Ullllensvang herrad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 08.05.2013 Kl.: 08.45 12.00 Stad: Heradshuset i Ullensvang Saknr.: 11/13 18/13 MØTELEIAR Isak Reisæter DESSE MØTTE Jorunn Børve Marianne Haakonsdatter Kvestad FORFALL DESSUTAN MØTTE Indre Hordaland Revisjonsdistrikt v/ revisjonssjef Odd J. Storebø Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet ved Spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Ullensvang herad ved Konstituert rådmann Kjartan Hernes og Nærings og Utviklingssjef Helga Hansen til sak 18/13 og Økonomisjef Magnus Steigedal til sak 14/13 og 18/13 Sakliste: Saknr. Sak 11/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/13 Godkjenning av protokoll frå møte 25.02.2013 13/13 Årsmelding for kontrollutvalet 2012 14/13 Årsmelding og rekneskap 2012 for Ullensvang herad, uttale frå kontrollutvalet 15/13 Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Ullensvang herad 16/13 Meldingar 17/13 Orienteringssaker 18/13 Orientering frå Ullensvang herad om prosjekt i 2013 Ymse 1
11/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. : Det framkom ein merknad til sakliste. Jorunn Børve varsla at ho er ugild i sak 15/13 og ba om at den saka vert teken til slutt. Endring av sakliste vart samrøystes vedteke. : Innkalling og sakliste med ei endring vart samrøystes godkjent. 12/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 25.02.2013 : Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll : Møteprotokoll frå møtet 25.02.2013 vart samrøystes vedteken 13/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING. Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. INNSTILLING. Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2012. 2
14/13 REKNESKAP FOR ULLENSVANG HERAD 2012, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Ullensvang herad sin årsrekneskap for 2012. Økonomisjef Magnus Steigedal orienterte om rekneskapen for Ullensvang herad i 2012. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Ullensvang herad sin årsrekneskap for 2012 15/13 KONTROLLRAPPORT 2012 VEDKOMMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I ULLENSVANG HERAD FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ullensvang herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ikkje vert utført arbeidsgjevarkontroll i tilstrekkeleg omfang. 2. Ullensvang herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Ullensvang herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte, med unnatak av at det ikkje vert utført arbeidsgjevarkontroll i tilstrekkeleg omfang. 2. Ullensvang herad sin skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering. 3
16/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 4 Ullensvang herad Vedtak i HST Byggjerekneskap 2012, andre halvår 5 Ullensvang herad Vedtak i HST Finansforvaltninga, rapport for 2012 6 Ullensvang herad Vedtak i HST Rapport for kraftinntekter 2012 FORSLAG TIL Meldingane vert tekne til orientering Meldingane vert tekne til orientering 17/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet FKTs fagkonferanse 2013 Invitasjon 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2013. 3 IHR Løypemelding forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehald 4 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon FORSLAG TIL Orienteringssakene vert tekne til orientering 1 Sekretariatet FKTs fagkonferanse 2013 Invitasjon 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2013. - Kontrollutvalet i Ullensvang herad er positive til ei ny samling med folkevaldopplæring. Ønskjer meir gruppearbeid, eventuelt at det kunne vore to samlingar med færre deltakarkommunar på kvar samling. 3 IHR Løypemelding forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehald - Ferdigstilling av rapporten gjenstår. - Ferdig i god tid før neste møte. 4 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon - Alle kommunane i Hordaland har gjort positive vedtak - Samanslåing skal etter eigen plan skje 01.01.14 4
Orienteringssakene vert tekne til orientering 18/13 ORIENTERING FRÅ ULLENSVANG HERAD OM PROSJEKT I 2013 FORSLAG TIL : Orienteringa vert teken til orientering Nærings og utviklingssjef, Helga Hansen, Konstituert rådmann Kjartan Hernes og Økonomisjef Magnus Steigedal orienterte og var mellom anna inne på desse punkta: Oversikt over pågåande prosjekt i heradet vart utdelt i møtet og ligg som vedlegg til protokollen. Administrasjonen har pt. mindre kapasitet enn ønskjeleg. Heradet er i dag i ein kritisk fase i høve bemanning Færre prosjekt samstundes er ønska frå administrasjonen. Sårbare ved endringar av personal i prosjektperioden. Heradet har tilsett ein ny ingeniør som byrjar 1. august 2013. Liten og sårbar organisasjon. Ved innleige av eksterne konsulentar er oppfølging av desse utfordrande. Arbeider med større fokus på økonomi tidlig i prosjektfasen Utarbeiding av anbodsdokument er viktig bør vurdere ekstern hjelp. Administrasjonen må verte tydelegare på prioriteringar endring av prioriteringar må kommuniserast betre til politikarane. Av større prosjekt som er i gang er Opedal skule i rute etter plan og budsjett. Orienteringa vert teken til orientering YMSE Det framkom ingen saker til dette punktet. Ullensvang 08.05.2013 Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 5