gjennomført. 4 KVALIFIKASJONSKRAV (prekvalifisering) Leverandøren skal dokumentere følgende minstekrav for å kunne delta i anbudskonkurransen: 1. Firmaattest 2. Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert 3. Skatteattest for merverdiavgift (nasjonalt krav) 4. Skatteattest for skatt (nasjonalt krav) 5. HMS- egenerklæring 6. Bekreftelse fra Finanstilsynet (tilsvarende) ang konsesjoner 7. De siste to års reviderte regnskap 8. Leverandørens organisering, herunder eventuelle samarbeid og/ eller underleverandører 9. Bemanning for dette oppdraget 10. Bekreftelse på at forvaltningsselskapet har signert UNPRI 11. Aktuelle referanser Manglende dokumentasjon er avvisningsgrunn for den videre anbudskonkurransen, jmf Lov om offentlige anskaffelser Kravspesifikasjon Forvalterselskapet skal være et [allmenn]aksjeselskap med tillatelse til å drive verdipapirfondsforvaltning etter lov av 25. november 2011 nr. 44 om verdipapirfond 2-1, og ha tillatelse til å drive investeringstjenesten aktiv forvaltning av investorers portefølje av finansielle instrumenter på individuell basis og etter investors fullmakt, jf. verdipapirhandelloven 2-1 første ledd nr. 4. Forvalterselskapet skal ha som formål å legge til rette for en forsvarlig forvaltning av de midler som til enhver tid omfattes av samarbeidsavtalen iht. referanseindeksene som utgis av UNIFOR. Det vil bli lagt vekt på forvalterselskapets nærhet og tilstedeværelse i Norge i vurderingen av tilbudet. I utgangspunktet har UNIFOR til hensikt å etablere et langsiktig samarbeid med forvalterselskapet. Partene skal bidra til at forvaltningen av stiftelsenes midler, som til enhver tid er omfattet av samarbeidsavtalen, gjennomføres på best mulig måte innenfor de til enhver tid fastsatte rammer. Se pkt. 5.2 for avtaleperiode. Forvalterselskapet må påregne og stille i UNIFORs styremøte på halvårlig basis. 5.1 Beskrivelse av anskaffelsen Tilbyderne skal benytte vedlagte vedtekter for UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente som grunnlag for tilbudet. 7

8 UNIFOR ser for seg følgende rammeverk for tilbyders leveranse: 1. Etablering av overordnet samarbeidsavtale mellom UNIFOR og avtalepartneren vedrørende administrering og forvaltning av stiftelsene midler, forvaltning av verdipapirfondene UNIFOR Aksje og UNIFOR Rente, og aktiv forvaltningsavtale mellom forvaltningsselskapet og stiftelsene avkastningsoversikt over midler pr. stiftelse, og beregning og publisering av referanseindekser o Stiftelsesindeks og referanseindeks for verdipapirfondene utarbeides av UNIFOR basert på gjeldende investeringsstrategi, og angir vekting pr. aktivaklasse og pr. forvalter/produkt som skal inngå i referanseindeksen. Avtalepartneren innhenter priser og beregner verdien på referanseindeksen o Forvalterutvelgelse og oppfølgning foretas av UNIFOR o UNIFOR opptrer som eneste kontaktorgan for stiftelsene og det skal etableres faste oppfølgningsmøter med avtalepartneren 2. Forvaltning og drift av to verdipapirfond (fond-i-fond), henholdsvis aksje- og rentefond, herunder også eksisterende plasseringer i private equity og eiendom der det er aktuelt o Verdipapirfondene skal bygge på vedlagte vedtekter o Plassering i verdipapirfondene iht. UNIFORs stiftelsesindekser o Fremforhandling av rabattavtaler med underfond o Opprettelse av handels- og prisrutiner o Mulighet for transition management ved bytte av underfond o Forvaltning og administrasjon av fondene beregning av investeringsbehov, valutaveksling, avstemming og kontroll, innkreving av rabatt fra underfond, offentlig rapportering, revisjon med mer o Transaksjonsdrevne kostnader skal belastes verdipapirfondene direkte o Drift/Etablering av andelseierregister pr. stiftelse og administrering av innskudd/uttak o Forestå månedlig rapportering pr legat/legatgrupper, månedsrapport for modellporteføljen og totalporteføljen for hvert av fondene og de alternative investeringene i private equity og eiendom 3. Etablering og drifting av aktiv forvaltningsavtaler pr. stiftelse o Etablering av aktiv forvaltningsavtaler for hver stiftelse og depotkonti o Aktiv forvaltning av stiftelsene, herunder påse at markedseksponeringen er innenfor rammene, reinvestere iht. investeringsstrategien/rammene, avstemming og kontroll, gjennomføre innskudd/uttak pr. legat 4. Videreutviklingsressurser a. Det må avsettes tilstrekkelige ressurser til videreutvikling av konseptet og forvaltningsmodellen ved for eksempel regelverk- og lovendringer. 5.2 Avtaleperiode Kontrakten vil ha en varighet på 4 år med mulighet for prolongering/ forlengelse med år. Oppstart 1. januar Det skal etableres oppsigelsesmulighet i samarbeidsavtalen 8

9 5.3 Betalingsbetingelser Honorar for tjenesten skal følge normale prisingsrutiner for verdipapirfond. Tilbyder skal spesifisere prisstrukturen for hvert av fondene og for den aktive forvaltningen. 5.4 Rapportering De månedlige rapportene skal foreligge senest den 10. dagen i hver måned. 5.5 Kompetanse Forvalterselskapet skal ha den nødvendige kompetanse og ressurser for å utføre en forsvarlig, lønnsom og kostnadseffektiv forvaltning av porteføljen av finansielle instrumenter, verdipapirer og likvide midler som omfattes av samarbeidsavtalen. Leverandøren skal beskrive hvilke serviceytelser som kan gis i kontraktsperioden nærmere. 6 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt 5. Leverandøren skal legge særlig vekt på å beskrive hvordan etterspurt løsning skal etableres og driftes i praksis. Alle forhold rundt prising skal beskrives godt. UNIFOR vil vurdere tilbud på alternative løsninger som oppfyller intensjonene i pkt 5. Om tilbyder ønsker å avvike fra etterspurt omfang i pkt 5, skal løsningen spesifiseres og beskrives nøye. UNIFOR aksepterer ikke tilbud på kun deler av etterspurt omfang. 7 TILDELINGSKRITERIER Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterier Vekt 1. Konsept og erfaring med aktiv forvaltning, verdipapirfond og fond-i-fond 30 % løsning 2. Kompetanse og service 30 % 3. Kostnader og pris 30 % 4. Kontraktsbetingelser 10 % Sum 100 % For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det/ de tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner(e) av konkurransen. 9

10 8 Kontrakt UNIFORs beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den/ de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 7). Kontrakten utarbeides av UNIFOR og leverandør og undertegnes av begge parter. Statens standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av kontrakten. Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. 1