Arbeide med : Standard rapporter i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003
Innhold 1. Hensikt... 4 2. Forutsetninger... 4 3. Hvordan skrive ut rapporter... 4 3.1 Skrive ut rapport fra menyen... 4 3.2 Rapportutskrift fra høyre museknapp... 7 3.3 Rapportutskrifter fra andre steder... 8 4. Kort beskrivelse av de enkelte rapportene... 8 5. Om bruk av de enkelte rapporter... 9 6. Om bruk av dokumentasjon for den enkelte liste... 11 7. Eiendomrapporter... 11 7.1 Rapporter i kategorien eiendomsrapporter... 11 7.2 Liste over leieforhold... 12 7.3 Liste over leieforhold, ledige areal... 13 7.4 Liste over leieforhold, ledige areal Eiendomsvis... 14 7.5 Liste over reservert areal... 15 7.6 MVA-grad pr bygg... 15 8. Fakturarapporter... 16 8.1 Rapporter i kategorien fakturarapporter... 16 8.2 Bilagseksport... 16 8.3 BilEksportPoster... 18 8.4 Utfaktureringsliste... 18 8.5 Utfaktureringsliste akkumulert... 19 8.6 Utfaktureringsliste akkumulert pr eiendom... 20 8.7 Utfaktureringsliste eiendom... 20 9. Kontorrapporter... 21 9.1 Rapporter i kategorien fakturarapporter... 21 9.2 Firma etiketter... 21 9.3 Etiketter for firma eiendomsvis... 22 9.4 Firmainfo... 22 9.5 Telefonliste... 22 9.6 Selskapsstruktur... 22 10. Leierapporter... 22 10.1 Butikk rapport... 23 10.2 Eier rapport... 23 10.3 Garanti Rapport kontrakt... 24 10.4 Leietaker rapport... 24 10.5 Reguleringsbrev... 25 10.6 Risikoanlayse NEA... 25 10.7 Utløpsliste etter dato.... 26 10.8 Utløpsliste etter eiendom, dato... 26 11. Analyselister... 26 11.1 Avgangslisten... 26 11.2 Butikklisten... 31 11.3 Butikklisten felles... 31 11.4 Eiendom listen... 35 11.5 Eiendomobjekt listen... 35 11.6 Ledighetslisten Eiendom... 39 Side 2 av 64
11.7 Leiestartlisten... 40 11.8 Leietakerlisten... 44 11.8.1 Informasjon og forutsetninger vedr. leietakerlisten... 45 11.8.2 Vekting av sum linjer... 45 11.8.3 Regler som benyttes ved beregning av utløp på kontrakter... 50 11.9 Leietypelisten... 51 11.10 Leietypelisten felles... 55 11.11 Statistikk... 55 11.12 Tilgangslisten... 56 11.13 Utløpslisten... 60 Side 3 av 64
1. Hensikt Hensikten med rapporter er å gi en systematisk og strukturert fremstilling av de data som er registrert i databasen. Noen rapporter vil være en ren sammenstilling og utlisting av dataene, mens andre foretar beregninger basert på definerte formler for å presentere resultatet av disse beregninger. Rapporter kan ta utgangspunkt i alle data i databasen eller kun et utvalg, for eksempel en eiendom eller et selskap som brukeren selv definerer. 2. Forutsetninger Det er rapportavhengig hva som må være registrert for å kjøre ut rapporter. Enkelte rapporter vil ikke vise noen data dersom ikke disse forutsetninger er oppfylt. Det bør være registrert Firma, Selskap, Eiendom, Eiendomsobjekt, Arealer og produsert fakturaer. Dog er ikke alle rapporter avhengig av alle disse data. Printer driver må være installert. 3. Hvordan skrive ut rapporter Rapporter kan skrives fra ulike steder i systemet. 3.1 Skrive ut rapport fra menyen Åpne menyen som vist under og klikk på rapporter. Side 4 av 64
Følgende dialog kommer da opp. Klikk på folder som vist under og blir delt som vist under. Side 5 av 64
Alle rapporter i Fenistra Eiendom kommer da frem. Rapportene er sortert i mapper som er nærmere beskrevet i avsnitt 5. Alle rapporter som tilhører gruppen analyselister, ligger ikke i egen mappe, men er presentert direkte i. For å kjøre ut en rapport, eller se resultatet direkte på skjerm, dobbeltklikkes på rapporten og følgende dialog kommer opp. I eksempelet er klikket på Avgangslisten som kommer frem i headingen på. Ved utskift av rapporter, kan rapporten kjøres for samtlige forekomster i databasen eller det kan foretas utvalg på forskjellige nivåer avhengig av den enkelte rapport. Alle rapporter har automatisk ett rapportoppsett som er kalt default og som inkluderer hele database. Dette oppsettet bør aldri endres. Noen rapporter, som eks. over, er beregnet for å kjøre for et tidsintervall som brukeren selv definerer i ovennevnte dialog. Man kan også egendefinere sitt eget utvalg som gis et egendefinert navn, slik at den enkelt kan gjenbrukes. Etter at utvalgene er foretatt, eller aktuell liste er valgt, vil resultatet fremkomme ved å klikke på forhåndsvisning. En rapport i PDF vil da fremkomme på skjermen som kan sendes, lagres, printes ut mv. For at analyselisene skal vise korrekte tall er man avhengig av at en bakgrunnskjøring (service) er satt opp sentralt. Slike bakgrunnskjøringer skal gå med regelmessige tidsintervaller uten at bruker merker dette. Dersom bakgrunnskjøringen av en eller annen grunn ikke skulle være kjørt, vil man få opp en dialog som sier at servicen kjører når man klikke forhåndsvisning. Dvs at denne bakgrunnskjøringen automatisk har startet. Klikk avbryt om det ønskes å arbeide med andre saker til servicen er ferdig kjørt. Nærmere beskrivelse av hvordan man setter opp utvalgskriterier og setter opp egen definerte lister finnes i brukerdokumentasjonen: Arbeide med rapportoppsett i Fenistra Eiendom. Side 6 av 64
3.2 Rapportutskrift fra høyre museknapp Fra søkelistene i de enkelte dialoger, kan man klikke høyre musknapp og velge rapporter på menyen som kommer frem. I eksempelet under er valgt høyre museknapp i Eiendom og nederst i menyene kommer valget rapporter opp. Ved klikke på rapporter, får man de rapporter som ligger tilgjengelig. Se under. Ved å klikke på setup får man en oversikt over alle tilgjengelige lister. Her kan det velges hvilke man vil ha synlig. Det er makismalt mulig å velge 8 lister. Side 7 av 64
3.3 Rapportutskrifter fra andre steder Det kan lages snarveier til rapporter som i prinsippet kan legges flere steder. Det mest naturlige er å legge snarveien til rapporter som et ikon direkte på skrivebordet. I snarveien kan legges inn de faste rapporter som en bruker ønsker å kjøre. Det kan være default liste ( dvs liste med alle forekomster i databasen) eller liste som er forhåndsdefinert for en eiendom, selskap osv. Ved å klikke på snarveien kommer bruker rett inn på sine lister. Det klikkes videre på aktuell liste og man kommer inn i det vanlige rapportoppsettet hvor man klikker rett til forhåndsvisning og utskrift dersom dette er ønskelig. Konsulenter fra Fenistra kan enkelt legge opp de rapporter som er ønskelig som en snarvei. 4. Kort beskrivelse av de enkelte rapportene Standard rapportene er delt inn etter hvilke funksjon de tjener. De rapportene som hører sammen er plassert i egne mapper for gruppering og oversikt. Det finnes fem kategorier: 1. Eiendomrapporter 2. Fakturarapporter 3. Kontorrapporter 4. Leierapporter 5. Analyselister 1. Eiendomrapporter. Benyttes for å holde kontroll og oversikt over de enkelte arealer, dvs en aktiv arealforvaltning. Her står det enkelte areal i fokus for de fleste rapporter. Listene gir oversikt over hvilke arealer som er leid ut og til hvem det enkelte areal er tilknyttet, dvs leid ut til, og de gir oversikt over hvilke arealer som er ledige. Man kan også kjøre ut lister over de arealer som er reservert. Side 8 av 64
For å få ut data på de typiske areallistene, må arealet tilhørende det enkelte eiendomsobjekt være registrert i Fenistra Eiendom og disse arealene må være registrert med arealklasse eksklusivt leieareal da det kun er fokus på eksklusive areal. Dvs ikke fellesareal. 2. Fakturarapporter Benyttes for å kunne ha oversikt og kontroll over hva som er fakturert fra BRA og hva som ligger klar til overføring til regnskap. ( Hva som er overført bør ligge her) Benyttes også til å kunne kontrollere at det som er fakturert BRA ha r blitt korrekt overført og importert i regnskapet. 3. Kontorrapporter Benyttes til å skrive ut etiketter og diverse informasjon fra kontordelen av systemet som info taben under firma og telefonliste. 4. Leierapporter Benyttes først og fremst til å få oversikt og oppfølging på den enkelte leietaker og de kontrakter/betingelser som gjelder for den enkelte leietaker, samt i hvilken eiendom/bygg de leier. Kategorien inneholder også oversikt over hvem som har leid når vedrørende bolig, samt en oversikt over sikkerheter som er stilt for de enkelte leieforhold. Til slutt finnes to lister med noe ulik sortering som gir oversikt over når den enkelte kontrakten løper ut. 5. Analyselister Analyselister er ikke gruppert i en egne mappe, men fremkommer enkeltvis under rapporter. Forutsatt at arealer er lagt inn og at nøkkeltall er registrert i systemet gir listene an god oversikt og analyse av de enkelte eiendommer /eiendomsobjekter med hensyn på utleiestatus og sentrale nøkkeltall og oversikt over leietakere pr eiendom og eiendomsobjekt. Listene vil komme ut selv om ikke alle tall er registrert i systemet, som for eksempel areal, men listene vil da ikke kunne gi samme grad av nøkkeltall. I det følgende gis en oversikt over hvilke rapporter som befinner seg i de enkelte mapper og en detaljert beskrivelse av den enkelte rapport. 5. Om bruk av de enkelte rapporter I dette avsnittet er det beskrevet de mest sentrale informasjonsbehov for en forvalter og hvilke rapporter systemet inneholder for å dekke dette informasjonsbehovet. Alle behovene har som formål å få en oversikt over et ønsket sett objekter og deres tilstand. Foran hvert avsnitt kan det derfor føyes til: Få oversikt over For eksempel : Få oversikt over ledige arealer Dersom man vil: Få oversikt over ledige arealer i porteføljen Dvs se hvilke areal som er ledig totalt og pr eiendom. Side 9 av 64
Følgende rapporter kan benyttes: Fra mappen Eiendom: o Liste over leieforhold, ledige areal. Ren utlisting av ledige areal på det utvalget som er foretatt o Liste over leieforhold, ledige areal eiendomsvis. Samme som over, men gruppert på eiendom. Fra Analyserapporter: o Ledighetlisten Eiendom. Viser ledige areal gruppert på eiendomobjekt summert pr arealtype. Dvs hvor mye kontor, butikk etc er ledig i den enkelte eiendomobjekt. Få oversikt over utløp av kontrakter Dvs hvilke kontrakter og kontraktsobjekter som slutter når. Følgende rapporter kan benyttes: Fra mappen Leie: o Utløpsliste etter dato. Ren utlisting etter dato av kontraktsobjekter som har leieslutt innenfor angitt periode i rapportoppsettet. o Utløpsliste etter eiendom, dato. Samme som over, men gruppert på eiendom og selskap. Fra analyserapporter o Utløpslisten. Utlisting gruppert på eiendom og eiendomsobjekt av kontraktsobjekt med leieslutt innenfor angitt periode i rapportoppsettet. Mer informasjon pr objekt enn Leie listene. Bla info om løpende oppsigelse og opsjoner. Enkelte av sumtallene er også vektet. Få oversikt over firmaer, kontrakter og kontraktsobjekter i porteføljen Dvs analysere firmaer, kontrakter og kontraktsobjekter fra ulike innfallsvinkler. Følgende rapporter kan benyttes: Fra mappen Eiendom o Liste over leieforhold. Utlisting av hvilke leietakere som leier hvilket areal. Utlistet etter arealnr. Fra mappen Leie o Leietaker rapport : Utlisting av alle kontrakter og kontraktsobjekter gruppert pr firma og selskap Fra analyserapporter o Butikk listen og Leietypelisten: Viser firma og tilhørende kontraktsobjekter gruppert pr eiendom sammen med nøkkelinformasjon om det enkelte kontraktsobjekt. Fokus på omsetningsbasert leie. o Leietaker listen: Viser firma og tilhørende kontraktsobjekter gruppert pr eiendomsobjekter sammen med nøkkelinformasjon om det enkelte kontraktsobjekt. Få oversikt over kontrakter som utgår eller starter Følgende rapporter kan benyttes: Fra analyselister o Avgangslisten: Viser kontraktsobjekter som har endret status til avsluttet og arkivert i perioden Side 10 av 64
o Leiestartlisten: Viser når kontrakter med status ikke trådt i kraft har leiestart o Tilgangslisten: Viser alle kontrakter som er registrert i en definert periode. Få oversikt over eiendommer og eiendomsobjekter og status for disse Kan følgende rapporter benyttes: Fra analyserapporter o Eiendomlisten og eiendomobjektlisten. Lister ut eiendommer /objekter og nøkkeltall om areal leieinntekter, kostnader mv. Få oversikt over sikkerhetsstillelse for den enkelte kontrakt Følgende rapporter kan benyttes: Fra leierapporter: Garanti rapport kontrakt: Viser sikkerhet stilt og status for disse. 6. Om bruk av dokumentasjon for den enkelte liste I de følgende avsnitt er den enkelte liste som kan kjøres ut fra systemet beskrevet i detalj. For de fleste lister er laget en oversikt over alle kolonner som den enkelte liste inneholder og for hvert kolonnenavn er det beskrevet, hvis relevant, hvordan dataene til denne kolonnen blir fremskaffet. Det kan være direkte fra et felt på en registreringdialog eller som en konsekvens av en beregning. Dersom det siste er tilfelle vil det være beskrevet i kommentarfeltet hvordan denne beregning er foretatt. For leietakerlisten er gitt en detaljert beskrivelse for hvordan systemet foretar vekting og beregning av utløp. Denne beskrivelsen gjelder for alle lister der dette er relevant, men er kun beskrevet under leietakerlisten. Dersom man er i tvil om grunnlaget for hva som står i en kolonne kan man altså gå inn i dokumentasjonen for den aktuelle liste å kartlegge hvor dataene kommer fra. Deretter kan man gå inn i systemet for å ajourføre/kontrollere data dersom man har mistanke om at de rapporterte data er mangelfulle eller ukorrekte. 7. Eiendomrapporter 7.1 Rapporter i kategorien eiendomsrapporter Benyttes for å holde kontroll og oversikt over de enkelte arealer, dvs en aktiv arealforvaltning. Her står det enkelte areal i fokus for de fleste rapporter. Listene gir oversikt over hvilke arealer som er leid ut og til hvem det enkelte areal er tilknyttet, dvs leid ut til, og gir oversikt over hvilke arealer som er ledige. Man kan også kjøre ut lister over de arealer som er reservert. For å få ut data på de typiske areallistene må arealet tilhørende det enkelte eiendomsobjekt være registrert i Fenistra Eiendom og disse arealene må være registrert med arealklasse eksklusivt leieareal da det kun er fokus på eksklusive areal. Dvs ikke fellesareal. Side 11 av 64
Lister som finnes i denne kategorien er: Liste over leieforhold Liste over leieforhold, ledige areal Liste over leieforhold, ledige areal eiendomsvis Liste over reserverte arealer MVA grad pr bygg 7.2 Liste over leieforhold Listen har fokus på arealet og gir en oversikt over hvilken leietaker som leier ( er knyttet til) de enkelte arealer.. NB arealnr er et tekstfelt i databasen slik at det både kan skrives tekst og tall i dette feltet. Listen er sortert etter: arealnr, arealnavn og eiendom Arealer må være registrert i Fenistra Eiendom og et kontraktsobjekt (kontraktsareal) må være knyttet til arealet. Arealklasse for arealet må være utfylt med eksklusivt leieareal da listen har som formål å vise eksklusive leieforhold. Dersom disse betingelsene ikke er oppfylt for et areal vil ikke arealet komme ut på listen. I tillegg til å vise det arealet som leietakeren leier eksklusivt, fremkommer i kolonnen for BTA:, viser også listen andel av fellesareal og Totalandel, dvs eksklusivt og andel felles, for leietakeren. De enkelte kolonner i listen har følgende forklaring: Kolonnenavn Inputdialog Feltnavn i inputdialog Arealnr Areal input ArealNr. Arealnavn Areal input Arealnavn Ant Areal input Antall Eiendom Kommentarer Eiendommen arealet tilhører (er knyttet til) BTA Areal input BTA (Bruttoareal) Med bruttoareal her skal forståes brutto eksklusivt leieareal. Andel fellesareal er således ikke medtatt i dette tallet. And. F Areal input Andel fellesareal % påslag som benyttes for å beregne andel av fellesareal som er knyttet til dette arealet. Tot: Areal input Totalareal Totalareal viser sum av BTA + andel fellesareal. Reservert Areal input Reservert Navn på den som areal er reservert til Etasje Areal input Etg Pris Areal input Pris Dette tallet representer den pris som er registrert inn som Side 12 av 64
markedspris i arealinput. Pris legges inn som kroner/kvm og presenteres som dette. Dette kan selvfølgelig avvike fra den reelle prisen som er oppnådd. Leietaker Den kontrakten/kontraktsobjektet som er koblet til det aktuelle arealet pr i dag. Utløp Kontraktsobjekt Leieslutt Denne dato hentes fra sluttdato på kontraktsobjektet. Dersom kontraktsobjektet ikke har leieslutt dato som eks på løpende kontrakter blir kolonnen blank. Ledig fra Areal input Ledig fra NB! Hentes ikke fra sluttdato på kontrakt, men fra Feltet Ledig fra på arealinput. Info Ikke i bruk 7.3 Liste over leieforhold, ledige areal Listen gir en oversikt over de areal som er ledige pr i dag. Dvs på det tidspunkt listen kjøres ut. Arealer må være registrert i systemet for at det skal komme data på listen og arealene må være registrert med arealklasse eksklusivt leieareal. Listen er sortert etter: arealnr, arealnavn og eiendom. Et ledig areal er definert som: et areal som det ikke er knyttet et kontraktsobjekt til( kontraktsareal), eller et areal som det er knyttet et kontraktsobjekt (kontraktsareal)til, men der status til både kontraktsobjektet og kontraktsarealet ikke er aktiv, eller et areal som det er knyttet et kontraktsobjekt (kontraktsareal)til,der enten kontraktsobjektet eller kontraktsarealet har en status som ikke er aktiv. Kolonnenavn Inputdialog Feltnavn inputdialog Arealnr Areal input ArealNr. Arealnavn Areal input Arealnavn Ant Areal input Antall Eiendom Kommentar Eiendom som arealet tilhører (er knyttet til) Side 13 av 64
BTA Areal input BTA (Bruttoareal) Med bruttoareal her skal forståes brutto eksklusivt leieareal. Andel fellesareal er således ikke medtatt i dette tallet. And.F Areal input Andel fellesareal % påslag som benyttes for å beregne andel av fellesareal som er knyttet til dette arealet. Reservert Areal input Reservert Navn på den som areal er reservert til Etasje Areal input Etg Pris Areal input Pris Oppgis som kr pr/m 2 Leietaker Utløp Ledig fra Info Fylles ikke ut Fylles ikke ut Fylles ikke ut Brukes ikke og skrives ut som det samme. 7.4 Liste over leieforhold, ledige areal Eiendomsvis Listen er identisk med Liste over leieforhold, ledige areal, men er sortert pr eiendom, arealnr, arealnavn. Listen gir en oversikt over de arealer som er ledige pr i dag. Dvs på det tidspunkt listen kjøres ut. Listen gir en oversikt over de areal som er ledige pr i dag. Arealer må være registrert i systemet for at det skal komme data på listen og arealene må være registrert med arealklasse eksklusivt leieareal. Listen er sortert etter: arealnr, arealnavn og eiendom. Et ledig areal er definert som: et areal som det ikke er knyttet et kontraktsobjekt til( kontraktsareal), eller et areal som det er knyttet et kontraktsobjekt (kontraktsareal)til, men der status til både kontraktsobjektet og kontraktsarealet ikke er aktiv, eller et areal som det er knyttet et kontraktsobjekt (kontraktsareal)til,der enten kontraktsobjektet eller kontraktsarealet har en status som ikke er aktiv. Se beskrivelse av kolonner under avsnitt 8.3 Side 14 av 64
7.5 Liste over reservert areal En oversikt over de arealer som er reservert. Reservasjonen hentes fra arealinput. Lister kun opp de arealer som er reservert. Ledighetsstatus på arealet har ingen konsekvens for om arealet blir skrevet ut på listen. Listen er sortert etter arealnr og arealnavn. Kolonnenavn Inputdialog Feltnavn inputdialog ArealNr Areal Input Nr Arealnavn Areal Input Arealnavn Ant Areal Input Antall BTA Areal Input BTA (Bruttoareal) NTA Oppgang Etasje Reservert til Areal Input Areal Input Areal Input Areal Input NTA nettoareal Oppgang Etg Reservert Kommentar Med bruttoareal her skal forståes brutto eksklusivt leieareal. Andel fellesareal er således ikke medtatt i dette tallet. 7.6 MVA-grad pr bygg Denne rapporten kan benyttes for å rapportere MVA-grad pr bygg til myndighetene. Rapporten kan kjøres fra vanlig rapportoppsett og fra høyre musetast på eiendomobjektet. Beregning av MVA grad kan gjøres enten ved høyre museknapp på eiendomsobjektet i søkelisten i Eiendoms eller fra input for eiendomsobjekt på høyre musetast. Forutsetning er at det er krysset av i Feltet for Mva pliktig. Merk av i Feltet for MVA pliktig og det kommer opp et spørsmål om man ønsker å beregne MVA graden nå. Ved å svare ja vil det komme opp et valg om man ønsker å benytte årsleie eller antall kvm som grunnlag for beregningen. Listen er sortert etter selskap, eiendom, eiendomobjekt. Dersom listen kjøres fra rapportoppsettet velges den verdien for beregningen,årsleie eller kvm, som er definert på eiendomsobjektet. Default er MVA grad basert på kroner. Dvs årsleie. Side 15 av 64
Grunnlaget for beregningen er om det enkelte kontraktsobjekt er knyttet til en konto som er definert som avgiftspliktig eller ikke. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Firma Firma Input Firma Årsleie pliktig Kontrakt objekt Årsbeløp Årsleie Kontrakt objekt Årsbeløp Dersom kvm er benyttet som grunnlagt for beregning hentes antall kvm fra Feltet kontraktsareal på kontraktsobjekt. Listen viser selskapets postadresse og organisasjonsnr som begge hentes fra selskapsinput. 8. Fakturarapporter 8.1 Rapporter i kategorien fakturarapporter Benyttes for å kunne ha oversikt og kontroll over hva som er fakturert fra BRA og hva som ligger klar til overføring til regnskap. ( Hva som er overført bør ligge her) Benyttes også til å kunne kontrollere at det som er fakturert BRA ha r blitt korrekt overført og importert i regnskapet. Følgende rapporter finnes i denne kategorien: Bilagseksport BilEksportPoster Utfaktureringsliste Utfaktureringsliste akkumulert Utfaktureringsliste akkumulert pr eiendom Utfaktureringsliste eiendom 8.2 Bilagseksport Listen gir en akkumulert oversikt pr konto over de transaksjoner som ligger klar i BRA til overføring til regnskap pr i dag. Listen viser en akkumulert verdi for de Felter som vises på rapporten. Dvs at også dimensjoner er medtatt. Listen er sortert etter selskapid, bilagsdato, kontonr. Listen viser sum debet og kredit til slutt som skal gå i null. Side 16 av 64
Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Dato Denne dato blir generert automatisk til den datoen fakturaene blir kjørt, og representerer den dato posteringen blir ført i regnskapet. Dvs posteringsdato. ( Denne dato kan bli overstyrt ved selve overføringen ved innstilling av Bil.dato (tidl/sen)i overførings. Kontonr Viser enten reskontronr eller hovedbokskonto. Representerer den kontoen som er definert i BRA. Konto Kontonavn Avgiftskode Den avgiftskoden som kontoen er definert med. Debet Beløp debet Kredit Beløp kredit Dimensjon Her kommer en kolonne pr benyttet dimensjon gitt dimensjonstypens navn. Dimensjon Side 17 av 64
8.3 BilEksportPoster Samme som Bilagseksport, men detaljert, dvs listen er ikke akkumulert opp. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Dato Denne dato blir generert automatisk til den datoen fakturaene blir kjørt, og representerer den dato posteringen blir ført i regnskapet. Dvs posteringsdato. ( Denne dato kan bli overstyrt ved selve overføringen ved innstilling av Bil.dato (tidl/sen)i overførings. Kontonr Viser enten reskontronr eller hovedbokskonto. Representerer den kontoen som er definert i BRA. Konto Kontonavn Avgiftskode Den avgiftskoden som kontoen er definert med. Debet Beløp debet Kredit Beløp kredit Dimensjon Her kommer en kolonne pr benyttet dimensjon gitt dimensjonstypens navn. Dimensjon 8.4 Utfaktureringsliste Listen gir en detaljert oversikt over alle de fakturapostene som er utstedt (eller kjørt ut fra systemet) innenfor angitt periode i rapportoppsettet. Dvs alle linjene (fakturaposter) på den enkelte faktura og informasjon om den enkelte linje. Listen har således ingen direkte sammenheng med det som er overført til regnskap. Vær klar over at følgende gjelder i forbindelse med det utvalget av poster som kommer på listen. I Rapportoppsettet velges fra og til for periodevalget som ønskes kjørt ut. Alle fakturaposter som har fra og til innenfor det utvalgte tidsrommet kommer med Side 18 av 64
på listen. Dersom en fakturapost enten har fra dato eller til dato utenfor det valgte periodeintervallet kommer denne posten ikke med på listen. Listen krever at det er utfylt transaksjonstype på fakturaposten. Heading til venstre øverst på listen viser dato for utskrift og rapportutvalgets periodevalg. Listen er sortert etter selskap, firma og transaksjonstype. Listen er summert pr selskap og totalt. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Leietaker Firma Fakturamottaker Transaksjonstype Transaksjonstypen som er valgt på fakturaposten Fakt.dato Datoen som fakturaen ble produsert på. ( Kan overstyres) Fakt.nr Fakturaen som fakturaposten tilhører Fra Defineres av systemet avhengig av hva posten omfatter Til Defineres av systemet avhengig av hva posten omfatter Beløp Fakturapostens beløp netto, dvs eksklusive mva. 8.5 Utfaktureringsliste akkumulert Listen gir en oversikt over sum fakturert pr transaksjonstype pr fakturamottaker innenfor den perioden som er angitt i rapportoppsettet. Vær klar over at følgende gjelder i forbindelse med det utvalget av poster som kommer på listen. I Rapportoppsettet velges fra og til for periodevalget som ønskes kjørt ut. Alle fakturaposter som har fra og til innenfor det utvalgte tidsrommet kommer med på listen. Dersom en fakturapost enten har fra dato eller til dato utenfor det valgte periodeintervallet kommer denne posten ikke med på listen. Listen krever at det er utfylt transaksjonstype på fakturaposten. Side 19 av 64
Heading til venstre øverst på listen viser dato for utskrift og rapportutvalgets periodevalg. Listen er sortert etter selskap, firma og transaksjonstype. Listen gir en sum pr selskap og totalt for alle selskap. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Leietaker Firma Fakturamottaker Transaksjonstype Transaksjonstypen som er valgt på fakturaposten Beløp Fakturapostens beløp netto, dvs eksklusive mva. 8.6 Utfaktureringsliste akkumulert pr eiendom Listen gir en oversikt over sum fakturert pr transaksjonstype pr fakturamottaker og pr eiendom innenfor den perioden som er angitt i rapportoppsettet. NB! Listen viser kun de fakturaer med som er basert på et kontraktsobjekt. Dvs at manuelle fakturaer, etterfakturering regulering, avregning felleskost, avregning omsetningsleie samt alle andre fakturatilbydere som måtte eksistere kommer ikke med på listen. Denne listen vil derfor med stor sannsynlighet ikke stemme overens med sumtallene pr selskap eller totalt med Utfaktureringsliste og Utfaktureringsliste akkumulert. En differanse vil bestå i poster som nevnt over. Listen er sortert etter selskap, eiendom og leietaker. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Leietaker Firma Fakturamottaker Transaksjonstype Transaksjonstypen som er valgt på fakturaposten Beløp Fakturapostens beløp netto, dvs eksklusive mva. 8.7 Utfaktureringsliste eiendom Listen gir en oversikt over alle fakturer som er fakturert basert på kontraktsobjekter i den valgte perioden i rapportoppsettet. Dette en detaljert liste av utfaktureringsliste akkumulert pr eiendom. På denne listen kommer kun de fakturaer med som er basert på et kontraktsobjekt, dvs at manuelle fakturaer, etterfakturering regulering, avregning felleskost, avregning omsetningsleie samt alle andre grunnlag (tilbydere) som måtte eksistere kommer ikke med på listen. Denne listen vil derfor med stor sannsynlighet ikke stemme overens Side 20 av 64
med sumtallene pr selskap eller totalt med Utfaktureringsliste og Utfaktureringsliste akkumulert. En differanse vil bestå i poster som nevnt over. Listen er sortert på selskap, eiendom, leietaker. Informasjon er ikke summert pr. leietaker, men pr eiendom og selskap. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Leietaker Firma Fakturamottaker Transaksjonstype Transaksjonstypen som er valgt på fakturaposten Fakt.dato Datoen som fakturaen ble produsert på. ( Kan overstyres) Fakt.nr Fakturaen som fakturaposten tilhører Frau Defineres av systemet avhengig av hva posten omfatter Til Defineres av systemet avhengig av hva posten omfatter Beløp Fakturapostens beløp netto, dvs eksklusive mva. 9. Kontorrapporter 9.1 Rapporter i kategorien fakturarapporter Benyttes til å skrive ut etiketter og diverse informasjon fra kontordelen av systemet som info tabben under firma og telefonliste. Følgende lister finnes i denne kategorien Firma etiketter Etiketter for firma eiendomsvis Firmainfo Telefonliste Selskapsstruktur 9.2 Firma etiketter Utskrift av etiketter for valgte firmaer. Denne listen er uavhengig av om hvorvidt man skriver ut leietakere og leverandører. Side 21 av 64
9.3 Etiketter for firma eiendomsvis Utskrift av etiketter for valgte leietakere eller leverandører. De firmaene som skal skrives ut må minst ha 1 aktiv kontrakt for at etikett skal skrives ut. 9.4 Firmainfo Rapporten viser den informasjon som er registret på firma Input og den registrete informasjonen under info tabben. Firmaene må være leietaker eller leverandør dvs må ha en tilknyttet en aktiv kontrakt. Listen er sortert etter firma og poststed. 9.5 Telefonliste Telefonliste over leietakere og leverandører. Firmaet må ha minst en aktiv kontrakt for å bli med på listen. Listen er sortert etter firma og poststed. 9.6 Selskapsstruktur Listen gir en oversikt over hvilke eierandeler et selskap har i andre selskap. Referere seg til tabben org. Struktur på selskap. 10. Leierapporter Benyttes først og fremst til å få oversikt og oppfølging på den enkelte leietaker og de kontrakter /betingelser som gjelder for den enkelte leietaker, samt i hvilken eiendom/bygg de leier. Kategorien inneholder også oversikt over hvem som har leid når, vedrørende bolig, samt en oversikt over sikkerheter som er stilt for de enkelte leieforhold. Til slutt ligger to lister med noe ulik sortering som gir oversikt over når den enkelte kontrakten løper ut. Lister i denne kategorien er uavhengig av om det er knyttet et faktisk areal til kontrakten. Areal tall som kommer frem på disse lister er areal tall som er kontraktsfestet med leietakeren, og som er registrert direkte i systemet uavhengig av det faktiske areal som leies. I Fenistra systemet omtales dette som kontraktsareal. Sum linjene på alle listene i denne kategorien er rene summer i motsetning til analyselistene der sum linjene for enkelte kolonner er vektede verdier. Følgende rapporter finnes i denne kategorien: Butikk rapport Eier rapport Garanti rapport kontrakt Leietaker rapport (Regulingsbrev) Side 22 av 64
(Risikoanalyse NEA) Utløpsliste etter dato Utløpsliste etter eiendom, dato 10.1 Butikk rapport Denne liste er pt ikke operativ. Er under vurdering. 10.2 Eier rapport Denne rapporten baserer seg på kontraktsobjekter med transaksjonstype: fastbeløp boligsameie og fastbeløp boligselskap ( Dvs er hardkodet mot beh.metode 8 og 9). Tar utgangspunkt i Fenistra ligning. Benyttes til å gi en oversikt over hvilke leietakere man har eller har hatt innefor et vagt tidsrom og for hvilken periode de har leid innenfor det valgte tidsrom. Listen er sortert etter selskap, firma og seksjonsnr. Kriteriene for rapporten er at kontraktobjektets leieslutt dato skal være innenfor angitt tidsperiode i rapportutvalget. Tar med seg kontraktobjekter med status aktive og arkivert. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar S.nr Areal Input Seksjonsnr Personnr Firma Org.nr Firma Firma Firma Dersom kryssete av for person er Feltene etter og fornavn. Adresse Firmas Postadresse Postnr.sted Firma Postnr/sted Fra Kontraktsobjekt Leiestart Til Kontraktsobjekt Leieslutt Flereier Kontrakt Flereier Krysses av i rubrikken dersom det er flere eiere av seksjonen Side 23 av 64
10.3 Garanti Rapport kontrakt Listen gir en oversikt over hvilken type sikkerhet som er stilt for den enkelte kontrakt. Kontrakten må ikke ha status arkivert og avsluttet. Videre må eiendommen ikke være arkivert (eller systemarkivert) og sikkerheten må ikke være krysset for returnert i garanti. (Det er ikke et kriterium hvorvidt det er krysset av for mottatt eller ikke i garanti Input.) Listen er sortert etter eiendomsnavn, kontraktsnavn, garanti fra (dvs når garantien begynner å løpe) Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Kontrakt Kontrakt Kontraktsnr Kontrakt Kontrakt Kontraktsnavn Garantitype Garanti Garantitype Garantitypene er brukerstyrt og legges inn i egen tabell. Garantistatus Garanti Garantistatus Garantistatus er brukerstyrt og legges inn i egen tabell. Fra Garanti Fra Til Garanti Til Depositum Garanti Depositum beløp Garanti Garanti Garanti beløp Sum Beregnes Beregnes som sum depositum og garantibeløp 10.4 Leietaker rapport En liste som gir en oversikt over aktive kontrakter og tilhørende kontraktsobjekter, samt hvilken eiendom og eiendomsobjekt som kontraktobjektet er knyttet til. Kontraktsobjektet må ha status aktiv for å komme med på listen. Listen er sortert etter selskap og firma. Det gis en sum pr firma, pr selskap og totalt. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar K.nr Kontrakt dialog Kontraktsnr Kontrakt Kontrakt dialog Kontraktsnavn Navn Eiendom Eiendoms Eiendom Eiendomsobjekt Eiendomsobjekt Eiendomsobjekt Totalareal Kontraktsareal Årsbeløp Kontrakt objekt Årsbeløp Side 24 av 64
Term. Kontrakt objekt Terminer Termin Kontrakt objekt Fakturabeløp Beløp Kr/kvm Beregnes Tallet i kolonnen årebeløp dividert med tallet i kolonnen totalareal Leieslutt Kontrakt objekt Leieslutt Regtype Behandlingsmetode Variabelt Dette Feltet beskriver hvordan kontraktobjektet skal reguleres. Betegnelsene som brukes er: Reg. Faktor Behandlingsmetode Reguleringsfaktor IndexRegulering = "Ind" Ingen Regulering = "" MarkedsRegulering = "Mar" ProsentRegulering = "Pros" Prosent Som I 100 = "Ind%" Neste reg Behandlingsmetode Neste regulering 10.5 Reguleringsbrev Er beskrevet under dokumentasjon for arbeide med kontrakter. Er ikke en rapport som kan velges, men blir skrevet ut som en konsekvens av at systemet har foretatt en regulering. 10.6 Risikoanlayse NEA Importerer data fra Fenistra Eiendom til programmet Risikoanalyse for Windows fra Norsk Eiendomsanalyse as. Må ha dette programmet installert for å få ut analysedata. Side 25 av 64
10.7 Utløpsliste etter dato. En oversikt over alle kontrakter og tilhørende kontraktsobjekter som utgår på leieslutt dato i den valgte periode. Status må være aktiv både på kontrakten og kontraktsobjektet. Listen er sortert etter leieslutt på kontraktsobjektet og kontraktsnavnet. Årsbeløpet og areal er summert på slutten av listen. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Utløpsdato Kontraktsobjekt Leieslutt dialog K.nr Kontrakts dialog Kontraktsnr Dette er Kontraktens nr Kontrakt Kontrakts dialog Kontraktsnavn Kontraktsobjekt Navn Årsbeløp Årsbeløp Areal m Kontraktsareal Oppsig.: Kontrakt Oppsigelsestid løpende 10.8 Utløpsliste etter eiendom, dato Listen gir samme informasjon som Utløpsliste etter dato, men er sortert etter selskap, eiendom og leiesluttdato. Listen gir en sum for årsbeløp og areal pr eiendom og for det enkelte selskap, samt total sum. 11. Analyselister Analyselister er ikke gruppert i en egne mappe, men fremkommer enkeltvis under rapporter. Forutsatt at arealer er lagt inn og at nøkkeltall er registrert i systemet gir listene an god oversikt og analyse av de enkelte eiendommer /eiendomsobjekter med hensyn på flere nøkkeltall. Listene vil komme ut selv om ikke alle tall er registrert i systemet, som for eksempel areal, men listene vil da ikke kunne gi samme grad av nøkkeltall. 11.1 Avgangslisten Listen gir en oversikt over hvilke kontraktsobjekter som er avsluttet i en valgt periode. Perioden velges selv gjennom rapportoppsettet. Kriteriet for at et kontraktsobjekt er avsluttet i en den valgte periode er at status på kontraktsobjektet er endret til avsluttet og arkivert. Dette i motsetning til utløpslistene 11.7 og 11.8, hvor kriteriet for å komme med på listen er leieslutt på kontraktsobjektet. Listen er for øvrig bygd opp på samme måte som leietakerlisten. Se nærmere informasjon og forutsetninger for denne listen under avsnitt 12.8 Side 26 av 64
Kolonne navn Etg Firma Kontrakto bjekt Leietype/ Arealtype Leieareal Input Dialog Felt Kommentar Arealinput Kontrakt (Areal input ) Areal input Etg Kontraktsna vn Navn Kontrakt Type Areal type Totalareal Kolonnen viser den laveste og den høyeste etasjen som dette kontraktobjektet leier arealer i. Etg hentes fra etg angivelse i areal Input for de arealer som kontraktobjekt er koblet til. Status på kontraktarealene må være aktive. Kolonnen beskriver navnet på det firmaet som er angitt som kontraktspart (Leietaker). Firmaer som har kontrakter og kontraktobjekter med status prospekt/aktiv blir tatt med uavhengig av om firmaet er aktivt eller ei. Normalt settes dette feltet lik transaksjonstypenavnet ved registrering av kontraktobjektet, men det står fritt til å endres på. Kun kontraktobjekter som har status prospekt/aktiv enten på seg selv eller tilhørende kontrakt vil bli listet ut. Dersom leietype ikke er utfylt vil det komme blankt i denne kolonnen. Dersom det er krysset av for ledig i rapportoppsettet vil arealtypen hentes fra areal Input og Feltet arealtype Tallet beskriver hvor mange kvadrat dette kontraktobjektet faktisk leier Arealet må være knyttet til kontraktsobjektet via kontraktarealer. Der flere arealer er knyttet til et kontraktsobjekt summeres de enkelte arealene til en total sum. Kun aktive kontraktsobjekt og kontraktarealer blir tatt med i summeringen. Dersom ledig areal tas med på listen i rapportoppsettet summeres alle ledige areal innenfor en arealtype opp til en sum. Vær nøye med at det ikke knyttes flere kontraktsareal tilhørende et kontraktsobjekt til samme leieareal eller at kontraktsarealer på ulike kontraktsobjekt knyttes til samme areal. Dette vil få som konsekvens at arealet blir summert mer enn 1gang og utleid Side 27 av 64
Kontrakt. Areal Årsleie Kontrakt areal Årsbeløp areal kan bli større enn utleiebart areal. Dersom arealer ikke er registrert vil kolonnen ikke vise noen verdier. Dersom arealet er registrert med 0 i verdi vil Feltet ikke vises. For at arealet skal fremkomme på listen som utleid areal må arealklasse være utfylt på areal Input med ikke fordelbar arealklasse. Kolonnen beskriver hvor mange kvadratmeter dette kontraktobjektet leier i henhold til leiekontrakten. Kolonnen beskriver årsleien til det enkelte kontraktobjekt. Dersom det er krysset av for ledig i rapportoppsettet beregnes beløpet for de ledige arealene som et produkt av tallet til kolonnen for Leieareal og Markedspris. Markedspris hentes fra Feltet Pris i areal-input og registreres som kr pr kvm. Årsbeløpet blir bare angitt dersom transaksjonstypen til kontraktobjektet er av en ikke fordelbar art. Kr/m 2 Beregnes Kolonnen beskriver årsleie pr kvadratmeter for det enkelte kontraktsobjekt. Tallet i kolonnen Årsleie kr på kontraktsobjektet blir dividert på verdien i kolonnen Leieareal. Ant. Term. Akonto Terminer Årsbeløp Feltet blir tomt dersom Leieareal eller Årsleie kr er tomt. For sum linjen blir Feltet vektet etter regler i avsnitt 12.8.2. Kolonnen angir hvor mange ganger pr. år det aktuelle kontraktobjektet blir fakturert. Forutsetning for å få verdier i denne kolonnen er at det er krysset av i rapportoppsettet for inkluder fordelbare. Kolonnen angir årlig beløp for felleskost. Kun kontraktobjekter koblet mot Side 28 av 64
Tak Fast Indeks faktor Behandlingsmetode Behandlingsmetode Behandlingsmetode Neste reg. Behandlingsmetode Leiestart Leieslutt Kontraktsobjekt Maksimums beløp Fast felles Reguleringsf aktor Neste regulering Leiestart Leieslutt transaksjonstyper som er registret med (krysset av for) Skal fordeles får verdi i denne kolonne. Forutsetning for å få verdier i denne kolonnen er at det er krysset av i rapportoppsettet for inkluder fordelbare. Dette Feltet angir et beløp, som beskriver hva som maksimalt kan faktureres i felleskostnader på dette kontraktsobjektet. Kun kontraktobjekter koblet mot transaksjonstyper som er registret med Skal fordeles får verdi i denne kolonne. Forutsetning for å få verdier i denne kolonnen er at det er krysset av i rapportoppsettet for inkluder fordelbare. Dette Feltet angir om firmaet knyttet til dette kontraktobjektet har inngått avtale med fast beløp i felleskostnader eller ikke. Krysses av dersom fast beløp. Beskriver hvor stor del av endringen i KPI, kontraktobjektet skal reguleres med For sum linjen er verdien vektet etter regler beskrevet i avsnitt 12.8.2 Beskriver når kontraktobjektet skal reguleres neste gang. Dette feltet er kriteriet for at kontraktsobjektet skal komme med på listen. Forutsetning er at status på kontraktsobjektet er ikke trådt i kraft Løp. Oppsig Kontrakts Oppsigelses tid Løpende Opsjon i år Opsjons Antall År Beskriver hvor mange år firmaet knyttet til kontraktobjektet har opsjon på å Side 29 av 64
Bet Opsjons Regu- Garanti beløp Garanti Lering Garanti- beløp fortsette å leie. Rapporten viser alltid den opsjonen som har det laveste opsjonsnummer da denne opsjonen som regel er den opsjon som er hovedopsjon. Rapporten forsøker først å finne om det er knyttet opsjon direkte til kontraktobjektet. Dersom det ikke eksisterer opsjon på kontraktobjektet, forsøker rapporten å benytte opsjon knyttet til tilhørende kontrakt. Feltet blir blankt dersom ingen opsjon er koblet til verken kontraktobjektet, eller kontrakten. For sum linjen blir verdien vektet iht til regler beskrevet i avsnitt 9.8.2 Beskriver hvilken type betingelser som gjelder ved utøvelse av opsjonen. Valget står mellom Marked og Samme Beskriver i kroner hvor stor garanti som er stilt for det aktuelle kontraktobjektet. Rapporten velger den garantien med det laveste garantinummer da denne garantien som regel er den garantien som er hoved-garanti. Rapporten forsøker først å finne om det er knyttet garanti direkte til kontraktobjektet. Dersom det ikke eksisterer garanti på kontraktobjektet, forsøker rapporten å benytte garanti knyttet til tilhørende kontrakt. Feltet blir blankt dersom ingen garanti er koblet til verken kontraktobjektet, eller kontrakten. Leie risk Firma Risiko Definerer den grad en leietaker vurderes som en risiko. Det ligger en tabell bak der det kan defineres risikogrupper. For eksempel lav, middels, høy. Side 30 av 64
11.2 Butikklisten Listen viser alle firma og tilhørende kontraktsobjekter gruppert pr eiendom og kommune. Det gis delsummer for eiendom og kommune. Listen er sortert etter kommune, eiendom, etasje og firma. Listen gir viser alle kontraktsobjekter med unntak av de som er knyttet til en transaksjonstype som er fordelbar. Det kan imidlertid krysses av for fordelbare i rapportoppsettet og disse vil da bli inkludert i listen. Listen gir mye av den samme informasjon som leietakerlisten, avsnitt 12.8, men med noen unntak. Listen viser informasjon om omsetningsbasert leie i stedet for informasjon om felleskostnader. Listen egner seg derfor best de tilfeller der det er benyttet omsetningsleie. I tillegg gir listen ingen informasjon om beregnet utløp, men informasjon om leieslutt, dvs den dato som er satt som leieslutt i kontraktsobjektets leieslutt felt. Det gis også informasjon dersom feltet løpende oppsigelse er fylt ut på kontrakten til kontraktsobjektet. 11.3 Butikklisten felles Listen gir samme informasjon som Butikklisten og er sortert etter kommune, eiendom, etasje og firma. I motsetning til Butikklisten gis ingen delsummer for eiendom og kommune. Videre kommer alle kontraktsobjekter med på denne listen. Man har dermed ikke noe velg om kontraktsobjekter med fordelbare transaksjonstyper skal være med eller ikke. Kolonnenavn Input Dialog Felt Kommentar Etg Arealinput Etg Kolonnen viser den laveste og den høyeste etasjen som dette kontraktobjektet leier arealer i. Etg hentes fra etg angivelse i areal Input for de arealer som kontraktobjekt er koblet til. Status på kontraktarealene må være aktive. Firma Kontrakt Kontraktsna vn Kolonnen beskriver navnet på det firmaet som er angitt som kontraktspart (Leietaker). Firmaer som har kontrakter og kontraktobjekter med status prospekt/aktiv blir tatt med uavhengig av om firmaet er aktivt eller ei. Navn Normalt settes dette feltet lik Side 31 av 64
Leietype/ Arealtype (Areal Input ) Kontrakt Type Areal type transaksjonstypenavnet ved registrering av kontraktobjektet, men det står fritt til å endres på. Kun kontraktobjekter som har status prospekt/aktiv enten på seg selv eller tilhørende kontrakt vil bli listet ut. Dersom leietype ikke er utfylt vil det komme blankt i denne kolonnen. Dersom det er krysset av forinkluder ledig i rapportoppsettet vil arealtypen hentes fra areal Input og feltet arealtype. Leieareal Areal Input Totalareal Tallet beskriver hvor mange kvadrat dette kontraktobjektet faktisk leier Arealet må være knyttet til kontraktsobjektet via kontraktarealer. Der flere arealer er knyttet til et kontraktsobjekt summeres de enkelte arealene til en total sum. Kun aktive kontraktsobjekt og kontraktarealer blir tatt med i summeringen. Dersom ledig areal tas med på listen i rapportoppsettet summeres alle ledige areal innenfor en arealtype opp til en sum. Vær nøye med at det ikke knyttes flere kontraktsareal tilhørende et kontraktsobjekt til samme areal eller at kontraktsarealer på ulike kontraktsobjekt knyttes til samme areal. Dette vil få som konsekvens at arealet blir summert mer enn 1gang og utleid areal kan bli større enn utleiebart areal. Dersom arealer ikke er registrert vil kolonnen ikke vise noen verdier. Dersom arealet er registrert med 0 i verdi vil feltet ikke vises. For at arealet skal fremkomme på listen som utleid areal må Side 32 av 64
Kontraktareal Årsleie kr Kontrakt areal Årsbeløp arealklasse være utfylt på areal Input med ikke fordelbar arealklasse. Kolonnen beskriver hvor mange kvadratmeter dette kontraktobjektet leier i henhold til leiekontrakten. Kolonnen beskriver årsleien til det enkelte kontraktobjekt. Dersom det er krysset av for ledig i rapportoppsettet beregnes beløpet for de ledige arealene som et produkt av tallet til kolonnen for Leieareal og Markedspris. Markedspris hentes fra Feltet Pris i areal Input og registreres som kr pr kvm. Årsbeløpet blir bare angitt dersom transaksjonstypen til kontraktobjektet er av en ikke fordelbar art. Kr/m 2 Beregnes Kolonnen beskriver årsleie pr kvadratmeter for det enkelte kontraktsobjekt. Tallet i kolonnen Årsleie kr på kontraktsobjektet blir dividert på verdien i kolonnen Leieareal Ant. term Oms sats Min.leie kr Omsetn.kr Behandlingsmetode Behandlingsmetode Behandlingsmetode Terminer Prosent av oms Trinn 1 Minimum Beløp Budsjettert Omsetning Feltet blir tomt dersom Leieareal eller Årsleie kr er tomt. For sum linjen blir feltet vektet etter regler i avsnitt 9.8.2 Kolonnen angir hvor mange ganger pr. år det aktuelle kontraktobjektet blir fakturert. Kr/m 2 Beregnes Tallet i kolonnen omsetn.kr dividert på tallet i kolonnen Leieareal.. Side 33 av 64
Eff. Sats% Leiestart Leie slutt Løpende Opsjon i år Behandlingsmetode Kontrakts Opsjons Prosent av oms. Trinn 1 Leiestart Leieslutt Oppsigelses tid Løpende Antall Bet Opsjons Regu- år Lering Garanti beløp Garanti Garanti- beløp Ef.sats%: Denne satsen er hentet fra Trinn 1 i behandlingsmetode for kontraktsobjektet. Dersom minimumsleien er høyre enn omsetningsleien beregnes satsen som minimumsleien i % av budsjettert omsetning. Beskriver hvor mange år firmaet knyttet til kontraktobjektet har opsjon på å fortsette å leie. Rapporten viser alltid den opsjonen som har det laveste opsjonsnummer da denne opsjonen som regel er den opsjon som er hovedopsjon. Rapporten forsøker først å finne om det er knyttet opsjon direkte til kontraktobjektet. Dersom det ikke eksisterer opsjon på kontraktobjektet, forsøker rapporten å benytte opsjon knyttet til tilhørende kontrakt. Feltet blir blankt dersom ingen opsjon er koblet til verken kontraktobjektet, eller kontrakten. For sum linjen blir verdien vektet iht til regler beskrevet i avsnitt 12.8.2 Beskriver hvilken type betingelser som gjelder ved utøvelse av opsjonen. Valget står mellom Marked og Samme Beskriver i kroner hvor stor garanti som er stilt for det aktuelle kontraktobjektet. Rapporten velger den garantien med det laveste garantinummer da denne garantien som regel er den garantien som er hoved- Side 34 av 64
garanti. Rapporten forsøker først å finne om det er knyttet garanti direkte til kontraktobjektet. Dersom det ikke eksisterer garanti på kontraktobjektet, forsøker rapporten å benytte garanti knyttet til tilhørende kontrakt. Feltet blir blankt dersom ingen garanti er koblet til verken kontraktobjektet, eller kontrakten. Leie risk Firma Risiko Definerer den grad en leietaker vurderes som en risiko. Det ligger en tabell bak der det kan defineres risikogrupper. For eksempel lav, middels, høy. 11.4 Eiendom listen Dette er en identisk liste med Eiendomsobjektlisten. Den summerer imidlertid opp alle eiendomsobjektene på eiendomsnivå. For detaljer om kolonner se Eiendomobjektlisten avsnitt 12.5. 11.5 Eiendomobjekt listen Listen gir en oversikt over totalverdier eiendommer, eiendomobjekter og nøkkeltall om areal leieinntekter, kostnader mv. Listen er en akkumulert nåtids liste. Listen er sortert etter selskap, eiendom, og eiendomsobjekt. Grupperingen av eiendommene skjer etter eiende selskap og ikke fakturerende. Det betyr at alle firmaer som faktisk leier i eiendommen/eiendomsobjektet blir skrevet ut. ( I motsetning til om det hadde vært fakturerende selskap) For hvert selskap vises det en linje kalt : Snitt for xxxxxxx Denne linjen representerer delvis % i forhold til totalen og delvis vektede tall. For den enkelte kolonne er forklart hvordan denne snitt linjen fremkommer. Forklaringen er gitt til slutt og kalt : Snitt for: Kolonnenavn Inputdialog Felt Kommentar BTA Bygg Eiendomsobjekt BTA Viser totalt antall brutto kvm i eiendomsobjektet Utleiebart areal Areal Input Total Areal Snitt for: Denne vil ikke få noen verdi. Kolonnen viser antall kvadratmeter utleiebart areal i det enkelte eiendomobjekt. Beløpet fremkommer ved å summere feltet Totalareal i areal Input for alle arealer Side 35 av 64
tilehørende eiendomsobjektet. Arealene må være definert som en arealklasse som ikke er delbart areal. Areal sumereres uavhengig av status Snitt for: Viser hvor stor % av arealene som er utleiebare. Dvs sum utleiebart dividert med sum BTA bygg. Utleied areal Areal Input Total Areal Kolonnen viser sum av feltet Totalareal for alle arealer som er koblet til kontraktsobjekt (kontraktsareal). Kontraktsobjektene (og kontraktsarealene) må ha status aktiv. Snitt for: Viser hvor stor % av arealene som er utleid. Dvs Utleid areal dividert med sum BTA bygg. Ledig areal Totalareal Total Areal Årsleie i dag Kontraktsobjekt Års beløp Totalareal feltet på de arealene som tilhører eiendomsobjektet blir summert der hvor følgende kriterier er oppfylt. Arealet er ikke tilknyttet et kontraktsobjekt (kontraktareal) Arealet er knyttet mot kontraktobjekt/kontraktsareal, men kontraktsobjektets og kontraktsarealets status er ulik aktiv. Arealet er knyttet mot kontraktobjekt/kontraktsareal, men enten kontraktsobjektets eller kontraktsarealets status er ulik aktiv. Videre må Arealklassen tilknyttet arealet være av en ikke delbart areal Dvs eksklusivt leieareal. Snitt for: Viser hvor stor % av arealene som ikke er leid ut. Dvs sum ledig areal dividert med sum BTA bygg. Sum av årsbeløp for alle kontraktsobjekter som er tilknyttet til det enkelte eiendomsobjekt og som oppfyller følgende kriteria: Kontraktsobjektets transaksjonstype ikke har krysset av i feltet skal fordeles. Kontraktsobjektene må ha status aktiv. Snitt for: Viser sum av årsleie i dag I % Side 36 av 64