TJENESTEKONSESJONSGRUNNLAG

TJENESTEKONSESJONSGRUNNLAG FOR Brukervalg av hjemmehjelpstjenester i Drammen kommune Som del av konsesjonsgrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: HMS-skjema Vedlegg 3: Minstekrav Vedlegg 4: Etikkplakat Vedlegg 5: Tjenestekonsesjonskontrakt Vedlegg 6: Standard avtalevilkår Tilbudsfrist: 04.06.2012 klokken 12:00.

Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON... 4 1.1 KONSESJONSGIVER... 4 1.2 GENERELT OM KONSESJONEN... 4 1.3 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 4 1.4 TJENESTEKONSESJONENS VARIGHET... 4 1.5 FORBEHOLD... 5 2 TJENESTEKONSESJONENS INNHOLD... 5 2.1 OM TJENESTEKONSESJON GENERELT... 5 2.2 BESKRIVELSE AV DENNE TJENESTEKONSESJONEN... 5 2.3 PRIS... 5 3 TILBUDET... 6 3.1 GENERELT... 6 3.2 TILBUDSFRIST... 6 3.3 INNLEVERING AV TILBUD... 6 3.4 VEDSTÅELSESFRIST... 6 3.5 TILBUDSÅPNING... 6 3.6 OMKOSTNINGER... 6 3.7 ORIENTERING TIL TILBYDER... 7 3.8 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT... 7 4 FREMDRIFTSPLAN... 7 5 KVALIFIKASJONSKRAV TIL TILBYDER... 8 5.1 ATTEST FOR BETALT SKATT OG TRYGDEAVGIFT... 8 5.2 ATTEST FOR BETALT MERVERDIAVGIFT... 8 5.3 HMS-ERKLÆRING... 8 5.4 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 8 5.5 FORETAKETS ØKONOMISKE STILLING... 8 5.6 ERFARING FRA TILSVARENDE OPPDRAG... 8 6 TJENESTENS INNHOLD... 9 7 GJENNOMFØRING AV TJENESTEOPPDRAGET... 9 7.1 KONSESJONSGIVERS TILDELING AV TJENESTER... 9 7.2 TIDSPUNKT FOR LEVERING AV TJENESTEN... 9 7.3 PLIKT TIL Å INNGÅ AVTALE MED BRUKER... 10 7.4 OPPSTART AV TJENESTE... 10 7.5 TILBAKEMELDING TIL KONSESJONSGIVER... 10 7.6 AVBESTILLING AV TJENESTER... 10 7.7 UTSETTELSE AV VEDTAK... 10 7.8 FLYTTING AV TJENESTEN TIL EN ANNEN DAG... 10 7.9 OPPSIGELSE AV AVTALE MED BRUKER... 10 7.10 TILLEGGSTJENESTER... 11 7.10.1 Definisjon og generelle vilkår... 11 7.10.2 Markedsføring av tilleggstjenester... 11 2 av 12

7.11 KLAGEBEHANDLING... 11 8 TILDELINGSKRITERIER... 11 8.1 KVALITET: 70 %... 11 8.1.1 Tilbyders evne til å levere tjenesten: 30%... 11 8.1.2 Behandling av bruker: 20%... 11 8.1.3 Oppfølging og utvikling av egne ansatte: 20%... 12 8.2 PRIS: 30 %... 12 8.2.1 Pris for den ordinære tjenesten: 20%... 12 8.2.2 Pris for tilleggstjenester: 10%... 12 3 av 12

1 Generell informasjon 1.1 Konsesjonsgiver Konsesjonsgiver er Drammen kommune. Kommunen har vel 64.000 innbyggere, og det er ca 4.300 ansatte totalt i kommunens virksomheter. Utfyllende informasjon om Drammen Kommune er å finne på lenken: http://www.drammen.kommune.no/ Konsesjonsgivers representant er Kontor for tjenestetildeling. 1.2 Generelt om konsesjonen Konsesjonen gjelder tjenesten praktisk bistand/rengjøring, som ytes i henhold til lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24. juni 2011 nr. 30 ( 3-2 nr. 6) Dette er en utlysning av konkurranse om inntil 3 konsesjoner på levering av hjemmehjelpstjenester (praktisk bistand/rengjøring) i Drammen. Konsesjonen er ikke å anse som en anskaffelse til Drammen kommune, men en tjenestekonsesjon. Tjenestekonsesjonskontrakter er unntatt fra regelverket i forskrift om offentlige anskaffelser 1-3 annet ledd bokstav j. Konkurransen for tjenestekonsesjon er kunngjort på www.doffin.no 04.05.2012. 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven av 19. mai 2006 nr. 16 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til konsesjonshaver(e) er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Konsesjonsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal konsesjonsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at konsesjonsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på tilbudsforsiden (vedlegg 2). 1.4 Tjenestekonsesjonens varighet Tjenestekonsesjonskontrakten inngås for en periode på fem år. I konsesjonsperioden kan hver av partene si opp kontrakten skriftlig med 3 måneders oppsigelsestid. 4 av 12

1.5 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold på noen punkter i tjenestekonsesjonsgrunnlaget. 2 Tjenestekonsesjonens innhold 2.1 Om tjenestekonsesjon generelt En tjenestekonsesjon er det samme som en tjenestekontrakt, men hvor vederlaget for tjenesten som skal utføres enten utelukkende består av retten til å utnytte tjenesten, eller en slik rett sammen med betaling. En tjenestekonsesjon kjennetegnes dermed ved at leverandøren (konsesjonshaver) får retten til å utnytte tjenesten. Konsesjonshaver er benevnelse på leverandør som får tildelt konsesjon og som tilbyr praktisk bistand/rengjøring til brukere som har fått innvilget dette i enkeltvedtak fra kommunen med grunnlag i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Konsesjonshaver har risikoen for å sikre inntjening for å etablere og drive tjenesten. 2.2 Beskrivelse av denne tjenestekonsesjonen Formålet med konsesjonen er å videreføre en brukervalgsordning for hjemmehjelpstjenesten i Drammen kommune. Brukervalgsordningen skal omfatte alle brukere som har fått vedtak om praktisk bistand/rengjøringstjenester. Ordningen sidestiller den kommunale hjemmehjelpstjenesten og den eller de leverandørene som får tildelt konsesjon. Det har vært brukervalgsordning i Drammen siden 2007, med to private tjenesteleverandører i tillegg til kommunen selv. De private leverandørene har vært benyttet av ca 15% av brukermassen. Totalt antall hjemmehjelpsbrukere er ca 1200. Hver bruker har hjelp hver 2.-3. uke. Et mindretall har hver uke eller hver 4. uke. Gjennomsnittlig tid hos den enkelte bruker er 1,5 timer. Bruker holder selv nødvendig rengjøringsutstyr. Konsesjonshaver mottar ikke noe fast beløp fra kommunen (konsesjonsgiver), og konsesjonsgiver garanterer ikke noe minstevolum av tjenestene da dette er avhengig av brukers valg av leverandør. Antall tilbydere som vil få tildelt konsesjon vil avhenge av antall tilbydere og deres kvalifikasjoner sett i forhold til krav angitt i dette tjenestekonsesjonsgrunnlaget. Brukere som har fått vedtak om hjemmehjelpstjenester, og som ikke aktivt velger en av de private tilbyderne, vil automatisk bli tildelt kommunal hjemmehjelp. 2.3 Pris Konsesjonsgiver betaler konsesjonshaver godtgjørelse for utført oppdrag etter en avtalt fast timepris. Prisen fremkommer av konsesjonshavers tilbud. Prisen reguleres årlig per 1. mai etter Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks per 30. april, tabell for 12 måneders endring fra foregående til inneværende år, for gruppen andre tjenester med arbeidslønn som dominerende faktor. Prisen reguleres første gang 1. mai 2014. 5 av 12

Reguleringen skal avrundes til nærmeste hele krone. 3 Tilbudet 3.1 Generelt Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som tjenestekonsesjonsgrunnlaget. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være konsesjonsgiver i hende senest: Mandag 04.06.2012 klokken 12:00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.3 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett sett av tilbudet, fullstendig skriftlig utfylt, samt en kopi på cd eller minnepenn. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 1.3). Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud brukervalg hjemmehjelp i Drammen til: Drammen kommune v/mari Rollag Postadresse: Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Rådhuset, Engene 1, Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 3.4 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til 1. august 2012. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra konsesjonsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konsesjonsgrunnlaget kan bli forkastet. 3.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av konsesjonsgiver. 6 av 12

3.7 Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson Mari Rollag Avd./adresse: Plan- og økonomiseksjonen, Engene 1 Telefon: 32 04 63 22/977 22 367 E-post: mari.kristine.rollag@drmk.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 24.05.2012. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og disse og likelydende svar vil bli sendt til alle som har registrert sin interesse på Doffin. Leverandører som har fått konsesjonsgrunnlaget fra andre kilder må melde sin interesse til konsesjonsgiver for å kunne få informasjon om eventuelle endringer og svar på relevante spørsmål. 3.8 Kontraktstildeling og kontrakt Konsesjonsgivers beslutning om konsesjonstildeling blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen. Det vil bli inngått kontrakt med den eller de tilbyder(e) som får tildelt konsesjonen. 4 Fremdriftsplan Fremdriften i konsesjonstildelingen er estimert som følger: Aktivitet Estimert tidspunkt Utlysning på DOFFIN 3. mai 2012 Tilbudsfrist 4. juni 2012 Beslutning om tildeling av konsesjon 15. juni 2012 Oppstart av kontrakt 1. juli 2012 Fremdriftsplanen er veiledende etter tidspunktet for tilbudsfrist. 7 av 12

5 Kvalifikasjonskrav til tilbyder Tilbyders kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 5.3 HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8 og 12-3 og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6. februar 2008. Drammen kommune har som konsesjonsgiver et særskilt ansvar for å opptre seriøst og motvirke sosial dumping. Derfor stilles det krav til arbeidsstandarder og forsvarlig arbeidsmiljø for de arbeidstakere som jobber på oppdrag for Drammen kommune. 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av leverandørens forpliktelser under avtalen. 5.5 Foretakets økonomiske stilling Tilbyder skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir konsesjonsgiver trygghet for at tilbyderen kommer til være økonomisk levedyktig i hele kontraktsperioden, og fullt ut er i stand til å ivareta sine forpliktelser etter tjenestekonsesjonskontrakten. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av konsesjonsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (credit rating) via Soliditets svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/rating vil normalt være A. Konsesjonsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. Selskap som ikke kredittvurderes av Soliditet må fremlegge sine økonomiske nøkkeltall. 5.6 Erfaring fra tilsvarende oppdrag Tilbyder skal ha erfaring fra gjennomføring av kontrakter av tilsvarende karakter og omfang. Dette dokumenteres ved fremleggelse av tilbyders viktigste sammenlignbare leveranser de tre siste årene, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker. Dokumentasjonen skal inneholde referanser med telefon og e-postadresse. 8 av 12

Manglende dokumentasjon av økonomiske og øvrige minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 5.1. og 5.2 må fremskaffes fra to instanser. 6 Tjenestens innhold Tjenesten er praktisk bistand/rengjøring og kan bestå av følgende oppgaver: Gulvvask Støvsuging av gulv, tepper og møbler Vask av kjøkkenbenker, skapdører, komfyrtopp Vask av bad Støvtørking Sengetøyskift Vindusvask 2 ganger pr. år Vaske tøy i maskin, henge opp tøy Oppvask Bestille mat evt. handle mat Tømme søppel/toalettbøtte Videre vil det være mulig for brukere på frivillig basis å bestille tilleggstjenester fra den eller de leverandører som tildeles oppdrag (se pkt. 7.10). 7 Gjennomføring av tjenesteoppdraget 7.1 Konsesjonsgivers tildeling av tjenester Søknad fra bruker om praktisk bistand/rengjøring behandles av Kontor for tjenestetildeling i Drammen kommune. Søknaden behandles etter saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. Tjenesten praktisk bistand/rengjøring tildeles etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 nr. 6. Kontor for tjenestetildeling informerer brukerne om muligheten til å velge tjenesteleverandør. Informasjonsbrosjyre med opplysninger om de ulike konsesjonshaverne sendes søker sammen med vedtak om tildeling av tjenester. Det fremgår av vedtaket hvilke oppgaver som i utgangspunktet skal utføres hos brukeren, hvor ofte han/hun skal få hjelp, hvor lang tid som er beregnet til oppdraget og vedtaksperiodens lengde. Alle vedtak inneholder en revurderingsdato evt. en sluttdato. For vedtak med revurderingsdato, ytes hjelpen som før inntil nytt vedtak er fattet. Kontor for tjenestetildeling kontakter den leverandøren som er valgt og oversender vedtaket samt aktuell dokumentasjon. 7.2 Tidspunkt for levering av tjenesten Tidspunktet og dagen tjenesten skal utføres, avtales mellom brukeren og tjenesteyteren. Drammen kommune ønsker at brukeren skal ha stor innflytelse på sin tjeneste. Brukeren vil derfor kunne velge andre relevante oppgaver enn opprinnelig planlagt innenfor tidsrammen. Tjenestene skal utføres på dagtid og kun når bruker er til stede i boligen. Bruker skal ha en fast hjelper, primærkontakt, å forholde seg til. 9 av 12

Konsesjonshaver må ta høyde for bevegelige helligdager. Dersom en bevegelig helligdag faller på en dag det er avtalt at en bruker skal ha hjelp, skal konsesjonshaver i samarbeid med brukeren finne et annet egnet tidspunkt for utføring av arbeidet. Det må settes inn vikar ved sykdom og ferieavvikling. 7.3 Plikt til å inngå avtale med bruker Konsesjonshaver kan ikke avvise en bruker. 7.4 Oppstart av tjeneste Når konsesjonshaver har fått meldt en ny bruker og har mottatt nødvendig dokumentasjon fra Kontor for tjenestetildeling, kontaktes bruker. Det gjøres avtale med bruker om et hjemmebesøk. Konsesjonshaver skal på dette besøket utarbeide en skriftlig avtale med bruker. Denne avtalen skal inneholde navn på kontaktperson og nødvendige telefonnummer, navn på den som vanligvis vil yte hjelpen samt tidspunkt for oppstart og hvilken dag og klokkeslett bruker vil motta hjelp. 7.5 Tilbakemelding til konsesjonsgiver For å sikre at bruker får den tjenesten han/hun har krav på, skal dato for oppstart hos ny bruker meldes skriftlig til konsesjonsgiver sammen med den månedlige rapporteringen. 7.6 Avbestilling av tjenester Bruker kan avbestille hjemmebesøk fra konsesjonshaver. Avbestillingen skal skje senest 24 timer før avtalt besøk. Når bruker avbestiller innen fristen, har konsesjonshaver ikke krav på betaling. Ved planlagt innleggelse i sykehus eller korttidsopphold i sykehjem plikter bruker å gi beskjed til tjenesteyter i henhold til ovennevnte bestemmelse. 7.7 Utsettelse av vedtak Et vedtak blir midlertidig utsatt når en bruker oppholder seg utenfor hjemmet i mer enn 3 dager, for eksempel på grunn av opphold i institusjon eller utenlandsreiser. For de første 3 dager kan konsesjonshaver registrere planlagte timer som utført dersom ikke bruker har holdt avbestillingsfristen. Ved fravær utover 3 dager vil det ikke være anledning til å fakturere tid i henhold til vedtaket. 7.8 Flytting av tjenesten til en annen dag Bruker har rett til å få utført tjenesten en annen dag enn avtalt, dersom det gis beskjed til konsesjonshaver innen 2 virkedager på forhånd. Bruker og konsesjonshaver avtaler seg i mellom nytt tidspunkt for når hjelpen skal gis. 7.9 Oppsigelse av avtale med bruker Hensikten med fritt brukervalg er at bruker selv til enhver tid kan velge konsesjonshaver ut fra eget ønske. Bruker kan derfor når som helst si opp avtalen med konsesjonshaver uten å begrunne hvorfor han/hun eventuelt ønsker å bytte tjenesteleverandør. Oppsigelsesfristen er 1 måned og regnes fra den dagen Kontor for tjenestetildeling har mottatt melding fra bruker. Kontor for tjenestetildeling sender straks melding til konsesjonshaver. Konsesjonshaver har rett og plikt til å levere tjenester ut oppsigelsestiden. 10 av 12

7.10 Tilleggstjenester 7.10.1 Definisjon og generelle vilkår Konsesjonshaver kan tilby tilleggstjenester til brukeren. Tilleggstjenester er tjenester utover det brukeren har fått vedtak om fra kontor for tjenestetildeling. Det kan for eksempel dreie seg om ekstra vindusvask, små vedlikeholdsarbeider osv. Tilleggstjenester kan også tilbys til brukere som benytter kommunen som tjenesteyter. Det må presiseres at tilleggstjenester ligger utenfor tjenestekonsesjonskontrakten, og det er helt frivillig om bruker ønsker tilleggstjenester. Bruker må bestille tilleggstjenester direkte fra ønsket konsesjonshaver. Konsesjonshaver må fakturere bruker direkte for alle tilleggstjenester. Bruker skal vite hva tjenesten koster før oppdraget starter. 7.10.2 Markedsføring av tilleggstjenester Tilleggstjenester kan kun markedsføres skriftlig. Det skal ikke foregå markedsføring mens bruker mottar avtalt tjeneste. Konsesjonshaver kan gi bruker muntlig informasjon om tilleggstjenester ved forespørsel. Skriftlig informasjon kan, om ønskelig, legges i brukerens postkasse. I denne informasjonen må det komme tydelig fram at det dreier seg om tilleggstjenester som kommunen ikke har ansvar for og som bruker må avtale direkte med konsesjonshaver og betale ekstra for. 7.11 Klagebehandling Konsesjonshaver skal gjøre brukerne oppmerksom på hvor de skal henvende seg dersom de ønsker å klage på tjenesten. Konsesjonshaver skal registrere klagene og behandle klager på utførelse av tjenesten etter egne prosedyrer. Kopi av klage og konsesjonshavers tiltak for å bedre forholdene, skal sendes Kontor for tjenestetildeling omgående. Konsesjonshaver skal sørge for at klagen blir fulgt opp. 8 Tildelingskriterier 8.1 Kvalitet: 70 % 8.1.1 Tilbyders evne til å levere tjenesten: 30% Tilbyder skal beskrive sin evne til å levere tjenesten. Konsesjonsgiver vil blant annet legge vekt på følgende forhold: Pålitelighet Leveringsdyktighet Systemer som sikrer kontinuitet 8.1.2 Behandling av bruker: 20% Tilbyder skal beskrive sin rolle overfor brukerne. Det legges i denne sammenheng vekt på: Etikk Service 11 av 12

8.1.3 Oppfølging og utvikling av egne ansatte: 20% Tilbyder skal beskrive måten ansatte blir satt inn i arbeidsoppgaver og hvordan de blir fulgt opp. Dette kan for eksempel belyses ved beskrivelse av Verdigrunnlag Filosofi Opplæringsrutiner Rutiner for avvikshåndtering Oppfølgingssamtaler 8.2 Pris: 30 % Tilbyder skal oppgi en fast timepris som skal inkludere alle kostnader knyttet til tjenesten. 8.2.1 Pris for den ordinære tjenesten: 20% 8.2.2 Pris for tilleggstjenester: 10% 12 av 12