Konkurransegrunnlag 09/731. Opprettelse og drift av Bysykkelordning i Lørenskog og Skedsmo kommuner

Transkript

1 LØRENSKOG KOMMUNE 09/731 Tjenestekonsesjon Innbydelse til konkurranse med forhandling om: Opprettelse og drift av Bysykkelordning i Lørenskog og Skedsmo kommuner

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER KONSESJONSGIVERS KONTAKTPERSONER - TILLEGGSOPPLYSNINGER PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER GENERELL BESKRIVELSE AV KONSESJONEN PRESENTASJON AV KONSESJONSGIVER SKEDSMO KOMMUNE Bysykkelordning LØRENSKOG KOMMUNE Bysykkelordning FREMDRIFTSPLAN KVALIFIKASJONSKRAV TIL TILBYDER ATTEST FOR BETALT SKATT OG TRYGDEAVGIFT ATTEST FOR BETALT MERVERDIAVGIFT HMS-ERKLÆRING ÅRSREGNSKAP REFERANSER TIL TILSVARENDE AVTALER ANSVARSFORSIKRING TILBUDET TILBUDETS UTFORMING TILBUDSDISPOSISJON TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERING AV TILBUD FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN KONSESJONSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE GENERELT FORHANDLING, KONSESJONSTILDELING OG AVTALE TILDELINGSKRITERIER VEDLEGG... 8 Side 2 av 8

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Lørenskog og Skedsmo kommuner (Konsesjonsgiver) skal tildele en tjenestekonsesjon for drift av en bysykkelordning i kommunene. Ordningen finansieres ved at konsesjonshaver får tillatelse til å sette opp reklame på offentlige steder. Ordningen skal ikke medføre noen kostnader for Konsesjonsgiver. Det inviteres med dette til konkurranse om denne tjenestekonsesjonen. 1.1 Konsesjonsgivers kontaktpersoner - Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Konsesjonsgiver ved: Lørenskog kommune Skedsmo kommune Enhet: Tekniske tjenester Enhet: Planavdelingen Kontaktperson: Otto Knudsen Kontaktperson: Frode Hofset E-post: okn@lorenskog.kommune.no E-post: FrodeH@skedsmo.kommune.no Telefon nr.: / Telefon nr.: / Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger Bysykkelordning Lørenskog og Skedsmo kommuner, sak 09/731 Tilbydere som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Konsesjonsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne konsesjonssak, risikerer å bli avvist. 1.2 Prosedyre for gjennomføring Dette er en utlysning av konkurranse om en konsesjon på driften av bysykkelordning i Lørenskog og Skedsmo. Dette er ikke å anse som en anskaffelse til kommunene, men en tjenestekonsesjon. En tjenestekonsesjon er det samme som en tjenesteavtale, men hvor vederlaget for tjenesten som skal leveres enten utelukkende består av retten til å utnytte tjenesten, eller en slik rett sammen med betaling. En tjenestekonsesjon kjennetegnes dermed ved at konsesjonshaveren får retten til å utnytte tjenesten. Konsesjonshaveren har risiko for å sikre inntjening for å etablere og drive tjenesten. Tjenestekonsesjonsavtaler unntas fra regelverket i 1-3 annet ledd bokstav j i Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA). Konkurransen er lyst ut på Doffin og det vil bli gjennomført forhandlinger. 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offenleglova og forvaltningsloven. Konsesjonsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova ledd. 1.4 Generell beskrivelse av konsesjonen Formålet med konsesjonen er å etablere og drifte en bysykkelordning for Lørenskog og Skedsmo kommuner. Bysykkelordningen skal gi et godt tilbud til kommunenes befolkning og tilreisende ved at brukerne får god tilgjengelighet til bysykler til en lav kostnad. Bysyklene og bysykkelstasjonene skal være estetisk vel utformet og ha høy funksjonsmessig kvalitet. Det vil bli inngått to separate avtaler, en for hver kommune. Avtalene inngås for en periode på åtte år. Dersom partene er enige om det kan avtalene forlenges utover denne perioden for 3 og 3 år inntil totalt 14 år etter skriftlig varsling 1 år før utløp av gjeldende avtaleperiode. Side 3 av 8

4 2 Presentasjon av konsesjonsgiver 2.1 Skedsmo kommune Skedsmo kommune har ca innbyggere og er i rivende utvikling mht. befolkning og næringsutvikling, delvis på grunn av sin beliggenhet mellom Oslo og Gardermoen. Lillestrøm er kåret av brukerne til Norges beste by å sykle i to år på rad og har et stort transportbehov mellom Student- og forskningsmiljøet på Kjeller, Lillestrøm sentrum og kollektivterminalene på Lillestrøm og på Hvam. Topografien er flat og sykkelvennlig på Lillestrøm, men Strømmen og Skjetten ligger ca 20 meter høyere. Når det gjelder valg av reisemiddel viste reisevaneundersøkelser i 2001 at sykkelandelen i de ti største byene var på 4,9%, mens i Lillestrøm var andelen på 6,9%. Hovedutvalg for Tekniske saker (HUT) har vedtatt en sykkelandel på 12% som mål for den politiske satsingen. Ref.: Konsulentrapporten: Lillestrøm og Strømmen sykkelby (kan fås fra planavdelingen ved forespørsel) Bysykkelordning Kommunestyrets har i sak 09/83 den og den i sak 43/10 vedtatt en satsing på reklamefinansiert bysykkelordning i Lillestrøm og Strømmen. Det trekkes i saksframleggene opp retningslinjer for hvordan man ønsker denne tjenesten (se vedlegg 4). Det bemerkes at sykkelstasjon nr 17 på Skjettensenteret er grunneier negativ til sykkelstasjon her og at stasjon 2 kanskje kan få et annen plassering, da forhandlingene med grunneier pågår. 2.2 Lørenskog kommune Tettbebyggelsen i Lørenskog ligger nord i kommunen og er avgrenset av marka og jordbruksarealer. 99 prosent av kommunens befolkning på ca bor i dette området, som i areal er drøyt 12 km 2. Lørenskog kan måle seg med større norske bykommuner med hensyn til folketall. Bare 23 kommuner av landets 433 kommuner har større folketall. Ser vi på hvor mange mennesker som bor rundt kommunenes sentrale punkt (Rådhuset/Torget), kommer Lørenskog atskillig høyere opp på listen. En sirkel på 2 km fra Lørenskog nye sentrum favner store deler av kommunen. Bare de fire største byene har flere bosatte enn Lørenskog innenfor 2 km fra bysenteret. Kommunestyret har vedtatt at videre utbygging i alt vesentlig skal skje som fortetting i den sentrale del av kommunen. Formålet er å redusere utbyggingspresset på jordbruksarealene og marka, og å legge til rette for utvikling av et bedre kollektivtilbud. Dessuten vil en tettere utbygging nær de viktigste sentrene i kommunen legge forholdene til rette for økt gang- og sykkeltrafikk. Store deler av bebyggelsen i Lørenskog befinner seg innenfor en radius på 2 km fra Lørenskog nye sentrum. I dette området er ikke høydeforskjellene så store. Landskapet er flatt og sykkelvennlig. Avstandene til de fleste fritidsaktiviteter og opplevelsestilbud i kommunen er også korte. I så måte ligger forholdene svært godt til rette for å bli en utpreget sykkelby Bysykkelordning Miljø- og samferdselsutvalget vedtok i MS sak 054/09 Bysykkelordning i Lørenskog: Utleieordning for sykler søkes innført i Lørenskog. Etablering og drift settes ut til ekstern aktør og finansieres helt eller delvis ved reklamefinansiering. Det tas sikte på et samarbeid med Skedsmo kommune i den videre prosessen med en utleieordning for sykler Lørenskog kommune tar ved denne anskaffelsen forbehold om godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. Ferdig fremforhandlet avtale skal legges fram for godkjenning i kommunestyret. Side 4 av 8

5 3 Fremdriftsplan Fremdriften i konsesjonstildelingen er estimert som følger: Planlagt uke Aktivitet 23/2010 Kunngjøring av konkurranse i DOFFIN 27 september kl 12:00 Tilbudsfrist 39 og 40 Tilbudsevaluering 41 Forhandlinger 42 Sluttevaluering og valg av tilbud 43 Avtale utarbeides 43 Inngåelse av avtale 4 Kvalifikasjonskrav til tilbyder Tilbyders kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: 4.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme. Det henvises til kemner/kommunekasserer for skjema RF Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 4.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av kompetent myndighet i medlemslandet, som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen/entreprenøren hører hjemme. Det henvises til skattefogd for skjema RF Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 4.3 HMS-erklæring HMS-erklæring som beskrevet i FOA, og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, jf. kgl.res. av 6. februar Lørenskog og Skedsmo kommuner har som konsesjonsgiver et særskilt ansvar for å opptre seriøst og motvirke sosial dumping. Det stilles krav til arbeidsstandarder og forsvarlig arbeidsmiljø for de arbeidstakere som jobber på oppdrag for Lørenskog og Skedsmo kommuner. 4.4 Årsregnskap Tilbyderen skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir konsesjonsgiver trygghet for at tilbyderen kommer til være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut er i stand til å ivareta sine forpliktelser. 4.5 Referanser til tilsvarende avtaler Tilbyder skal ha erfaring fra gjennomføring av tilsvarende avtaler. Dette dokumenteres ved å oppgi referanser på disse avtalene. Dokumentasjonen skal inneholde opplysninger om kunde og kontaktperson med telefon og e-postadresse. 4.6 Ansvarsforsikring Tilbyderen skal ved avtaleinngåelsen framlegge tegnet ansvarsforsikring som skal dekke erstatningsansvar for skade som følge av bruk av ordningen. Side 5 av 8

6 5 Tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel 5.2 Tilbudsdisposisjon. 5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Tilbudsbrev Tilbudsbeskrivelse/svar på kravspesifikasjon med vedlegg Dokumentasjon på kvalifikasjoner a. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret b. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret c. HMS egenerklæring d. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert e. Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker f. Beskrivelser og /eller prospekter av produktene som skal leveres 5.3 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 27. september 2010 kl Tilbudet skal være Konsesjonsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.4, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Rettidig levert hos én av kommunene ansees som rettidig levert tilbud forutsatt at begge innleverte eksemplarer er identiske. Tilbyderen er bundet av tilbudet til 1. januar Innlevering av tilbud Det skal leveres to sett av tilbudet, fullstendig skriftlig utfylt, samt to kopier på CD eller minnepenn. Det skal leveres ett sett til hver kommune. Dersom tilbyder anser det som relevant, skal det leveres ytterligere to kopier som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud bysykler i Lørenskog og Skedsmo til: Lørenskog kommune: Skedsmo kommune: Enhet: Tekniske tjenester Enhet: Planavdelingen Kontaktperson: Otto Knudsen Kontaktperson: Frode Hofset Adresse: Postboks 304, Hasselveien 6 Adresse: Postboks 414, Jonas Lies gate 18 Poststed: 1471 Lørenskog Poststed: Lillestrøm Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon, inklusive forhandlinger med videre, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. Side 6 av 8

7 5.5 Forbehold Tilbyders eventuelle merknader/forbehold til avtalen og/eller konkurransegrunnlaget skal vedlegges tilbudet i form av endringskataloger. Dersom endringskataloger ikke vedlegges, anses avtalens og konkurransegrunnlagets betingelser som akseptert. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige varetyper dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 5.7 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ved denne anskaffelsen anledning til å gi tilbud på deler av leveransen: Del 1. Lørenskog kommune Del 2. Skedsmo kommune Det må i tilbudet presiseres hvilken del tilbyder eventuelt ikke kan påta seg. Konsesjonsgiver vil ved evalueringen av tilbudet vektlegge tilbud på hele leveransen høyere enn tilbud på bare en av delene. Vi ser for oss at brukerne vil kunne ha behov for å krysse kommunegrensen, derfor anses det som en stor fordel å ha en felles løsning for begge kommunene. 6 Konsesjonsgiverens behandling av tilbudene 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Konsesjonsgiver, tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Tilbyder vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6.2 Forhandling, konsesjonstildeling og Avtale Forhandlinger vil bli gjennomført med de tilbydere(er) som er kvalifisert i henhold til krav fremsatt i dette dokumentet. Det vil bli inngått avtale med den tilbyder som får tildelt konsesjonen. Konsesjonsgivers beslutning om tildeling av konsesjonen blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen. 6.3 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som gir den beste sykkelordning basert på følende (i uprioritert rekkefølge): Antall basestasjoner Åpningstid/sesonglengde Brukervennlighet Tilgjengelighet på sykler Utvidelsesmulighet Abonnementspris Reklameomfang Elektroniske bestillingsmuligheter Mulighet for samkjøring med andre kommuner Tilbyder er ansvarlig for å påse at tilbudet inneholder nok informasjon til at konsesjonsgiver kan vurdere kriteriene ovenfor. Side 7 av 8

8 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Vedlegg 2. Avtale Vedlegg 3. HMS-erklæring Vedlegg 4. Skedsmo kommunes kommunestyresak nr 10/43 Vedlegg 5. Lørenskog kommunes MS sak 054/09 Bysykkelordning i Lørenskog Vedlegg 6. Skedsmo kommunes: a) Stasjonsoversikt kart, datert 7. juni b) Stasjonsliste med data og prioriteringer, datert 8.juni. c) Stasjonsbeskrivelse, datert 7. juni Vedlegg 7. Lørenskog kommunes: Oversiktskart for aktuelle sykkelstasjoner Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med en av kontaktpersonene for å få feilen rettet. Side 8 av 8