MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 10. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0900 1500. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Håkon Andreas Alm (H) tiltrådte møtet kl. 1200. Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Følgende varamedlemmer møtte: Kate Iren Langberg (Krf), første vara for Marit Tofastrud Vestli. Per Olav Hansen (H), vara for Håkon Andreas Alm frem til han tiltrådte møtet kl. 1200. Deltakelse av øvrige varamedlemmer: Med bakgrunn i at dette var første møtet i valgperioden var samtlige varamedlemmer innkalt til å delta i forbindelse med opplæring/informasjon mv. Oversikt over deltakelse: Varamedlemmer Frp/V: Andre vara Kenneth Holte (Frp) og tredje vara Stein Kippersund (V). Første vara Camilla Eilertsen (V) deltok frem til kl. 1130. Varamedlemmer Sp/BL/Krf: Første vara Kate Iren Langberg (Krf) og tredje vara Vebjørn Nilsen (Sp). Andre vara Kårhild H. Løken (Sp) hadde meldt forfall. Varamedlemmer H: Første vara Per Olav Hansen (H) og tredje vara Ole Bækkedal (H). Andre vara Tina Aas (H) hadde meldt forfall. Varamedlemmer Ap/Sv/PP: Første vara Arne Andreassen (PP), andre vara Steinar Kjeverud (Ap), tredje vara Kjersti Andersen (Sv) og tredje vara Helle Tenningsås (Sv). Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (deltok under innledningen av sak 52) Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 54-58). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 52/2015 INTRODUKSJON TIL ARBEIDET I KONTROLLUTVALGET: ROLLER, ANSVAR, OPPGAVER, FORVENTNINGER MV. 1
Ordfører Nils Røhne innledet saken. Sekretær Kjetil Solbrækken orienterte deretter om kontrollutvalgets rolle og ansvar med fokus på: Rammeverket (kommunelovens kapittel 12 om tilsyn og kontroll og forskrift om kontrollutvalg) Valg av kontrollutvalg - uavhengighet Tilsyn og kontroll i kommunen - aktører Kontrollutvalgets oppgaver og verktøy Kontrollutvalgets sekretariat Kommunens revisor Forholdet til kommunestyret Forholdet til rådmannen/administrasjonen Offentlighet og taushetsplikt Håkon Andreas Alm (H) tiltrådte møtet under siste delen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer og ett varamedlem. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar følgende til orientering: Utvalgssekretærens presentasjon av kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, herunder gjeldende regelverk (kommunelovens kapittel 12 med tilhørende forskrift om kontrollutvalg). Kontrollutvalgsboken (veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet fra 2011) 2. Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (utført av revisjons- og konsulentselskapet Deloitte på oppdrag fra Kommunal- og Regionaldepartementet, 2014) legges frem på neste møte. SAK NR. 53/2015 ERFARINGER FRA VALGPERIODEN 2011-2015, ORIENTERING OM GJENNOMFØRTE UNDERSØKELSER, SAKER TIL OPPFØLGING MV. Utvalgsleder og sekretær orienterte. Vedtak, enstemmig: Informasjon om erfaringer fra valgperioden 2011-2015 og kontrollutvalgets aktiviteter i forrige valgperiode tas til orientering. SAK NR. 54/2015 PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / HEDMARK REVISJON IKS Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS Morten Alm Birkelid orienterte og svarte på spørsmål. 2
Vedtak, enstemmig: Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av selskapet tas til orientering. SAK NR. 55/2015 ORIENTERING OM KONTROLLUTVALGETS AVTALER MED REVISOR OG SEKRETÆR Hedmark Revisjon IKS og utvalgssekretær orienterer. 1. Følgende inngåtte avtaler tas til orientering: Oppdragsavtale for 2015 mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS. Rammeavtale mellom kommunene Hamar/Stange/Løten og Kontrollutvalgstjenester v/kjetil Solbrækken. 2. Det tas til orientering at oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2016 avventes. Saken følges opp etter avklaring i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS i februar 2016. SAK NR. 56/2015 ABONNEMENTER OG KURSTILBUD FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER 1. Alle faste medlemmer av kontrollutvalget abonnerer på: Ukeavisen Kommunal Rapport Fagtidsskriftet Kommunerevisoren (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund) 2. Utvalgets faste medlemmer tilbys å delta på Kontrollutvalgskonferansen 2016 i regi av Norges Kommunerevisorforbund (3.-4. februar 2016). SAK NR. 57/2015 MØTEPLAN FOR 2016 Møteplan for kontrollutvalget for 2016 fastsettes slik: Tirsdag 19.01.16 kl. 0830 Tirsdag 01.03.16 kl. 0830 Tirsdag 10.05.16 kl. 0830 Tirsdag 21.06.16 kl. 0830 Tirsdag 06.09.16 kl. 0830 Tirsdag 25.10.16 kl. 0830 Tirsdag 13.12.16 kl. 0830 3
SAK NR. 58/2015 REFERATSAKER 1. Oversending av sak fra kontrollutvalget til kommunestyret (revisjonsrapport: Hedmark IKT ) 2. Kommunestyrets behandling av revisjonsrapporten «Hedmark IKT.» i møte den 28/10-5 3. Møtegodtgjørelse 2015 kontrollutvalget i Stange kommune 4. Rapport fra stikkprøvetilsyn Stange kommune Behandling av søknader om sykehjemsplass 2015 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 10. desember 2015. RETT UTSKRIFT: Stange, 10. desember 2015. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 19. januar 2015 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og sekretariat (vedtak KUsak 52/2015) Regnskapsrevisjon: Generell presentasjon og orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for 2015. Forundersøkelse funksjonshemmede i Stange kommune Metode for gjennomføring av overordnet analyse Overordnet analyse forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Foreløpige risikovurderinger og «brainstorming» 4
Saker til oppfølging i senere møte: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging 2015 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forundersøkelse: Tjenestetilbudet til funksjonshemmede(ku-sak 44/15) 5