EPS Forum 6.mai A-ORDNINGEN Forberedelser 06.05.2014 Ingar Grønstad 1
Forside HVORDAN planlegge, gjennomføre og nå målet Dette må dere gjøre - en orientering til pensjonsselskaper 2
3 Hvordan planlegge, gjennomføre og nå målet A-opplysningsloven vedtatt Utvikling og test Prøvedrift A-ordningen iverksettes 2012 2013 2014 2015
4 Hvordan planlegge, gjennomføre og nå målet Mål Tilpasning til a-ordningen Sende inn a-meldinger Planlegging Tenk prosjekt Tenk endringsprosess Gjennomføring Strukturert tilnærming Samordnet mellom berørte områder i foretaket Definert eierskap og ledelse
5 Hvordan planlegge a-ordningen Fokusområder Prosjekt / prosess Organisatoriske tilpasninger Rutinemessige tilpasninger Systemtekniske tilpasninger Definere roller og ansvar Legge plan Gjøre jobben Ta eierskap Start endringsprosessen Gjennomfør strukturert og tverrfaglig tenk prosjekt
6 Organisatoriske tilpasninger Styre og eie endringsprosessen Definere eierskap til prosessen Definere ansvarlige i linjen Budsjettere for prosessen Trekke opp kommunikasjonslinjer (og plan) Forberede endringene Gjørejobb: mappe lønnarter, vaske datagrunnlag etc Tilpasse organisasjonen til endringene
7 Organisatoriske tilpasninger første sjekkliste Overordnede forberedelser Allokere eier til innføringsprosessen/-prosjektet: Forankre i ledelsen Utarbeide budsjett og rammeverk Nødvendig investering eller reinvestering i lønns- og personalsystemet Allokere eierskap til anskaffelsesprosessen Allokere it-ansvarlig / prosjektleder for de systemtekniske tilpasningene: Gjennomføre kartlegging av forsystemer, interne og eksterne grensesnitt ihht omlegging i LPS Strukturert bestilling og oppfølging mot de ulike IT-leverandørene Gjennomføre anskaffelsesprosessen parallelt med egen tilpasning av tilgrensede systemer Kommunikasjons- og informasjonsplan for tilrettelegging for lønnsarbeidere og ledere
8 Organisatoriske tilpasninger første sjekkliste Faglige forberedelser Gjennomgå alle lønnarter og mappe disse mot ny struktur bruk kodespeilet, planlegg jobben tidlig Rydd i datagrunnlaget Sjekk og rydde opp i virksomhetsnummer Tips: Skill mellom egne ansatte og pensjonister evt under egne virksomhetsnummer Utenlandske arbeidstakere Slutt på fiktive fødselsnummer Bruk internasjonale identifikatorer Passnr Internasjonale id D-nr OBS: begrenset gyldighetsperiode
9 Rutinemessige tilpasninger Hvordan påvirkes foretaket? Hvilke endringer må gjøres Fra dagens rutiner knyttet til dagens ordning Til hvordan påvirkes foretaket av a-ordningen Månedlig rapportering konsekvens? Hvilke rutiner endres (f.eks. datafangst ifm. timer/permisjoner, godkjenninger, etc) Nye rutiner Hvem berøres og endringer for dem Informasjon og opplæring Konsekvens: Tilpasse organisasjonen og it-systemer til nye rutiner
10 Rutinemessige tilpasninger første sjekkliste Månedlig rapportering hva betyr det? Gjennomgå dagens rutiner for datainnsamling og godkjenning: Følges kontantprinsippet allerede (kun lønn på det som er mottatt av informasjon)? Rettidig godkjenning av timelister, turnus og grunnlagsdata? Rettidig godkjenning og registrering av permisjoner og endringer i arbeidsforhold? Avstemming av regnskap, behov for funksjonsomlegging og rapporteringsgrensesnitt? Påvirkes rutiner knyttet til dagens Lønns- og trekkoppgave? Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk? Årsoppgave for arbeidsgiveravgift? Aa-registeret? Lønnsstatistikk? Korreksjon avgiftsgrunnlag foregående år fra manuelle endringsmeldinger, til nytt? Berøres pensjon? Behov for opplæring og endring av interne rutiner? Systembruk, påvirkes dette?
11 Systemtekniske tilpasninger Samarbeid med lønns- og personalsystemleverandøren Kartlegge tilgrensede systemer Forberede oppgradering Utføre systemmessige tilpasninger
12 Systemmessige tilpasninger første sjekkliste Ta ansvar for at nødvendige systemendringer blir utført Også midlertidige tilpasninger for å kunne gjøre mapping av lønnarter før 2015 Også i tilstøtende systemer om disse berøres Også i grensesnitt, herunder filstruktur ved filoverføringer Og, naturligvis, i kjernesystemet Vær kunde, innta bestillerrollen både internt og eksternt Leverandørene som skal oppgradere systemer, har eget prosjekt => spill på lag med disse Husk grensesnitt mot eksterne systemer Ekstern drift? Husk å koordinere releaser etc Leverandørene kan komme med flere oppgraderinger i løpet av dette året Utviklere i andre land? Husk å kommunisere krav, meldingsstruktur og frister Tenk helhetlig nytt Hva kan løses på tvers av ulike systemer som har samme behov? men ikke gap for høyt
13 Etablere prosjekt Mandat Etablere prosjektet Legge plan Gjøre jobben A-opplysningsloven vedtatt Utvikling og test Prøvedrift A-ordningen iverksettes 2012 2013 2014 2015
14 Etablere prosjekt første sjekkliste Mandat et samordnet mandat for Organisasjon Rutiner Systemteknisk Etablere prosjektet Definere roller og ansvar og eierskap Allokere personell (IT, fag og ledelse) Legge plan Timebox: 8 mndr Samordne med leverandør Parallelle løp (organsatorisk/rutiner og IT) Gjøre jobben Analyse (endring ift dagens situasjon) Utføre endringer Test og verifikasjon (avstemme nytt mot eksisterende)
15 - prosjektet A-opplysningsloven Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold med mer A-ordningen A-meldingen Etatens Fellesforvaltning
16 Kompetanse i EDAG Tett samarbeid med alle LPS-leverandørene Testmiljø Ekspertråd Veiledninger
17 Veiledninger Brosjyrer og informasjonssider på nett Brukerveiledningen Kodespeil (gamle lønnskoder vs ny struktur) Oppbygging av a-meldingen Forretningsreglene og xml-struktur Nyhetsbrev
www.altinn.no/a-ordningen 18