RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPEN OM KONTROLLERBAR REGISTRERING AV TID/OVERTID I SAP/ESS

RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPEN OM KONTROLLERBAR REGISTRERING AV TID/OVERTID I SAP/ESS Side 1 av 38

SAMMENFATNING Prioriteringsrådet for SAP HR oppnevnte på møte 3.9.09 en arbeidsgruppe for å utrede hvilke krav som bør stilles til SAP/ESS for at ESS skal tilfredsstille institusjonenes behov for kontrollerbar registrering av tid/overtid. I oppdragsbeskrivelsen var det forutsatt en anbefalt løsning med tilhørende pris i løpet av januar 2010. Dette var det ikke mulig å oppnå innen denne fristen. Arbeidsgruppen mener også det er nødvendig at prioriteringsrådet behandler rapporten og gir føringer på hvilke endringer som det skal bes om pris på. Sannsynligvis bør SSØ bes om å gi tilbakemelding på de forhold som er nevnt i rapporten slik at det avklares om noen av disse forhold dekkes av ESS i oppgradert versjon. Gruppen har bare hatt en del bilder fra den nye versjonen å forholde seg til. Vi har ikke sett systemet. Før det kan bes om pris på endringer må det lages detaljert beskrivelse av de endringer som ønskes, derfor er det nødvendig at prioriteringsrådet bestemmer hvilke dette gjelder. Nedenfor følger en oppsummering av de områder som gruppen mener bør forbedres/endres i forhold til dagens versjon av ESS: Brukergrensesnitt: Flere nettlesere enn Explorer må kunne brukes Bruk av funksjoner i nettlesere må ikke føre til utkastelse fra ESS Tidsregistrering må være første bilde etter pålogging Det bør være gjennomført bruk av timer og minutter i både ESS og SAP, ikke som i dag hvor det brukes timer/minutter noen steder og desimalform andre steder Det kan være ønskelig med INN og UT knapp med buffertid Løpende oppdatering av registreringer Det må være en del rapporter tilgjengelig for den ansatte Forståelig oppsett av kvoter som vises for den ansatte Det må ikke vises kolonner som ikke gir noen mening for den ansatte De symboler som brukes må være gjenkjennelig for den ansatte Horisontal scrolling må ikke være nødvendig Forståelige og tydelige feilmeldinger Sektoren bør få gi innspill til begrepsbruk Endringer må kunne foretas enkelt og på et sted Funksjonalitet: Flere avregningsperioder Valg av ytre arbeidstid Akkumulert saldo av arbeid utenfor arbeidstid Oppfølging av skjevbelastning der fleksitidsavtale ikke benyttes Kommentarfelt Kontering av overtid Mulighet for støtte til egne avtaler når det gjelder reisetid utland Mulighet for støtte til andre særavtaler som er delegert til institusjonene selv, for eksempel Feltarbeid Dekke kravene i IA-avtale Side 2 av 38

Innhold Sammenfatning... 2 Innledning... 4 Brukergrensesnitt for tidregistreringssystem... 5 Pålogging... 5 God responstid... 5 Ingen almen nedetid... 5 Forholdet til nettleseren... 5 Selve det grafiske grensesnittet... 5 Feilmeldinger... 7 Begrepsbruk... 7 Vedlikehold... 7 Avlogging... 7 Aktiv registrering av arbeidstid hver dag kontra registrering ved avvik... 8 Funksjonalitet for tidsregistreringssystem... 9 Arbeidsplaner... 9 Fleksitid... 9 Skjevbelastning...10 Kommentarfelt...10 Kontering av overtid...10 Reisetid...10 Feltarbeid...11 Overtid...11 Fravær...11 Sporing...11 Universitetsprosjektet...11 Annet...11 Vedlegg...18 Side 3 av 38

INNLEDNING Bakgrunnen for dette prosjektet var brev fra Kunnskapsdepartementet av 16.2.2009 til Universiteter og høyskoler om Registrering av overtid ved statlige universiteter og høyskoler, jf vedlegg 1. Prioriteringsrådet for SAP HR oppnevnte på møte 3.9.09 en arbeidsgruppe for å utrede hvilke krav som bør stilles til SAP/ESS for at ESS skal tilfredsstille institusjonenes behov for kontrollerbar registrering av tid/overtid. Arbeidsgruppen har bestått av: Eirin Fjeld Melund, SAP-koordinator, Uninett FAS (leder) Nina Leivdal Tandle, HiSF Karl Olaf Borge, HiO Anders Dahle, HiO Elisabeth Boye Okkenhaug, SAP HR prioriteringsråd og HiNT Beskrivelse av oppgaven. Målet er å etablere en løsning som tilfredsstiller institusjonenes behov for kontrollerbar registrering av tid/overtid basert på SAP HR. Det skal legges vekt på å oppnå en nødvendig samordning av rutiner og regler på tvers av institusjonene. Dette både for å få en enkel og god løsning og å redusere kostnadene ved redusert endringsbehov. Det anbefales at arbeidsgruppen samarbeider tett med SSØ slik at arbeidet skjer så effektivt som mulig. Av denne grunn har Gunvor Thomassen SSØ/Kristiansand deltatt på telefonmøtene som arbeidsgruppen har hatt. Fullstendig oppdragsspesifikasjon jf vedlegg 2 Starten på arbeidet ble gjort våren 2009 da det ble utarbeidet en kravliste, jf vedlegg 3, til ESS basert på innspill fra Arbeidsutvalget til SAP brukerforum, innspill etter personaldirektør møte i sektoren og fra en del andre institusjoner. Kravlisten ble diskutert på et møte med SSØ/Oslo og Kristiansand i mai 2009. Arbeidet som har ledet til denne rapporten har vært gjennomført ved 3 telefonmøter og ved at arbeidet har vært delt mellom deltagerne i arbeidsgruppen. Foiler av ESS etter oppgraderingen til ERP 6.0 er skaffet tilveie av Gunvor Thomassen/SSØ Kristiansand som også har bidratt med svar og gjort undersøkelser på en del spørsmål knyttet til funksjonalitet i ESS. Arbeidsgruppen har følt det nødvendig å beskrive en del krav til brukergrensesnitt i tillegg til krav til funksjonalitet til ESS. Side 4 av 38

BRUKERGRENSESNITT FOR TIDREGISTRERINGSSYSTEM Pålogging FEIDE-pålogging er et absolutt krav. Det er helt nødvendig fordi over halvparten av tiden som i dag går med til brukerstøtte ved ESS er knyttet til påloggingsproblemer. Vi antar at problemene rundt pålogging til dels oppstår fordi den enkelte ansatte logger seg på relativt sjelden. Dette vil til en viss grad avhjelpes dersom man må inn i systemet hver dag for å registrere arbeidstiden sin. Imidlertid er ikke ESS det eneste ekspertsystemet som benyttes ved institusjonene, og det blir ikke færre av dem. Ettersom hverdagen kompliseres av systemer blir det desto viktigere at man skal slippe å huske et mylder av passord og brukernavn. Vi ser det ikke riktig å velge et system som ikke kan tilpasse seg dette. God responstid Det system vi skal benytte må ikke ha lang responstid. Slik ESS fungerer i dag er dette fullt ut tilfredsstillende. Ingen almen nedetid Planlagte driftsstanser må legges utenom alminnelig kontortid. Det kan ikke være slik at for eksempel lønnskjøring gjør systemet utilgjengelig for alminnelig registrering av tid. Slik det er i dag fungerer ESS tilfredsstillende, den ansatte kan registrere tid selv om lønnskjøring pågår. Men det er ikke mulig å godkjenne tid fordi det er sperret for vedlikehold under lønnskjøring. Forholdet til nettleseren Funksjonaliteten til nettleseren bør kunne benyttes. Om dette ikke er mulig, så bør ikke feilaktig bruk av nettleseren føre til at man blir kastet ut av systemet, slik som det skjer i dag i ESS, jf. eget punkt om avlogging under. Selve det grafiske grensesnittet Bildet der man registrerer tiden bør være det første bildet man kommer til etter pålogging. Det er ikke tilfredsstillende med ett eller flere klikk for å komme seg til dette. Dersom systemet skal ha flere tjenester (for eksempel registrering av reiseregning eller se på lønnsslipp) enn kun tidsregistrering, er det greit med en fellesmeny først. Da er det greit med en hovedmeny enten i margen eller på toppen (slik man kan se det er lagt opp til i den nye ESS-versjonen) som synes til enhver tid. Slik ESS legges opp i den nye versjonen er bildet man kan registrere i 4. bilde etter innlogging og dette er ikke holdbart, se figur 1 4. Side 5 av 38

Selve registreringen må som hovedregel enten registreres i ett felt for inntid og ett for uttid (tiden må i så fall registreres og vises som klokkeslett (TT:MM) ikke desimalt) eller registreres ved å klikke på en INN- eller UT-knapp (koblet til datamaskinens eller serverens klokke). Dersom tiden registreres med INN- eller UT-knapper, som kan knyttes til den enkelte institusjon, bør det være mulighet til å legge inn en buffer. Helst bør det være mulig å stille inn flere varianter for den enkelte høgskole. Den nye ESS-løsningen som vi ser i figur 4 kan aksepteres, men MinTids løsning som vi ser i figur 9 er langt bedre. Hvilke muligheter som skal være tilgjengelig i åpningsbildet er det ikke helt enighet om i gruppen. Diskusjonen har gått på om det kun skal være tre opsjoner Inn, Ut, og Avansert eller om det bør være mulighet til et nedtrekksfelt der man kan velge fraværs- og overtidskoder. Visning av tid man har jobbet (enten det er for en enkelt dag eller i oversikter) bør være i timer og minutter (TT:MM) ikke i desimal form. Slik ESS legger opp til i sin nye versjon er altså ikke ideelt, se figur 3. Det bør ikke være nødvendig å både kontrollere og lagre tiden som legges inn. Dersom kontrollen kun er en kontroll av om man har skrevet inn riktig klokkeslett, er den unødvendig. Er det en kontroll av om man har benyttet riktig format, bør den gjøres automatisk, slik at man rett og slett ikke kommer videre før man har skrevet det inn riktig. Slik ESS legger opp til i nyversjonen er ikke ideelt, se figur 4 og 5. Dette har nok sammenheng med at dataene ikke automatisk overføres til databasen, jf. pkt. 7. Tilbakemeldingen fra SSØ er at det ikke er nødvendig å gå via kontroller. Etter at den ansatte har registrert tid, må den vises automatisk. Data som legges inn må umiddelbart overføres til databasene som ligger i bunnen, slik at eventuelle beregninger basert på dem kan vises og sjekkes med én gang. Det må være mulighet for den enkelte til å få frem lister over fravær, fraværskvoter, månedsvise (gjerne flere ukesvise, årsvise osv. også) oversikter over arbeidet tid osv. Listene må se like ut på skjerm og ved utskrift. Listene må være mulig å eksportere fortrinnsvis i regnearkformat. Særegen SAP-funksjonalitet må ikke forekomme i visning av lister eller andre oversikter. Som et eksempel beregner SAP ferien ut i fra et kvotessystem som tappes ved uttak av ferie. Den enkelte ansatte kan ha fra 2 til 4 forskjellige kvoter ferie som det kan tappes av. Det som imidlertid er interessant for den enkelte bruker er å vite hvor mye ferie han eller hun har totalt, hvor mye som er tatt ut og hvor mye som er igjen ikke hvilken kvote det tappes fra. Muligens må restferie framkomme slik at den ansatte vet hvor mye han/hun må søke om overføring. Den nye ESS-løsningen er ikke helt tilfredsstillende, se figur 8. Fraværsoversikter og annet som vises må ikke være plaget av forurensende data som ikke er til bruk for dem. (For eksempel er kolonnene Ansettelseskontrakt og Tekst ansettelseskontrakt, se figur 7, både overflødig og unødvendig. Dette er data som eventuelt kun trengs av ledere eller SAP-brukere.) Det må velges gjenkjennelige (og fortrinnsvis intuitivt forståelige) symboler for det man skal gjøre. Det er for eksempel ikke intuitivt når valgknappene i ESS ser ut som en del av en ramme, Side 6 av 38

se figur 4. Det bør fortrinnsvis benyttes ikoner og symboler fra Windows da dette er symboler den enkelte tilsatte sannsynligvis er kjent med fra før av. Ingen lister eller oversikter bør trenge horisontal scrolling. Scrolling må ikke føre til nyoppdatering av skjermbildet, slik at bildet hopper, sammenlign hva som kan skje i dagens versjon av reiseregningsmodulen i ESS. Feilmeldinger Feilmeldinger må være forståelige av samme gode kvalitet som de man i dag får om man gjør noe feil ved registrering av reiseregninger. Imidlertid bør feilmeldingene komme opp i egen dialogboks (eget vindu) så man umiddelbart får øye på dem. Begrepsbruk Det må ikke forekomme særegne betegnelser for systemet som den ansatte må lære seg for å forstå hva som skjer. Begrepsbruken må være så almen at folk flest forstår hva som menes. (I stedet for trekkes i tabellen i figur 8 kunne man skrive avvikles. Særegne SAP-begreper som infotype og saksgang må ikke forekomme). Windows-begreper bør benyttes da disse har størst sannsynlighet for å være kjent for den enkelte ansatte fra før av. Ideelt sett bør sektoren kunne endre begreper selv dersom enkelte er dårlig tilpasset. Dette kan for eksempel gjøres ved at en gruppe i sektoren får anledning til å gå igjennom den nye versjonen og komme med innspill til begrepsbruken. Vedlikehold Det må være mulig å endre registreringer som er gjort. Det bør ikke være mer enn ett klikk for å komme til en meny for vedlikehold/bearbeiding/- endring av de data man har lagt inn. Det må kun være nødvendig å foreta endringer ett sted for den enkelte endring av data for eksempel ikke slik at man både må slette tid inn, ut og sumfelt for at en registrering skal bli borte. Felter som et resultat av beregninger må ikke kunne (eller måtte) redigeres. Felter som gir konflikter dersom man endrer dem, må være sperret for skriveadgang. Har man for eksempel registrert feriedag en dag, så skal det ikke være mulig å skrive inn arbeidstid samme dag. Avlogging SSØ har oppgitt sikkerhetshensyn som årsak til at man i dag kastes ut av ESS om man benytter tilbakeknapp i nettleseren eller tilsvarende. Side 7 av 38

Vi ønsker heller at kun aktiv avlogging (gjerne med en dialogboks som spretter opp og spør om bekreftelse Vil du virkelig logge av? ) bør føre til at man logges ut. Klikker man tilbake, lukker nettleser osv. logges man ikke av og kan komme inn igjen i systemet ved å gjenåpne siden. Sammen med en timer på 20 minutter for utkastelse ved inaktivitet burde dette tilfredsstille datasikkerheten. Følgeskadene ved at noen sniker seg til å benytte den enkeltes datamaskin, vil ikke være vidtrekkende, og dessuten kun få konsekvenser for den som har unnlatt å logge seg av. Derfor er det ikke nødvendig å stille like strenge krav til datasikkerheten ved ESS som ved SAPtilgang. Aktiv registrering av arbeidstid hver dag kontra registrering ved avvik Vi vil ikke anbefale sektoren å ha en standardarbeidstid for alle og kun registrere avvik fra normalarbeidstiden. Årsakene til dette er: Stort sett alle har fleksibel arbeidstid (formelt (TA) eller uformelt (UF)) som gir store variasjoner i tidspunkt for start og slutt av arbeidsdagen de fleste vil dermed måtte registrere tid nesten hver eneste dag likevel. Dersom man først skal benytte et system som dette er det et poeng at man ikke er så sjelden inne i det at man glemmer grensesnittet fra gang til gang. Dette kan selvfølgelig avhjelpes ved å ha et uhyre enkelt grensesnitt. UF-ansatte utfører i stor grad deler av arbeidet sitt hjemmefra (retting av oppgaver, forberedelse til forelesninger osv.). Side 8 av 38

FUNKSJONALITET FOR TIDSREGISTRERINGSSYSTEM Arbeidsplaner Arbeidsplaner er det et uttall av, og det er enkelt å få opprettet nye slik at her er ESS tilfredsstillende slik det er i dag. Fleksitid Det ser ut til at det er få som har fleksitidsavtale for undervisningspersonalet, jf oversikt over særavtaler som vi har mottatt fra sektoren, vedlegg 4. De fleste som har fleksitidsavtale for adm/tekn. personale følger statens sentrale avtale, uten egne særavtaler. Det som kan avtales lokalt er: Avregningsperioder Annen kjernetid og ytre arbeidstid Avregningsperioder: Det ideelle er at den enkelte institusjon selv kan bestemme om avregningen skal skje 1.1. eller 1.8, og at man kan ha begge perioder for eksempel 1.1 for adm/tekn. personale og 1.8 for undervisningspersonale. Kjernetid og ytre arbeidstid: I Særavtalen om fleksibel arbeidstid i staten står det: For arbeidstakere som har en annen arbeidstid kan arbeidsgiver og de tillitsvalgte avtale andre tidspunkter for kjernetid og ytre arbeidstid, innenfor rammene av daglig og ukentlig arbeidstid i denne avtale.. I departementets kommentar står det: Når det i siste ledd åpnes mulighet for andre tidspunkt for indre kjernetid og ytre arbeidstid, så er dette ment å være et virkemiddel ved forskjøvet arbeidstid, delt dagsverk, turnusordninger, individuelle avtaler mv. Av de som har svart på henvendelsen om særavtaler er det ingen som oppgir at de har annen kjernetid enn den sentralt avtalte. Slik sett kan vi nok si at den sentrale avtalen dekker sektorens behov når det gjelder kjernetid. Den ytre arbeidstiden er det litt mer variert tilbakemelding på. Det kan virke som dette ikke er nedfelt i avtaler, men mer praksis som har utviklet seg. Her kan det bli vanskelig å finne noen felles alternativer som kan settes opp. Det beste er om den enkelte institusjon selv kan ta stilling til hvilken ytre arbeidstid de skal ha, og så settes det opp av SSØ. Utfordringen blir at dette må holdes innenfor rammene av daglig og ukentlig arbeidstid i særavtalen om fleksibel arbeidstid. Det må være noen kontroller som ivaretar dette. I dag finnes det en saldo hver måned som forteller hvor mange timer en person har arbeidet utenfor arbeidstid. Denne saldoen hadde det vær ønskelig å få akkumulert for eksempel innenfor samme avregningsperiode som er valgt. Så blir det opp til den enkelte institusjon å Side 9 av 38

avgjøre hvordan disse timene skal håndteres. Ved avregningsperioden må de være avklart og eventuelt flyttet, ellers strykes de. Dette blir en manuell håndtering for saksbehandlere. Skjevbelastning Da det nok vil være mange institusjoner som ikke vil ha fleksitidsavtale for undervisningspersonalet, er det behov for oppfølging av skjevbelastning. Det vil si at man i for eksempel ett semester har arbeidsbelastning utover normal arbeidstid uten at dette er overtid. Neste semester er arbeidsbelastningen tilsvarende lavere slik at på avregningstidspunktet, som bør være 1.8, har den gjennomsnittlige arbeidstiden siste studieår vært i henhold til Arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen. Antall timer som kan overføres til neste studieår må den enkelte institusjon få sette, overskytende timer slettes. Den enkelte institusjon må også avklare hva som skal skje med minustimer, trekk eller overføring til neste studieår. Denne skjevbelastningen må kunne følges opp med akkumulerte saldoer slik at det hele tiden finnes en timesaldo som viser situasjonen. Dette blir en form for avspasering som må kunne ivaretas uten at den ansatte må sende fraværssøknad, dvs at samme avregning gjøres som ved fleksitid. Det må gis varsku hvis grensene i Arbeidsmiljøloven overskrides. Kommentarfelt Det må være mulig med et kommentarfelt med fritekst til tidsregistrering både for ordinær tid og for overtid. Det er et stort behov for å kunne gi leder informasjon spesielt ved overtid, blant annet om kontering. Kontering av overtid Det bør åpnes for at den ansatte selv kan sette på avvikende kontering ved overtid. Det vil si angi budsjettenhet og prosjektnummer. Hvis dette ikke oppgis blir konteringen lik konteringen på lønn. I tillegg er det viktig med kommentarfelt, jf ovenfor, hvor det i fritekst kan angis hvilket prosjekt arbeidet gjelder slik at godkjenner kan kontere når den ansatte selv ikke gjør det. Reisetid Innland: ESS dekker regelverket for reisetid innland Utland: I PM 2009-05 gis det anledning til særavtaler. Det kan gis kompensasjon både for arbeidet tid og for reisetid. I utgangspunktet bør den enkelte institusjon kunne sette opp i henhold til egne avtaler innenfor de grenser som er satt i PM 2009-05. Problemet her blir at det kan bli mange forskjellige avtaler. Her har det vært ønskelig med samordning i sektoren noe Kunnskapsdepartementet burde avklare. Side 10 av 38

Feltarbeid I oversikten over særavtaler, jf vedlegg 3 så er det bare en institusjon som nevner at de har særavtale på feltarbeid. Det er behov for å undersøke nærmere hva dette innebærer for tidregistreringen. Overtid Dagens ESS ivaretar overtidsregelverket i hht lovverket, både ved full utbetaling, og ved kombinasjonen av avspasering og overtidstillegget utbetalt. Dette må den ansatte ta stilling til ved registreringen. Men mange forhold gjør det nødvendig å ha mulighet til å gi utfyllende kommentarer i forhold til overtidsarbeidet, det kan for eksempel være nødvendig å gi informasjon pga avbrudd i overtidsarbeidet. Fravær Det må for de institusjonene som er IA-bedrifter (inkluderende arbeidsliv) være mulighet for, ved egenmeldinger, å krysse av for om sykefraværet skyldes arbeidsrelaterte forhold og om oppfølging av bedriftshelsetjenesten er nødvendig. Dette er krav i IA-avtalene. Sporing I brev av 5.6.2009, jf vedlegg 5, ba KD Fornyings- og administrasjonsutvalget (FAD)om avklaring angående krav til sporing ved bruk av PC-baserte systemer ved registrering av tid og overtid, og spesielt om SAP/ESS tilfredsstilte kravene i Hovedtariffavtalen. Svar fra FAD kom 27.10.09, jf vedlegg 6, og i brevet godkjente FAD SAP/ESS. Universitetsprosjektet Universitetene har høsten 2009 hatt et uvalg som har vurdert tiltak for tilfredsstillende dokumentasjon ved utbetaling av overtid på bakgrunn av brevet fra KD av 16.2.09. Arbeidsgruppen har hatt kontakt med universitetsutvalget, men da de hadde avsluttet sitt arbeid før vi var kommet i gang, har vi ikke hatt noe videre samarbeid med dem. Universitetsutvalgets rapport er vedlagt jf vedlegg 7. Annet I KDs brev av 16.2.09 fikk universitetene og høgskolene frist til å ha tilfredsstillende løsninger for tidsregistrering innen 2009. På denne bakgrunn sendte Uninett FAS den 14.9.09 brev til KD og ba på vegne av de institusjonene som bruker SAP HR om utsettelse med å ha løsninger på plass. 24.11.09 ga KD sitt svar på denne søknaden, og Uninett FAS svarte KD med kopi til institusjonene den 21.12.09. Alle disse brevene er vedlagt i vedlegg 8. Side 11 av 38

Figurer fra SAP HR/ESS etter oppgradering til ERP 6.0 Figur 1 Figur 2 Side 12 av 38

Figur 3 Side 13 av 38

Figur 4 Valgknapper er ringet inn. Side 14 av 38

Figur 5 Figur 6 Side 15 av 38

Figur 7 Figur 8 Side 16 av 38

Figur 9 Side 17 av 38

VEDLEGG Vedlegg 1: Side 18 av 38

Side 19 av 38

Side 20 av 38

Side 21 av 38

Vedlegg 2: Kontrollebar registrering av tid/overtid - Oppdragsspesifikasjon Bakgrunn. Kunnskapsdepartementet har i brev av 16.02.09 bedt om at alle statlige universiteter og høyskoler implementerer løsning for kontrollerbar registrering av tid/overtid innen utgangen av 2009. Med bakgrunn i diskusjon i prioriteringsrådet for SAP HR har UNINETT FAS søkt om et års utsettelse på denne fristen på vegne av alle som deltar i SAP HR samarbeidet gjennom TROFAST-avtalen. Med utgangspunkt i behovene som må dekkes ved kontrollerbar registrering av tid/overtid har noen representanter fra institusjonene satt opp en grov kravliste til SAP HR som er gjennomgått med SSØ, se vedlegg. Noen av disse kravene kan enkelt løses, mens andre krever både mer detaljering og enighet i sektoren samt i etterkant behov for endringer i SAP HR. Arbeidet med kravlisten har og avdekket behov for at Kunnskapsdepartementet konkretiserer kravene til sporbarhet. Dette er tatt opp med Fornyings- og administrasjonsdepartementet og det kan ikke utelukkes at dette og vil føre til behov for endringer i SAP HR. Beskrivelse av oppgaven. Målet er å etablere en løsning som tilfredsstiller institusjonenes behov for kontrollerbar registrering av tid/overtid basert på SAP HR. Det skal legges vekt på å oppnå en nødvendig samordning av rutiner og regler på tvers av institusjonene. Dette både for å få en enkel og god løsning og å redusere kostnadene ved redusert endringsbehov. I denne forbindelse anbefales det og at arbeidsgruppen oppretter kontakt med et utvalg etablert av de 5 universitetene med mål om en omforent oppfatning hva som skal til for å ha tilfredsstillende og kontrollerbare systemer for å dokumentere utbetaling av overtid. Resultatet fra det arbeidet forventes i midten av november. Kravlisten skal bearbeides videre til en detaljeringsgrad som gjør det mulig å identifisere og forespørre SSØ om pris på nødvendige endringer i SAP HR. Omfang av arbeidet skal begrenses til å dekke behov direkte relatert til registrering av tid/overtid med tilhørende brukergrensesnitt og ikke generelle behov knyttet til brukervennlighet og lignende for ESS, ref. kravlisten i vedlegget som også dekker noe av dette. Det anbefales at arbeidsgruppen samarbeider tett med SSØ slik at arbeidet skjer så effektivt som mulig. Organisering og ansvarsforhold. Arbeidet skal utføres av følgende arbeidsgruppe: Eirin Fjeld Melund, SAP koordinator, UNINETT FAS (leder) Nina Leivdal Tandle, HiSF Side 22 av 38

Karl Olaf Borge, HiO Anders Dahle, HiO I tillegg vil Elisabeth Boye Okkenhaug fra SAP HR prioriteringsråd bidra i gruppens arbeid ved behov. Arbeidsgruppen skal rapportere til prioriteringsrådet som og vil bidra i diskusjonen og med avklaringer når samordning på tvers er nødvendig for å oppnå en god løsning. Tilsvarende gjelder for å få nødvendige avklaringer i forhold til KD. Bestilling av nødvendige endringer i SAP HR basert på anbefalt løsning med pris skal gjøres via prioriteringsrådet. Tidsplan Arbeidet skal startes så fort som mulig og en anbefalt løsning med tilhørende pris bør foreligge i løpet av januar 2010 slik at beslutning om bestilling kan skje i løpet av februar. Side 23 av 38

Vedlegg 3: Oversikt over UH-sektorens krav til ESS. Nr. Kategori Tekst Må/Bør Status Kommentar 1 Tidspunkt for registrering og endringer av registreringer må kunne spores, jf KDs brev av 16.2.09 til universiteter M1 Må avklares konkret hvilke krav som stilles til sporingen. KD avklarer. og høgskoler. Se vedlegg til Eirins opprinnelige mail. 2 Mulighet for kommentarfelt til leder M1 Mail av Høy prioritet. Det er tilstrekkelig at kommentarfeltet er 27.5- synlig for leder som skal godkjenne arbeidsflyten. mulig å løse Fleksibilitet i forhold til lokale særavtaler 3 Reisetid utland. Det kan inngås særavtaler vedr. dette, se B url til venstre, pkt. 1. Det er i prinsippet mulig å ha en særavtale pr. firma, men det er ønskelig med samordning i sektoren. KD avklarer. Evt. kartlegging gjøres ssamlet fra sektoren. 4 Varierende avregningsperioder, jf fleksitidsavtalen M2 Det er ikke i løsningen pr. i dag. SSØ sjekker om det er mulig å bryte 01.01.som standard avregningsdato. 5 Annen kjernetid og ytre arbeidstid, jf fleksitidsavtalen B Kan definere andre tider her. Må definere beregningsreglene. KD sjekker om det bør lages en felles avtale for sektoren. 6 Selv kunne definere og vedlikeholde arbeidsplaner, for eksempel noen standarder som vi selv kan gjøre endringer på IA Ikke ønskelig. Store rom for å gjøre feil, og feil vil medføre lønnsstopp. 7 Det er behov for arbeidsplaner både med 7,5 timer brutto M2 Dette kan løses innenfor dagens løsning ved å og netto, og både med og uten fleksitid på begge. Start og opprette nye arbeidsplaner. sluttidspunkt må kunne variere (for eksempel begynner renholdspersonalet før kl 07.00, jf dep. kommentar til HTA 7 Arbeidstid pkt 7.3.7 SPH) 8 Skjevbelastning i løpet av året må takles både innenfor et B Gjelder personer som ikke omfattes av semester, men også mellom høst- og vårsemesteret. Jf SPH pkt 3.6 Fleksible arbeidstidsordninger og KDs brev fleksitidsavtalen. Må defineres nøyaktige beregningsregler. Samme sak som pkt. 5 av 11.7.06 vedlagt samme mail som dette notatet 9 Det må være mulighet for akkumulering av timer til avspasering selv om fleksitid ikke benyttes, jf pkt ovenfor om skjevbelastning B Gjelder personer som ikke omfattes av fleksitidsavtalen. Må defineres nøyaktige beregningsregler. Samme sak som pkt. 5 10 Timer utenfor arbeidstid må akkumuleres i egen saldo B Gjelder personer som ikke omfattes av fleksitidsavtalen. Må defineres nøyaktige beregningsregler. Samme sak som pkt. 5 11 Arbeidsplanen må reduseres ved delvis permisjon Jobber SSØ har dette som en prioritert sak. Hvis Ssø klarer med å løse dette, blir det en del av FSI. saken 12 Delvis sykemelding må gi reduksjon i arbeidsplan mer fleksibilitet i forhold til når det arbeides kunne registrere korrekt arbeidstid selv om det i SAP må registreres som prosentreduksjon pga rapportering til NAV 13 Delvis AFP/delvis uførepensjon/skifte i stillingsprosent arbeidsplaner som kan kombineres med disse typer fravær også for undervisningspersonalet. Jf punkt om selv å kunne definere og vedlikeholde arbeidsplaner B / mulig IA IA? Det ligger i delvis sykemelding sin karakter at den ansatte ikke skal presses inn i faste arbeidsmønstre. Sektoren kommer med en nærmere presisering av hva som er behovet. Gjelder ikke AFP-pensjonister, de er pr. definisjon deltidstilsatte. Kan evt. opprette nye arbeidsplaner. M\å evt. ha en nærmere presisering. 14 Utbetaling av mertid for deltidsansatte via ESS IA Er dekket i dagens løsning. Registreres som overtid, den ansatte får timelønn frem til arbeidet full dag og deretter overtidsbetaling. 15 Enkel oversikt over tidssaldoer for eksempel i registreringsbildet Vis tidsinfo er for uoversiktlig 16 Ved anvisning av overtid: 17 Leder må kunne kontrollere fleksitiden/selve registreringen til den ansatte tilbake i tid på en enklere måte enn i MSS i dag B Grensesnitt. Denne oversikten kan endres. Sektoren spesifiserer hva de vil ha med og hva som skal bort. Resultatet Må ha en konkret beskrivelse av hva som må endres. Side 24 av 38

18 I dag summeres overtidstimene og tilleggstimer hvis arbeid på lørdag og søndag meget forvirrende for leder, summen må bestå av arbeidede timer B jf mail Få antallsfeltet på lø/sø ut av summeringen for antall 27.5 - timer. sjekke s av SSØ 19 Rapport for ferieønsker før de godkjennes IA Finnes i YHR_Fraværsoversikt 20 Utbetaling av tillegg (kveld/natt/helg) via ESS registreringen B Kan åpnes for høgskolene. Må defineres fra sektoren hva som skal åpnes. Sende Solman 21 Registrere i ettertid vurdere hvor lenge er det lenge nok slik det er? IA Kan utvide ansattes registreringsperiode på bekostning av leders godkjenningstid. Endring gjelder for hele FSI 22 Forskningstid dvs fravær fra ordinært arbeid i en viss periode B Lage en fraværskode kalt forskningstid med lønn. Ingen fraværsregistrering. Løses i dagens løsning. 23 Enten unnta tidregistrering i perioden eller 24 Legge inn fraværsmelding med slikt valg okvedlike hold jf mail av 27.5 25 Løsning for registrering av feltarbeid/uteundervisning for B Avventer til vi får avtalene hele døgnet (avtaler må sjekkes nærmere) : 26 Ulike lokale avtaler 27 Eventuelt fraværsmelding 28 Valg for registrering av tilstede: B Kan få så mange koder dere vil, men bør være enkelt å velge riktig. Muligens kommentarfelt var til stede. 29 Jobb annet sted Engelsk versjon av ESS B Grensesnitt. Vil bli en sammenblanding av engelsk tekst og norske koder. Lite 30 Bedre brukergrensesnitt: 31 Passord (mulig løst med Feide) M2 Mulig løst i FEIDE 32 Bedre brukergrensesnitt for pålogging da det oppfattes Må ha konkrete beskrivelser av hva som er tungvint., som tungvindt både å logge seg på, og å finne fram. Det gjelder ESS generelt også for å skrive reiseregninger 33 Responstiden må bli god God stabilitet Ønske om å komme rett inn i ESS når PC-en slås på, IA Løses lokalt gjerne at tilstede registreres ved pålogging (dette må være et valg for den enkelte virksomhet) Eventuelt skjermstempling, inn- og utknapper som det klikkes på B Må avklares om sektoren om man ønsker dette. Vil bli en del manuelle korrigeringer. Enklere meny for å registrere fravær og overtid B Må spesifiseres God og forståelig oversikt over fraværskvoter: B Må spesifiseres Ferie/seniordager/overført ferie/rest dager/andre B Mer forståelig tekst. Må spesifiseres permisjonskvoter og rest Sumfelt må være skrivebeskyttet, gjerne annen farge B Komplisert å få til. Mulig IA Registrert fravær må umiddelbart overføres til registreringsbildet B Må ses ii sammenheng med løsningen for delvis permisjon. Kommer enten for alle eller ingen. Tilstedetid alltid som øverste linje Sorteringsspørsmål. SSØ ser på saken. Det er uoversiktlig med uken mot høyre mye scrolling/åpning-lukking Det må bli lettere å slette registreringer, nå må både fraog tilfelt samt sumfelt slettes Det må ikke være så lett å sperre egen bruker som det er i dag Nå må man slette både sumfelt og klokkefelt. Må se hvordan det blir i neste versjon. Hvis man avslutter på en irregulær måte blir brukeren sperret i en halvtime. Ved feilregistrering må feil markeres B Bedre feilmelding Tekstfeltet (tilstede/fravær) må fryses når man beveger seg til høyre i bildet B Vet ikke om det er mulig. Lær av feilmeldingene på reiseregning.ssø sjekker Slippe å registrere hvis arbeidsplanen følges IA? Er dette akseptabelt i forhold til sporing? Sannsynligvis nei. Endre fraværsmeldinger uten å måtte slette og registrer på nytt (fører ofte til feil slik det er i dag) B Retter ikke opp kvotene ved ny registrering. Funksjonalitet. Ønsker advarsel hvis man prøver å endre for en hel uke. B SSØ sjekker om det er mulig. Side 25 av 38

Vedlegg 4: Oversikt over særavtaler FoU forsknings- og undervisningspersonalet TAP Teknisk-administrativt personale Høgskole Avtale Kjernetid Avregningsperiode Andre forhold Merknad Kontaktperson Buskerud Fleksitid Som sentral Årsskiftet Elisabeth Borhaug Narvik Fleksitid for Som sentral Årsskiftet Kjetil Kvalsvik TAP Arkitektur og designhøgskole Ingen avtale om fleksitid Fører tilstedeværelse Anstein Haugen Nord-Trøndelag Hedmark a)fleksitid for TAP b) Fleksitid for FoU-p fra 01.08.2009 Fleksitidsavtale for alle tilsatte Som sentral Som sentral kan jobbe utenom ytre arb. Tid ved behov Registrerer flekstid utenom grensene for FoU 1. august 1. august 12. måneder tidspunkt varierer mellom avdelingene om det gjelder for budsjettår og studieår. på regneark Overfører inntil 75 timer bruker ESS på tid Regneark for FoU ESS for TAP FoU kan føre timer utenom ytre fleksitid basert på forståelse mellom partene. Utbetaler ikke overtid til FOU 24 avspaseringsdager Egen ekskusjonsavtale Excell-basert egenprodusert tidsregistreringssystem Elisabeth Boye Okkenhaug Finn Huseby Side 26 av 38

Akershus Finnmark Volda Universitetet i Agder NVH Fleksitidsavtale standard for TAP Ingen avtale om tidsregistering for FOU Har kun Feltavtale når det gjelder tid Fleksitidsavtale for TAP Ingen avtaler? Fleksitidsavtale for TAP Kan føre timer i praksis hele døgnet Årsskiftet ESS for TAP Erik Tangstrøm Harald Frost Sentral avtale Årsskiftet Sverre Tverberg Basert på sentral avtale Stord/Haugesund Fleksitidsavtale for TAP ikke for FOU Oslo Særavtaler Basert på sentral avtale Årsskiftet Årsskiftet Rammeavtale som omfatter flere yrkesgrupper dyrepleiere og vit.ass Regneark for FOU Gjelder TA stillinger Avtale om overtid inngås direkte for hver gang Torborg Storaas Egil Almås Tore Dæhlin Side 27 av 38

Molde Fleksitidsavtale for TAP Som sentral, med unntak av: fleksitid kan opparbeides kl 07.00-23.00 alle dager, etter godkjenning fra leder. Årsskiftet FOU registrerer fravær i ESS. Ålesund Fleksitid Sentral avtale 01.07.-30.06 Prøver ut ESS tid for 19 av de ansatte i admin Bruker regneark for øvrig personell Regneark er basert på lik arbeidstid hele året. Ingen ytre arbeidstid for opparbeiding av fleksitid Kirsti Storbakk Lasse Gallefoss Sogn og fjordane Ingen egen avtale Følger sentral avtale Årskiftet Kan overføre 75 timer fra 2008 til 2009 - engangstilfelle Wenche Fjørtoft Universitetet i Stavanger Fleksitidsavtale fra 2001 Følger sentral avtale Hvert kvartal Tore Bjørn Hatleskog Side 28 av 38

Vedlegg 5: Side 29 av 38

Side 30 av 38

Vedlegg 6: Side 31 av 38

Side 32 av 38

Vedlegg 7: Her henvises til en egen rapport: Side 33 av 38

Vedlegg 8: Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep. 0032 Oslo Deres/Your ref.: 200806739 Vår/Our ref.: FU86/09AH Trondheim,14.09.2009 Forlenget frist for kontrollerbar registrering av overtid Det vises til brev av 16.02.09 fra Kunnskapsdepartementet til statlige universiteter og høyskoler der det forventes at alle innen utgangen av 2009 har implementert løsninger for kontrollerbar registrering av overtid. Med bakgrunn i diskusjon i prioriteringsrådet for SAP HR og det som beskrives nedenfor søker herved UNINETT FAS om et års utsettelse på denne fristen på vegne av alle som deltar i SAP HR samarbeidet gjennom TROFAST-avtalen. Se vedlegg for hvilke institusjoner dette gjelder. Bakgrunn for utsettelsen. Institusjonene i TROFAST samarbeidet benytter alle SAP HR hos SSØ som sin løsning på lønn og personal området. Med utgangspunkt i behovene som må dekkes ved registrering av tid/overtid har noen representanter fra institusjonene satt opp en grov kravliste til SAP HR som er gjennomgått med SSØ. Noen av disse kravene kan enkelt løses, mens andre krever både en mer detaljering og enighet i sektoren samt i etterkant behov for endringer i SAP HR. I og med at SSØ i forbindelse med en større oppgradering har innført endringsstans fra slutten av august i år til 01.01.10 vil det ikke være mulig å få aktuelle endringer på plass tidsnok. Arbeidet med kravlisten har og avdekket behov for at Kunnskapsdepartementet konkretiserer kravene til sporbarhet. Vi er kjent med at dette er tatt opp med Fornyings- og administrasjonsdepartementet og avventer resultatet av det og kan ikke utelukke at dette og vil føre til behov for endringer i SAP HR. Tiltak som iverksettes. For å sikre et godt resultat i arbeidet med en løsning for tidsregistrering av overtid etableres det nå en egen arbeidsgruppe i sektoren med et mandat fra og rapportering til prioriteringsrådet for SAP HR. Men med utgangspunkt i situasjonen beskrevet ovenfor og erfaring med tiden det generelt tar å få endringer implementert hos SSØ ser vi det ikke som mulig å ha en løsning på plass før i slutten av neste år. Vi ber derfor om at ny frist settes til 01.01.11. Vennlig hilsen UNINETT FAS Alf Hansen, daglig leder Arild Halsetrønning, prosjektleder SAP HR Kopi: Institusjonene Side 34 av 38

VEDLEGG Institusjoner i TROFAST samarbeidet som bruker SAP HR Samisk høgskole Universitetet i Agder Høgskolen i Akershus Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bodø Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Finnmark Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Harstad Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Molde Høgskolen i Narvik Høgskolen i Nesna Høgskolen i Nord-Trøndelag Høgskolen i Oslo Høgskulen i Sogn og Fjordane Universitetet i Stavanger Høgskolen i Stord/Haugesund Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Telemark Høgskolen i Vestfold Høgskulen i Volda Høgskolen i Østfold Høgskolen i Ålesund Ark- og designhøgskolen i Oslo Kunsthøgskolen i Bergen Kunsthøgskolen i Oslo Norges Idrettshøgskole Norges musikkhøgskole Norges veterinærhøgskole Side 35 av 38

Side 36 av 38

Side 37 av 38

Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep. 0032 Oslo Deres/Your ref.: 200806739-/IMO Vår/Our ref.: FU110/09AH Trondheim,21.12.2009 Forlenget frist for kontrollerbar registrering av tid/overtid Det vises til brev fra UNINETT FAS av 14.09.09 (ref.: FU86/09AH) angående forlenget frist for kontrollerbar registrering av overtid og Deres svarbrev av 24.11.09 (ref.: 200806739-/IMO). Svarbrevet åpner for at også manuelle løsninger oppfyller kravene så lenge nærmeste leder attesterer og går god for registreringen. En slik løsning kan for eksempel være basert på bruk av regneark. UNINETT FAS vil sammen med sektoren blant annet gjennom SAP-HR prioriteringsråd arbeide videre med å utrede en elektronisk løsning med utgangspunkt i bruk av SAP HR. Men arbeidet er ikke kommet så langt at vi kan forplikte oss til en implementeringsplan som basis for en ny tidsfrist. I og med at manuelle løsninger tillates ser vi heller ikke at det er nødvendig. Vi støtter imidlertid synet om at en elektronisk løsning vil være den mest effektive og brukervennlige, og vil prioritere å få en slik løsning tilgjengelig via SAP HR i løpet av 2010 hvis mulig. Vi forutsetter at de institusjonene som har behov for en utsettelse for å tilfredsstille kravene slik de er klargjort i brevet av 24.11.09 varsler departementet om dette innen angitt frist. Vennlig hilsen UNINETT FAS Alf Hansen, daglig leder Arild Halsetrønning, prosjektleder SAP HR Kopi: Institusjonene Side 38 av 38